Els passos següents s'apliquen a tots els ACT! informes. El quadre de diàleg és el mateix per a tots els informes. Tanmateix, depenent de l'informe que esteu executant, algunes de les opcions poden no estar disponibles i, per tant, apareixen en gris.
Per executar un ACT! informe, només cal que seguiu aquests passos:
1. Feu una cerca o visualitzeu el registre o registres de contacte que voleu incloure a l'informe.
Totes les carreteres a ACT! dirigir, o almenys passar per davant, la cerca. Abans d'executar un informe, decidiu quines dades de contacte o grup voleu incloure al vostre informe. Per exemple, podeu executar un informe de resum de l'historial per a un sol contacte o un informe de contacte per a tots els contactes d'un estat o regió. Podeu incloure dades del registre de contacte o grup actual, la cerca de contacte o grup actual o de tots els contactes o grups.
2. Ordena els contactes abans d'executar l'informe si vols que els contactes de l'informe apareguin en un ordre concret.
Vols que els contactes apareguin alfabèticament pel nom de l'empresa o pel cognom? Si teniu nombrosos contactes amb el cognom Smith, voleu ordenar-los per empresa o estat? Heu de prendre aquestes decisions abans d'executar un ACT! informe.
Ordena els teus contactes d'una de les dues maneres següents: Ordena fins a tres criteris seleccionant Edita -> Ordena, o ordena el teu contacte segons un criteri fent clic a l'encapçalament de contacte adequat a la Llista de contactes.
3. Trieu el menú Informes i, a continuació, seleccioneu el nom de l'informe que voleu executar. (Per executar un informe que no apareix al menú, seleccioneu Informes –> Altres informes de contacte i seleccioneu l'informe adequat.)
S'obre el quadre de diàleg Definir filtres. La pestanya General és idèntica per a tots els ACT! informes que creeu.
4. A la llista desplegable Envia la sortida de l'informe a, seleccioneu una sortida per a l'informe:
• Vista prèvia: trieu l'opció Vista prèvia si no teniu cap dubte sobre les vostres capacitats d'informes. A la pantalla apareix una vista prèvia de l'informe. Després de previsualitzar l'informe, imprimiu-lo o torneu-lo a executar si no es veu exactament com voleu.
• Fitxer de text enriquit: desa l'informe com a fitxer RTF, que podeu obrir al Word.
• Fitxer HTML: Desa l'informe com a fitxer HTML. Trieu aquesta opció si voleu utilitzar l'informe al vostre lloc web.
• Fitxer PDF: Desa l'informe com a fitxer PDF que es pot llegir a Adobe Reader.
• Fitxer de text: Desa l'informe com a fitxer TXT, que podeu llegir amb una gran varietat de programari, inclòs Excel.
• Impressora: si esteu totalment segur que el vostre informe s'imprimirà correctament la primera vegada, feu-ho! Aquesta opció envia l'informe directament a la impressora predeterminada.
• Correu electrònic: envia l'informe desat com a fitxer adjunt a un missatge de correu electrònic. El fitxer adjunt té una extensió .rpt i només el poden llegir els destinataris que tinguin ACT! instal·lats als seus ordinadors.
5. A l'àrea Crea un informe per, especifiqueu els contactes que voleu incloure a l'informe.
Les opcions s'explicaran per si mateixes. O executareu l'informe del contacte actual, la cerca actual o tots els contactes.
Si heu ordenat els contactes, seleccioneu el botó d'opció Cerca actual, fins i tot si voleu incloure tots els contactes a la base de dades. Si no seleccioneu aquesta opció, els contactes de l'informe no apareixeran en l'ordre que heu especificat.
6. Marqueu la casella de selecció Exclou "El meu registre" per excloure informació del vostre registre a l'informe.
Aquesta opció no està disponible per a tots els informes.
7. A l'àrea Utilitza dades gestionades per, seleccioneu el Gestor de registres dels contactes que incloeu al vostre informe.
• Tots els usuaris: inclou els registres de contactes gestionats per tots els usuaris de la base de dades.
• Usuaris seleccionats: Inclou registres de contactes gestionats pels usuaris seleccionats de la base de dades. Si sou l'únic usuari de la base de dades, només apareix el vostre nom a la llista.
8. A les pestanyes Activitats, Nota i/o Historial, feu les seleccions adequades.
• A la pestanya Activitats, seleccioneu el tipus d'activitats i l'interval de dates corresponent de les activitats que voleu incloure al vostre informe.
• A la pestanya Nota i historial, seleccioneu el tipus d'historial i l'interval de dates corresponent que incloeu al vostre informe.
• A l'àrea Utilitza dades gestionades per, seleccioneu els usuaris la informació dels quals voleu incloure a l'informe.
9. Feu clic a la pestanya Oportunitat si esteu executant un informe de vendes.
• A l'àrea Oportunitats de venda, seleccioneu si voleu incloure Oportunitats de vendes, Vendes tancades/guanyades i/o Vendes perdudes al vostre informe.
• Al menú desplegable Dins l'interval de dates, especifiqueu l'interval de dates de les oportunitats de vendes que voleu incloure a l'informe.
• A l'àrea Utilitza dades gestionades per, trieu incloure informació de Tots els usuaris o Usuaris seleccionats de la vostra base de dades.
10. Feu clic a D'acord.
ACTUAR! executa l'informe. Si no esteu satisfet amb els resultats, feu servir el mateix informe una segona vegada utilitzant criteris diferents o proveu d'executar un informe diferent.
