En el nivell més senzill, l'objectiu principal d'ACT! és servir com a lloc per emmagatzemar tots els contactes amb els quals interactueu diàriament. Podeu afegir i editar tots els vostres contactes des de la finestra Detall del contacte perquè conté tota la informació relacionada amb un registre en particular i us permet veure tots els camps de contacte.
Probablement tingueu molts contactes que esteu morint de ganes d'introduir a la vostra base de dades, així que aneu directament i seguiu aquests passos:
Si encara no esteu a la finestra Detall del contacte, aneu-hi fent clic a la icona Contactes a l'ACT! Barra de navegació.
A la finestra Detall del contacte, trieu una de les tres maneres d'afegir un contacte nou a la vostra base de dades:
-
Seleccioneu Contacte → Contacte nou.
-
Feu clic a la icona Contacte nou a la barra d'eines.
-
Premeu la tecla Insereix al teclat.
Si s'inicia qualsevol de les ordres anteriors, es genera un registre de contacte en blanc. Ara ja esteu preparat per introduir la informació del nou contacte.
Comenceu a introduir informació fent clic al camp Empresa i escrivint el nom de l'empresa del contacte.
ACTUAR! no distingeix entre contactes reals i contactes en blanc. Si no s'introdueix la informació o es prem repetidament la tecla Insereix, hi ha nombrosos registres de contactes en blanc, que no serveixen de res i només serveixen per obstruir la base de dades. Per tant, encara que sou lliures de deixar qualsevol dels ACT! camps en blanc, heu d'introduir alguna cosa, així que comenceu amb el nom de l'empresa.
Sempre podeu tornar a un registre més tard i afegir, canviar o suprimir qualsevol informació en qualsevol camp.
Feu clic al següent camp on voleu introduir la informació i comenceu a escriure.
També podeu utilitzar la tecla Tab per avançar al camp següent. Si, sense voler, premeu la tecla Tab una vegada massa sovint, és possible que trobeu que heu avançat massa camps i heu acabat al camp equivocat. Però no us preocupeu: manteniu premuda la tecla Maj i premeu Tab per moure el cursor en sentit invers.
Continueu omplint els camps.
ACTUAR! inclou aproximadament 50 camps preprogramats que reflecteixen les necessitats de la majoria dels usuaris. Molts dels camps s'explicaran per si mateixos (i reflecteixen el tipus d'informació que probablement espereu trobar a qualsevol llibreta d'adreces): nom del contacte, nom de l'empresa, telèfon, ciutat, estat i codi postal. Aquests es troben convenientment a la meitat superior de la finestra Detall de contacte. Alguns dels camps són una mica menys evidents:
-
Adreça: Si suposa que els tres camps ACTUEN! proporciona que l'adreça està destinada a emmagatzemar tres adreces alternatives, t'equivoques! El segon i el tercer camps d'adreça estan destinats a adreces molt llargues. Aquest camp és un bon lloc per incloure el nom d'un edifici si és part integrant de l'adreça.
-
Les etiquetes d'estil 5160, que s'utilitzen popularment per a enviaments massius, imprimeixen generalment quatre línies d'informació: empresa, contacte, adreça postal i ciutat/estat/codi postal (tots a la quarta línia). Si necessiteu utilitzar el segon i el tercer camps d'adreça, necessiteu etiquetes més grans.
-
ID/Estat: el camp ID/Estat és essencialment el camp de categoria i archiva cadascun dels vostres contactes en categories. En utilitzar el camp ID/Estat, no cal que configureu manualment una varietat de bases de dades: una per als vostres amics, una per als vostres clients, una per als vostres venedors, etc. El camp ID/Estat ve preestablert amb un parell de dotzenes de les categories més utilitzades, inclosos amics, clients, venedors i competidors, cosa que facilita la cerca de cadascuna d'aquestes categories en un instant.
-
Salutació: aquest camp fa referència al nom que ve després de la paraula Estimat en una carta, que s'utilitza a les plantilles de les vostres cartes. Per defecte, ACT!, sent el tipus amigable, utilitza el primer nom. No dubteu a canviar la salutació per una de més formal.
-
Si preferiu utilitzar la salutació més formal com a paràmetre predeterminat, seleccioneu Eines → Preferències i feu clic al botó Preferències de salutació que es troba convenientment a la pestanya General.
-
Referit per: aquest camp és un dels que més s'obliden a la base de dades. La informació introduïda en aquest camp s'utilitza a l'informe Font de referències; la manca d'introducció de la informació Referida per fa que l'informe sigui inútil. Aleshores, quin és el gran problema? Suposem que pagueu per publicitat en dos diaris, no seria bo saber quin d'ells va atreure més clients potencials? Si assistiu a fires comercials o dediqueu molt de temps i esforços al vostre lloc web, no us agradaria saber si els vostres esforços han donat lloc a nous negocis? I, si un client existent t'està enviant molts nous clients potencials, no seria bo honrar-lo amb un bon pernil per Nadal en lloc del habitual pastís de fruites?
-
Usuari: tingueu en compte que diversos camps d'usuari es troben a la meitat inferior de la finestra Detall del contacte. Aquests camps contenen informació específica de la vostra empresa.
-
Deixeu aquests camps concrets en blanc fins que els canvieu de nom. Si no ho feu, podeu acabar amb diversos tipus de dades introduïdes en un camp.
Sempre podeu tornar enrere i afegir, canviar o suprimir dades de camp en qualsevol moment!
No us alarmeu quan ACTUï! forma automàticament algunes de les vostres dades de camp quan introduïu informació.
Afegiu les vostres dades de la manera més uniforme possible.
Si cal, afegiu diverses entrades a un camp.
En general, limitar-se a un element per camp és la millor pràctica. De tant en tant, però, trobes una situació en què un contacte es divideix en dues categories. Per exemple, JoAnne Chamar pot ser alhora un amic i un client. En aquesta situació, podeu utilitzar la llista desplegable per introduir més d'un element en un camp.
Per seleccionar diversos criteris per incloure'ls en un sol camp, seguiu aquests passos:
-
a. Col·loca el cursor al camp.
-
b. Marqueu les vostres seleccions desitjades.
-
c. Feu clic a les entrades desitjades al quadre de diàleg Edita els valors de la llista.
-
d. Feu clic a qualsevol lloc fora del quadre de diàleg per tancar-lo.
Les diverses entrades apareixen al camp, separades per una coma.
Quan ompliu la informació de cada contacte nou, no us oblideu de fer clic a les diferents pestanyes a la part inferior del vostre disseny.
Trobeu camps addicionals a l'aguait en aquestes pestanyes. La pestanya Adreça de casa és el lloc on enregistreu la informació personal d'un contacte. És possible que tingueu algunes altres pestanyes entre les quals també podeu triar.
Els diferents dissenys mostren diferents pestanyes. Si canvieu el vostre disseny actual, probablement esteu mirant un conjunt diferent de pestanyes.
Si oblideu fer clic a aquestes pestanyes a la part inferior de la finestra Detall de contacte, potser oblideu alguns dels camps que necessiteu per omplir informació important. Per tant, assegureu-vos de fer clic a aquestes pestanyes!
Desa la nova informació de contacte.
Teòricament, no cal que deseu informació de contacte nova; es desa si feu alguna de les accions següents:
-
Executeu qualsevol altre ACT! comanda, que inclou des d'afegir una nota o una oportunitat de venda fins a programar una cita.
-
Passeu a un altre registre de la base de dades.
-
Feu clic al botó Desa (representat per la petita icona del disquet a la barra d'eines).
-
Premeu Ctrl+S.
