Normalment, podeu editar els vostres propis documents a IBM Workplace Services Express (WSE) i, depenent de la configuració d'accés de la biblioteca de documents, també podeu editar els documents dels companys d'equip. Tanmateix, de vegades no podeu editar documents en absolut, ni tan sols els que heu creat vosaltres mateixos.
Pots saber fàcilment si pots editar un document perquè quan l'obres, veus el botó Edita o no.
Aquests són alguns dels motius pels quals pot ser que no pugueu editar un document:
- És possible que la biblioteca de documents no estigui configurada perquè us permeti editar cap dels documents, a causa de la naturalesa de la biblioteca.
- El document està bloquejat : algú altre del vostre equip l'està editant o algú l'ha bloquejat manualment per evitar més canvis.
Suposant que podeu editar un document concret, perquè teniu l'accés correcte i el document no està bloquejat, les seccions següents cobreixen algunes de les coses addicionals que podeu fer amb el document a més d'editar-ne el contingut real.
Edició de les propietats d'un document
La part més important d'un document, és clar, és el seu contingut. Però hi ha més en un document, pel que fa a WSE.
Podeu editar les propietats del document (els camps que WSE fa un seguiment de cada document), com ara el nom del document, la descripció, etc. Aquest contingut sobre un document de vegades s'anomena metadades. Les propietats del document poden ser molt importants per assegurar-se que altres membres de l'equip poden trobar el document, especialment quan el cerquen. Com més informació inclogueu als camps de propietat, més probable serà que altres usuaris puguin accedir i utilitzar el contingut del document.
Per editar les propietats d'un document, tant si s'ha creat amb Office o amb un editor WSE, seguiu aquests passos:
1. Localitzeu i obriu el document que voleu canviar i feu clic al botó Edita.
Apareix el formulari Edita document.
2. Utilitzeu el formulari Edita el document per canviar el títol, la descripció o l'idioma preferit del document.
3. Quan hàgiu acabat, feu clic al botó Publica, Envia per a l'aprovació o Desa com a esborrany privat, segons correspongui.
El document es desa i es tanca.
Substitució d'un document
De vegades és possible que hàgiu de substituir un document, un pany, un estoc i un barril. Això no és una cosa que feu sovint, però de vegades teniu un fitxer al vostre disc dur local que heu de carregar en lloc d'un document que ja es troba a la biblioteca. No cal dir que el document existent està, bé, substituït , permanentment, així que procediu amb precaució. No podeu substituir un document que s'hagi desat com a esborrany pendent.
Seguiu aquests passos per substituir un document existent en una biblioteca de documents per un de l'ordinador:
1. Localitzeu i obriu el document que voleu substituir.
2. Feu clic al botó Reemplaça.
Apareix el formulari Substitueix document.
3. Feu clic al botó Navega i seleccioneu el fitxer del disc dur que voleu carregar com a substitut.
4. Feu clic al botó Publica, Envia per a l'aprovació o Desa com a esborrany privat, segons correspongui.
El nou document apareix a la biblioteca de documents i l'antic desapareix.
Moure o copiar un document
Tot i que els passos per copiar i moure un document són gairebé els mateixos, els resultats són, per descomptat, diferents. Quan copieu un document, acabeu amb dues versions idèntiques del document en dues carpetes diferents. Quan moveu un document, el document es treu de la seva carpeta original i es diposita a la carpeta que especifiqueu.
Seguiu aquests passos per copiar o moure un document en una biblioteca de documents:
1. Localitzeu i obriu el document.
2. Trieu Més accions –> Copia o Més accions –> Mou.
Apareix el formulari Copia a la carpeta (o Mou a la carpeta).
3. Seleccioneu la carpeta de destinació on voleu posar el document copiat o mogut.
4. Feu clic a D'acord.
El document es copia o es mou a la seva nova ubicació.
