A Microsoft Excel 2007, no és difícil utilitzar l' informe i el tauler de manera intercanviable. Sovint, els informes es denominen taulers de control només perquè incloïen uns quants gràfics. Així mateix, molts quadres de comandament s'han anomenat informes. Tot això pot semblar semàntic, però és útil netejar una mica l'aire d'Excel i comprendre els atributs bàsics del que es consideren informes i taulers.
Definició d'informes
Els informes són probablement l'aplicació més comuna de la intel·ligència empresarial. Un informe es pot descriure com un document que conté dades utilitzades per llegir o visualitzar. Pot ser tan senzill com una taula de dades o tan complex com una vista de subtotal amb perforació interactiva, similar a la funcionalitat Subtotal d'Excel.
L'atribut clau d'un informe és que no condueix al lector a una conclusió predefinida. Tot i que un informe pot incloure anàlisis, agregacions i fins i tot gràfics, els informes sovint permeten a l'usuari final aplicar el seu propi judici i anàlisi a les dades.
Per aclarir aquest concepte, la figura 1 mostra un exemple d'informe. Aquest informe mostra les estadístiques de visitants nocturns del Parc Nacional per període. Tot i que aquestes dades poden ser útils, és evident que aquest informe no guia el lector en cap judici o anàlisi predefinit; simplement és presentar les dades agregades.
Figura 1: els informes presenten dades per veure'ls, però no porten els lectors a conclusions.
Definició de quadres de comandament
Un tauler de control és una interfície visual que ofereix vistes d'un cop d'ull sobre mesures clau rellevants per a un objectiu o procés de negoci concret. Els taulers de control tenen tres atributs principals:
- Els quadres de comandament solen ser de naturalesa gràfica i ofereixen visualitzacions que ajuden a centrar l'atenció en les tendències, les comparacions i les excepcions clau.
- Els taulers solen mostrar només dades rellevants per a l'objectiu del tauler.
- Com que els taulers de control estan dissenyats amb un propòsit o objectiu específic, contenen de manera inherent conclusions predefinides que alleugen l'usuari final de realitzar la seva pròpia anàlisi.
La figura 2 il·lustra un tauler que utilitza les mateixes dades que es mostren a la figura 1. Aquest tauler mostra informació clau sobre les estadístiques de visitants durant la nit del parc nacional. Com podeu veure, aquesta presentació té tots els atributs principals que defineixen un tauler. En primer lloc, és una pantalla visual que us permet reconèixer ràpidament la tendència general de les estadístiques dels visitants durant la nit. En segon lloc, podeu veure que aquí no es mostren totes les dades detallades; només la informació clau que sigui rellevant per donar suport a l'objectiu d'aquest tauler. Finalment, en virtut del seu objectiu, aquest quadre de comandament us presenta eficaçment anàlisis i conclusions sobre les tendències dels visitants nocturns.
Figura 2: els quadres de comandament ofereixen vistes d'un cop d'ull sobre mesures clau rellevants per a un objectiu o procés de negoci concret.
Creació d'un tauler d'excel
A continuació es descriuen els passos inicials per crear un tauler d'Excel:
1. Fes una pluja d'idees i elabora estratègies sobre l'objectiu principal del tauler
Abans d'invertir temps i diners per crear taulers d'Excel, els usuaris primer haurien de fer una pluja d'idees sobre el tipus de dades que cal afegir al tauler. Elaboreu una estratègia sobre l'objectiu principal que voleu que serveixi el tauler. Vols fer un seguiment de determinats departaments de l'empresa o del rendiment d'un producte específic produït per l'empresa?
2. identificar la font de dades adequada
Després de decidir el propòsit, el següent pas és identificar la font adequada de les dades que es mostraran al tauler. Les dades constitueixen l'element bàsic del tauler i guien els components que s'hi afegiran.
La finalitat de la creació del tauler determina, en gran mesura, el seu aspecte i característiques. El tauler ha d'incloure només els aspectes necessaris de les dades que són rellevants per prendre decisions clau. El seu aspecte també depèn dels destinataris de la informació. Quines són les seves preferències? El consumidor és un gestor, un client extern o un col·lega? Quant de temps tenen per estudiar el tauler? Tots els atributs han de ser clau a l'hora de dissenyar el tauler tenint en compte les preferències del consumidor.
Disseny d'un tauler d'excel
L'etapa de pluja d'idees descriurà els elements rellevants del tauler de control per incloure en el disseny. Podeu decidir utilitzar o millorar les plantilles preconstruïdes per estalviar temps i diners. Els elements clau de la plantilla inclouran taules dinàmiques , taules estàtiques, gràfics dinàmics, objectes de forma automàtica, ginys d'indicador i altres ginys que no siguin gràfics.
L'espai que ocupa cadascun dels elements també determina l'aspecte i la llegibilitat del tauler. Hi ha massa objectes petits al tauler? Els elements són necessaris o necessites uns quants objectes grans que siguin fàcils i ràpids d'estudiar? Identifiqueu tots els elements clau que voldreu veure al tauler de control per poder classificar elements similars a la mateixa secció dins del tauler.
A més, el color de fons del tauler d'Excel afecta la llegibilitat de les dades en gran mesura. Podeu optar per codificar amb colors objectes similars per facilitar als usuaris de dades la lectura de la informació presentada al tauler. L'elecció de colors també ajuda els usuaris a distingir entre determinats grups d'elements per facilitar la comparació. La interfície d'usuari del tauler d'Excel es pot millorar simplificant els panells de navegació. Una manera d'aconseguir-ho és afegir etiquetes als gràfics, incloure llistes desplegables i congelar panells per limitar els desplaçaments.
