Quan inicieu Crystal Reports 10, en general voleu fer una d'aquestes tres coses: crear un informe, modificar un informe o executar un informe amb les dades de la vostra base de dades. Els informes prenen dades d'una base de dades, les processen, les formaten i després les envien a una impressora, una pantalla d'ordinador o un lloc web.
Crystal Reports inclou una base de dades de mostra que podeu utilitzar per practicar. És una base de dades de Microsoft Access per a una empresa fictícia anomenada Xtreme Mountain Bikes Inc.
La base de dades xtreme.mdb conté una sèrie de taules de bases de dades que són representatives de les taules que un fabricant de bicicletes real podria mantenir. Les taules estan plenes de dades de mostra que podeu manipular i mostrar amb Crystal Reports. Podeu utilitzar aquestes dades de mostra com a base per al vostre primer informe.
Per crear un informe, cal saber algunes coses:
- Quines taules de la base de dades contenen les dades que voleu
- Quins elements de dades voleu en aquestes taules
- Quines manipulacions de les dades s'han de realitzar per donar-vos la informació que voleu
- Com voleu que tingui el format del vostre informe
- Tant si els usuaris del vostre informe el recuperen d'una impressora en blanc i negre, una impressora en color, una pantalla d'ordinador local o un lloc web
Als efectes d'aquesta introducció (i de moment), imagineu que ja sabeu totes aquestes coses.
Inici de Crystal Reports 10
Probablement heu escollit Crystal Reports perquè teniu una base de dades que conté informació important per a vosaltres. Amb tota probabilitat, les dades d'aquesta base de dades canvien amb el temps i voleu estar al dia amb el seu estat actual. Vostè podria recuperar la informació que desitja a l'fer consultes SQL, però això seria un treball massa. És molt millor crear un informe amb Crystal Reports i, a continuació, executar l'informe quan vulgueu l'últim estat de la informació d'interès. Heu de crear l'informe només una vegada, però podeu executar-lo moltes vegades, obtenint els últims resultats amb cada execució successiva. No heu d'aprendre SQL ni cap altre mètode per extreure dades de les bases de dades. Els informes creats amb Crystal Reports són fàcils de crear, de llegir i d'entendre. Què podria ser millor?
El primer pas per crear un informe és llançar Crystal Reports des del menú Inici de Windows. Quan ho feu, apareix la finestra principal de Crystal Reports, que mostra el quadre de diàleg que us dóna la benvinguda a Crystal Reports.
Esteu convidats a triar entre tres opcions. Podeu crear un document de Crystal Reports mitjançant l'assistent d'informes o començant amb un informe en blanc. Alternativament, podeu obrir un informe que ja existeix, ja sigui per canviar-lo o per executar-lo.
Tot i que l'assistent d'informes pot estalviar temps i mà d'obra, limita la forma de l'informe. Per tant, aquest capítol us porta directament al punt i us mostra com crear un informe a la vostra manera, començant des d'un informe en blanc en lloc d'utilitzar l'assistent d'informes.
Ús de l'opció Informe en blanc
Per crear un informe des de zero, començant per l'opció d'informe en blanc, seguiu aquests passos:
1. Inicieu Crystal Reports.
Apareix el quadre de diàleg Benvingut a Crystal Reports.
2. Seleccioneu l'opció Com a informe en blanc i, a continuació, feu clic al botó D'acord.
Apareix el quadre de diàleg Expert en bases de dades, que mostra els llocs possibles per trobar la font de les vostres dades.
3. Al panell Fonts de dades disponibles, feu clic al signe més a l'esquerra de la carpeta Crea una connexió nova per expandir-la.
Aquesta és la carpeta que trieu sempre que creeu un informe des de zero. Quan us heu connectat a una base de dades, Crystal Reports recorda on és.
4. Feu doble clic al tipus de base de dades que coincideixi amb la vostra font de dades.
Crystal Reports reconeix diferents tipus de bases de dades. Heu de seleccionar el correcte. Si no sabeu quin tipus és correcte, pregunteu a algú familiaritzat amb la font de dades. Per seguir l'exemple, feu doble clic a Access/Excel (DAO). Apareix el quadre de diàleg Access/Excel (DAO), que us pregunta com connectar-vos a la vostra font de dades.
5. Feu clic al botó de punts suspensius (...) a la dreta del quadre Nom de la base de dades.
Apareixen els fitxers Access i Excel del vostre sistema. Aquest exemple utilitza un fitxer de base de dades d'Access anomenat xtreme. Pot ser que això no sigui tan fàcil com sembla: el fitxer es trobava a D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.
És possible que hàgiu de navegar per trobar aquest fitxer al vostre sistema.
6. Feu clic al botó Finalitzar.
Torna a aparèixer Database Expert, amb la base de dades xtreme connectada.
7. Amplieu el node Taules i feu doble clic a la taula en què voleu basar l'informe.
L'arbre del panell Fonts de dades disponibles consta d'una sèrie de nodes, alguns dels quals es ramifiquen d'altres. Cada font de dades té quatre d'aquests nodes que se'n deriven: Afegeix ordre, taules, vistes i procediments emmagatzemats.
8. Per seguir l'exemple, amplieu el node Taules i feu doble clic a Producte.
En fer-ho, es copia la taula Producte del panell Fonts de dades disponibles al panell Taules seleccionades.
9. Feu clic al botó D'acord per tancar Database Expert.
Un informe en blanc omple la finestra.
La pestanya Disseny (a la vora esquerra) mostra cinc seccions de l'informe:
- Capçalera de l'informe: només apareix a la part superior de l'informe i és el primer que veu un espectador.
- Capçalera de la pàgina: apareix a sota de la capçalera de l'informe i a la part superior de totes les altres pàgines de l'informe.
- Detalls: el contingut real de l'informe.
- Secció de peu de pàgina de l'informe: apareix després de l'última informació detallada de l'informe.
- Peu de pàgina: apareix a la part inferior de cada pàgina de l'informe.
