Com va observar una vegada l'antic president Dwight D. Eisenhower, "els plans no serveixen per res, però la planificació ho és tot". En el context de Zoom , convocar una reunió espontània té sentit en determinades circumstàncies, especialment quan la comunicació basada en text no funciona. Portada a l'extrem, però, la vida laboral de qualsevol persona seria incontrolable i fins i tot francament caòtica si almenys no pogués intentar planificar els seus dies.
Amb aquesta finalitat, Zoom facilita la planificació de futures reunions amb altres persones i el seguiment del registre dels assistents. A més, en programar reunions, desbloquegeu funcions addicionals que poden fer que les vostres reunions siguin més valuoses per a tots els interessats.
Com programar una reunió de Zoom
Per programar una reunió amb una persona o un grup de persones amb antelació, seguiu aquests passos:
Feu clic a la icona Inici a la part superior del client d'escriptori.
Feu clic al botó blau Programació. Zoom mostra la finestra Programar reunió que es mostra.
Programant una futura reunió de Zoom.
Personalitza la configuració de la reunió. Podeu canviar-lo
- Tema i descripció
- Data
- Hora d'inici i finalització
- Identificació de la reunió
- Opcions d'àudio i vídeo
- Integració amb eines de calendari de tercers, com ara Microsoft Outlook i Google Calendar
- Opcions avançades, inclòs si heu assignat hosts alternatius
Si seleccioneu Genera automàticament per a l'identificador de la reunió, Zoom produirà i distribuirà un número únic i d'un sol ús. En altres paraules, no utilitzareu el vostre PMI per a aquesta reunió.
Quan acabis, fes clic al botó blau Programació. Ara heu programat la vostra reunió. Zoom mostra un missatge de confirmació de reunió amb tota la informació rellevant, com la que es mostra aquí.
Visualització d'una reunió de Zoom programada.
A partir de la confirmació de la reunió, podeu realitzar les accions següents fent clic als botons relacionats:
- Obre: obre el calendari al programa de calendari predeterminat de l'ordinador.
- Tanca: tanca la finestra.
- Copia la invitació: envia la informació de la reunió al porta-retalls. Des d'aquí, podeu enganxar-lo a un correu electrònic o on vulgueu.
Consulteu les vostres reunions programades fent clic a la icona de reunions a la part superior del client d'escriptori Zoom.
Tot i que només podeu organitzar una reunió a la vegada per dispositiu, podeu programar-ne tantes com vulgueu amb antelació.
Zoom també permet als usuaris programar reunions a través del portal web i mitjançant diferents extensions del navegador.
Com editar la reunió programada
Digueu que heu programat correctament la vostra reunió. Després de pensar-ho, però, decidiu que us agradaria fer alguns canvis. Per descomptat, podeu desfer la vostra reunió i fer estralls amb els calendaris d'altres persones. Una manera millor, però, consisteix a editar la vostra reunió existent, cosa que Zoom us permet fer fàcilment seguint aquests passos:
Al portal web de Zoom, sota la capçalera Personal, feu clic a Reunions.
Feu clic al nom de la reunió que voleu editar. Zoom presenta informació bàsica sobre la vostra reunió programada.
Feu clic al botó blanc Edita aquesta reunió a l'extrem inferior dret de la pàgina.
Feu els canvis que vulgueu. Podeu canviar el següent:
- Tema
- Data i hora d'inici i finalització
- Identificació de la reunió
- Opcions d'àudio i vídeo
- Opcions avançades, inclòs si heu assignat algun amfitrió alternatiu
Feu clic al botó blau Desa.
Recolliu les aportacions dels participants mitjançant enquestes
Bruce ha programat una propera reunió amb els membres de la seva E Street Band. Durant la trucada, vol demanar l'opinió de tothom. Per descomptat, els assistents podran tant entrar com introduir comentaris basats en text a la finestra de xat. Aquest tipus de dades no estructurades sovint són valuoses, però la seva recopilació sol ser desordenada i requereix molt de temps, especialment amb grups més grans. Les dades estructurades són molt més fàcils de recollir i analitzar. Amb aquesta finalitat, una millor manera en molts casos és fer una enquesta, una que mostri immediatament els resultats.
Zoom reserva enquestes per als clients amb plans premium.
Habilitació de l'enquesta a nivell de compte
Per habilitar les enquestes per a tots els membres d'una organització, un administrador o propietari ha de seguir aquests passos:
Al portal web de Zoom, a la capçalera Administrador, feu clic a Gestió del compte.
Feu clic a Configuració del compte.
A sota de la secció Enquesta, feu clic al botó de commutació a la part dreta de la pàgina. Es torna blau. Zoom mostra una finestra nova que us demana que confirmeu la vostra elecció.
Feu clic al botó blau d'encesa. Zoom confirma que ha actualitzat la vostra configuració.
Només heu d'activar les enquestes una vegada a nivell de compte.
Creació d'una enquesta per a la vostra reunió programada
Després d'activar les enquestes, podeu crear una o més enquestes per a una propera reunió:
Al portal web de Zoom, sota la capçalera Personal, feu clic a Reunions.
A la part esquerra de la pàgina, a Properes reunions, feu clic a la reunió per a la qual voleu programar una enquesta.
Desplaceu-vos cap avall a la part inferior de la pàgina i feu clic al botó blanc Afegeix al costat de les paraules Encara no heu creat cap enquesta.
A la finestra que apareix, introduïu el títol de la vostra pregunta.
(Opcional) Seleccioneu la casella de selecció Anònim si voleu amagar les respostes dels assistents.
Escriu el nom de la teva pregunta.
Indiqueu si la pregunta és d'opció única o múltiple seleccionant la casella de selecció relacionada.
Introduïu les possibles respostes als quadres de text.
(Opcional) Per continuar afegint preguntes, feu clic a + Afegeix una pregunta i repetiu els passos del 4 al 8.
Quan acabis de configurar la teva enquesta, fes clic al botó blau Desa.
Ara podeu veure l'enquesta, tal com es mostra aquesta xifra.
Enquesta desada per a una futura reunió de Zoom.
Tingueu en compte que Zoom vincula les enquestes a PMI d'usuaris específics, un punt menor però important. Digues que Hank ha d'organitzar una reunió amb els altres agents de la DEA a la seva oficina. Està sospesant les seves dues opcions:
- Ús del seu PMI: si segueix aquest camí, pot accedir a totes les enquestes que ha creat sota el seu PMI.
- Permetre que Zoom generi automàticament un número d'identificació de reunió d'un sol ús: si Hank selecciona aquesta opció, la seva enquesta només s'aplica a aquesta reunió específica. En conseqüència, no podria reciclar-los ni traslladar-los a una altra reunió.
De qualsevol manera, en algun moment de la reunió, els amfitrions poden llançar les seves enquestes.
Fes el que vulguis, però no deixaria que la transferibilitat de les enquestes impulsi la teva decisió d'utilitzar o no el teu PMI.
Com gestionar el registre de la reunió
Tot i que és opcional, exigir als participants que es registrin per a futures reunions confereix una sèrie d'avantatges evidents, inclòs comptar el nombre de caps per endavant. Més enllà d'això, una empresa o el vostre gerent pot obligar a assistir a determinades reunions.
Demanant que altres persones es registrin a la vostra reunió
Brandt està celebrant una reunió important a tot el departament i vol assegurar-se que tots els empleats assisteixen. Com a tal, requereix el registre seguint aquests passos:
Al portal web de Zoom, sota la capçalera Personal, feu clic a Reunions.
Feu clic al nom de la reunió la informació de registre de la qual voleu veure.
Feu clic al botó blanc Edita aquesta reunió.
Desplaceu-vos cap avall fins a la paraula Registre i seleccioneu la casella de selecció Obligatori.
Feu clic al botó blau Desa. Zoom us retorna a la pàgina principal de la reunió.
(Opcional) A la dreta de l'enllaç de registre, copieu l'URL únic o feu clic a Copia la invitació per veure informació més detallada sobre la reunió.
Distribuïu l'enllaç o la informació de la reunió a tots els assistents a la reunió com vulgueu.
Inscripció per a una propera reunió
Brandt gestiona una plantilla de deu persones. Ha exigit a aquestes persones que s'inscriguin a la seva reunió mensual. A més, ha distribuït l'enllaç als assistents, potser fins i tot a través de Zoom Meetings & Chat. Quan els altres facin clic a aquest URL, veuran un formulari semblant al que es mostra aquí:
Formulari d'inscripció a la reunió Zoom.
Visualització de les dades del registre
Després que els assistents omplin i enviïn un formulari d'inscripció a la reunió, Zoom emmagatzema la seva informació. Podeu accedir-hi seguint aquests passos:
Al portal web de Zoom, sota la capçalera Personal, feu clic a Reunions.
Feu clic al nom de la reunió la informació de registre de la qual voleu veure.
Desplaceu-vos cap avall fins a la pestanya Registre i, a la dreta de Gestiona els assistents, feu clic a Visualitza.
Zoom mostra una finestra semblant a la que es mostra.
Visualització dels inscrits a la reunió.
Feu clic al botó Edita per personalitzar encara més les vostres opcions de registre.
