Les eines per compartir pantalla i anotar fa dècades que existeixen. De fet, si Zoom no hagués inclòs aquestes valuoses funcions, molta gent les consideraria amb raó omissions flagrants, inclosa la vostra realment.
Reunions i xat és més que una tasca. Podeu compartir la vostra pantalla amb altres persones i fins i tot permetre que controlin el ratolí i el teclat de l'ordinador. A més, podeu permetre que altres marquen la vostra pantalla, i viceversa.
Comparteix la teva pantalla amb altres persones
Com a organitzador de la reunió, podeu compartir fàcilment la vostra pantalla amb els participants seguint aquests passos:
Durant la reunió, arrossegueu el ratolí a la part inferior de la pantalla. Zoom mostra el menú de la reunió.
Feu clic a la icona Compartir pantalla. Zoom mostra tots els programes actualment oberts del vostre ordinador, com podeu veure aquí.
Seleccionar una pantalla per compartir-la amb els participants de la reunió.
Si utilitzeu diversos monitors i programes, espereu una àmplia varietat d'opcions.
Feu clic a la pantalla, l'escriptori o l'aplicació específics que voleu compartir amb els participants de la reunió. També podeu seleccionar la pissarra de Zoom o la vostra tauleta o telèfon intel·ligent si els heu connectat a l'ordinador mitjançant cables.
(Opcional) Si voleu compartir el so del vostre ordinador i/o optimitzar la vostra sessió de compartició de pantalla per reproduir vídeos, marqueu les caselles de selecció corresponents a l'extrem inferior esquerre de la pantalla.
Feu clic a la pestanya Avançat a la part superior de la pantalla per fer el següent:
- Comparteix una part de la teva pantalla
- Comparteix només música o so de l'ordinador
- Contingut d'una segona càmera externa
Feu clic al botó blau Compartir a l'extrem inferior dret.
Zoom afegeix tant una notificació verda de compartir la pantalla com un indicador vermell Stop Share a la part inferior del menú de la reunió, tal com es mostra.
Menú de zoom que indica l'ús compartit de pantalla actiu.
Zoom també col·loca un recinte verd al voltant de la pantalla específica que esteu compartint com a recordatori subtil.
Que un altre participant de la reunió pugui controlar la vostra pantalla no vol dir que esteu a la seva mercè. És a dir, encara podeu moure el ratolí, escriure el teclat i realitzar altres funcions normals de l'ordinador.
Comprèn exactament el que estàs compartint
Les robustes opcions per compartir la pantalla de Zoom poden confondre els novells i fins i tot els usuaris experimentats. Per eliminar aquesta confusió, consulteu la primera figura d'aquest article. Per què Zoom va mostrar totes aquestes pantalles?
Per respondre aquesta pregunta, he de proporcionar informació de fons sobre com treballo. La meva configuració informàtica actual inclou un MacBook Pro i un monitor extern ASUS. En el moment que vaig compartir la meva pantalla, estava executant nou programes diferents al meu ordinador. En conjunt, ara enteneu per què Zoom em va oferir tantes opcions diferents per compartir. (Quan es tracta de compartir la pantalla, Meetings & Chat no discrimina.) Per simplificar, n'estic destacant només quatre:
- Escriptori 1: si selecciono aquesta opció (A), comparteixo tots els programes que s'executen a la pantalla del meu MacBook Pro. Digueu que premeu Command+Tab al meu Mac per canviar a un programa diferent. (Els usuaris de PC utilitzen Alt+Tab per fer el mateix.) Com que abans vaig triar l'escriptori 1, tots els participants seguirien veient-ho tot a la pantalla del meu Mac. Tingueu en compte que Zoom col·loca un gran "1" blanc a la part esquerra de la pantalla per recordar-me que compartiria aquest escriptori.
- Escriptori 2: si selecciono aquesta opció (B), comparteixo tots els programes que tinc fixats al meu monitor extern. Quan premeu la commutació a un programa diferent, els participants continuen veient tot el que estic mostrant al monitor. Tingueu en compte que Zoom col·loca un gran 2 blanc a la part esquerra del meu monitor extern per recordar-me que compartiria aquest escriptori.
- Pissarra de Zoom: seleccionar aquesta opció (C) significa que comparteixo la meva pissarra de Zoom només amb els participants de la reunió
- Microsoft Word: seleccionar aquesta opció significa que només comparteixo Microsoft Word (D) durant la meva reunió. Com a resultat, quan canvio a un navegador web o Spotify, aleshores Zoom atura automàticament l'ús compartit de la pantalla per a tots els participants de la reunió perquè he passat de manera efectiva Word a un segon pla. És a dir, ja no és el programa actiu del meu ordinador.
No hi ha res absolut sobre les opcions per compartir la pantalla de Zoom. Les vostres opcions específiques dependran del vostre maquinari i de les aplicacions que esteu executant. Un exemple senzill il·lustrarà el meu punt.
Samir treballa a Initech i utilitza una Microsoft Surface i no hi connecta cap monitor extern. Actualment està fent servir tant un document de Microsoft Word com un full de càlcul d'Excel. Aquesta figura mostra una maqueta bruta de la pantalla de Samir.
Maqueta d'un programa que s'executa a l'ordinador d'escriptori d'un empleat.
És hora de la reunió setmanal de Samir amb el seu cap, Bill. Samir només comparteix Microsoft Word amb ell. En aquest cas concret, el terme compartir pantalla és una mica inadequat. En altres paraules, Samir no comparteix tota la pantalla del seu ordinador. Més aviat, només comparteix un programa específic: Word.
Si Samir volgués compartir Excel amb Bill, hauria d'acabar la seva nova sessió per compartir la pantalla i iniciar-ne una de nova. Per descomptat, si Samir compartia tot el seu escriptori, llavors podria haver compartit simultàniament ambdós programes amb Bill des del principi.
Compartir un escriptori amb els participants de la reunió pot ser molt diferent que compartir un programa específic.
Quan compartiu l'escriptori, per defecte no podeu compartir l'aplicació Zoom en si. Podeu canviar aquesta configuració seguint aquests passos:
Inicieu el client d'escriptori Zoom.
Feu clic a la icona Configuració a la cantonada superior dreta. Zoom mostra la vostra configuració.
Feu clic a Compartir pantalla a la part esquerra.
Seleccioneu la casella de selecció Mostra les finestres de zoom durant la compartició de pantalla.
Realitzeu diferents tasques mentre compartiu la vostra pantalla
Per descomptat, és possible que vulgueu fer més que compartir la vostra pantalla. Zoom us permet realitzar les següents funcions relacionades durant una sessió de compartició de pantalla existent:
- Posa en pausa la sessió per compartir la pantalla
- Deixa de compartir la pantalla del tot
- Comparteix una de les teves pantalles diferent amb els usuaris
Per dur a terme aquestes opcions, seguiu qualsevol de les instruccions següents que us agradi:
- Si voleu deixar de compartir la pantalla temporalment, feu clic al botó Posa en pausa per compartir. Zoom mostra un missatge que diu: "La teva pantalla compartida està en pausa".
- Si voleu compartir una pantalla diferent amb els participants de la reunió, feu clic al botó Compartir nou.
- Quan vulgueu deixar de compartir la vostra pantalla, feu clic al botó vermell Atura de compartir que hi ha a sota del menú de la reunió al centre.
Els que no tenen precaució quan comparteixen les seves pantalles corren el risc d'avergonyir-se i fins i tot de perdre la feina
Deixa que els participants de la reunió controlin la teva pantalla
Peter treballa en TI i està ajudant en Bob a diagnosticar un problema als ordinadors d'aquest últim. Per moltes raons, és possible que en Peter vulgui controlar la pantalla de Bob de forma remota:
- És només una manera de treballar més eficient.
- En Peter no vol seguir lladrant ordres a Bob. (Aquest motiu és el meu favorit personal per concedir als altres la possibilitat de controlar la meva pantalla.)
- En Bob no li importa saber els passos exactes necessaris per resoldre'l. Només vol que en Peter se'n faci càrrec per ell.
Digueu que voleu que un participant de la reunió controli l'ordinador. Per permetre que qualsevol participant actual de la reunió condueixi (com diuen els nens), seguiu aquests passos:
Durant la reunió en directe, arrossegueu el ratolí o el cursor a la part inferior de Zoom. Zoom mostra el menú de la reunió.
Feu clic a la icona Compartir pantalla.
Després de compartir la pantalla, feu clic a la icona de control remot.
(Opcional) Seleccioneu l'opció Accepta automàticament totes les sol·licituds.
Per permetre que una persona específica controli el vostre ordinador, seguiu els mateixos passos però seleccioneu Donar el control del ratolí/teclat a: i feu clic al nom del participant a qui voleu donar el control del vostre ordinador.
Aviseu als altres a la reunió que poden controlar la vostra pantalla si sol·liciten accés.
Digues que no vols acceptar totes les sol·licituds automàticament. Quan veieu la sol·licitud d'un participant per assumir el control, feu clic al botó blau Aprova per concedir-li el control de la vostra pantalla.
Sol·licitar el control de la pantalla d'un amfitrió
Els passos següents s'apliquen als participants de la reunió que volen sol·licitar el control de la pantalla de l'amfitrió:
Mou el cursor de l'ordinador a la part superior de la finestra del client d'escriptori Zoom. Quan ho feu, Zoom us mostra el menú Opcions de visualització.
Feu clic al menú Visualitza les opcions i trieu Sol·licitar control remot al menú que apareix. Zoom indica que esteu sol·licitant el control de la pantalla de l'amfitrió.
Feu clic al botó blau Sol·licitud.
Zoom mostra la vostra sol·licitud per assumir el control a la pantalla de l'amfitrió.
En aquest punt, l'amfitrió ha d'aprovar la vostra sol·licitud.
Recupera el control del teu ordinador
Si sou l'amfitrió i voleu reprendre el control de l'ordinador, seguiu aquests passos:
Torna a la reunió de Zoom. En altres paraules, controleu el ratolí i la pestanya des de qualsevol altre programa o pantalla que compartiu.
Passeu el ratolí per sobre del menú de la reunió
Feu clic al botó vermell Stop Share.
Com anotar la pantalla
Zoom permet als participants de la reunió fer molt més que compartir les seves pantalles entre ells. Amb uns quants clics, podeu anotar les pantalles dels altres. En fer-ho, podeu proporcionar comentaris específics, fer suggeriments perspicaces o identificar un problema d'una manera que les paraules soles sovint no aconsegueixen.
Utilitzant una pissarra dedicada
És probable que hagis vist una pissarra física en algun moment de la feina. Amb retoladors, la gent de l'habitació pot dibuixar qualsevol nombre de diagrames en pissarres d'esborrat en sec. Poden documentar processos empresarials, redissenyar organigrames, simular logotips, escriure codi o gairebé qualsevol altra cosa.
Per què Zoom hauria de ser diferent?
Després de fer-ho, Zoom mostra la seva pissarra a la figura següent.
Zoom pissarra amb menú d'anotacions.
La taula següent mostra els elements del menú de la pissarra i descriu què fan.
Opcions d'anotació de zoom
| Nom |
Descripció |
| Seleccioneu |
Crea un quadre que engloba les teves altres anotacions, la qual cosa et permet moure-les fàcilment com a grup. |
| Text |
Introduïu text a qualsevol part de la pantalla. |
| Dibuixa |
Dibuixa el que vulguis amb el teu ratolí o touchpad. El zoom també us permet inserir una sèrie de formes bàsiques. |
| Segell |
Col·loqueu diferents tipus de segells. Els exemples inclouen una fletxa, una marca de verificació, una X, una estrella, un cor i un signe d'interrogació. |
| Protagonisme |
Fa que el cursor de l'ordinador sigui més visible. Podeu convertir-lo en un cercle vermell o una fletxa cap a la dreta. |
| Goma d'esborrar |
Tal com indica el seu nom, fer clic en aquest botó us permet esborrar anotacions anteriors o parts d'elles. |
| Format |
Si feu clic aquí, podreu canviar el color, el pes i el tipus de lletra de la vostra anotació. |
| Desfer |
Inverteix la teva anotació anterior. |
| Refer |
Repetiu la vostra anotació anterior. |
| Clar |
Invoca tres opcions: esborra tots els dibuixos, esborra els teus dibuixos i esborra els dibuixos dels espectadors. |
| Desa |
Desa tot el marcatge de la pantalla com a fitxer local a l'ordinador. |
Diguem que perds la pista del menú de l'eina d'anotació de Zoom. Només cal que feu clic al botó Anota al menú de la reunió. Zoom torna a portar les seves eines d'anotació al davant.
Les eines d'anotació de Zoom només estan disponibles durant les sessions de compartició de pantalla.
Després d'iniciar la pissarra comuna, és possible que altres persones hi vulguin afegir les seves pròpies notes. Si sou un participant i voleu afegir notes a una pissarra comuna, seguiu aquests passos:
Des del client d'escriptori, moveu el cursor de l'ordinador a la part superior de la finestra del client d'escriptori Zoom.
Al menú Opcions de visualització que apareix, trieu Anotar.
Ara podeu afegir les anotacions que vulgueu a la pissarra.
Tingueu en compte que tots els participants de la reunió poden fer anotacions al mateix temps.
Anotar una pantalla
Zoom no obliga els amfitrions i els participants de la reunió a utilitzar una pissarra dedicada per fer anotacions. Tothom a la reunió pot marcar una pantalla normal i el programa que s'hi executa. Les possibilitats aquí són il·limitades, però aquí hi ha un exemple comú.
Geno està desenvolupant una nova versió d'un lloc web per al seu client Jerry. Geno convida en Jerry a una videotrucada de Zoom i segueix aquestes instruccions:
Comparteix la teva pantalla amb altres persones.
Feu clic al botó Anota al menú de la reunió.
A partir d'aquí, identifiqueu els elements i els canvis de disseny d'una manera molt més específica del que permetrien les simples paraules. Tornant a l'exemple anterior, Jerry ara pot mostrar a Geno exactament on vol moure una imatge o el logotip de la capçalera.
Invocació d'altres opcions de reunió
Els amfitrions poden invocar algunes altres opcions per controlar les seves reunions.
Seguiu aquests passos per invocar aquestes opcions:
Inicieu el client d'escriptori Zoom.
Inicia una reunió i activa el teu vídeo.
Feu clic a la icona Participants al menú negre de la reunió a la part inferior de la pantalla. Zoom mostra una pantalla nova a la part dreta.
A l'extrem inferior dret, feu clic al botó Més.
Zoom presenta les opcions que s'explicaran per si mateixes a la taula següent.
Opcions de reunió addicionals per als amfitrions
| Acció |
Indicacions i resultats |
| Silencia els participants a l'entrada |
Aquesta funció fa exactament el que espereu. Si seleccioneu aquesta opció, Zoom us demanarà una finestra addicional en la qual podeu permetre que es deixin de silenciar. |
| Permet als participants activar el silenci |
Si només voleu que els participants escoltin durant la reunió o una part d'aquesta, desactiveu aquesta opció en qualsevol moment. Tingueu en compte que aquesta funció és útil quan un participant desconegut genera un soroll de fons que distraeix. |
| Reprodueix el timbre d'entrada/sortida |
Aquesta opció us permet activar o desactivar el so que reprodueix Zoom quan tenen lloc aquests esdeveniments. |
| Permet als participants canviar-se de nom |
Aquesta petita però important característica significa exactament el que penses que fa. Canviar Lawrence per Larry és una cosa. Tanmateix, penseu bé si voleu que la gent es representi com una altra persona completament durant la reunió. |
| Reunió de bloqueig |
Aquesta opció evita que els nous participants s'uneixin a la reunió, encara que coneguin el PMI, el número d'identificació de la reunió i/o la contrasenya. |
| Esborra tots els comentaris |
Si heu activat les reaccions no verbals, Zoom permet que l'amfitrió les esborri d'un sol cop. Tingueu en compte que Zoom desactiva aquesta opció si els participants no han proporcionat cap comentari. |
| Activa la sala d'espera |
Si seleccioneu aquesta opció, els participants no poden entrar a la reunió, encara que coneguin el PMI, el número d'identificació de la reunió i/o la contrasenya. |
