Aquesta llista ofereix alguns consells ràpids per començar amb Zoom , maximitzar els seus beneficis i minimitzar els problemes que experimenteu amb ell. No, les pàgines següents no representen una llista completa del que cal fer i del que no cal fer, però he condensat els meus suggeriments en una llista d'aperitius.
©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com
Prova abans de comprar
Gairebé tots els venedors de programari populars han adoptat el model de negoci freemium en una mesura o altra. El zoom no és una excepció a aquesta regla. Com a tal, qualsevol pot començar a utilitzar Meetings & Chat i moltes de les seves funcions en qüestió de minuts i sense cap cost. Els empleats poden desbloquejar avantatges addicionals quan els seus empresaris actualitzen els seus plans amb complements útils.
Penseu en Grohl Records, una empresa fictícia nova a Meetings & Chat. Puc veure la justificació de Grohl per llançar els pneumàtics, sobretot a petita escala. Per exemple, Grohl compra unes quantes llicències per als empleats del seu departament de vendes. Per qualsevol motiu, però, els representants de vendes i els clients tenen problemes amb Meetings & Chat. (Recordeu que cap tecnologia té una taxa d'èxit del 100 per cent.) Després d'uns mesos, Grohl pot cercar una altra eina de videoconferència amb un cost i una interrupció mínims.
Penseu en actualitzar el pla de zoom existent de la vostra empresa
Per descomptat, el pla bàsic de reunions i xat de Zoom ofereix funcions robustes i límits generosos de durada de la trucada, el nombre de participants de la reunió i molt més. Moltes persones i empreses troben aquest pla suficient per a les seves necessitats relativament limitades. No els culpo si decideixen aprofitar l'oferta gratuïta de Meetings & Chat de l'empresa, sobretot en moments econòmics difícils.
Per dos motius, arriba un moment per a la majoria de les empreses en què l'actualització té sentit. Les funcions addicionals de Zoom sovint justifiquen més que els seus costos nominals. Les empreses del pla bàsic no poden utilitzar rols, grups d'usuaris ni grups de missatgeria instantània. També no tenen la capacitat d'enregistrar reunions al núvol, rebre transcripcions de reunions i reforçar la seguretat. Tot i que és possible que molts usuaris de Zoom de varietats de jardí no apreciïn completament la importància d'aquestes característiques, sens dubte ho fan la gent de TI que val la pena.
Si aquest argument no us influeix, potser aquest ho farà. En actualitzar, deixes de ser usuari de Zoom i et converteixes en client de Zoom. Confia en mi: la diferència és més que una qüestió de semàntica.
A manera de comparació, si us considereu client de Facebook, aleshores us equivoqueu, tret que pagueu a la xarxa social per anunciar-hi. Google Hangouts, les noves sales de missatgeria de Facebook i altres alternatives de videoconferència gratuïtes poden semblar sexy. Només recordeu, però, que si no pagueu res pel producte d'una empresa, el seu producte sou vosaltres. Tu només ets un mitjà per aconseguir un fi.
Preneu-vos seriosament la seguretat
Seré el primer a admetre que moltes de les funcions relacionades amb la seguretat i la privadesa de Zoom afegeixen fricció. És a dir, col·lectivament dificulten la sessió, la comunicació i la col·laboració. Per exemple, habilitar 2FA requereix temps, així com haver de trobar i introduir un codi de verificació de sis dígits quan inicieu sessió al portal web de Zoom. Idem per habilitar sales d'espera de reunions i exigir contrasenyes de reunió.
Zoom no obliga els seus usuaris i clients a habilitar moltes d'aquestes funcions, incloses les tres anteriors. Depenent de la vostra funció a l'organització, és possible que algú superior a vosaltres ja hagi establert aquestes opcions a nivell mundial, de manera que en última instància, la vostra elecció d'activar-les és discutible.
Tacs de llautó: vostè i els seus col·legues serien prudents equivocar-se pel costat de la precaució. Les vostres comunicacions personals i empresarials són massa importants per fer qualsevol altra cosa. Malauradament, massa gent històricament ha actuat com si els pirates informàtics no es preocupessin mai per ells, només per trobar els seus missatges i fotos sensibles a 4chan o a la Dark Web.
Vaja.
Parafrasejant Cher: "Si poguessin tornar el temps enrere..."
Manteniu el zoom actualitzat
A mitjans de la dècada de 1990, els venedors de programari normalment publicaven noves versions i actualitzacions una vegada a l'any més o menys per correu electrònic. La instal·lació implicava inserir disquets o discs compactes a l'ordinador. El procés manual pot trigar una hora o més.
Avui, és una història molt diferent. Els venedors de programari publiquen habitualment noves versions, actualitzacions i pedaços a la velocitat del llamp. (Aquesta tendència ha fet que escriure llibres per a LuckyTemplates sigui un repte, però aquesta és una conversa per a un dia diferent.)
Conclusió: correspon als usuaris i clients de Zoom estar al dia de les actualitzacions de programari. Ignoreu aquestes insígnies vermelles als vostres dispositius pel vostre compte i risc.
Creeu un compte de zoom personal
Chuck és soci d'HHM, un prestigiós despatx d'advocats amb seu a Albuquerque, Nou Mèxic. HHM ha comprat una llicència de Zoom i Chuck utilitza Zoom amb freqüència per fer videoconferències amb clients quan ha de treballar des de casa.
Podria Chuck utilitzar el compte Zoom de HHM per a assumptes decididament que no són de HHM, com ara quan manté xats de vídeo amb la seva exdona Rebecca i el seu germà Jimmy? És clar, i fins i tot pot sortir-se'n amb la seva. Tot i així, hauria de crear un compte de Zoom independent per al seu ús personal.
Els administradors i propietaris de Zoom poden executar fàcilment diversos informes d'ús dels membres. Històricament, moltes empreses han acomiadat els seus empleats per utilitzar la propietat i els serveis de l'empresa per als seus propis fins personals. No sóc un advocat laboralista, però és poc probable que trobeu un jutge simpàtic si feu servir els serveis de Zoom d'aquesta manera.
Mesureu dues vegades i talleu una vegada
Digueu que esteu a punt de tallar amb la funcionalitat de Zoom amb la qual no esteu familiaritzat. Potser és una reunió de grup gran o el vostre primer seminari web de Zoom. En ambdós casos, una prova és del vostre millor interès.
Cas concret: l'abril de 2020, vaig fer un seminari web per a la meva alma mater Carnegie Mellon University sobre treball remot. Va anar bé per alguns motius.
Primer, després d'haver acceptat fer el seminari web, em vaig connectar amb la presentadora del seminari web, Melissa Turk. Al llarg d'unes setmanes, tots dos vam intercanviar informació bàsica mitjançant Slack i Google Docs. (Ella comparteix la meva aversió als fils de correu electrònic incessants.)
En segon lloc i més important aquí, uns dies abans de l'hora de l'espectacle, vam celebrar un seminari web de prova durant 30 minuts a Zoom. (El coneixement de Turk sobre els seminaris web de Zoom és ampli.) Hem treballat la logística d'àudio, el vídeo i l'ús compartit de la pantalla i els problemes abans, no davant de centenars d'assistents.
Desenvolupar un pla de contingència per a reunions importants
Millor tenir i no necessitar que necessitar i no tenir.
—FRANZ KAFKA
Digues que utilitzaràs Zoom per entrevistar-te per al treball dels teus somnis. Potser esteu presentant un client potencial sobre els productes i serveis de la vostra empresa. Per una bona raó, no espereu cap problema tècnic. Després de tot, segons la vostra experiència, Meetings & Chat ha estat molt fiable per a una eina tan popular.
Apostaria la vostra vida, però, que la vostra trucada es durà a terme sense incidents?
Més concretament, què passa si perds energia? Què passa si Zoom no està disponible o la latència de la trucada és sorprenentment alta? Què passa si un participant clau de la trucada no pot esbrinar Zoom o el seu ordinador es bloqueja? Què fas? Pensa ràpid. El rellotge corre.
Després de centenars de trucades de Zoom, encara no he viscut cap d'aquests escenaris catastròfics. Si mai es produeixen, però, la meva pressió arterial no es duplicarà perquè ja estic armat amb una còpia de seguretat adequada. Molt abans de començar a utilitzar Meetings & Chat de debò, vaig confiar en la trucada de conferència gratuïta, un servei gratuït (òbviament) que permet als seus usuaris mantenir trucades d'àudio de grup individuals, gravar-les i desar-les i distribuir-les a voluntat. (Per cert, existeixen moltes eines similars.)
No us equivoqueu: la meva preferència per defecte en aquests dies és mantenir totes les meves trucades d'àudio i vídeo mitjançant Meetings & Chat, i no només perquè estic investigant Zoom. No obstant això, és francament ximple no tenir una eina de comunicació de seguretat a punt per si les coses es fan malament. Sempre tinc a mà les meves credencials per al servei de Conferència gratuïta per si de cas.
Espereu una certa resistència al zoom a les empreses madures
Si una cosa he après durant els meus anys al voltant de la tecnologia empresarial, és que la gent normalment odia el canvi.
Digues que el teu treball en una empresa farmacèutica gran, exitosa i conservadora. Anomeneu-lo Hogarth Drugs. Els seus 40.000 empleats han utilitzat Webex com a principal eina de videoconferència durant una dècada o més. Obligar-los immediatament a tots a utilitzar Zoom perquè Hogarth va comprar una llicència d'Enterprise és probable que s'enfonsin algunes plomes. El més probable és que Roger, Syd, almenys uns quants altres descarris trobaran una petita diferència entre Webex i Zoom i s'encarreguen d'això. La política organitzativa en el seu millor moment.
Hogarth hauria d'aturar Zoom perquè unes quantes rodes que grinyolen han fet soroll? Per descomptat que no, però la seva direcció hauria d'esperar almenys una mica de desafecció dels empleats.
Eviteu la fatiga del zoom
Zoom ha simplificat i millorat el procés de realització de videoconferències. Juntament amb la seva tecnologia innovadora, funcions robustes i una qualitat de trucada superior, és possible que us sentiu temptat d'utilitzar el vídeo per a cada reunió i conversa amb els vostres clients, companys, amics i familiars.
No ho facis.
El doctor Jeremy Bailenson és un autor més venut, un expert en realitat virtual, el director fundador del Virtual Human Interaction Lab de la Universitat de Stanford i un home intel·ligent. La seva extensa investigació suggereix que el fet de no utilitzar les videoconferències provoca el que ell anomena sobrecàrrega no verbal . (Llegiu el seu perspicaç article d' opinions del Wall Street Journal .)
De tant en tant, desconnectar la càmera web dóna al teu cervell un respir molt necessari.
