Gmail, una de les aplicacions de G Suite , ofereix una interfície relativament senzilla a la superfície, però aprofundeix una mica i veuràs que l'aplicació té un costat més profund: la pàgina Configuració i el seu aparentment infinit oferta d'opcions, configuracions i personalitzacions. Hi ha moltes coses allà dins.
Sí, és clar, moltes de les configuracions haurien d'estar etiquetades Només per a nerds. Tanmateix, hi ha un autèntic tresor de configuracions disponibles que són realment útils al món real i que us poden ajudar a ser més productius, més eficients, més saludables, més rics i més savis. (Bé, potser no aquests tres últims, però mai se sap!)
Fes un recorregut per deu configuracions de Gmail eminentment útils i pràctiques relacionades amb les dues tasques principals de Gmail: enviar missatges i llegir missatges. Prepara't per sorprendre't!
5 configuracions d'enviament esplèndides
L'enviament de correu electrònic sembla una cosa tan senzilla: feu clic a Redactar, inseriu una o tres adreces, evoqueu una línia d'assumpte àgil, escriviu el missatge i, a continuació, feu clic a Envia. Què més es pot dir d'un procediment tan senzill?
Bé, una mica, segons resulta. De fet, Gmail inclou una sèrie de configuracions que poden fer que l'enviament sigui encara més útil. Aquesta secció us porta a través de mitja dotzena (menys una) de configuracions i funcions que voleu afegir al vostre conjunt d'eines d'enviament.
Enviament d'un missatge com a text sense format
Podeu utilitzar un dels dos modes de missatge quan envieu un correu electrònic:
- Text enriquit: aquest mode us permet vestir el text del missatge amb tipus de lletra, colors i estils, com ara negreta i cursiva. Aquest és el format predeterminat de Gmail i gairebé tots els missatges actuals utilitzen aquest format.
- Text sense format: aquest mode no ofereix cap format per al vostre text: sense tipus de lletra, sense mides de lletra, sense cursiva.
Per a què serveix aquest mode de text sense format? Avui dia és rar, però encara hi ha alguns programes de correu electrònic molt antics o molt senzills que s'ofeguen quan s'enfronten a text enriquit. Si envieu un correu electrònic de text enriquit a algú i aquesta persona es queixa que el vostre text és només un gumbo de símbols incomprensibles, haureu de tornar a enviar el missatge mitjançant el mode de text sense format. Així és com es fa:
Crea, adreça i redacta el teu correu electrònic.
Feu clic a Més opcions. Més opcions són els tres punts verticals a prop de la cantonada inferior dreta de la finestra Nou missatge. (S'indica a la figura.)
Al menú que apareix, feu clic per seleccionar Mode de text sense format. Gmail afegeix una marca de verificació a l'esquerra de l'ordre, tal com es mostra. Gmail també elimina tot el format del text del missatge.
Quan trieu l'ordre Mode de text sense format, Gmail elimina tot el format de text existent i el llença. Podríeu pensar que desactivar el mode de text sense format restauraria el format anterior, però no, això no passa. Per tant, si teniu un missatge amb un format elaborat, penseu-ho dues vegades abans d'activar l'ordre del mode de text sense format.
Feu clic a Envia. Gmail envia el vostre missatge de text sense format.
Per enviar el missatge sense format de text, trieu l'opció Mode de text sense format.
Configuració del comportament de resposta predeterminat
Com aprendreu una mica més endavant en aquest capítol, quan obriu un missatge, Gmail ofereix un botó de resposta que feu clic per enviar una resposta a la persona que ha enviat el missatge. Si el missatge s'ha enviat a dues o més persones i voleu enviar la vostra resposta a tothom, heu de fer clic al botó Més i després a Respon a tots.
Molta gent troba que utilitzen Respon a tots més sovint que Respon, de manera que el clic addicional al botó Més es converteix en una mica molest. Afortunadament, podeu demanar a Gmail que canviï les coses i que respongui a tots sigui el botó predeterminat i que respongui el botó al qual accediu fent primer clic a Més. Així és com:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
Per a la configuració del comportament de resposta predeterminat, feu clic al botó d'opció Respon a tots, tal com es mostra. Per tornar a tenir Respon com a predeterminat, feu clic al botó d'opció Respon.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Feu clic al botó d'opció Respon a tots per fer que aquesta ordre sigui el comportament de resposta predeterminat de Gmail.
Respondre i arxivar d'un sol cop
Arxivar un missatge, moure el missatge a la carpeta Tot el correu de Gmail, és un assumpte de dos passos:
Feu clic a Respon per enviar una resposta al remitent del missatge.
Feu clic a Arxiva per moure el missatge rebut a la carpeta Tot el correu.
Si us trobeu fent aquests dos passos una i altra vegada, podeu demanar ràpidament a Gmail que els combini en un sol pas:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
Per a la configuració d'Envia i arxiva, feu clic al botó Mostra "Envia i arxiva" al botó d'opció Resposta. Per tornar al comportament predeterminat, feu clic al botó d'opció Amaga "Envia i arxiva" al botó d'opció Respon.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Ara, quan feu clic a Respon o Respon a tots, la finestra de missatge resultant, que es mostra, inclou tant un botó Envia (el de la dreta) com un botó Envia i arxiva (el de l'esquerra). Si feu clic a Envia i arxiva, Gmail envia la resposta i mou automàticament el missatge original a la carpeta Tot el correu. Quadrat dolç!
Feu clic al botó Envia i arxiva per arxivar automàticament el missatge original.
Configuració de l'estil de text predeterminat
A l'inici d'aquest capítol, parlo de com podeu formatar el text del vostre missatge amb un tipus de lletra, mida de text, color i altres atributs diferents. Si trobeu que feu contínuament els mateixos ajustos de format de text, podeu estalviar una mica de desgast als dits configurant aquests ajustos a l'equivalent de pedra de Gmail. Gmail ofereix una configuració d'estil de text predeterminat que inclou el tipus de lletra, la mida del tipus i el color del text. Aquests són els passos que cal seguir per canviar aquesta configuració a una cosa que s'adapti al vostre estil tipogràfic:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
Per a la configuració d'Estil de text predeterminat, utilitzeu els controls de lletra, mida i color del text per formatar el text com vulgueu. Sota aquests controls, el text Aquest és el aspecte del vostre text corporal mostra el resultat del vostre treball.
Si ho feu un embolic, podeu començar des de zero fent clic a la icona Elimina el format (que s'assenyala a la figura).
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Utilitzeu els controls d'Estil de text predeterminat per personalitzar el text del vostre correu electrònic.
Evitar que Gmail creï contactes automàticament
Una de les configuracions predeterminades de Gmail és que quan envieu un missatge nou o responeu un missatge de algú que no estigui a la vostra aplicació Contactes, Gmail afegeix automàticament l'adreça electrònica d'aquesta persona a la secció Altres contactes de l'aplicació Contactes.
Per què Gmail faria això? Perquè, d'aquesta manera, la propera vegada que comenceu a introduir l'adreça electrònica d'aquesta persona al camp Per, CC o CCO, Gmail mostra l'adreça perquè la pugueu seleccionar en lloc d'escriure-ho tot. Això s'anomena autocompletar l'adreça.
Aquesta és una raó lloable, sens dubte, però vol dir que acabareu amb tones d'adreces potencialment inútils a l'aplicació Contactes. Per descomptat, aquestes adreces es troben a la secció Altres contactes, però si realment no voleu que s'acumulin totes aquestes adreces, podeu desactivar l'emplenament automàtic d'adreces seguint aquests passos:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
Desplaceu-vos cap avall fins a la configuració Crea contactes per a la compleció automàtica i, a continuació, feu clic al botó de ràdio Afegiré els contactes jo mateix, tal com es mostra.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Feu clic al botó d'opció Afegiré els contactes jo mateix.
5 paràmetres de lectura fantàstics
Llegir missatges a Gmail sembla una altra tasca trivial d'aquest costat. Al cap i a la fi, per llegir un missatge, feu-hi clic i, a continuació, examineu el text, ja sigui a la finestra del missatge o al panell de lectura. Fet i fet, oi? No molt ràpid. Gmail té moltes opcions de configuració que podeu utilitzar per personalitzar l'experiència de lectura segons el vostre estil. La resta d'aquest capítol us porta a través de cinc dels més útils.
S'està desactivant la vista de conversa
De manera predeterminada, Gmail organitza els missatges per conversa , que fa referència a un missatge original i totes les seves respostes, respostes a les respostes, etc. Aquesta és una configuració raonable perquè facilita veure la tendència de la conversa i localitzar una resposta concreta. Les converses també mantenen la vostra safata d'entrada ordenada, perquè tota la conversa es troba dins d'un únic "missatge" a la safata d'entrada.
Tot i així, a moltes persones no els agrada organitzar els missatges per converses perquè tots els missatges estan "ocults" dins del missatge original. Aquestes persones prefereixen veure tots els seus missatges al descobert.
Si entres en aquest campament, pots seguir aquests passos per desactivar la visualització de conversa predeterminada de Gmail:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
Desplaceu-vos cap avall fins a la configuració Visualització de conversa i, a continuació, feu clic al botó d'opció Visualització de conversa Desactivada, tal com es mostra.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Feu clic al botó d'opció Visualització de conversa desactivada.
Afegir marcadors d'importància
Gmail supervisa com feu servir l'aplicació i els missatges que rebeu per esbrinar quins missatges són importants i quins no. Si l'anàlisi de Gmail indica que un missatge és important, Gmail afegeix automàticament l'etiqueta Important al missatge, la qual cosa significa que podeu veure el missatge fora del soroll de la vostra safata d'entrada seleccionant l'etiqueta Important al menú principal.
Això és molt útil, però hi ha una mosca en aquesta sopa: l'única manera de saber si Gmail ha declarat que un missatge és important és veure el contingut de l'etiqueta Important. És a dir, Gmail no ofereix cap indicació a la safata d'entrada sobre quins missatges són importants i quins no.
Si això us sembla totalment incorrecte, aquí teniu com solucionar-ho:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
Feu clic a la pestanya Safata d'entrada.
Per a la configuració dels marcadors d'importància, feu clic al botó d'opció Mostra marcadors, tal com es mostra.
Si creieu que és esgarrifós que Gmail estigui analitzant la importància dels vostres missatges, us escolto. Afortunadament, podeu desactivar aquest comportament d'espidon. A la pestanya Safata d'entrada, feu clic al botó d'opció No utilitzeu les meves accions passades per predir quin missatge és important i, a continuació, feu clic a Desa els canvis.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina.
Feu clic al botó d'opció Mostra marcadors.
Configuració de la mida màxima de la pàgina
Les etiquetes de Gmail poden acabar amb un munt de missatges. Gmail gestiona llistes de missatges llargues dividint la llista en pàgines separades, amb un màxim de 50 missatges (o converses, si encara feu servir la visualització de conversa) per pàgina. Depenent de com treballeu, 50 us semblarà un nombre ridículament gran o un nombre ridículament petit.
De qualsevol manera, el número no està definit i podeu seguir aquests passos per establir una mida màxima de pàgina diferent:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració amb la pestanya General que es mostra.
Per a la configuració de Mida màxima de la pàgina, utilitzeu la llista desplegable Mostra X converses per pàgina per seleccionar quants missatges (o converses) voleu per pàgina, tal com es mostra.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Utilitzeu la llista desplegable Mostra X converses per pàgina per seleccionar la mida màxima de la pàgina.
Gestió de notificacions
De manera predeterminada, Gmail no mostra cap notificació a l'escriptori de l'ordinador quan arriba un missatge nou. Probablement sigui igual de bé perquè molts estudis han demostrat que la notificació d'un missatge recentment rebut (i el "ping" que l'acompanya) és molt important. distracció i, per tant, un gran assassí de la productivitat.
Dit això, potser voldreu arriscar-vos a la distracció de totes maneres i donar permís a Gmail per mostrar notificacions d'escriptori. També és possible configurar Gmail perquè mostri una notificació només per als missatges etiquetats com a Important, així que considereu que és un compromís digne de consideració.
Aquests són els passos que cal seguir per donar permís a Gmail per mostrar notificacions a l'escriptori i configurar aquestes notificacions:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
A la configuració de Notificacions d'escriptori, feu clic a Feu clic aquí per habilitar les notificacions d'escriptori per al correu de l' empresa (on l' empresa és el nom de la vostra empresa). El vostre navegador web us pregunta si voleu permetre que mail.google.com mostri notificacions, tal com es mostra.
El vostre navegador vol saber si permeteu que Gmail mostri notificacions.
Feu clic a Permet.
Seleccioneu l'opció de notificació d'escriptori que preferiu:
- Notificacions de correu nous activades : feu clic a aquest botó d'opció per veure una notificació d'escriptori per a tots els missatges entrants.
- Notificacions de correu importants activades : feu clic a aquest botó d'opció (com es mostra) per veure una notificació d'escriptori només per als missatges entrants que Gmail etiqueta com a importants.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Feu clic al botó d'opció Notificacions de correu importants activades per veure les notificacions d'escriptori només per als missatges importants.
Indicant missatges enviats només a tu
Si rebeu un munt de correu de llistes de distribució i missatges de grup similars, és útil diferenciar entre els missatges que rebeu mitjançant la llista o el grup i els missatges dirigits directament a vosaltres. (Diferenciar els missatges d'aquesta manera té l'avantatge afegit de millorar la detecció de correu brossa, perquè molts missatges no desitjats s'envien com a correus massius.)
Per als missatges que rebeu, en realitat hi ha tres nivells d'adreçament per diferenciar aquí:
- Missatges enviats a una única adreça que representa una llista de correu o un grup
- Missatges enviats a diverses adreces individuals, inclosa la vostra
- Missatges enviats només a la vostra adreça
No és universalment cert, però des del vostre punt de vista, la llista anterior es pot tractar com un indicador de la rellevància creixent del missatge. És a dir, és més probable que els missatges enviats a una llista de correu o grup no siguin tan rellevants; és probable que els missatges que rebeu que s'han enviat a diverses persones siguin més rellevants; i és probable que els missatges enviats només a tu siguin els més rellevants.
Gmail té una funció anomenada indicadors de nivell personal que reflecteix aquesta jerarquia de rellevància:
- Els missatges enviats a una única adreça que representa una llista de correu o un grup no reben cap indicador.
- Els missatges enviats a diverses adreces individuals, inclosa la vostra, reben un indicador de fletxa (›).
- Els missatges enviats només a la vostra adreça reben un indicador de doble fletxa (»).
Si sembla una disposició raonable, seguiu aquests passos per començar a utilitzar indicadors de nivell personal:
Trieu Configuració → Configuració. Gmail obre la pàgina Configuració, amb la pestanya General que es mostra.
Desplaceu-vos cap avall fins a la configuració d'indicadors de nivell personal i feu clic al botó d'opció Mostra indicadors, tal com es mostra.
Feu clic al botó Desa els canvis a la part inferior de la pàgina Configuració.
Feu clic al botó d'opció Mostra indicadors.
