Com utilitzar Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint junts per col·laborar

Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint s'inclouen al paquet de subscripció de Microsoft 365, cosa que us ajuda a treballar i col·laborar de manera remota de manera eficaç. Aprenem amb Download.vn com utilitzar millor les eines de col·laboració remota a Microsoft 365 !

Com combinar Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint

Com utilitzar Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint per treballar de forma remota

• Microsoft Teams
  • Truca, troba't en línia, envia un missatge de text
  • Compartició de pantalla
  • Equips públics i privats
• OneDrive
  • Compartir i sincronitzar fitxers
  • Controlar l'ús compartit i l'accés
  • Etiqueta els membres
  • Edita en temps real
• Punt compartit
  • Gestió de continguts
  • Pàgina de comunicació
  • Compartiment i descentralització

Microsoft Teams

Microsoft Teams és una eina integral de comunicació i col·laboració. Tu i els teus companys d'equip podeu gestionar molts aspectes del vostre projecte directament a Teams. Des de reunions de grup, trucades directes, missatges de text, obertura de fitxers fins a treballar junts, tot és molt còmode.

Truca, troba't en línia, envia un missatge de text

Microsoft Teams és una aplicació fantàstica per trucar i celebrar reunions de grup. Podeu programar reunions a l'Outlook Calendar per a un grup específic.

Microsoft Teams enviarà notificacions automàticament als membres rellevants perquè ningú es perdi una reunió important.

Quan envieu missatges de text, podeu etiquetar la persona rellevant amb el missatge amb @nom perquè no es perdi el contingut o les tasques que s'han de completar.

Compartició de pantalla

Durant una reunió a Teams, feu clic al botó Comparteix contingut per compartir recursos a l'ordinador. Microsoft Teams us permet compartir:

• Pantalla per a una col·laboració perfecta en diverses finestres, finestres emergents, notificacions i aplicacions.
• Una finestra específica quan necessiteu centrar-vos en un contingut i mantenir privades les activitats de l'escriptori.
• Presentació en PowerPoint. El públic es pot moure per les diapositives si ho desitja.
• Pissarra de Microsoft per al disseny col·laboratiu d'IU/UX, productes i molt més.

Equips públics i privats

Els canals públics d'equip us permeten col·laborar lliurement amb persones externes. Per exemple, creeu un equip públic de disseny gràfic o de desenvolupament d'aplicacions on col·laboreu amb desenvolupadors associats.

Quan hàgiu de fer feina fora d'un projecte amb un soci, hauríeu de crear un canal de grup privat per als membres. Podeu compartir fitxers, discutir idees i prendre decisions que no estan en l'àmbit de la decisió de la vostra parella.

OneDrive

Interfície OneDrive

OneDrive és un servei d'emmagatzematge al núvol de Microsoft amb una seguretat de dades excel·lent. Aquesta eina ajuda els membres de l'equip a accedir fàcilment als fitxers i documents del projecte a qualsevol lloc.

Quan es forma un equip a Microsoft Teams, OneDrive es converteix en l'eina de núvol predeterminada. Podeu aprofitar les funcions següents per col·laborar amb equips remots:

Compartir i sincronitzar fitxers

Gestioneu els permisos per compartir a OneDrive

Podeu crear biblioteques compartides per a cada projecte. A continuació, afegiu membres relacionats. Ara tots els membres poden veure els fitxers que creeu o pengeu en aquesta biblioteca.

Les aplicacions de OneDrive sincronitzen el dispositiu amb el núvol i desen automàticament els fitxers més recents a la unitat local. Per tant, vostè i els seus companys d'equip podeu treballar junts en els documents del projecte encara que perdeu la connexió a Internet durant un temps. Tanmateix, la col·laboració en temps real no s'admet fora de línia.

Controlar l'ús compartit i l'accés

Tens el control total de les dades. Si no compartiu fitxers en un grup o biblioteca d'equips a OneDrive, els vostres fitxers són completament privats. Si necessiteu compartir fitxers amb urgència, arrossegueu i deixeu anar fitxers a una carpeta compartida o a un grup d'equips.

Podeu establir drets d'accés als fitxers i documents del projecte, enviar enllaços de contingut a alguns membres, no necessàriament a tot l'equip. A continuació, limiteu la càrrega de contingut, només la previsualització o la configuració que vulgueu.

Etiqueta els membres

Els editors, els editors i els gestors de projectes poden reduir la seva càrrega de treball etiquetant documents. Si només esteu editant un esborrany de publicació i necessiteu que algú afegeixi dades històriques al contingut, només heu de mencionar-les al document amb un @nom.

La persona etiquetada rebrà un correu electrònic automàtic amb un enllaç a aquest fitxer i un comentari. Aquesta funció t'ajuda tant a tu com a tot el teu equip a estalviar temps important.

Edita en temps real

Podeu reduir el temps que triga a crear i revisar contingut canviant a l'edició en temps real. Aquest mètode és extremadament eficaç quan es necessita col·laboració en grup en projectes de contingut gran.

Tu i els teus companys d'equip podeu obrir el mateix fitxer Excel, Word o PowerPoint en un navegador web. Tots els col·laboradors veuen tots els canvis fets.

Punt compartit

Podeu utilitzar Microsoft SharePoint com a portal d'intranet predeterminat per a qualsevol projecte. SharePoint us ajuda a implementar de manera segura tasques, informes, fluxos de treball i distribuir determinats projectes en línia sense necessitat de gestionar cap servidor de fons.

A continuació es mostra una llista de les funcions de SharePoint recomanades quan es treballa de manera totalment remota:

Gestió de continguts

Podeu gestionar fàcilment les dades del projecte com ara documents, fitxers, fotos, actius de disseny, contactes de telèfon/correu electrònic i vídeos a SharePoint, i fins i tot crear segments per a cada fitxer.

Podeu afegir cerca basada en metadades perquè els membres de l'equip puguin obrir fitxers fàcilment a qualsevol lloc. Els usuaris també poden veure fitxers a l'aplicació mòbil de SharePoint.

Pàgina de comunicació

Pàgina de comunicació a SharePoint

Podeu utilitzar SharePoint per a la comunicació visual. Per exemple, creeu diferents pàgines de comunicació a la vostra intranet per a públics com ara membres de l'equip, clients, proveïdors, etc.

Ara podeu publicar actualitzacions sobre projectes, productes i serveis a pàgines rellevants amb 1 clic. Les pàgines de comunicació de SharePoint també admeten la publicació d'estats del projecte i la recollida de comentaris dels socis.

Els llocs de SharePoint també us permeten afegir esdeveniments de calendari, línies de temps i tasques de gestió de projectes.

Compartiment i descentralització

Podeu configurar diferents nivells i regles de compartició a SharePoint. Per exemple, assigneu drets d'edició als membres i drets de gestió complets a les pàgines del projecte a SharePoint als socis.

A dalt hi ha suggeriments sobre com utilitzar Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint alhora per a un treball col·laboratiu eficaç . Espero que l'article us sigui útil.