Com compartir una carpeta al canal de Microsoft Teams?

Aquesta és una pregunta de l'Elena:

Treballo com a gestor de projectes per a una empresa de construcció i tinc l'encàrrec de mantenir una carpeta de procediments compartida. El repte és com fer que altres persones, no necessàriament treballant per a la nostra empresa, accedeixin als seus continguts. Fins ara, no puc compartir una carpeta de documents amb usuaris externs ni amb els membres del nostre equip. L'única solució amb què vam venir va ser utilitzar una carpeta OneDrive. Teniu més idees sobre com fer que altres persones accedeixin a la nostra carpeta de documents compartits i encara la tinguin fàcilment accessible a Microsoft Teams?

Gràcies per la teva pregunta. A continuació, explicarem tres mètodes que podríeu utilitzar per facilitar la compartició dels vostres fitxers amb l'equip. La publicació es va escriure amb Windows 10, però en la seva majoria és totalment aplicable a Windows 11 i macOS.

Compartint carpetes a Microsoft Teams

Utilitzeu les biblioteques de documents de SharePoint

A dia d'avui, no hi ha cap funció senzilla d'equips que permeti compartir una carpeta a l' estructura de carpetes del vostre canal . Un cop carregueu un fitxer o una carpeta a Teams, els vostres fitxers s'emmagatzemen en una biblioteca de SharePoint que us permet compartir fàcilment la vostra carpeta.

• Comenceu iniciant sessió al vostre escriptori de Microsoft Teams (a Windows o macOS) o a les edicions web.
• Trobeu el canal corresponent.
• Premeu Fitxers i navegueu a l'estructura de carpetes del vostre canal fins que vegeu la carpeta que voleu compartir amb els vostres socis comercials interns o externs.
• Premeu el botó Obre a SharePoint tal com es mostra a continuació.

• S'obrirà la biblioteca de documents de SharePoint associada.
• Premeu el menú Mostra accions i després premeu Compartir.

• S'obrirà el diàleg Envia l'enllaç.
• Utilitzeu l'arxiu A per introduir els noms i les adreces de correu electrònic de les persones amb qui voleu compartir la vostra carpeta.

• Un cop fet, premeu Envia.

Comparteix una carpeta amb OneDrive

Una altra manera senzilla de compartir fitxers i carpetes és utilitzar OneDrive.

• Des del vostre canal d'equips, obriu la biblioteca de documents de SharePoint tal com es mostra a dalt.
• Premeu el menú Mostra accions i seleccioneu Afegeix una drecera a OneDrive.
• Des de OneDrive, compartiu l'enllaç tal com es mostra a la secció anterior.

Accés a la carpeta d'equips mitjançant DropBox, Google Drive o una altra unitat de núvol

Per compartir amb socis externs que no utilitzen OneDrive, podeu utilitzar l'opció Afegeix emmagatzematge al núvol extern.

• Des del vostre canal d'equips, aneu a la vostra carpeta.
• Premeu Afegeix emmagatzematge al núvol.

• Trieu el vostre emmagatzematge al núvol preferit, en aquest cas Dropbox.
• Introduïu el vostre inici de sessió i contrasenya.
• Carregueu la vostra carpeta i proporcioneu les parts necessàries a l'emmagatzematge de tercers.

Permet l'accés dels convidats a un canal d'equips

L'últim mètode que tractarem és compartir amb parts externes directament des del vostre canal d'equips. Per fer-ho, primer haureu d'afegir els usuaris externs com a convidats als vostres equips i canals privats pertinents segons sigui necessari.

Envia la carpeta mitjançant el xat d'equips

Per completar-ho, també hem volgut esmentar la possibilitat d'enviar un enllaç a una carpeta específica mitjançant el xat d'equips i Outlook.

• Al vostre canal d'equips, obriu la pestanya Fitxers.
• Localitzeu la vostra carpeta, premeu el botó Mostra accions i premeu Copia l'enllaç.

• Premeu el botó Copia i tanqueu el diàleg,
• Ves a la pestanya Xat del teu canal.
• Enganxeu l'enllaç segons calgui a la conversa del xat del canal.
• Per compartir l'enllaç a la carpeta amb persones específiques en un xat 1:1, feu servir l'aplicació Xat

Comparteix la carpeta a l'Outlook

Per enviar la nostra carpeta d'equips mitjançant Outlook, podeu obtenir l'enllaç tal com es mostra a la secció anterior. A continuació, seguiu endavant i enganxeu l'enllaç a la vostra carpeta Teams en un correu electrònic d'Outlook i envieu-lo als vostres destinataris. Tingueu en compte que tant els usuaris interns com els externs necessitaran accés de lectura al canal d'equips per accedir al contingut.

Aprenentatge addicional

• Compartint fitxers i carpetes d'equips a les invitacions a reunions .
• Com accedir a les carpetes de Microsoft Teams a l'Explorador de fitxers de Windows?
• On és la ubicació de la carpeta de gravació de Microsoft Teams?