Com compartir un fitxer de Microsoft Teams a correus electrònics i reunions dOutlook?

Aquí teniu una pregunta de Stephie:

Recentment em van encarregar el manteniment de diversos equips de Microsoft d'un company que va deixar l'empresa. Un repte que m'he trobat darrerament és com compartir fitxers de Word, PDF i Excel emmagatzemats a Microsoft Teams amb usuaris interns i externs mitjançant Outlook 365. Algunes recomanacions/pràctiques recomanades?

Gràcies per la teva pregunta. A la nostra resposta, ens agradaria oferir un procés senzill pas a pas que podeu utilitzar per facilitar l'intercanvi de fitxers mitjançant Outlook. Si us interessa compartir més d'un fitxer, podeu consultar el nostre tutorial per compartir carpetes d'equips .

Compartint fitxers des de Teams a Outlook

Copia l'enllaç del fitxer Teams

La manera més senzilla de compartir l'accés a un fitxer emmagatzemat a Teams amb parts internes i externes és simplement inserir-hi l'enllaç al correu electrònic d'Outlook.

• Al vostre ordinador Windows o MacOS, obriu Microsoft Teams i navegueu fins al vostre canal.
• Aneu a la pestanya Fitxers i navegueu fins al fitxer que us interessa per permetre l'accés.
• Premeu la marca de verificació a la part esquerra del nom del fitxer (pas 1).
• Ara premeu el menú Mostra accions (…) a la dreta del nom del vostre fitxer. (pas 2)
• Seleccioneu el menú Copia l'enllaç (pas 3).

• Ara veureu un diàleg que mostra el camí del vostre fitxer. El fitxer es troba en una biblioteca de SharePoint que allotja els fitxers del vostre canal d'equips.
• Ara, seguiu endavant i configureu els permisos d'accés al fitxer d'equips. A la part inferior del diàleg veureu els permisos d'accés predeterminats al fitxer (marcats a continuació).

Estableix els permisos dels fitxers d'equips

• Si esteu interessats, podeu modificar el permís d'accés segons necessiteu mitjançant el diàleg Configuració de l'enllaç.
• Teams permet triar entre diferents opcions de permisos per compartir. Tingueu en compte que la configuració per compartir es regeix per la vostra política d'administració d'equips i, per tant, és possible que no estigui disponible.
  1. Permet a qualsevol persona amb l'enllaç accedir/editar el fitxer.
  2. Persones de la vostra organització
  3. Persones que tenen accés al teu canal (pot ser internes o externes a la teva organització).
  4. Persones concretes. Haureu de proporcionar les adreces de correu electrònic d'aquestes persones.

• Marqueu l'opció Permetre l'edició segons sigui necessari.
• Un cop fet, premeu Aplica .
• Teams ara generarà un enllaç al vostre fitxer d'equips segons els permisos d'accés que acabeu d'establir.
• Ara premeu Copia .

Nota important: el permís de compartició predeterminat el defineix normalment el vostre equip informàtic. És possible que vulgueu parlar amb ells si no s'ajusten a les vostres necessitats empresarials.

Afegiu el vostre enllaç a un correu electrònic o reunió d'Outlook

• L'últim pas és obrir el vostre escriptori de Microsoft Outlook o Office 365 Outlook.
• Creeu un correu electrònic o una sol·licitud de reunió.
• Definiu els vostres destinataris de correu electrònic i el text del correu electrònic/de la reunió.
• Enganxeu l'enllaç al fitxer d'equips que heu generat al pas anterior.
• Envia el teu correu electrònic o reunió.

Nota: podeu aplicar el mateix procés amb qualsevol client de correu electrònic de tercers, com ara GMail.

Compartint l'enllaç als fitxers d'equips amb els membres del canal

Una manera alternativa de compartir fitxers d'equips amb els membres del vostre canal (parts interns o externs) és mitjançant la pestanya Publicacions.

• Obriu Teams i navegueu al vostre canal.
• Obriu la pestanya Publicacions per iniciar una conversa nova.
• Premeu el fitxer adjunt i seleccioneu Navega des d'equips i canals .
• Exploreu els fitxers del vostre canal i seleccioneu el que us interessa compartir.
• Premeu Compartir un enllaç .
• L'enllaç es publicarà a la pestanya Publicacions del teu canal.
• Passeu el cursor per l'àrea superior dreta de la vostra publicació i premeu el botó Mostra accions (…).
• Premeu Compartir a Outlook . Això compartirà la conversa com a correu electrònic des de l'Outlook 365.

L'ús compartit de fitxers a Outlook no funciona

Compartir fitxers a Teams és bastant senzill. Com s'ha esmentat anteriorment, les opcions per compartir permisos de fitxers les regeixen els vostres departaments de TI o els administradors d'equips. En cas que les parts externes no puguin obrir o editar els vostres fitxers, és possible que vulgueu esbrinar si la configuració del vostre canal o de l'organització d'equips permet que les parts externes interactuïn amb els fitxers que compartiu.