40 consells i trucs de Microsoft Teams: de principiant a expert [Actualitzat el desembre de 2021].

Amb més de 250 milions d'usuaris actius mensuals, Microsoft Teams va guanyar molta popularitat durant la pandèmia com a eina de col·laboració en línia estàndard per a empreses i consumidors. És probable que el vostre lloc de treball, universitat o entitat benèfica preferida ja hagi adoptat Teams, de manera que no us vulgueu quedar enrere. Aquesta llista bastant completa de consells i trucs està pensada per ajudar-vos a treure el màxim profit de Teams, avui.

Per tant, si encara esteu intentant comprendre els conceptes bàsics o ja sou un usuari experimentat, comencem amb aquesta llista mestra de més de 40 consells i trucs que tots els usuaris de Microsoft Teams haurien de conèixer.

Primers passos amb Microsoft Teams

Aquesta secció conté consells bastant bàsics, si sou un usuari més experimentat, és possible que vulgueu saltar a les seccions més enllà de les nocions bàsiques o d' experts .

1. Canvia el tema dels equips

Sabíeu que podeu canviar l'aspecte de Microsoft Teams?

Simplement obriu la configuració d'equips, navegueu a la pestanya General i trieu si voleu utilitzar el fons blanc tradicional o, alternativament, apliqueu els modes de contrast fosc o alt.

Mode fosc a Teams

2. Silencia el teu àudio

De vegades arribes tard a la reunió i vols unir-te tranquil·lament, o simplement necessites rebre una trucada important de la teva parella, mentre estàs en una reunió d'equips?

Silencia el teu àudio directament des del tauler de controls de la reunió personal

Teams us permet silenciar el micròfon tant des dels controls de la reunió (que es mostren a dalt) com del tauler de configuració de la reunió (que es mostra com a element 1 a continuació).

Funcions clau al tauler d'opcions de configuració de la reunió d'equips

3. Apagueu la càmera

De la mateixa manera, podeu encendre i apagar la vostra càmera de vídeo. Podeu utilitzar el tauler de configuració de la reunió (element 2 anterior) per desactivar la càmera; o simplement utilitzeu el tauler de control de la reunió per tornar a habilitar el vídeo.

4. Desenfoca el fons del vídeo de la reunió

Si utilitzeu Teams per a reunions de vídeo, això pot semblar familiar. La vostra oficina a casa és un desastre i us heu d'unir a aquesta videotrucada. Dues solucions per això: primer, podeu utilitzar la funció de configuració de fons (element 3 anterior) per desenfocar el fons del vostre vídeo directament des de la configuració de la reunió o els controls de la reunió. La segona solució és molt més elegant: utilitzeu un fons virtual (passarem pel procés més endavant).

Si per algun motiu, el botó de configuració de fons sembla inactiu al tauler de configuració de la reunió; assegura't d'encendre la càmera de vídeo primer.

5. Atureu l'eco a les reunions d'equips

Quan tu i altres participants de la reunió uneixes a una reunió d'equips d'àudio o vídeo des de la mateixa sala, sentiràs ecos molests. Podeu desfer-vos fàcilment de l'eco prement el botó Desactivat d'àudio al tauler de configuració de la reunió (mostrau a dalt com a element 4).

6. Grava la teva reunió

Una capacitat important dels equips que potser voldreu utilitzar des del primer moment és la possibilitat de gravar una reunió. Podeu iniciar una gravació des del tauler de control de la reunió tal com es mostra a continuació. L'enregistrament en si es conserva a Microsoft Stream i podeu compartir fàcilment l'enregistrament com a enllaç en una conversa de canal (o per correu electrònic si cal).

Gravació d'una reunió d'equips

Un cop finalitzada la reunió, rebreu un correu electrònic amb un enllaç a la vostra gravació a Microsoft Stream.

Si vau iniciar la vostra reunió des del canal, també estarà disponible un enllaç a la gravació com a publicació al canal corresponent.

Les gravacions de reunions ad hoc estaran disponibles a la pestanya Xat de la reunió en si, juntament amb un fitxer intercanviat, notes de reunió i pissarra, si s'utilitza.

També pots considerar afegir l'aplicació Stream al teu canal perquè els companys puguin accedir fàcilment a totes les reunions relacionades amb el grup.

7 . Canvia la icona del teu equip

Microsoft us permet carregar una imatge personalitzada i configurar-la com a logotip / avatar del vostre equip. Podeu trobar més detalls en aquest tutorial que us ajuda a configurar una icona personalitzada .

8. Creeu un canal privat

Hi ha casos en què hauràs de col·laborar amb altres persones en tasques que requereixen confidencialitat, com ara preparar un pressupost o informes d'anàlisi de vendes. Els canals privats us permeten establir una plataforma de col·laboració amb membres de l'equip seleccionats. El canal privat només serà visible per als convidats i es marcarà amb un petit bloqueig a la vostra llista d'equips.

Crear un canal privat és senzill: només cal que premeu el botó Més opcions (...) al costat del vostre equip i després premeu Afegeix un canal . A continuació, definiu la informació del canal tal com es mostra a continuació. Finalment, afegeix membres de l'equip al canal privat.

Canal privat a Microsoft Teams

9. Silencia les notificacions dels canals sorollosos

En aquests dies, sembla que tots estem aclaparats per la gran quantitat de notificacions entrants de plataformes de col·laboració i correu electrònic. Sovint és difícil produir alguna cosa significativa més enllà de la conversa interminable. Afortunadament, Teams ens fa relativament senzill calibrar l'afluència d'alertes de notificacions i sons que rebem. Aquí teniu una guia sobre com silenciar les alertes de xat i reunions d'equips .

10. Deixa un equip

Si no veieu cap benefici en formar part d'un equip, podeu sortir fàcilment. Premeu el botó Més opcions que hi ha al costat de l'equip que voleu deixar i seleccioneu Deixar l'equip .

11. Utilitzeu Teams al mòbil

Si necessiteu accedir a Teams sempre que esteu en moviment, també podeu utilitzar Teams al mòbil. Microsoft va enviar aplicacions d'equips força bones per a Android i iOS. Parleu amb els vostres companys de tecnologia de la informació per esbrinar si necessitareu programari addicional o procediment d'autenticació per accedir al contingut de Teams de la vostra empresa al mòbil.

12. Instal·leu i desinstal·leu una aplicació a Teams

Més enllà de la col·laboració bàsica, Teams us permet millorar el vostre treball en equip utilitzant aplicacions de Microsoft o de tercers. A les seccions següents d'aquest tutorial, veureu diversos usos de les aplicacions als equips: imatges, temps, informes, enquestes, presa de notes, etc.

Si sou el propietari d'un equip, podeu instal·lar i desinstal·lar fàcilment les aplicacions que els vostres administradors de tecnologia de la informació han posat a disposició.

El procés és bastant senzill: localitzeu el vostre equip, premeu el botó Més opcions que hi ha al costat i, a continuació, trieu l' engranatge Gestiona l'equip . A continuació, a la pestanya Aplicacions, premeu el botó Més aplicacions per cercar i instal·lar la vostra nova aplicació. Les aplicacions específiques d'un canal es poden afegir com a pestanyes al canal

13. Cancel·la els rebuts de lectura

De manera predeterminada, cada vegada que llegiu un missatge a l'aplicació de xat, Teams col·loca una petita icona al costat del missatge. Això ajuda el remitent a reconèixer que heu llegit el seu missatge. Podeu cancel·lar els rebuts de lectura a la pestanya Privadesa de la configuració dels vostres equips.

Desactivació dels rebuts de lectura a Teams

14. Ús de filtres per trobar coses ràpidament

Voleu accelerar la cerca d'activitats específiques al vostre feed, així com de xats, equips i canals específics? Utilitzeu el filtre Equips (que es mostra a continuació) o utilitzeu la drecera Ctrl+Maj+F .

La funció de filtre permet trobar ràpidament l'entrada rellevant pel nom; per als xats també permet trobar ràpidament entrades silenciades, ocultes i no llegides amb facilitat.

15. Establiu un missatge Absent

Igual que a Outlook, Teams us permet redactar un missatge fora de l'oficina que s'enviarà si algú us envia un missatge a Teams o us esmenta en un xat.

Només cal que premeu el vostre avatar d'equips, feu clic a Establir missatge d'estat i, a continuació, escriviu el vostre missatge i especifiqueu el període de validesa. Premeu Fet i ja estaràs a punt.

Anant més enllà dels bàsics

16. Utilitzeu les ordres d'Equips

A mesura que tingueu una mica més d'experiència amb Teams, potser voldreu augmentar la productivitat dels usuaris mitjançant les ordres del quadre de cerca.

Per començar, simplement escriviu el caràcter de barra inclinada (/) al quadre de cerca d'equips i navegueu per la llista d'ordres disponibles:

Llista de comandaments d'equips

La llista d'ordres s'explica per si mateixa i les més útils són:

• /goto : Per accedir fàcilment a un equip o canal
• /keys : per accedir a la llista de dreceres dels equips
• /chat : per iniciar ràpidament una xerrada amb un dels teus companys

17. Utilitzeu un fons virtual personalitzat

Suposo que us heu adonat que persones s'uneixen a les videotrucades de Teams utilitzant paisatges de la ciutat o de la natura com a teló de fons per a les seves videotrucades. Podeu utilitzar pràcticament totes les imatges com a fons personalitzat a les trucades d'equips. No dubteu a consultar la nostra guia senzilla sobre com configurar fons d'equips virtuals per a la vostra trucada.

18. Prendre notes en una reunió

Teams té diverses maneres de prendre notes de la reunió.

Podeu afegir fàcilment quaderns de OneNote emmagatzemats a OneDrive o en una unitat de xarxa i fer que els membres del vostre canal comparteixin notes i notes. També he vist persones fent servir la pestanya Publicacions i afegir les seves notes com a missatges de xat. He vist altres persones adjuntant fitxers de Word a la reunió o a la pestanya Fitxers del canal. També hi ha aplicacions de tercers que podeu utilitzar.

Dit això, el mètode adequat és utilitzar la pestanya Notes que s'habilita automàticament per a la vostra reunió.

• Aneu a l' aplicació Xat .
• Feu clic a la vostra reunió.
• Aneu a la pestanya Notes i premeu el botó Pren notes .
• Registreu-hi l'acta de la reunió.
• Assenyaleu els participants de la reunió a les vostres notes segons sigui necessari.

19. Accediu a la vostra activitat no llegida

De manera similar a Microsoft Outlook, Teams marca clarament els missatges no llegits en negreta. A més, podeu marcar els missatges d'equips com a no llegits per a un seguiment posterior. Però, com accediu fàcilment a aquests missatges i activitats no llegits? Simplement escriviu l' ordre /unread a la barra de cerca de Teams i feu que Teams recuperi només els missatges no llegits perquè els processeu.

20. Suprimeix o amaga les converses de xat

Els equips us permeten suprimir missatges d'un fil de conversa. També us permet amagar les entrades completes del xat a la vostra aplicació de xats (només heu de prémer el botó ... i, a continuació, triar Amaga ). En aquests moments, Teams no us permet als usuaris finals eliminar completament fils sencers de l'historial de xat.

21. Solucioneu els problemes de connexió dels vostres equips d'Outlook

Si sou un usuari de Microsoft Outlook i Teams, probablement esteu programant reunions d'equips directament des de la vostra reunió del calendari d'Outlook mitjançant el complement d'equips.

Però, què passa si, per algun motiu, el botó Teams no està disponible a Outlook, tot i que Teams està instal·lat correctament al vostre ordinador Windows?

Probablement el motiu és que el complement d'equips està desactivat. Fes una ullada al nostre tutorial sobre com activar fàcilment Teams a Microsoft Outlook .

22. Incrusta fitxers de Word i Excel al teu canal

Podeu compartir fitxers fàcilment amb els vostres companys penjant-los a la pestanya Fitxers d'un canal. Tanmateix, podeu facilitar l'accés al fitxer simplement inserint-lo com a pestanya al vostre canal. Això funciona no només per a Excel o Word, sinó també per a quaderns OneNote, presentacions de PowerPoint, documents PDF, etc.

23. Consulteu la línia d'informes del vostre company

Si treballeu en grans organitzacions, potser haureu d'identificar la línia d'informes organitzatius d'un company. Com que Teams està ben integrat amb Azure Active Directory i Exchange, podeu consultar fàcilment l'organigrama dels vostres companys.

Només cal que aneu al quadre de cerca d'equips, escriviu la drecera /org i el nom del vostre company i ja estaràs a punt.

Buscant l'organigrama d'un company a Teams

Nota: no podreu cercar l'organigrama a Teams per a persones fora de la vostra empresa.

24. Definiu el vostre estat (/dnd), (/brb), (/disponible)

Voleu configurar manualment el vostre estat perquè els altres sàpiguen quan contactar-vos. Això es pot fer des de la configuració d'equips, però a mesura que adquireixis més experiència amb els equips, començaràs a configurar el teu estat des del quadre de cerca.

Només cal que utilitzeu /dnd per a No molestar o /brb per a Be Right Back i premeu Enter . El teu estat canviarà. Només recordeu restablir el vostre estat segons sigui necessari.

25. Configura manualment el teu estat en línia perquè estigui sempre disponible/actiu

De manera predeterminada, la vostra presència en línia d'equips es sincronitza amb els esdeveniments del vostre calendari de Microsoft Outlook i reflecteix l'estat real del vostre sistema operatiu (si s'utilitza o està inactiu). També està configurat automàticament per no molestar quan compartiu la pantalla o feu una trucada. Això diu, Teams us permet configurar manualment el vostre estat en línia molt fàcilment i configurar-lo com a disponible, ocupat, fora o fora de línia segons sigui necessari. Aquí teniu el tutorial per configurar manualment l'estat de disponibilitat de Teams .

26. Accediu a les vostres dades a SharePoint

Les dades del vostre canal d'equips estan disponibles com a biblioteca dedicada a Microsoft SharePoint, que és un portal de documents molt utilitzat que s'utilitza com a infraestructura per a l'emmagatzematge de documents d'equips.

Per accedir a la vostra biblioteca de SharePoint, només cal que aneu al vostre canal, després premeu la pestanya Fitxers i després premeu Obre a SharePoint .

27. Afegeix el temps als equips

De manera similar a Outlook, que us permet mostrar les condicions meteorològiques de la vostra zona, podeu utilitzar Teams per estar al dia amb el parador meteorològic.

Si l'aplicació Meteo encara no està instal·lada al vostre client d'equips local, feu el següent:

• Obriu Teams, premeu el botó Aplicacions a la barra d'aplicacions del costat esquerre,
• Cerqueu i afegiu l' aplicació Weather a Teams.
• A continuació, a la barra de cerca principal d'Equips, escriviu /weather i la ubicació rellevant.

Utilitzant l'aplicació de temps d'equips

28. Fes que Teams sigui la teva aplicació de xat predeterminada

Després de començar a utilitzar Teams, és possible que ho trobeu força superior a Skype for Business. Podeu fer que Teams sigui l'aplicació de xat predeterminada per a Outlook i altres aplicacions d'Office. Simplement aneu a la configuració d'equips i, a continuació, a la pestanya General , marqueu la casella Registre equips com a aplicació de xat predeterminada per a Office .

La configuració tindrà efecte un cop es reiniciin totes les aplicacions d'Office obertes.

29. Utilitzeu els equips en mode junts

Una capacitat relativament nova dels equips és permetre reunions en mode junts . En lloc de mostrar els feeds de la càmera de tots els participants de la reunió a la vista de quadrícula (galeria), podeu mostrar-los un al costat de l'altre en un entorn virtual (penseu a l'aula, la biblioteca, el cinema, etc.).

Per habilitar el mode Together, primer haureu d'actualitzar Teams (premeu el vostre avatar i, a continuació, cerqueu actualitzacions). A continuació, premeu el vostre avatar i premeu Configuració. A la pestanya general, marqueu la casella Nova experiència:

Habilitació del mode Junts

A continuació, al tauler de la reunió, premeu el botó... i seleccioneu Mode junts .

Tingueu en compte que si treballeu en una gran cooperació, és possible que no pugueu actualitzar manualment Microsoft Teams pel vostre compte. És possible que hàgiu de parlar de l'habilitació del mode Junts amb el vostre administrador de tecnologia de la informació.

Trucs d'experts

30. Obteniu una adreça de correu electrònic per al vostre canal

Un cop creat un canal, podeu publicar nous missatges a la pestanya Publicacions del canal, directament des d'Outlook. Per fer-ho, haureu de localitzar l'adreça electrònica del vostre canal de la següent manera:

• Localitzeu el vostre canal i premeu el botó Més opcions que hi ha al costat.
• Premeu Obteniu adreça de correu electrònic .
• Copieu l'adreça de correu electrònic i afegiu-la com a contacte a l'Outlook
• Notes laterals:
  • Els propietaris dels equips poden determinar qui pot enviar correus electrònics al canal (fent clic al botó Configuració avançada).
  • Tu pots

31. Desactiveu l'inici dels equips quan inicieu Windows

Teams és absolutament fantàstic, però pot consumir una quantitat important de recursos informàtics, principalment RAM. Si feu servir un ordinador empresarial, no notareu cap impacte en el rendiment del vostre sistema. Dit això, si executeu des d'una tauleta senzilla, potser voldreu executar Teams només quan sigui necessari. Quan s'instal·la, Teams està configurat per iniciar-se automàticament sempre que inicieu l'ordinador. Podeu desactivar l'inici de Teams quan arrenqueu l'ordinador i només engegueu-lo en cas que sigui necessari.

32. Publicar enquestes i enquestes a Teams

Un dels usos més útils de Teams és fer enquestes i enquestes. En qüestió de 10 minuts, podeu crear una enquesta personalitzada mitjançant Microsoft Forms o un altre programari de tercers com Polly i publicar-la al vostre canal d'equips. Aquest tutorial té tot el que necessiteu per crear les vostres enquestes d'equips personalitzades .

33. Insereix un informe a Teams

Si la vostra organització utilitza la plataforma de Microsoft BI, podeu utilitzar Teams per distribuir els vostres informes. Podeu seleccionar i fixar fàcilment els informes de Power BI a una pestanya de canal per assegurar-vos que estiguin disponibles per a les vostres discussions basades en dades.

34. Busca la teva cita preferida directament a Teams

Una altra manera fantàstica d'utilitzar Teams per cercar la vostra cartera d'accions. A continuació s'explica com fer-ho:

• Des de la pestanya Aplicacions, cerqueu i afegiu l'aplicació Stocks a Teams.
• A continuació, des del quadre de cerca, escriviu Accions i, a continuació, el/s ticker/s d'existències rellevants, tal com es mostra a continuació.

• Un cop habilitada l'aplicació Stocks, només cal que escriviu l'ordre @Stocks i el ticker a la barra de cerca.

35. Cerca imatges en equips

Una altra característica poc coneguda de Teams és que la podeu utilitzar per cercar imatges a Bing. En primer lloc, seguiu endavant i activeu l'aplicació Microsoft Images a Teams.

A continuació, a la barra de cerca, només cal que escriviu @Imatges + la vostra consulta de cerca per accedir a la cerca d'imatges de Bing.

36. Utilitzar els equips per gestionar els torns dels empleats

si gestioneu un grup d'empleats que treballen per torns a un comerç minorista, un centre de trucades o fins i tot una petita fàbrica, podeu utilitzar Teams per planificar i compartir horaris de treball. L' aplicació Torns que podeu afegir fàcilment als equips, fa que sigui molt senzill gestionar l'horari de torns, rebre sol·licituds d'horaris de PTO, baixa mèdica o vacances dels vostres companys i fins i tot permetre'ls registrar i sortir dels seus torns. A continuació, podeu crear informes d'assistència dels empleats necessaris. Guai!

37. Afegir un calendari

La visualització i la gestió d'un calendari compartit és probablement un altre gran ús potencial per a Teams. Fins ara, Teams no ofereix una integració senzilla d'Outlook. Dit això, podeu afegir una pestanya de lloc web al vostre canal d'equips i apuntar al vostre calendari de grup d'Outlook o a l'URL de Google Calendar. Probablement els usuaris hauran d'introduir les seves credencials d'usuari per accedir als calendaris.

38. Integrar Trello en equips

Molts equips utilitzen taulers kanban de Trello per a una infinitat de casos d'ús de col·laboració. Aquests podrien abastar la gestió de tasques en curs, així com una planificació més estratègica de projectes, productes o programes. Podeu obrir Trello fàcilment com a aplicació a Teams afegint-lo mitjançant la pestanya Aplicacions per accedir als vostres taulers i targetes rellevants. També pots afegir-lo com a pestanya de tercers al teu canal. Tots dos hauran de proporcionar les vostres credencials d'usuari de Trello.

39. Inicieu Cisco Webex Meetings des dels equips

Microsoft i Cisco competeixen a l'àrea en l'àrea de comunicació i col·laboració en equip. Tot i així, és possible que la vostra empresa estigui utilitzant tots dos. Sabíeu que podeu integrar Webex al vostre canal d'equips? Hi ha una aplicació Webex que podeu afegir fàcilment com a pestanya Canal. Els membres de l'equip poden accedir fàcilment a les seves reunions de Webex i unir-se a les seves pròpies reunions de Webex des de Microsoft Teams. També poden programar reunions de Webex i tenir l'equip notificat mitjançant la pestanya Publicacions.

40. Accediu a les analítiques dels vostres equips

Com a propietari de l'equip, potser voldreu poder supervisar els patrons d'ús del vostre equip o canal. Si és així:

• A la barra d'aplicacions de l'esquerra , obriu la pestanya Equips .
• A continuació, cerqueu el vostre equip al panell lateral esquerre.
• Premeu el botó Més configuracions al costat del vostre equip i premeu l' engranatge Gestiona l'equip .
• A continuació, obriu la pestanya Analytics.
• Des d'aquí podeu previsualitzar els vostres patrons d'ús del vostre equip i canal, mètriques de participació, ús d'espai en disc, etc.

Espero que us hagi agradat el post. Si és així, no dubteu a compartir-ho amb amics i companys a través de les xarxes socials. Coneixes altres consells i trucs interessants de Teams? No dubteu a publicar-los als comentaris! Moltes gràcies!