Word Macros отвъд Macro Recorder: Office 2016, 365 / 2019 Macros урок и полезни примери

Приложимост: Word 365, 2019, 2016; Операционни системи Windows и MAC OS X.

Ето един въпрос от читател:

Аз съм учител, обикновено използвам Word 2019, за да пиша документите си. Често се налага да променя шрифта и размера на параграфите на документа си. Има ли начин да автоматизирам работата си с макроси, така че да мога да променя параграфа на документа си с едно щракване? Сигурен съм, че това ще ми спести няколко часа седмично, които с удоволствие ще инвестирам в други задачи.

Благодаря за въпроса ви. Основното предимство на макросите е, че ви позволяват да автоматизирате задачите си в приложенията на Microsoft Office. Макросите могат да бъдат записани или ръчно кодирани с помощта на Visual Basic за приложения (VBA). Word доставя макрорекордер, който ви позволява да разработвате скриптове за автоматизация без кодиране. Ако тепърва започвате с автоматизацията, това може да е достатъчно добро решение. Въпреки това, с малко познания за VBA, можете да пишете ефективни и мощни макроси.

Активиране на раздела за програмисти в Word

Ако не виждате раздела Разработчик във вашата лента на Microsoft Word, ще трябва да настроите вашата среда за разработка на макроси.

• Отворете нов документ на Word. В случай, че искате да работите върху съществуващ файл, уверете се, че имате копие за архивиране, преди да направите каквито и да било промени.
• Сега продължете и направете менюто за програмисти видимо в лентата .

Записване на Word Macro – практически пример

• Сега натиснете новодобавения раздел за програмисти .
• Отидете в групата бутони Код .

• Натиснете бутона Record Macro , за да извикате функцията за запис на макроси.

• Определете смислено име за вашия макрос. Забележка: Тъй като името, което предоставяте, ще се използва в автоматично създадения VBA код, уверете се, че няма интервали в името на макроса.

•  Забележка: Въпреки че е възможно да зададете макроси на бутони , за простота ще стартираме макроси ръчно чрез раздела Изглед или разделите за разработчици.

• Изпълнете последователността от стъпки, които искате да запишете. В този случай ще запишете следните стъпки:
  • Изберете конкретен параграф във вашия документ.
  • Отидете в раздела Начало .
  • Задайте шрифта на Times New Roman.
  • Задайте размера на шрифта на 16.
  • Центрирайте вашия текст, като натиснете Ctrl +E.
• След като сте готови, върнете се в раздела Разработчик и натиснете Спиране на записа .
• Сега нека да разгледаме автоматично генерирания VBA код. Натиснете Макроси и след това маркирайте макроса за автоматично форматиране и натиснете Редактиране .

• Затворете VBA редактора.

Запазете работата си в шаблон с активиран Word Macro

• Щракнете върху Файл , след това Запиши като .
• В диалоговия прозорец Запиши като от дясната страна определете местоположението си за запис и дайте смислено име на вашата работна книга.

• Изберете документ с активиран макрос на Word като тип документ. Забележка: Вашият Word документ ще бъде записан с наставката .docm.
• Натиснете бутона Запазване .

Изпълнение на вашия макрос

• Отворете вашия Word документ.
• Изберете абзаца, който искате да форматирате автоматично. Само като пример, ето параграфа, който избрах:

• Отидете в раздела Изглед .
• Натиснете бутона Макроси .
• Изберете вашия макрос за автоматично форматиране
• Натиснете Run – това ще приложи макроса към избрания параграф.
• Voi'la, добър резултат!

  

Присвояване на вашия макрос на бутони или клавишни комбинации

Забележка: Това е незадължителна стъпка, която трябва да се опита, след като сте следвали урока за запис на макроси по-горе.

Добре, досега работихме с основните ни макроси. Сега е време да подобрим малко използваемостта на нашия макрос в документа на Word. Позволете ми да ви покажа как можете да свържете своя макрос с бутон за бърз достъп, за да можете да го стартирате по-лесно.

• Щракнете с десния бутон върху лентата и изберете Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп.
• Ще се появи диалоговият прозорец Опции на Word .
• В падащото меню Избор на команди от изберете Макроси.
• Маркирайте своя макрос и натиснете бутона Добавяне>> , за да добавите пряк път към вашия макрос към лентата с инструменти за бърз достъп .

• Натиснете бутона Промяна... , за да дефинирате подходяща икона за вашия макрос.
• Определете екранно име за вашия бутон.
• Натиснете OK .
• Сега можете да стартирате своя макрос от лентата с инструменти за бърз достъп, точно над лентата.

Забележка: Можете да свържете вашия Word Macro не само с бутони за бърз достъп, но и с командни бутони, вградени във вашия документ, и специфични персонализирани клавишни комбинации.

Създаване на Word макроси с помощта на VBA

С някои прости умения за кодиране на Visual Basic за приложения можем да редактираме макросите и да пишем програми за автоматизиране на различни видове работи с помощта на VBA.

Забележка настрана: FYI – някои от приложенията на Microsoft Office, като Powerpoint и Outlook, нямат вградени макрорекордери. Следователно писането на VBA е задължително за писане на макроси на Powerpoint и автоматизиране на Outlook.

• За да редактирате макрос, щракнете върху  раздела Разработчик  и изберете Макроси в опцията за код.
• Щракнете върху макроса и изберете  Редактиране .
• Ще се отвори редакторът на Visual Basic за приложения.
• Да приемем, че искаме ръчно да редактираме макроса, който сме записали в предишната стъпка, така че Word не само да зададе размера, шрифта и подравняването на абзаца, но и цвета.
• Задаването на цвета на секция се постига с помощта на следната VBA команда:

[код] Избор.Шрифт.Цвят [/code]

• В нашия случай ще искаме да го зададем на произволно синьо, така че ще добавим следния фрагмент към нашия Записан макрос:

[код] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• Ето как трябва да изглежда вашият VBA код:

• Във VBA Editor натиснете File и след това Save .
• Върнете се към документа си, стартирайте своя макрос върху параграф и наблюдавайте промяната на цвета на шрифта.

• Voi'la!

Полезен пример за Word Macro, който можете да напишете

След публикуването на този урок много читатели поискаха по-задълбочени примери за Word макроси. Този списък обхваща най-разпространените задачи, които можете да автоматизирате с помощта на Visual Basic в Word. Ето ни:

Създаване и запазване на нов документ

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Забележка: Когато създавате нови документи, можете да посочите шаблона (.dotm/.dotx файлове), който искате да използвате. Шаблоните обикновено се съхраняват на адрес: C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Отворете документ на Word с VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Затваряне на един/всички отворени документи

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Запазване на Word като PDF

Ето как лесно да автоматизирате записването на документи на Word като PDF файлове.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Вмъкване на горен и долен колонтитул

Този код задава горния и долния колонтитул на първата страница на вашия документ на Word.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Допълнителни идеи за Word Macro

Ето още няколко идеи, които ще публикуваме в бъдеще.

1. Намерете и заменете (метод на изпълнение)
2. Вмъкване на абзац (преди и след избор)
3. Печат на документи програмно
4. Работа с таблици

Това завършва нашия урок за днес. Както току-що видяхте, има много какво да се направи с записа на макроси на Word и макроси VBA в Word. В случай, че търсите по-конкретна помощ, която излиза извън обхвата на този урок, моля свържете се с нас чрез нашата форма за контакт .