Как да импортирам данни от Excel в база данни на Access?

Приложимо за: Office 2019/2016/365

Ето един въпрос от Майк:

„Знам как да създавам формуляри на Access и да улавям въведените от потребителя данни в таблица с база данни, но тъй като вече събрах начин за автоматично импортиране на данни от работна книга на Excel в таблица на база данни на Access“?

Добър въпрос, благодаря. Да, можете автоматично да импортирате данни от работен лист на Excel в нови и съществуващи таблици на Access, така че по-късно да можете да изпълнявате заявки и анализи на данни спрямо този набор от данни. Прочетете стъпка по стъпка инструкциите за събиране на данни от Excel.

Създайте таблица на Access от Excel

Важна забележка: Преди да се опитате да импортирате съдържанието на файла на Excel, уверете се, че файлът, който ще импортирате, съдържа данни в табличен вид с правилни и описателни заглавия. Също така може да е добра идея да се уверите, че вашата електронна таблица не съдържа дублирани редове.

• Отворете Microsoft Access .
• Когато бъдете подканени, изберете съществуваща база данни или създайте празна база данни.
• В Access 2016 продължете и натиснете раздела Външни данни в лентата.
• След това от групата за импортиране и връзки натиснете бутона Excel  .

• Като алтернатива, ако използвате Access 2019, натиснете Нов източник на данни>>От файл и изберете Excel
• След това продължете и натиснете Преглед , за да изберете файла на Excel, който ще бъде импортиран в таблицата.

• Прегледайте вашия компютър или споделено местоположение, за да намерите вашата електронна таблица в Excel.
• След като сте готови, натиснете Open.
• След това трябва да посочите как искате да съхранявате данните на Excel във вашата база данни на Access.
• В този случай искаме да продължим и да създадем таблица и след това да вмъкнем импортираните данни от Excel в нея. Следователно ще изберем импортиране на изходните данни в нова таблица в текущата база данни и ще щракнем върху OK .

• Ако вашата електронна таблица в Excel има заглавия на колони, не забравяйте да поставите отметка в квадратчето Първият ред съдържа... ; след това натиснете Напред .

• След това изберете всяка колона, за да промените името на полето и типа данни, ако е необходимо.
• Натиснете Напред .

• Сега изберете дали имаме нужда от опция за първичен ключ във вашата таблица.
• Поставете отметка върху Разрешаване на достъп, добавяне на първичен ключ , за да направите достъп за добавяне на колона, използвайте го като първичен ключ или изберете изберете моя собствен първичен ключ и добавете колоната с първичен ключ.
• Ако не се нуждаем от първичен ключ, отметнете Без първичен ключ .

• Последната ви стъпка ще бъде да дефинирате смислено име за новосъздадената таблица.
• Като незадължителна стъпка може да искате да изпълните бърз анализ, за ​​да оптимизирате вашата таблица. Инструментът за анализ ви позволява да идентифицирате дубликати, да компактирате таблицата за по-добра производителност и т.н. Ако е така, продължете и проверете  Искам да анализирам таблицата си след импортиране на данните и щракнете върху Готово .

Забележка: Досега научихме как да въвеждаме данни от Excel в Access. Може да се интересувате и от експортирането на вашите данни от Access в Excel .

Импортирайте Excel за достъп до съществуващи таблици

Понякога може да се наложи да добавите данни, които се съхраняват в Excel (като XLS или CSV файлов формат) в съществуваща таблица на база данни на Access.

• Ако трябва да вмъкнем данните от електронната таблица на Excel в базата данни, която е създадена от нас преди, отметнете Добавяне на копие на записите в таблицата .
• Натиснете Напред.

• Не забравяйте, че имената на колоните на таблицата трябва да са същите като имената на колоните в листа на Excel , който ще бъде импортиран.

• Натиснете Finish .

Дано помогне. Това беше просто урок за импортиране на данни за начинаещи. Читателите, които търсят конкретни въпроси или решения, се съветват да направят запитване чрез страницата за контакти.