Ndonjëherë, shkrimi i një formule Excel për të kryer një llogaritje Excel është i vështirë ose i gjatë. Një funksion Excel i referohet një llogaritjeje të caktuar matematikore. Funksionet e Excel mund të shkurtojnë shumë sasinë e shtypjes që duhet të bëni për të krijuar një rezultat të veçantë.
Për shembull, supozoni se dëshironi të përmblidhni vlerat në qelizat A1 deri në A10. Për ta shprehur atë si një formulë, duhet të shkruani çdo referencë qelize individualisht: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
Për shembull, në vend të përdorimit të formulës së mëparshme, mund të përmbledhësh duke përdorur funksionin Excel SUM: =SUM(A1:A10)
Me një funksion Excel, ju mund të përfaqësoni një diapazon me referencën e qelizës së këndit të sipërm majtas, një dy pika dhe referencën e qelizave në këndin e poshtëm djathtas. Në rastin e A1:A10, ka vetëm një kolonë, kështu që sipër majtas është A1 dhe djathtas poshtë është A10.
Çdo funksion Excel ka një ose më shumë argumente. Një argument është një vendmbajtës për një numër, varg teksti ose referencë qelize. Për shembull, funksioni SUM kërkon të paktën një argument: një varg qelizash. Pra, në shembullin e mëparshëm, A1: A10 është argumenti. Argumentet për një funksion janë të mbyllura në një grup kllapash.
Çdo funksion Excel ka rregullat e veta për sa argumente të kërkuara dhe opsionale ka dhe çfarë përfaqësojnë ato. Ju nuk keni nevojë të mësoni përmendësh sekuencën e argumenteve (sintaksën) për çdo funksion; Excel ju kërkon për to. Ai madje mund të sugjerojë një funksion për t'u përdorur për një situatë të caktuar nëse nuk jeni të sigurt se çfarë ju nevojitet.
Për të gjetur një funksion dhe për të marrë ndihmë me sintaksën e tij, ndiqni këto hapa:
1 Klikoni në qelizën ku dëshironi të futni funksionin. Zgjidhni Formulat → Futni Funksionin.
Hapet kutia e dialogut Insert Function.

2 Gjeni funksionin që dëshironi të futni.
Nëse nuk e dini se çfarë funksioni dëshironi, shkruani disa fjalë kyçe (në fushën e kërkimit për një funksion) që përfaqësojnë atë që dëshironi të bëni. Për shembull, nëse doni të gjeni vlerën minimale në një varg qelizash, mund të shkruani Find the minimal value. Pastaj klikoni Shko për të parë një listë funksionesh që mund të jenë ato që dëshironi. Klikoni çdo funksion në listë dhe lexoni përshkrimin e tij që shfaqet.

3Kur të gjeni funksionin që dëshironi, klikoni OK.
Kutia e dialogut Argumentet e Funksionit.
4 Plotësoni argumentet në fushën e dhënë.
Argumentet do të jenë të ndryshme në varësi të funksionit që zgjidhni. Mund të plotësoni argumentet duke shtypur një numër ose një referencë qelize (ose varg) direkt në kuti. Ose mund të klikoni butonin Përzgjedhës në të djathtë të kutisë së tekstit, e cila mbulon kutinë e dialogut përkohësisht. Zgjidhni qelizën ose diapazonin në fletën e punës dhe më pas shtypni Enter për t'u kthyer në kutinë e dialogut.

5 Klikoni OK.
Pasi të ndiheni rehat me një funksion të caktuar, mund të preferoni ta shkruani atë drejtpërdrejt në qelizë në vend që të kaloni nëpër kutinë e dialogut Fut funksionin. Ndërsa shkruani, Excel ju ndihmon duke ofruar kërkesa për argumentet në një ScreenTip.