Shtimi i kontakteve të reja në akt! 2005

Në nivelin më të thjeshtë, qëllimi kryesor i ACT! është të shërbejë si një vend për të ruajtur të gjitha kontaktet me të cilat ndërveproni në baza ditore. Ju mund të shtoni dhe modifikoni të gjitha kontaktet tuaja nga dritarja Detajet e Kontaktit sepse përmban të gjithë informacionin që i përket një regjistrimi të veçantë dhe ju lejon të shihni të gjitha fushat e kontaktit tuaj.

Ju ndoshta keni shumë kontakte që jeni gati t'i futni në bazën e të dhënave, kështu që hidhuni menjëherë dhe ndiqni këto hapa:

Nëse nuk jeni tashmë në dritaren e Detajeve të Kontaktit, shkoni atje duke klikuar ikonën e Kontakteve në ACT! Shiriti i navigimit.

Në dritaren Detajet e Kontaktit, zgjidhni një nga tre mënyrat për të shtuar një kontakt të ri në bazën e të dhënave tuaja:

• Zgjidhni Kontakt → Kontakt i ri.

• Klikoni ikonën e Kontaktit të Ri në shiritin e veglave.

• Shtypni butonin Insert në tastierë.

Nisja e ndonjë prej komandave të mëparshme rezulton në një rekord kontakti bosh. Tani jeni gati për të futur informacionin e kontaktit të ri.

Filloni të futni informacionin duke klikuar në fushën Kompania dhe duke shtypur emrin e kompanisë së kontaktit.

VEPRO! nuk bën dallim midis kontakteve aktuale dhe kontakteve bosh. Dështimi për të futur informacione ose shtypja e përsëritur e butonit Fut rezulton në regjistrime të shumta kontakti bosh, të cilat nuk janë të dobishme dhe shërbejnë vetëm për të bllokuar bazën e të dhënave. Pra, edhe pse jeni të lirë të lini ndonjë nga ACT! fushat bosh, ju duhet të shkruani diçka, kështu që filloni me emrin e kompanisë.

Mund të ktheheni gjithmonë te një regjistrim më vonë dhe të shtoni, ndryshoni ose fshini çdo informacion në çdo fushë.

Klikoni në fushën tjetër ku dëshironi të futni informacionin dhe filloni të shkruani.

Mund të përdorni gjithashtu tastin Tab për të kaluar në fushën tjetër. Nëse e shtypni pa dashje tastin Tab një herë shumë shpesh, mund të zbuloni se keni avancuar një shumë fusha dhe keni përfunduar në fushën e gabuar. Por mos u shqetësoni: Shtypni dhe mbani shtypur tastin Shift dhe më pas shtypni Tab për të lëvizur kursorin në drejtim të kundërt.

Vazhdoni të plotësoni fushat.

VEPRO! vjen me afërsisht 50 fusha të para-programuara që pasqyrojnë nevojat e shumicës së përdoruesve. Shumë nga fushat janë mjaft vetë-shpjeguese (dhe pasqyrojnë llojin e informacionit që ndoshta prisni të gjeni në çdo libër adresash): emri i kontaktit, emri i kompanisë, telefoni, qyteti, shteti dhe kodi postar. Këto janë të vendosura në mënyrë të përshtatshme në gjysmën e sipërme të dritares së Detajeve të Kontaktit. Disa nga fushat janë pak më pak të dukshme:

• Adresa: Nëse supozoni se tre fushat ACT! parashikon që adresa ka për qëllim të ruajë tre adresa alternative, e keni gabim! Fushat e dytë dhe të tretë të adresës janë të destinuara për adresa vërtet të gjata. Kjo fushë është një vend i mirë për të përfshirë një emër ndërtese nëse është pjesë përbërëse e adresës.

• Etiketat e stilit 5160, të përdorura gjerësisht për postime masive, zakonisht shtypin katër rreshta informacioni: kompania, kontakti, adresa e rrugës dhe kodi i qytetit/shtetit/zip (të gjitha në rreshtin e katërt). Nëse keni nevojë të përdorni fushat e adresës së dytë dhe të tretë, ju nevojiten etiketa më të mëdha.

• ID/Statusi: Fusha ID/Status është në thelb fusha e kategorisë dhe arkivon secilin prej kontakteve tuaja në kategori. Duke përdorur fushën ID/Status, nuk keni nevojë të konfiguroni manualisht një shumëllojshmëri bazash të dhënash: një për miqtë tuaj, një për klientët tuaj, një për shitësit tuaj, e kështu me radhë. Fusha ID/Status vjen e paravendosur me disa nga kategoritë më të përdorura, duke përfshirë miqtë, klientët, shitësit dhe konkurrentët, gjë që e bën të lehtë kërkimin për secilën nga këto kategori menjëherë.

• Përshëndetje: Kjo fushë i referohet emrit që vjen pas fjalës Dear në një shkronjë, e cila përdoret në shabllonet tuaja të shkronjave. Si parazgjedhje, ACT!, duke qenë tip miqësor, përdor emrin e parë. Mos ngurroni ta ndryshoni përshëndetjen në një më formale.

• Nëse preferoni të përdorni përshëndetjen më formale si cilësimin e paracaktuar, zgjidhni Mjetet → Preferencat dhe klikoni butonin Parapëlqimet e Përshëndetjes që ndodhet në skedën e Përgjithshme.

• Referuar nga: Kjo fushë është një nga ato më të anashkaluara në bazën e të dhënave. Informacioni i futur në këtë fushë përdoret në raportin Burimi i Referimeve; dështimi për të futur informacionin Referuar By e bën raportin të padobishëm. Pra, çfarë është puna e madhe? Supozoni se po paguani për reklama në dy gazeta - a nuk do të ishte mirë të dije se cila prej tyre tërhoqi më shumë perspektivë? Nëse jeni duke marrë pjesë në ekspozita tregtare ose duke kushtuar shumë kohë dhe përpjekje në faqen tuaj të internetit, a nuk do të dëshironit të dini nëse përpjekjet tuaja kanë rezultuar në ndonjë biznes të ri? Dhe, nëse një klient ekzistues po ju dërgon shumë klientë të rinj, a nuk do të ishte e këndshme ta nderosh atë me një proshutë të këndshme për Krishtlindje në vend të tortës së zakonshme me fruta?

• Përdoruesi: Vini re se disa fusha të Përdoruesit janë në gjysmën e poshtme të dritares së Detajeve të Kontaktit. Këto fusha përmbajnë informacione që janë specifike për biznesin tuaj.

• Lërini bosh këto fusha të veçanta derisa t'i riemërtoni ato. Nëse nuk e bëni këtë, mund të përfundoni me lloje të ndryshme të dhënash të futura në një fushë.

  Mund të ktheheni gjithmonë prapa dhe të shtoni, ndryshoni ose fshini të dhënat e fushës në çdo kohë!

Mos u shqetësoni kur VEPRONI! formaton automatikisht disa nga të dhënat tuaja në terren kur futni informacion.

Shtoni të dhënat tuaja sa më uniforme që të jetë e mundur.

Nëse është e nevojshme, shtoni shumë hyrje në një fushë.

Në përgjithësi, kufizimi i vetes në një artikull për fushë është praktika më e mirë. Herë pas here, megjithatë, gjen një situatë në të cilën një kontakt ndahet në dy kategori. Për shembull, JoAnne Chamar mund të jetë edhe shoqe edhe kliente. Në këtë situatë, mund të përdorni listën rënëse për të futur më shumë se një artikull në një fushë.

Për të zgjedhur disa kritere që do të përfshihen në një fushë të vetme, ndiqni këto hapa:

• a. Vendoseni kursorin në fushë.

• b. Kontrolloni zgjedhjet tuaja të dëshiruara.

• c. Klikoni shënimet e dëshiruara nga kutia e dialogut Edit List Values.

• d. Klikoni kudo jashtë kutisë së dialogut për ta mbyllur atë.

  Regjistrimet e ndryshme shfaqen në fushë, të ndara me presje.

Kur plotësoni informacionin për çdo kontakt të ri, mos harroni të klikoni skedat e ndryshme në fund të paraqitjes tuaj.

Ju gjeni fusha shtesë që përgjojnë në këto skeda. Skeda Adresa e shtëpisë është vendi ku regjistroni informacionin personal rreth një kontakti. Ju mund të keni disa skeda të tjera nga të cilat mund të zgjidhni gjithashtu.

Paraqitjet e ndryshme shfaqin skeda të ndryshme. Nëse ndryshoni paraqitjen tuaj aktuale, me siguri po shikoni një grup të ndryshëm skedash.

Nëse harroni të klikoni ato skeda përgjatë fundit të dritares së Detajeve të Kontaktit, thjesht mund të anashkaloni disa nga fushat që ju nevojiten për të plotësuar informacione të rëndësishme. Pra, sigurohuni që të klikoni ato skeda!

Ruani informacionin e ri të kontaktit.

Teorikisht, nuk keni nevojë të ruani informacione të reja kontakti; ruhet nëse bëni ndonjë nga sa vijon:

• Ekzekutoni çdo AKT tjetër! komandë, e cila përfshin çdo gjë, nga shtimi i një shënimi ose mundësie shitjesh deri te caktimi i një takimi.

• Kaloni në një tjetër rekord në bazën e të dhënave.

• Klikoni butonin Ruaj (e përfaqësuar nga ikona e vogël e disketës në shiritin e veglave).

• Shtypni Ctrl+S.