Kryerja e një raporti në ACT! 2005

Hapat e mëposhtëm vlejnë për të gjithë ACT! raportet. Kutia e dialogut është e njëjtë për të gjitha raportet. Sidoqoftë, në varësi të raportit që po ekzekutoni, disa nga opsionet mund të mos jenë të disponueshme dhe kështu të duken të thinjura.

Për të drejtuar një ACT! raportoni, thjesht ndiqni këto hapa:

1. Kryeni një kërkim ose shfaqni regjistrimin ose regjistrimet e kontaktit që dëshironi të përfshini në raport.

Të gjitha rrugët në ACT! drejtoni - ose të paktën kaloni - kërkimin. Përpara se të ekzekutoni një raport, vendosni të dhënat e kontaktit ose grupit që dëshironi të përfshini në raportin tuaj. Për shembull, mund të ekzekutoni një raport përmbledhës të historisë për një kontakt të vetëm ose një raport kontakti për të gjitha kontaktet në një shtet ose rajon. Mund të përfshini të dhëna nga kontakti aktual ose regjistrimi i grupit, kontakti aktual ose kërkimi i grupit ose nga të gjitha kontaktet ose grupet.

2. Renditni kontaktet përpara se të ekzekutoni raportin nëse dëshironi që kontaktet në raport të shfaqen në një rend të caktuar.

Dëshironi që kontaktet të shfaqen në mënyrë alfabetike sipas emrit të kompanisë ose mbiemrit? Nëse keni kontakte të shumta me mbiemrin Smith, a dëshironi t'i renditni ato sipas kompanisë apo shtetit? Ju duhet t'i merrni këto vendime përpara se të ekzekutoni një ACT! raporti.

Renditni kontaktet tuaja në një nga dy mënyrat: Renditni deri në tre kritere duke zgjedhur Edit –> Renditni, ose renditni kontaktin tuaj sipas një kriteri duke klikuar titullin e duhur të kontaktit në listën e kontakteve.

3. Zgjidhni menynë Raporte dhe më pas zgjidhni emrin e raportit që dëshironi të ekzekutoni. (Për të ekzekutuar një raport që nuk shfaqet në meny, zgjidhni Raportet –> Raportet e tjera të kontaktit dhe zgjidhni raportin e duhur.)

Hapet kutia e dialogut Define Filters. Skeda e Përgjithshme është identike për çdo ACT! raportet që krijoni.

4. Në listën rënëse Dërgo raportin e daljes te, zgjidhni një rezultat për raportin:

• Paraafishimi: Zgjidhni opsionin Preview nëse jeni fare në mëdyshje për aftësitë tuaja të raportimit. Një pamje paraprake e raportit shfaqet në ekran. Pas shikimit paraprak të raportit, printojeni ose ekzekutojeni sërish nëse nuk duket saktësisht ashtu siç keni menduar të dukej.

• Rich-Text File: Ruan raportin si një skedar RTF, të cilin mund ta hapni në Word.

• Skedari HTML: Ruan raportin si skedar HTML. Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të përdorni raportin në faqen tuaj të internetit.

• Skedari PDF: Ruan raportin si skedar PDF që mund të lexohet në Adobe reader.

• Skedari i tekstit: Ruan raportin si skedar TXT, të cilin mund ta lexoni me një shumëllojshmëri të gjerë softuerësh, duke përfshirë Excel.

• Printeri: Nëse jeni plotësisht të sigurt se raporti juaj do të printohet saktë herën e parë, përpiquni! Ky opsion e dërgon raportin drejtpërdrejt në printerin tuaj të paracaktuar.

• E-mail: Dërgon raportin e ruajtur si bashkëngjitje në një mesazh e-mail. Shtojca ka një shtrirje .rpt dhe mund të lexohet vetëm nga marrësit që kanë ACT! instaluar në kompjuterët e tyre.

5. Në zonën Krijo raport për, specifikoni kontaktet që do të përfshihen në raport.

Zgjedhjet janë vetë-shpjeguese. Ju ose do të ekzekutoni raportin për kontaktin aktual, kërkimin aktual ose të gjitha kontaktet.

Nëse i keni renditur kontaktet, zgjidhni butonin e radios "Kërkimi aktual", edhe nëse dëshironi të përfshini të gjitha kontaktet në bazën e të dhënave. Nëse nuk e zgjidhni këtë opsion, kontaktet në raport nuk shfaqen sipas renditjes që keni specifikuar.

6. Zgjidhni kutinë e zgjedhjes Përjashtoni 'Regjistrimi im' për të përjashtuar informacionin nga Regjistrimi im në raport.

Ky opsion nuk është i disponueshëm për të gjitha raportet.

7. Në zonën Use Data Managed By, zgjidhni Menaxherin e Regjistrimit të kontakteve që po përfshini në raportin tuaj.

• Të gjithë përdoruesit: Përfshin të dhënat e kontakteve të menaxhuara nga të gjithë përdoruesit e bazës së të dhënave.

• Përdoruesit e përzgjedhur: Përfshin të dhënat e kontakteve të menaxhuara nga përdoruesit e përzgjedhur të bazës së të dhënave. Nëse jeni përdoruesi i vetëm i bazës së të dhënave, vetëm emri juaj shfaqet në listë.

8. Në skedat Aktivitetet, Shënimi dhe/ose Historia, bëni zgjedhjet e duhura.

• Në skedën Aktivitetet, zgjidhni llojin e aktiviteteve dhe gamën përkatëse të datave të aktiviteteve që do të përfshini në raportin tuaj.

• Në skedën Shënimi dhe Historia, zgjidhni llojin e historive dhe diapazonin përkatës të datave që po përfshini në raportin tuaj.

• Në zonën Përdorni të dhënat e menaxhuara sipas, zgjidhni përdoruesit, informacionet e të cilëve dëshironi të përfshini në raport.

9. Klikoni skedën Opportunity nëse jeni duke ekzekutuar një raport shitjesh.

• Në zonën e Mundësive të Shitjes, zgjidhni nëse dëshironi të përfshini mundësitë e shitjeve, shitjet e mbyllura/fituara dhe/ose shitjet e humbura në raportin tuaj.

• Në menynë rënëse Brenda intervalit të datave, specifikoni diapazonin e datave të Mundësive të Shitjes për t'u përfshirë në raport.

• Në zonën Përdorni të dhënat e menaxhuara sipas, zgjidhni të përfshini informacione nga të gjithë përdoruesit ose përdoruesit e zgjedhur të bazës së të dhënave tuaja.

10. Klikoni OK.

VEPRO! drejton raportin. Nëse nuk jeni të kënaqur me rezultatet, ekzekutoni të njëjtin raport për herë të dytë duke përdorur kritere të ndryshme ose provoni të ekzekutoni një raport tjetër.