Në këtë artikull, unë ju përcjell dhjetë këshilla dhe teknika të G Suite që mund të ndihmojnë punën nga shtëpia të punojë në mënyrë efektive nga shtëpia.
Ndërsa po e shkruaja këtë në pranverë dhe verë të 2020, e gjithë bota po ndalej virtualisht për të ndaluar - ose të paktën ngadalësuar - përhapjen e koronavirusit të ri që u shfaq në fund të vitit 2019. Fjalë për fjalë brenda natës, ato të ne që ishim mësuar t'i kalonim ditët e punës në zyra të zhurmshme të vendosura në rrokaqiejt e largëta, tani detyroheshim të qëndronim në shtëpi, të karantinuar nga kolegët dhe shefat tanë.
Të jesh në shtëpi do të thotë të shikosh Netflix gjithë ditën, apo jo? Mundësi e majme! Jo, puna jonë ende kërkonte të përfundonim, dhe ata kolegë dhe shefa ende kërkonin vëmendjen tonë. Të njëjtët drejtues që hodhën poshtë çdo thirrje për lejimin e punonjësve të punonin nga shtëpia në Para Kohës, këmbëngulën se tani të gjithë ishin punonjës të punës nga shtëpia .
Ah, por të punosh nga shtëpia nuk është aq e lehtë sa duket. Shqetësimet janë të shumta, puna nuk rezervohet më nga udhëtimet për në dhe nga zyra, dhe është thjesht më e vështirë për t'i kryer gjërat kur njerëzit me të cilët mbështeteni ose me të cilët bashkëpunoni janë të ngujuar në shtëpitë e tyre. Për fat të mirë, G Suite është këtu.
Vendosni orarin tuaj të punës
Një nga problemet më të mëdha me punën nga shtëpia është se pjesa e punës e ditës suaj nuk ka një fillim dhe fund të caktuar. Të paktën kur punoni në zyrë, udhëtimi i mëngjesit vepron si një kalim në ditën tuaj të punës dhe udhëtimi në shtëpi është një sinjal për mendjen dhe trupin tuaj se pjesa e punës e ditës ka përfunduar. (Po, e di që ditët tona moderne të punës janë me të vërtetë 24/7, por bëj humor këtu.) Në shtëpi, ku "udhëtimi" juaj është, në rastin më të mirë, një shëtitje nëpër korridor ose në një shkallë të lartë, ju nuk bëni merrni të njëjtën ndjenjë të ndarjes midis jetës suaj të punës dhe pjesës tjetër të jetës suaj.
Edhe më keq, kolegët dhe menaxherët tuaj gjithashtu kanë të njëjtën mungesë të kufijve të punës dhe jetës, kështu që ata përfundojnë duke ju dërguar kërkesa për takime dhe biseda që ndodhin pothuajse në çdo kohë të ditës apo natës. Është çmenduri!
Ju mund të luftoni kundër dhe të injektoni pak mendje të shëndoshë në jetën tuaj të punës nga shtëpia duke vendosur orarin tuaj të punës , të cilat janë ditët e javës që punoni dhe oraret në ato ditë që keni lënë mënjanë për punë. Çdo person që merr pjesë pa jetë personale që përpiqet t'ju ftojë në një takim në një kohë të çmendur të mëngjesit ose të mbrëmjes, njoftohet se ngjarja ndodh jashtë orarit tuaj të punës, siç tregohet.

Kalendari u bën të ditur njerëzve kur po përpiqen t'ju ftojnë në një ngjarje që ndodh jashtë orarit tuaj të punës.
Ju vendosni orët tuaja të punës duke përdorur aplikacionin "Kalendari":
Navigoni te calendar.google.com .
Zgjidhni menynë e cilësimeve → Cilësimet nga shiriti i menysë.
Në faqen e re që shfaqet, zgjidhni Orari i punës nga menyja e navigimit në të majtë.
Zgjidhni kutinë e kontrollit Aktivizo orët e punës.
Hiq zgjedhjen e ikonës për çdo ditë të javës që nuk punon.
Duke përdorur komandat për ditën e parë të javës suaj të punës, caktoni orarin e fillimit dhe të mbarimit të ditës tuaj të punës.
Zgjidhni Kopjo Koha për të Gjithë për të përdorur të njëjtat orë në secilën prej ditëve tuaja të tjera të punës. Nëse punoni orë të ndryshme çdo ditë, kaloni hapin 7 dhe caktoni orarin e fillimit dhe të mbarimit për çdo ditë pune.

Përcaktoni ditën tuaj të punës duke specifikuar orarin tuaj të punës.
Që anëtarët e ekipit tuaj të njoftohen kur përpiqen t'ju lidhin në një ngjarje që është jashtë orarit tuaj të punës, duhet të ndani kalendarin tuaj me ekipin.
Trego disponueshmërinë tënde
Vendosja e orëve standarde të punës, siç e përshkruaj në pjesën e mëparshme, është një fillim i mrekullueshëm për vendosjen e kufijve midis jetës suaj të punës dhe jetës suaj në shtëpi. Megjithatë, ndonjëherë ju duhet të dilni nga zyra e shtëpisë për disa orë apo edhe disa ditë. Në raste të tilla, ju duhet të njoftoni njerëzit që nuk jeni të disponueshëm. G Suite ofron dy metoda që mund të përdorni:
- Konfiguro një përgjigje për pushime në Gmail.
- Krijoni një "ngjarje" jashtë zyrës në Kalendar.
Kjo e fundit nga këto është një lloj i veçantë ngjarjesh që bllokon një pjesë të caktuar të kohës në një ose më shumë ditë. Kur dikush përpiqet t'ju ftojë në një takim ose në një ngjarje tjetër gjatë atyre orëve, "Kalendari" e refuzon automatikisht ftesën.
Për të planifikuar një ngjarje jashtë zyrës, Calendar ofron disa mënyra për të filluar:
- Për një ngjarje njëditore jashtë zyrës, lundroni te data, kaloni te pamja e ditës dhe më pas kliko brenda zonës së zonës kohore. Përndryshe, kaloni te pamja e muajit, lundroni te muaji i ngjarjes dhe më pas klikoni datën e ngjarjes.
- Për një ngjarje shumëditore "Out of Office", lundroni te datat, kaloni te "Pamja e javës" dhe më pas klikoni dhe zvarriteni përgjatë zonës së zonës kohore për çdo ditë të ngjarjes. Përndryshe, kaloni në pamjen mujore dhe më pas klikoni dhe zvarriteni çdo ditë të ngjarjes.
Kalendari krijon një ngjarje të re dhe ju ndiqni këto hapa për të përfunduar ngjarjen jashtë zyrës:
Zgjidhni skedën Jashtë zyrës. Kalendari kalon në ndërfaqen e treguar.
Përdorni skedën jashtë zyrës për të konfiguruar një ngjarje jashtë zyrës në "Kalendar".
Nëse oraret e fillimit dhe/ose të mbarimit jashtë zyrës janë të pasakta, klikoni çdo herë dhe më pas modifikoni atë në kohën e duhur ose zgjidhni kohën që dëshironi nga lista.
Nëse nuk dëshironi që Calendar t'i refuzojë ftesat për ju, çaktivizoni kutinë e zgjedhjes Refuzoni automatikisht takimet e reja dhe ekzistuese.
Nëse jeni tallur me hapin 3 (mirë për ju!), përdorni kutinë e tekstit Mesazhi për të specifikuar mesazhin që Calendar u dërgon organizatorëve të takimit.
Zgjidhni Ruaj. Nëse e keni lënë të zgjedhur kutinë e kontrollit "Refuzoni automatikisht takimet e reja dhe ekzistuese", "Kalendari" ju kërkon të konfirmoni se dëshironi që aplikacioni të refuzojë takimet në emrin tuaj.
Zgjidhni Ruaj & Refuzo. Kalendari shton ngjarjen jashtë zyrës në zonën e Ngjarjeve.
Thuaj chat të qetësohet për një kohë
Një nga sfidat unike të punës nga shtëpia është se shpesh ju duhet të kryeni detyra të tjera nëpër shtëpi gjatë orarit të punës: zbrazni lavastoviljen, mbushni lavastoviljen, vendosni një ngarkesë rrobash, depiloni qenin, etj.
Nëse bashkëpunëtorët tuaj janë një bandë llafazane, ndoshta nuk dëshironi që të vijnë një grusht njoftimesh bisedash ndërsa kujdeseni për shtëpinë. Për të heshtur njoftimet e bisedës për një kohë, ndiqni këto hapa:
Shkoni te chat.google.com për të hapur Chat.
Zgjidhni menunë Njoftimet, e cila shfaqet në të djathtë të logos së Chat. Chat shfaq listën e njoftimeve të heshtjes, siç tregohet.
Përdorni listën e njoftimeve të heshtjes për të specifikuar se sa kohë dëshironi të aktivizoni "Mos shqetëso".
Zgjidhni sasinë e kohës që dëshironi një heshtje të lumtur. Chat aktivizon "Mos shqetëso" për kohën që keni zgjedhur dhe ndryshon statusin tuaj nga "Aktiv" në "Mos shqetëso" (logoja e hënës), siç tregohet.

Pasi të çaktivizoni njoftimet, Chat ndryshon statusin tuaj në Mos shqetëso.
Vazhdoni komunikimin ballë për ballë
Kur jeni në shtëpi dhe të gjithë me të cilët merreni çdo ditë janë "atje" diku, mund të jetë e lehtë të biesh në grackën e përgjigjes ndaj kërkesave, pyetjeve dhe diskutimeve duke përdorur kanale komunikimi të bazuara në tekst, si e-mail, mesazhe. dhe chat. Këto metoda janë të përshtatshme dhe të shpejta, por ato vijnë me një dobësi të rëndësishme: kur nuk jeni në sy, jeni jashtë mendjes. Kjo do të thotë, komunikimi me kolegët vetëm përmes fjalës së shkruar mund të gërryejë shpejt marrëdhëniet tuaja dhe mund t'i bëjë të gjitha komunikimet tuaja të ndihen gjithnjë e më jopersonale dhe formale.
Si i parandaloni që marrëdhëniet tuaja të punës të shkojnë në jug në këtë mënyrë? Lehtë: Lidhu me video sa më shpesh që të mundesh (ose aq shpesh sa të ndihesh rehat). Nuk ka asnjë zëvendësim për bisedën ballë për ballë si një mënyrë për të qëndruar në heshtje, për të mbajtur marrëdhënie miqësore dhe të përzemërta dhe për t'u përgjigjur me empati (sepse mund të lexoni shprehjet e fytyrës dhe të dëgjoni tonin e zërit).
Për fat të mirë, G Suite e bën mbledhjen e videove pa mend, falë konfigurimeve të thjeshta të takimeve me video të Google Meet.
Dini cilat mjete komunikimi të përdorni
G Suite ju ofron shumë mënyra për të kontaktuar kolegët tuaj, por jo çdo mjet komunikimi është i përshtatshëm për çdo detyrë. Në fund të fundit, nuk do të përdornit një çekiç për të qëruar një portokall. (Të paktën, unë mendoj se ju nuk do ta bënit.)
Këtu janë aplikacionet kryesore të komunikimit të G Suite, së bashku me disa sugjerime se kur është e përshtatshme të përdoret secili prej tyre:
- Biseda: E dobishme për biseda të shkurtra, përditësime të ndjeshme ndaj kohës, mesazhe urgjente dhe reagime të shpejta.
- Thirrje video: E dobishme për biseda që përbëhen nga tema të ndjeshme, kritika konstruktive ose çdo çështje tjetër ku shprehjet e fytyrës janë të rëndësishme.
- Grupet: E dobishme për shumicën e komunikimeve të përditshme, seancat pyetje-përgjigje, përditësimet e statusit, etj.
- Meet: E dobishme për diskutime më të gjata, grupe më të mëdha ose takime ad hoc për të diskutuar çështje shumë komplekse për postimet e Grupeve.
- Gmail: I dobishëm për mesazhe dhe përgjigje më të gjata, më të menduara dhe më pak të ndjeshme ndaj kohës.
Shtoni zonat kohore në kalendarin tuaj
Nëse keni kolegë, klientë ose furnitorë që punojnë në një zonë kohore të ndryshme, shpesh është e rëndësishme të dini orën e saktë në atë zonë. Për shembull, ndoshta nuk do të keni shumë fat të telefononi dikë në punë në orën 9 të mëngjesit, nëse ai person jeton në një zonë kohore që është tre orë pas jush. Në mënyrë të ngjashme, nëse e dini se një koleg biznesi largohet nga puna në orën 17:00 dhe ai person punon në një zonë kohore që është shtatë orë përpara jush, ju e dini se çdo telefonatë që i bëni atij personi duhet të ndodhë përpara orës 10:00.
Nëse duhet të jeni të sigurt për orën aktuale në një zonë tjetër kohore, mund ta personalizoni ekranin e Kalendarit për të shfaqur jo vetëm kohën tuaj aktuale, por edhe një ose më shumë orë botërore , secila prej të cilave shfaq kohën aktuale në një zonë tjetër kohore. Ndiqni këto hapa për të shtuar një ose më shumë orë botërore në Kalendar:
Vendosni shfletuesin tuaj të internetit për të shfaqur calendar.google.com .
Zgjidhni menynë e cilësimeve → Cilësimet.
Në seksionin Ora Botërore, zgjidhni kutinë e kontrollit Trego Orën Botërore.
Klikoni butonin Shto Zonën Kohore. Kalendari shton një listë të Zonës Kohore.
Përdorni listën e Zonës kohore për të zgjedhur një zonë kohore që dëshironi të shfaqni në orën tuaj botërore.
Për të shtuar më shumë orë botërore, përsëritni hapat 4 dhe 5 sipas nevojës. Kalendari ruan automatikisht cilësimet tuaja.
Figura e mëposhtme tregon Kalendarin me disa orë botërore në lëvizje.

Kalendari, duke tundur disa orë botërore.
Njohja e kohës aktuale diku tjetër është e mrekullueshme, por nuk është një ndihmë e madhe kur bëhet fjalë për organizimin e ngjarjeve dhe takimeve. Për fat të mirë, Calendar mund të ndihmojë duke shfaqur një zonë të dytë kohore në pamjen e ditës dhe pamjen e javës. Ja se si ta konfiguroni këtë:
Kërkojini shfletuesit tuaj të internetit që të ju çojë te calendar.google.com .
Zgjidhni menynë e cilësimeve → Cilësimet.
Në seksionin Zona kohore, zgjidhni kutinë e kontrollit të "Shfaqja e zonës së dytë kohore".
Përdorni kutinë e tekstit "Etiketa" në të djathtë të listës Primare të Zonës kohore për të futur një emër të shkurtër për zonën tuaj kryesore kohore. Ndërsa jeni në të, kontrolloni dy herë që lista Primare e Zonës Orare të jetë vendosur në zonën tuaj kohore.
Përdorni listën dytësore të zonës kohore për të zgjedhur zonën tjetër kohore që dëshironi të shfaqni.
Përdorni kutinë e tekstit "Etiketa" në të djathtë të listës së zonës kohore sekondare për të futur një emër të shkurtër për zonën e dytë kohore.
Figura e mëposhtme tregon seksionin Zona kohore me një zonë kohore dytësore të konfiguruar dhe gati për t'u nisur.

Cilësimet e zonës kohore të kalendarit me një zonë dytësore kohore të shtuar.
Figura e mëposhtme tregon se si shfaqen dy zonat kohore në Kalendar (në këtë rast në pamjen e javës). Kalendari ruan automatikisht cilësimet tuaja.

Si shfaqen dy zonat kohore në pamjen e javës.
Konfiguro kalendarin për takime të shpejta
Problemi më i madh me punën nga shtëpia nuk është vetëm se keni shumë kapele për të veshur – përveç kapelës së punës, mund të keni edhe një kapelë bashkëshorti, një kapelë prindi, një kapelë kuzhine, një kapelë për nxjerrjen e mbeturinave dhe shumë të tjera - por shpesh ju duhet të kaloni nga një kapele në tjetrën gjatë gjithë ditës. Kjo është jeta në qytetin e madh, por mund t'i jepni vetes pak më shumë kohë për të ndryshuar kapelet duke konfiguruar "Kalendarin" që të planifikojë takime pak më të shkurtra si parazgjedhje. Duke përdorur cilësimet e Takimeve të shpejta, Calendar planifikon automatikisht takimet si më poshtë:
- Kur krijoni një takim 30-minutësh, Calendar planifikon takimin për vetëm 25 minuta. Për shembull, nëse krijoni një takim "30-minutësh" për të filluar në orën 15:00, Calendar planifikon që takimi të përfundojë në orën 15:25.
- Kur krijoni një takim më të gjatë se 30 minuta, " Kalendari" cakton kohën e përfundimit për 10 minuta më pak se ajo që keni zgjedhur. (Për shembull, nëse zgjidhni një takim 60-minutësh, Calendar e planifikon atë për vetëm 50 minuta.)
Unë ju pyes: kujt nuk i pëlqejnë takimet më të shkurtra? Nëse ju pëlqen tingulli i gjithë kësaj, ndiqni këto hapa për të konfiguruar Kalendarin që të planifikojë automatikisht takime më të shkurtra:
Bëni shfletuesin tuaj të internetit të shkojë te calendar.google.com .
Zgjidhni menynë e cilësimeve → Cilësimet.
Në seksionin Cilësimet e ngjarjeve, zgjidhni kutinë e kontrollit të Takimeve të shpejta. Calendar ruan automatikisht cilësimin e ri.
Lexoni email nga një llogari tjetër
Kur jeni duke punuar nga shtëpia, mund t'ju duhet të monitoroni mesazhet e emailit nga një ose më shumë llogari përveç llogarisë tuaj Gmail. Normalisht, monitorimi i një llogarie tjetër emaili do të thotë konfigurim i një klienti email ose akses në një faqe interneti ku është konfiguruar ajo llogari. Megjithatë, ju mund të shmangni gjithë atë sherr duke konfiguruar Gmail për të kontrolluar mesazhet nga ajo llogari. Nëse Gmail gjen ndonjë mesazh në serverin tjetër, i importon ato në kutinë tuaj hyrëse të Gmail për lexim të qetë.
Për të konfiguruar Gmail për të kontrolluar postën nga një llogari tjetër, këtu është një përmbledhje e informacionit që duhet të keni në majë të gishtave:
- Adresa e emailit të llogarisë.
- Emri i përdoruesit dhe fjalëkalimi për llogarinë e emailit. (Vini re se në shumicën e rasteve emri i përdoruesit është adresa e emailit të llogarisë.)
- Adresa e përdorur nga serveri i postës hyrëse i ofruesit të emailit. Kjo adresë shpesh merr formën e postës. ofruesi .com ose pop. provider .com, ku ofruesi është emri i ofruesit të emailit. Gmail e quan këtë adresë server POP, ku POP është shkurtim i Protokollit të Postës.
Një server i postës është një kompjuter që ISP-ja juaj e përdor për të ruajtur dhe dërguar mesazhet tuaja të postës elektronike.
- Nëse ofruesi juaj i emailit kërkon një lidhje të sigurt për të kontrolluar dhe marrë postën. Lidhjet e sigurta trajtohen nëpërmjet një protokolli të quajtur Secure Sockets Layer (SSL).
- Nëse ofruesi i emailit kërkon që ju të përdorni një numër porti të veçantë për postën në hyrje. Ju mund të mendoni për një port si një kanal komunikimi dhe Gmail dhe ofruesi juaj duhet të jenë të sintonizuar në të njëjtin kanal që gjërat të funksionojnë. Nëse nuk keni ndonjë informacion për këtë, ofruesi juaj ndoshta përdor numrin standard të portit: 110 nëse nuk përdorni SSL; 995 nëse përdorni SSL.
Me gjithë atë informacion në majë të gishtave, ndiqni këto hapa për të shtuar llogarinë tjetër në Gmail:
Shkoni te mail.google.com .
Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap cilësimet e tij.
Zgjidhni skedën Llogaritë.
Në seksionin Kontrolloni emailin nga llogari të tjera, zgjidhni Shto një llogari të postës elektronike. Gmail hap dritaren Shto një llogari emaili.
Fusni adresën e llogarisë në kutinë e tekstit Adresa e Email-it dhe më pas klikoni Next. Gmail ju kërkon të vendosni cilësimet për llogarinë. Vini re se Gmail bën disa supozime për informacionin, shumica e të cilave duhet të jenë të sakta ose afër tij.
Në kutinë e tekstit Emri i përdoruesit, futni emrin e përdoruesit të llogarisë (zakonisht, adresën e emailit).
Në kutinë e tekstit Fjalëkalimi, futni fjalëkalimin e llogarisë.
Në kutinë e tekstit Pop Server, vendosni adresën e serverit që ofruesi juaj përdor për postën hyrëse.
Në listën Port, zgjidhni numrin e portit që përdor ofruesi juaj për postën hyrëse. Përsëri, ky është 110 nëse ofruesi juaj nuk kërkon SSL (shih Hapin 11 në këtë listë); nëse ofruesi juaj dëshiron që ju të përdorni SSL, zgjidhni 995 në listën Port.
Nëse dëshironi që Gmail të lërë një kopje të çdo mesazhi të importuar në serverin origjinal, zgjidhni kutinë e kontrollit Lini një kopje të mesazhit të marrë në server. Nëse ende dëshironi të aksesoni mesazhet e llogarisë duke përdorur një klient tjetër email, zgjedhja e kutisë së kontrollit Lini një kopje të mesazhit të marrë në server është një ide e mirë. Nëse do t'i qaseni mesazheve vetëm në Gmail, lini kutinë e zgjedhjes të çzgjedhur në mënyrë që pasi Gmail të marrë mesazhet tuaja, t'i fshijë mesazhet nga serveri origjinal.
Nëse ofruesi juaj i emailit kërkon që lidhjet e postës hyrëse të jenë të sigurta, zgjidhni kutinë e zgjedhjes Përdor gjithmonë një lidhje të sigurt (SSL) kur merr postë.
Është një ide e mirë të etiketoni mesazhet e llogarisë në një farë mënyre, kështu që zgjidhni kutinë e zgjedhjes Etiketa mesazhet hyrëse. Si parazgjedhje, Gmail etiketon mesazhet duke përdorur adresën e emailit të llogarisë. Nëse preferoni të përdorni një etiketë tjetër, përdorni listën rënëse për të zgjedhur Etiketë e re, futni etiketën në kutinë e dialogut që shfaqet dhe më pas klikoni OK.
Nëse dëshironi që Gmail të anashkalojë kutinë hyrëse dhe t'i dërgojë mesazhet hyrëse të llogarisë direkt në etiketën që specifikuat në Hapin 12 (ose te etiketa Të gjitha Mail, nëse keni kapërcyer hapin 12), zgjidhni kutinë e zgjedhjes Arkivi i mesazheve hyrëse. Figura tregon një version të plotësuar të dritares "Shto një llogari të postës elektronike".
Për të importuar mesazhe hyrëse nga një llogari tjetër, plotësoni cilësimet në dritaren "Shto një llogari emaili".
Klikoni butonin Shto llogari. Gmail shton llogarinë dhe më pas pyet nëse dëshironi të jeni në gjendje të dërgoni email nga llogaria. Mjerisht, ky funksionalitet nuk ofrohet përmes llogarive të punës në G Suite.
Klikoni butonin e radios Jo dhe më pas klikoni Next. Gmail tani kontrollon rregullisht llogarinë tuaj për mesazhe.
Trajtoni dokumentet e Microsoft Office
Meqenëse je një përdorues i plotë i G Suite, ka shumë mundësi që organizata jote të ketë vendosur të bashkohet me aplikacionet "Dokumentet", "Fletët" dhe "Slides" për produktivitetin. Kjo e bën më të lehtë shkëmbimin e skedarëve me kolegët tuaj, por kur jeni duke punuar nga shtëpia, mund t'ju duhet të merreni me njerëz që nuk kanë shkuar në Google dhe ende përdorin fuqitë e produktivitetit të Microsoft Office: Word, Excel dhe PowerPoint. Për fat të mirë, G Suite e kupton këtë dhe është i lumtur të punojë me dokumentet e Office. Këtu janë tre teknikat kryesore që duhet të dini:
- Hapja e dokumenteve të Office: G Suite ju ofron disa mënyra të ndryshme për të hapur dokumentet e Office në aplikacionet e tyre përkatëse të Google:
- Në një aplikacion Google, zgjidhni Skedar → Hap nga shiriti i menysë, zgjidhni dokumentin e Office dhe më pas klikoni Hap. Kjo hap një pamje paraprake të dokumentit të Office dhe më pas zgjidhni Hap me aplikacionin Google (ku aplikacioni është Dokumentet, Fletët ose Slides, në varësi të llojit të skedarit).

Nga pamja paraprake e dokumentit të Office, zgjidhni Hap me aplikacionin Google.
-
- Nëse merrni një dokument Office si një bashkëngjitje emaili, zgjidhni ikonën "Ndrysho me aplikacionin Google" të bashkëngjitjes (ku aplikacioni është "Dokumentet", "Fletët" ose "Diapozitivat", në varësi të llojit të skedarit).
- Nëse dokumenti i Office është në Drive, zgjidhni dokumentin, klikoni ikonën "Më shumë opsione" (tre pikat vertikale), zgjidhni "Hap me" nga menyja që shfaqet dhe më pas zgjidhni aplikacionin Google që funksionon me llojin e skedarit.
Cilado metodë që përdorni, dokumenti i Office shfaqet në aplikacionin Google. Për t'ju kujtuar se ky është një skedar Office dhe jo një skedar origjinal i Google, ju shihni shtesën e skedarit të dokumentit të Office pranë emrit të dokumentit. Për shembull, kjo figurë tregon një dokument Word të hapur në Docs, kështu që ju shihni shtesën e skedarit .DOCX.

Google shfaq shtesën e skedarit të Office pranë emrit të dokumentit për t'ju kujtuar se jeni duke punuar me një dokument Office.
- Konvertimi i një dokumenti Office në formatin Google: Nëse përdorni ndonjëherë vetëm aplikacionet e Google, por keni një mori dokumentesh të Office përreth, duhet t'i konvertoni ato skedarë në formatet e tyre të barasvlershme me Google për ta bërë më të lehtë punën me skedarët. Për të konvertuar një dokument Office, hapeni fillimisht në aplikacionin përkatës të Google: Docs për një dokument Word; Fletët për një spreadsheet Excel; ose Slides për një prezantim në PowerPoint. Zgjidhni File–>Save As Google App (ku aplikacioni është Docs, Sheets ose Slides, në varësi të llojit të skedarit) nga shiriti i menysë.
- Ndarja e një skedari Google si skedar Office: Nëse keni krijuar një skedar duke përdorur një aplikacion Google, por dëshironi t'ia dërgoni atë me email një përdoruesi të Office, nuk keni fat, apo jo? Jo. Në fakt, mund të bashkëngjitni skedarin Google si një skedar Office, i cili i mundëson marrësit tuaj të shikojë dhe të punojë me skedarin — nuk ka problem. Për të ndarë një skedar në këtë mënyrë, hapni skedarin në aplikacionin e tij origjinal Google dhe më pas zgjidhni Skedar-> Email si një bashkëngjitje nga shiriti i menysë. Në kutinë e dialogut Email As Attachment, përdorni listën Bashkangjit si për të zgjedhur formatin e Office (si p.sh. Microsoft Excel për një skedar spreadsheet Sheets). Plotësoni fushat To, Subject dhe Message në mënyrën e zakonshme të emailit dhe më pas klikoni Dërgo.
Konfiguro hapësirën tënde të videokonferencës
Kryerja e takimeve me video në zyrë është mjaft e lehtë, sepse pothuajse gjithmonë keni pajisjet e duhura, hapësirën e duhur dhe mjedisin e duhur. Mbajtja e takimeve me video në shtëpi, nga ana tjetër, është paksa më e ndërlikuar. Unë e mbyll këtë kapitull me disa këshilla të dala nga përvoja e fituar me vështirësi me takimet me video në shtëpi.
Së pari, këtu janë disa gjëra për t'u marrë parasysh, nga pikëpamja e pajisjeve:
- Për të minimizuar shqetësimin për të tjerët në shtëpinë tuaj, merrni parasysh të mbani kufje ose kufje. Kjo jo vetëm që parandalon rrjedhjen e zhurmave të takimeve në dhomat e tjera të shtëpisë tuaj, por gjithashtu ka përfitime shtesë për t'ju ofruar përvojën më të mirë audio dhe parandalimin e jehonave të mundshme.
- Me siguri që do të mbani shënime gjatë takimit, kështu që për të shmangur t'i nënshtroni miqtë tuaj të takimit ndaj zhurmës së shkrimit, sigurohuni që të fikni mikrofonin kur nuk jeni duke folur.
- Cfare eshte kjo? Ju shkruani shpesh ndërsa flisni? Wow, mirë për ju! Sidoqoftë, në këtë rast, duhet të mendoni të përdorni një mikrofon të jashtëm në vend të mikrofonit të integruar të kompjuterit tuaj, për të minimizuar zhurmat e shkrimit.
- Në rregull, tani që jeni në treg për një mikrofon të jashtëm, duhet të merrni një mikrofon me valë ose kufje, apo jo? Jo kaq shpejt. Mikrofoni me valë janë të përshtatshëm dhe më të lehtë për t'u menaxhuar në nxehtësinë e telefonatës, por cilësia e zërit shpesh nuk është aq e mirë. Për audion më të mirë, përdorni një kufje me tela ose mikrofon.
- Sigurohuni që Meet po përdor mikrofonin dhe kamerën që preferoni.
Tani merrni një ngarkesë të këtyre këshillave për konfigurimin e mjedisit të shtëpisë tuaj:
- Dhoma që përdorni duhet të ketë ndriçim të mirë - mundësisht, dritë natyrale nga një dritare aty pranë.
- Mos u ulni me dritën pas jush, e cila e kthen kokën dhe pjesën e sipërme të trupit në një siluetë. Mundohuni të pozicionoheni në mënyrë që drita të jetë para jush.
- Mos u mbështetni në furnizimin e kamerës për të gjykuar ndriçimin dhe pozicionin tuaj. Nxitni një koleg ose mik të kryejë një telefonatë testuese për të parë se si duken gjërat në të vërtetë.
- Idealisht, muri ose hapësira pas jush duhet të jetë bosh ose, të paktën, të mos shpërqendrojë.
- Sigurohuni që çdo pjesë e dhomës që njerëzit mund të shohin të jetë e rregullt dhe e rregullt. Kjo është një thirrje biznesi , në fund të fundit.
- Në mënyrë ideale, hapësira që përdorni duhet të ketë pak ose aspak zhurmë ambienti. A nuk - e përsëris - nuk nuk clip ose Talk Radio luajë gjatë takimit.
- Nëse nuk mund të shmangni zhurmën, ose nëse zhurma është gjithmonë një rrezik potencial (prindërit me fëmijë nën 10 vjeç tundin kokën me vetëdije), sigurohuni që ta mbyllni mikrofonin kur nuk jeni duke folur.
Më në fund, këtu janë disa ide për të nxjerrë performancën më të mirë të videos:
- Lidheni kompjuterin tuaj me ruterin tuaj të internetit drejtpërdrejt me një kabllo Ethernet, nëse është e mundur.
- Nëse keni nevojë të përdorni Wi-Fi, përpiquni të uleni sa më afër pikës së aksesit me valë.
- Për performancën më të mirë Wi-Fi, përdorni një rrjet 5 GHz, nëse keni një të tillë.
- Kërkojuni me mirësjellje anëtarëve të tjerë të familjes suaj që të ndalojnë aktivitetet e rënda në internet (të tilla si transmetimi i videos ose lojërat në internet) për kohëzgjatjen e takimit. Jini të përgatitur për të blerë pica për të gjithë si kompensim.