10 Cilësimet e dobishme të Gmail

Gmail, një nga aplikacionet e G Suite , ofron një ndërfaqe relativisht të thjeshtë në sipërfaqe, por gërmoni pak më thellë dhe shihni se aplikacioni ka një anë më të thellë—faqja e Cilësimeve dhe furnizimi i tij në dukje i pafund i opsioneve, konfigurimeve dhe personalizimeve. Ka shumë gjëra atje.

Po, sigurisht, shumë nga cilësimet duhet të etiketohen Vetëm për Nerds. Sidoqoftë, ekziston një thesar i vërtetë i cilësimeve që janë në të vërtetë të dobishëm në botën reale dhe mund t'ju ndihmojnë të jeni më produktivë, më efikas, më të shëndetshëm, më të pasur dhe më të mençur. (Epo, ndoshta jo ato tre të fundit; por nuk e dini kurrë!)

Merrni një turne në dhjetë cilësime jashtëzakonisht të dobishme dhe praktike të Gmail në lidhje me dy detyrat kryesore të Gmail: dërgimin e mesazheve dhe leximin e mesazheve. Përgatituni të mahniteni!

5 cilësimet e mrekullueshme të dërgimit

Dërgimi i emailit duket si një gjë kaq e thjeshtë: ju klikoni "Shkruaj", futni një ose tre adresa, krijoni një rresht të shpejtë Subjekti, shkruani vetë mesazhin dhe më pas klikoni "Dërgo". Çfarë mund të ketë më shumë për të thënë për një procedurë kaq të drejtpërdrejtë?

Epo, shumë pak, siç rezulton. Gmail në fakt vjen me mjaft cilësime që mund ta bëjnë dërgimin e gjërave edhe më të dobishme. Ky seksion ju çon në një gjysmë duzinë (minus një) cilësime dhe veçori që do të dëshironi të shtoni në paketën tuaj të veglave të dërgimit.

Dërgimi i një mesazhi si tekst i thjeshtë

Ju mund të përdorni një nga dy mënyrat e mesazhit kur dërgoni një email:

• Tekst i pasur: Ky modalitet ju mundëson të vishni tekstin e mesazhit tuaj me shkronja, ngjyra dhe stile të tilla si shkronja të theksuara dhe të pjerrëta. Ky është formati i paracaktuar i Gmail dhe pothuajse të gjitha mesazhet këto ditë përdorin këtë format.
• Tekst i thjeshtë: Ky modalitet nuk ofron asnjë formatim për tekstin tuaj: pa shkronja, pa madhësi tipesh, pa shkronja të pjerrëta.

Cili është përdorimi i këtij modaliteti me tekst të thjeshtë? Është e rrallë në ditët e sotme, por ka ende disa programe shumë të vjetra ose shumë të thjeshta të postës elektronike që mbyten kur përballen me tekst të pasur. Nëse i dërgoni një email me tekst të pasur dikujt dhe ai person ankohet se teksti juaj është thjesht një gërshërë simbolesh të pakuptueshme, ju duhet ta ridërgoni mesazhin tuaj duke përdorur modalitetin e tekstit të thjeshtë. Ja si bëhet:

Krijoni, adresoni dhe kompozoni emailin tuaj.

Klikoni Më shumë opsione. Më shumë opsione janë tre pikat vertikale pranë këndit të poshtëm djathtas të dritares së Mesazhit të Ri. (Shihet në figurë.)

Nga menyja që shfaqet, klikoni për të zgjedhur modalitetin e tekstit të thjeshtë. Gmail shton një shenjë kontrolli në të majtë të komandës, siç tregohet. Gmail gjithashtu heq të gjithë formatimin nga teksti i mesazhit tuaj.

Kur zgjidhni komandën "Modaliteti i tekstit të thjeshtë", Gmail heq të gjithë formatimin tuaj ekzistues të tekstit dhe e hedh atë tutje. Ju mund të mendoni se çaktivizimi i modalitetit të tekstit të thjeshtë do të rivendoste formatimin tuaj të mëparshëm, por jo, kjo nuk po ndodh. Prandaj, nëse keni një mesazh të formatuar në mënyrë të hollësishme, mendoni dy herë përpara se të aktivizoni komandën "Modaliteti i tekstit të thjeshtë".

Klikoni Dërgo. Gmail dërgon mesazhin tuaj me tekst të thjeshtë.

Për të dërguar mesazhin tuaj pa formatim teksti, zgjidhni opsionin "Modaliteti i tekstit të thjeshtë".

Vendosja e sjelljes së përgjigjes së paracaktuar

Siç mësoni pak më vonë në këtë kapitull, kur hapni një mesazh, Gmail ofron një buton Përgjigju që klikoni për t'i dërguar një përgjigje personit që dërgoi mesazhin. Nëse mesazhi u është dërguar dy ose më shumë personave dhe ju dëshironi t'i dërgoni përgjigjen tuaj të gjithëve, duhet të klikoni butonin Më shumë dhe më pas të klikoni Përgjigju të gjithëve.

Shumë njerëz zbulojnë se përdorin "Përgjigju të gjithë" më shpesh sesa "Përgjigju", kështu që klikimi shtesë i butonit "Më shumë" bëhet paksa i bezdisshëm. Për fat të mirë, mund t'i kërkoni Gmail që t'i ndërrojë gjërat dhe ta bëjë "Përgjigju të gjithëve" butonin e parazgjedhur dhe ta bëni "Përgjigju" butonin ku keni akses duke klikuar fillimisht "Më shumë". Ja se si:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Për cilësimin e sjelljes së përgjigjes së paracaktuar, klikoni butonin e radios Përgjigju të gjithëve, siç tregohet. Për t'u rikthyer në "Përgjigju" si parazgjedhje, klikoni butonin e radios Përgjigju.

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Klikoni butonin e radios Përgjigju të gjithëve për ta bërë këtë komandë sjelljen e paracaktuar të përgjigjes së Gmail.

Duke iu përgjigjur dhe arkivuar me një goditje

Arkivimi i një mesazhi - zhvendosja e mesazhit në dosjen "Të gjitha postat e Gmail" - është një çështje me 2 hapa:

Klikoni Përgjigju për t'i dërguar një përgjigje dërguesit të mesazhit.

Klikoni Arkivi për të zhvendosur mesazhin e marrë në dosjen All Mail.

Nëse e gjeni veten duke i kryer këto dy hapa pa pushim, mund ta këshilloni shpejt Gmail që t'i kombinojë ato në një hap të vetëm:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Për cilësimin "Dërgo dhe arkiv", kliko butonin "Dërgo dhe arkiv" në butonin e radios "Përgjigje". Për t'u rikthyer në sjelljen e paracaktuar, në vend të kësaj klikoni butonin Fshih "Dërgo & Arkivi" në butonin e radios "Përgjigje".

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Tani kur klikoni Përgjigju ose Përgjigju të gjithëve, dritarja e mesazhit që rezulton, e shfaqur, përfshin një buton Dërgo (ai në të djathtë) dhe një buton Dërgo & Arkivi (ai në të majtë). Nëse klikoni "Dërgo & Arkivi", Gmail dërgon përgjigjen dhe automatikisht e zhvendos mesazhin origjinal në dosjen "Të gjitha postat". E ëmbël në katror!

Klikoni butonin Dërgo & Arkivi për të arkivuar automatikisht mesazhin origjinal.

Vendosja e stilit të parazgjedhur të tekstit

Më parë në këtë kapitull, unë flas se si mund ta formatoni tekstin e mesazhit tuaj me një font, madhësi teksti, ngjyrë dhe atribute të tjera të ndryshme. Nëse zbuloni se po bëni vazhdimisht të njëjtat rregullime të formatimit të tekstit, mund të kurseni pak konsumim në gishtat tuaj duke i vendosur ato rregullime në ekuivalentin e Gmail të gurit. Gmail ofron një cilësim të stilit të parazgjedhur të tekstit që përfshin fontin, madhësinë e llojit dhe ngjyrën e tekstit. Këtu janë hapat që duhen ndjekur për të ndryshuar këtë cilësim në diçka që i përshtatet stilit tuaj tipografik:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Për cilësimin e stilit të parazgjedhur të tekstit, përdorni kontrollet Font, Size dhe Text Color për të formatuar tekstin sipas preferencës. Nën këto kontrolle, teksti Kështu do të duket teksti i trupit tuaj tregon rezultatin e punës suaj.
Nëse e bëni rrëmujë, mund të filloni nga e para duke klikuar ikonën Remove Formatting (treguar në figurë).

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Përdorni kontrollet e stilit të parazgjedhur të tekstit për të personalizuar tekstin tuaj të emailit.

Parandalimi i krijimit automatik të kontakteve nga Gmail

Një nga cilësimet e paracaktuara të Gmail është që kur i dërgoni një mesazh të ri - ose i përgjigjeni një mesazhi - dikujt që nuk është në aplikacionin tuaj të Kontakteve, Gmail automatikisht shton adresën e emailit të atij personi në seksionin Kontaktet e tjera të aplikacionit Kontaktet.

Pse do ta bënte Gmail këtë? Sepse, në këtë mënyrë, herën tjetër që filloni të vendosni adresën e emailit të atij personi në fushën To, CC ose BCC, Gmail shfaq adresën në mënyrë që ju të mund ta zgjidhni atë në vend që të shkruani të gjithë. Kjo quhet plotësimi automatik i adresës.

Kjo është një arsye e lavdërueshme, sigurisht, por do të thotë që do të përfundoni me mijëra adresa potencialisht të padobishme në aplikacionin Kontaktet. Sigurisht, ato adresa janë të fshehura në seksionin Kontaktet e tjera, por nëse vërtet nuk dëshironi që të gjitha ato adresa të grumbullohen, mund të çaktivizoni plotësimin automatik të adresave duke ndjekur këto hapa:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Lëvizni poshtë te cilësimi Krijoni kontakte për plotësimin automatik dhe më pas kliko butonin e radios Unë do t'i shtoj kontaktet vetë, siç tregohet.

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Klikoni butonin e radios Unë do t'i shtoj kontaktet.

5 cilësime të mrekullueshme të leximit

Leximi i mesazheve në Gmail duket si një detyrë tjetër e parëndësishme nga kjo anë. Në fund të fundit, për të lexuar një mesazh, ju klikoni atë dhe më pas shikoni tekstin, qoftë në dritaren e mesazhit ose në panelin e leximit. U bë dhe u bë, apo jo? Jo kaq shpejt. Gmail ka shumë cilësime që mund t'i përdorni për të personalizuar përvojën e leximit për t'iu përshtatur stilit tuaj. Pjesa tjetër e këtij kapitulli ju çon në pesë nga më të dobishmet.

Po çaktivizon pamjen e bisedës

Si parazgjedhje, Gmail organizon mesazhe sipas bisedës , që i referohet një mesazhi origjinal dhe të gjitha përgjigjeve të tij, përgjigjeve ndaj përgjigjeve etj. Ky është një konfigurim i arsyeshëm sepse e bën të lehtë të shohësh trendin e bisedës dhe të gjesh një përgjigje të veçantë. Bisedat gjithashtu e mbajnë të rregullt kutinë tuaj hyrëse, sepse e gjithë biseda qëndron brenda një "mesazhi" të vetëm në kutinë hyrëse.

Megjithatë, shumë njerëzve nuk u pëlqen organizimi i mesazheve me anë të bisedave, sepse të gjitha mesazhet janë "të fshehura" brenda mesazhit origjinal. Këta njerëz preferojnë t'i shohin të gjitha mesazhet e tyre hapur.

Nëse bini në këtë kamp, ​​mund të ndiqni këto hapa për të çaktivizuar pamjen e parazgjedhur të bisedës së Gmail:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Lëvizni poshtë te cilësimi i Pamjes së Bisedës dhe më pas kliko butonin e radios Pamja e bisedës joaktiv, siç tregohet.

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Klikoni butonin e radios Pamja e bisedës joaktiv.

Shtimi i shënuesve të rëndësisë

Gmail monitoron se si e përdorni aplikacionin dhe mesazhet që merrni si një mënyrë për të kuptuar se cilat mesazhe janë të rëndësishme dhe cilat jo. Nëse analiza e Gmail tregon se një mesazh është i rëndësishëm, Gmail shton automatikisht etiketën "I rëndësishëm" në mesazh, që do të thotë se ju mund ta shikoni mesazhin jashtë zhurmës së kutisë suaj hyrëse duke zgjedhur etiketën "I rëndësishëm" në menynë kryesore.

Kjo është shumë e dobishme, por ka një mizë në këtë supë: E vetmja mënyrë për të ditur nëse Gmail e ka deklaruar një mesazh të rëndësishëm është të shikoni përmbajtjen e etiketës "I rëndësishëm". Kjo do të thotë, Gmail nuk ofron asnjë tregues në kutinë hyrëse se cilat mesazhe janë të rëndësishme dhe cilat jo.

Nëse kjo ju duket thjesht e gabuar, ja se si ta rregulloni:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Klikoni skedën Inbox.

Për cilësimet e Shënuesve të Rëndësisë, klikoni butonin e radios Shfaq shënuesit, siç tregohet.

Nëse mendoni se është rrëqethëse që Gmail po analizon mesazhet tuaja për rëndësi, ju dëgjoj. Për fat të mirë, ju mund ta çaktivizoni këtë sjellje përgjuese. Në skedën Inbox, kliko butonin e radios Mos përdor veprimet e mia të së kaluarës për të parashikuar se cili mesazh është i rëndësishëm dhe më pas kliko Ruaj ndryshimet.

Klikoni butonin Ruaj ndryshimet në fund të faqes.

Klikoni butonin e radios Show Markers.

Vendosja e madhësisë maksimale të faqes

Etiketat e Gmail mund të përfundojnë me një ton mesazhesh në to. Gmail trajton listat e gjata të mesazheve duke e ndarë listën në faqe të veçanta, me deri në 50 mesazhe (ose biseda, nëse jeni duke përdorur ende pamjen e bisedës) për faqe. Në varësi të mënyrës se si punoni, 50 do të duken ose si një numër qesharak i madh ose një numër qesharak i vogël.

Sido që të jetë, numri nuk është vendosur në gur dhe mund të ndiqni këto hapa për të vendosur një madhësi të ndryshme maksimale të faqes:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve me skedën e përgjithshme të shfaqur.

Për cilësimin "Madhësia maksimale e faqes", përdorni listën rënëse " Shfaq X Bisedat për Faqe" për të zgjedhur sa mesazhe (ose biseda) dëshironi për faqe, siç tregohet.

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Përdorni listën rënëse Trego X Bisedat për Faqe për të zgjedhur madhësinë maksimale të faqes.

Menaxhimi i njoftimeve

Si parazgjedhje, Gmail nuk shfaq një njoftim në desktopin e kompjuterit tuaj kur vjen një mesazh i ri. Kjo ndoshta është po aq mirë sepse shumë studime kanë treguar se njoftimi i një mesazhi të sapo marrë (dhe "ping"-i i tij shoqërues) është i madh. shpërqendrim dhe, për rrjedhojë, një vrasës i madh i produktivitetit.

Thënë kështu, ju mund të dëshironi të rrezikoni gjithsesi shpërqendrimin dhe t'i jepni Gmail lejen për të shfaqur njoftimet e desktopit. Është gjithashtu e mundur të konfiguroni Gmail që të shfaqë një njoftim vetëm për mesazhet e etiketuara si të rëndësishme, prandaj konsiderojeni këtë një kompromis të denjë për t'u konsideruar.

Këtu janë hapat që duhen ndjekur për t'i dhënë Gmail lejen për të shfaqur njoftimet e desktopit dhe për të konfiguruar ato njoftime:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Në cilësimin e Njoftimeve të Desktopit, klikoni Kliko Këtu për të Aktivizuar Njoftimet e Desktopit për Postën e Kompanisë (ku Kompania është emri i biznesit tuaj). Shfletuesi juaj i internetit ju pyet nëse dëshironi të lejoni që mail.google.com të shfaqë njoftimet, siç tregohet.

Shfletuesi juaj dëshiron të dijë nëse do të lejoni që Gmail të shfaqë njoftime.

Klikoni Lejo.

Zgjidhni opsionin e njoftimit të desktopit që preferoni:

• Njoftimet e reja të postës Aktiv: Klikoni këtë buton radio për të parë një njoftim desktopi për të gjitha mesazhet hyrëse.
• Njoftimet e rëndësishme të postës Aktiv: Klikoni këtë buton radioje (siç tregohet) për të parë një njoftim desktopi vetëm për mesazhet hyrëse që Gmail i etiketon si të rëndësishme.

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Klikoni në butonin e radios "Njoftimet e rëndësishme të postës" për të parë njoftimet e desktopit vetëm për mesazhet e rëndësishme.

Duke treguar mesazhet e dërguara vetëm për ju

Nëse merrni një sërë postash nga listat e postimeve dhe mesazhe të ngjashme grupore, është e dobishme të bëni dallimin midis mesazheve që merrni nëpërmjet listës ose grupit dhe mesazheve që ju drejtohen drejtpërdrejt. (Diferencimi i mesazheve në këtë mënyrë ka përfitimin shtesë të përmirësimit të zbulimit të spamit, sepse shumë mesazhe të padëshiruara dërgohen si postime me shumicë.)

Për mesazhet që merrni, ekzistojnë në të vërtetë tre nivele adresimi për t'u dalluar këtu:

• Mesazhet e dërguara në një adresë të vetme që përfaqëson një listë postare ose grup
• Mesazhet dërgohen në adresa të shumta individuale, duke përfshirë edhe tuajën
• Mesazhet dërgohen vetëm në adresën tuaj

Nuk është universalisht e vërtetë, por nga këndvështrimi juaj, lista e mëparshme mund të trajtohet si një tregues i rritjes së rëndësisë së mesazhit. Kjo do të thotë, mesazhet e dërguara në një listë postare ose grup kanë më shumë gjasa të mos jenë aq të rëndësishme; mesazhet që merrni dhe që u janë dërguar shumë njerëzve ka të ngjarë të jenë më të rëndësishme; dhe mesazhet e dërguara vetëm te ju ka të ngjarë të jenë më të rëndësishmet.

Gmail ka një veçori të quajtur tregues të nivelit personal që pasqyron këtë hierarki të rëndësisë:

• Mesazhet e dërguara në një adresë të vetme që përfaqëson një listë postare ose grup nuk marrin asnjë tregues.
• Mesazhet e dërguara në adresa të shumta individuale, duke përfshirë edhe tuajën, marrin një tregues shigjete (›).
• Mesazhet e dërguara vetëm në adresën tuaj marrin një tregues me shigjetë të dyfishtë (»).

Nëse kjo tingëllon si një marrëveshje e arsyeshme, ndiqni këto hapa për të filluar përdorimin e treguesve të nivelit personal:

Zgjidhni Cilësimet → Cilësimet. Gmail hap faqen e cilësimeve, ku shfaqet skeda e përgjithshme.

Lëvizni poshtë te cilësimi i Treguesve të Nivelit Personal dhe klikoni butonin e radios Shfaq treguesit, siç tregohet.

Klikoni butonin Ruaj Ndryshimet në fund të faqes së Cilësimeve.

Klikoni butonin e radios Show Indicators.