Si të ndani një skedar nga Ekipet e Microsoft në emailet dhe takimet e Outlook?

Këtu është një pyetje nga Stephie:

Kohët e fundit më caktuan të merrja përsipër mirëmbajtjen e disa ekipeve të Microsoft nga një koleg që u largua nga kompania. Një sfidë që kam hasur kohët e fundit është se si të ndaj skedarët Word, PDF dhe Excel të ruajtur në Microsoft Teams me përdoruesit e brendshëm dhe të jashtëm duke përdorur Outlook 365. A mund të rekomandoni ndonjë tregues/praktikë më të mirë?

Faleminderit për pyetjen tuaj. Në përgjigjen tonë ne dëshirojmë të ofrojmë një proces të thjeshtë hap pas hapi që mund ta përdorni për të lehtësuar ndarjen e skedarëve përmes Outlook. Nëse jeni të interesuar të ndani më shumë se një skedar, mund të dëshironi të shikoni udhëzuesin tonë për ndarjen e dosjeve të ekipeve .

Ndarja e skedarëve nga Teams në Outlook

Kopjo lidhjen e skedarit të ekipeve

Mënyra më e lehtë për të ndarë aksesin në një skedar të ruajtur në Teams me palë të brendshme dhe të jashtme është thjesht të futni lidhjen me të në emailin tuaj të Outlook.

• Në kompjuterin tuaj Windows ose MacOS, hapni Ekipet e Microsoft dhe lundroni te kanali juaj.
• Shkoni te skedari Files dhe lundroni te skedari që ju intereson të lejoni aksesin.
• Shtypni shenjën në anën e majtë të emrit të skedarit tuaj (hapi 1).
• Tani shtypni menynë Trego Veprimet (…) në anën e djathtë të emrit të skedarit tuaj. (hapi 2)
• Zgjidhni menynë Copy Link (hapi 3).

• Tani do të shihni një dialog që tregon shtegun për në skedarin tuaj. Skedari ndodhet në një bibliotekë të SharePoint që pret skedarët e kanalit tuaj të Teams.
• Tani, vazhdoni dhe vendosni lejet e hyrjes në skedarin tuaj Teams. Në fund të dialogut do të shihni lejet e parazgjedhura të hyrjes në skedar (të shënuara më poshtë).

Cakto lejet e skedarëve të ekipeve

• Nëse jeni të interesuar, mund të modifikoni lejen e hyrjes sipas nevojës duke përdorur dialogun e cilësimeve të lidhjes.
• Ekipet ju lejon të zgjidhni midis opsioneve të ndryshme të lejes së ndarjes. Ki parasysh se cilësimet e ndarjes rregullohen nga politika e administrimit të Ekipet dhe për rrjedhojë mund të mos jenë të disponueshme për ty.
  1. Lejo që këdo që ka lidhjen të ketë qasje / modifikojë skedarin.
  2. Njerëzit në organizatën tuaj
  3. Njerëzit që kanë qasje në kanalin tuaj (ata mund të jenë të brendshëm ose të jashtëm për organizatën tuaj).
  4. Njerëz të veçantë. Ju do të duhet të jepni adresat e emailit të atyre individëve.

• Kontrolloni opsionin Lejo modifikimin sipas nevojës.
• Pasi të keni mbaruar – shtypni Apliko .
• Ekipet tani do të gjenerojnë një lidhje me skedarin tuaj Teams sipas lejeve të hyrjes që sapo keni vendosur.
• Tani shtypni Kopjo .

Shënim i rëndësishëm: lejet e paracaktuara të ndarjes zakonisht vendosen nga ekipi juaj i IT. Ju mund të dëshironi të diskutoni me ta nëse ato nuk u përshtaten nevojave të biznesit tuaj.

Shtoni lidhjen tuaj në një email ose takim të Outlook

• Hapi i fundit është të hapni desktopin tuaj të Microsoft Outlook ose Office 365 Outlook.
• Krijo një email të ri ose kërkesë për takim.
• Përcaktoni marrësit tuaj të emailit dhe tekstin e emailit/takimit.
• Ngjitni lidhjen në skedarin tuaj Teams që keni krijuar në hapin e mëparshëm.
• Dërgoni emailin ose takimin tuaj.

Shënim: mund të aplikoni të njëjtin proces me çdo klient email-i të palës së tretë – siç është GMail.

Ndarja e lidhjes me skedarët e ekipeve me anëtarët e kanalit

Një mënyrë alternative për të ndarë skedarët nga Ekipet me anëtarët e kanalit tuaj (partitë e brendshme ose të jashtme) është nëpërmjet skedës Postime.

• Hapni Ekipet dhe lundroni në kanalin tuaj.
• Hapni skedën Postimet për të nisur një bisedë të re.
• Shtypni skedarin e bashkëngjitjes dhe zgjidhni Shfleto nga Ekipet dhe Kanalet .
• Shfletoni skedarët e kanalit tuaj dhe zgjidhni atë që jeni të interesuar të ndani.
• Shtypni Ndani një lidhje .
• Lidhja do të postohet në skedën tuaj Postimet e kanalit.
• Zhvendosni pjesën e sipërme djathtas të postimit tuaj dhe shtypni butonin Trego Veprimet (…).
• Shtypni Share në Outlook . Kjo do ta ndajë bisedën si një email nga Outlook 365.

Ndarja e skedarëve në Outlook nuk funksionon

Ndarja e skedarëve në Teams është mjaft e thjeshtë. Siç u përmend më lart, opsionet e ndarjes së lejeve të skedarëve drejtohen nga departamentet tuaja të IT ose administratorët e Ekipeve. Në rast se palët e jashtme nuk janë në gjendje të hapin ose modifikojnë skedarët tuaj, mund të dëshironi të zbuloni nëse cilësimet e organizimit/kanalit tuaj të Ekipet lejojnë që palët e jashtme të ndërveprojnë me skedarët që ndani.