9 чудових порад щодо збільшення

У цьому списку наведено кілька швидких порад щодо початку роботи з Zoom , максимального використання його переваг та мінімізації проблем, які виникають із ним. Ні, наступні сторінки не представляють вичерпного списку того, що робити, а що не робити, але я стиснув свої пропозиції в список, який можна перекусити.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Спробуйте перед покупкою

Майже кожен популярний постачальник програмного забезпечення в тій чи іншій мірі прийняв бізнес-модель freemium. Зум не є винятком з цього правила. Таким чином, будь-хто може почати користуватися нарадами та чатом і багатьма його функціями протягом декількох хвилин і безкоштовно. Співробітники можуть отримати додаткові переваги, коли роботодавці оновлять свої плани за допомогою корисних доповнень.

Розглянемо Grohl Records, вигадану компанію, яка новачок у Meetings & Chat. Я бачу обґрунтування Грола для того, щоб збивати шини, особливо в невеликих масштабах. Наприклад, Grohl купує кілька ліцензій для співробітників свого відділу продажів. Але з будь-якої причини торгові представники та клієнти мають проблеми з нарадами та чатом. (Пам’ятайте, що жодна технологія не має 100-відсоткового показника успіху.) Через кілька місяців Грол може шукати інший інструмент для відеоконференцій з мінімальними витратами та збоями.

Подумайте про оновлення існуючого плану Zoom вашої компанії

Безумовно, базовий план зустрічей і чату Zoom пропонує надійні функції та великі обмеження на тривалість розмови, кількість учасників наради тощо. Багато приватних осіб і компаній вважають цей план достатнім для їх відносно обмежених потреб. Я не звинувачую їх, якщо вони вирішують скористатися перевагами безкоштовних зустрічей і чатів компанії, особливо у важкі економічні часи.

З двох причин для більшості компаній настає момент, коли оновлення просто має сенс. Додаткові функції Zoom часто більш ніж виправдовують їх номінальну вартість. Компанії базового плану не можуть використовувати ролі, групи користувачів і групи миттєвого обміну повідомленнями. Вони також не мають можливості записувати зустрічі в хмару, отримувати стенограми зустрічей та посилювати безпеку. Незважаючи на те, що багато користувачів Zoom із садових сортів можуть не повністю оцінити важливість цих функцій, IT-спеціалісти, які варті уваги, безперечно, це роблять.

Якщо цей аргумент вас не вплине, то, можливо, цей аргумент. Після оновлення ви перестаєте бути користувачем Zoom і стаєте клієнтом Zoom. Повірте мені: різниця не лише в семантиці.

Для порівняння, якщо ви вважаєте себе клієнтом Facebook, то ви, на жаль, помиляєтеся — якщо ви не платите соціальній мережі за рекламу в ній. Google Hangouts, нові Messenger Rooms від Facebook та інші безкоштовні альтернативи відеоконференцій можуть здатися сексуальними. Але пам’ятайте, що якщо ви нічого не платите за продукт компанії, то її продукт — це ви. Ви лише засіб для досягнення мети.

Поставтеся до безпеки серйозно

Я першим визнаю, що багато функцій Zoom, пов’язаних із безпекою та конфіденційністю, додають тертя. Тобто вони разом ускладнюють вхід, спілкування та співпрацю. Наприклад, увімкнення 2FA вимагає часу, так само як і пошук і введення шестизначного коду підтвердження під час входу на веб-портал Zoom. Так само для ввімкнення залів очікування зустрічей і вимоги паролів наради.

Zoom не змушує своїх користувачів і клієнтів увімкнути багато з цих функцій, включаючи попередні три. Залежно від вашої ролі в організації, хтось вище, можливо, вже встановив ці параметри в усьому світі, що в кінцевому підсумку поставило під сумнів ваш вибір щодо їх активації.

Латунні прихватки: вам і вашим колегам було б розумно дотримуватись обережності. Ваше ділове та особисте спілкування занадто важливі, щоб робити щось інше. На жаль, занадто багато людей історично поводилися так, ніби хакери ніколи не піклуються про них, тільки щоб знайти їхні конфіденційні повідомлення та фотографії на 4chan або в Dark Web.

Упс.

Перефразовуючи Шер: «Якби вони могли повернути час назад…»

Тримайте Zoom оновленим

У середині 1990-х виробники програмного забезпечення зазвичай випускали нові версії та оновлення раз на рік або близько того через електронну пошту. Установка передбачала вставлення дискет або компакт-дисків у комп’ютер. Ручний процес може тривати годину або більше.

Сьогодні це зовсім інша історія. Постачальники програмного забезпечення регулярно випускають нові версії, оновлення та виправлення з блискавичною швидкістю. (Ця тенденція зробила написання книг для LuckyTemplates складним завданням, але це розмова про інший день.)

Підсумок: користувачі та клієнти Zoom зобов’язані бути в курсі оновлень програмного забезпечення. Ігноруйте ці червоні значки на своїх пристроях на свій страх і ризик.

Створіть особистий обліковий запис Zoom

Чак є партнером HHM, престижної юридичної фірми в Альбукерке, штат Нью-Мексико. HHM придбав ліцензію Zoom, і Чак часто використовує Zoom для проведення відеоконференцій з клієнтами, коли йому доводиться працювати вдома.

Чи міг Чак використовувати обліковий запис Zoom HHM для справ, які не належать до HHM, наприклад, коли він проводить відеочати зі своєю колишньою дружиною Ребеккою та своїм братом Джиммі? Звичайно, і йому це може навіть піти. Тим не менш, йому слід було б створити окремий обліковий запис Zoom для особистого користування.

Адміністратори та власники Zoom можуть легко створювати різноманітні звіти про використання учасників. Історично багато фірм звільняли співробітників за використання майна та послуг компанії в своїх особистих цілях. Я не юрист з трудових питань, але навряд чи ви знайдете співчутливого суддю, якщо таким чином користуєтеся послугами Zoom.

Відміряйте двічі і відріжте один раз

Скажіть, що ви збираєтеся використовувати функціональність Zoom, з якою ви не знайомі. Можливо, це велика групова зустріч або ваш перший вебінар Zoom. В обох випадках пробний запуск у ваших інтересах.

Приклад: у квітні 2020 року я провів вебінар для свого альма-матер Університету Карнегі-Меллона на тему віддаленої роботи. Все пройшло гладко з кількох причин.

По-перше, після того, як я погодився провести вебінар, я зв’язався з ведучою вебінару Меліссою Турк. Протягом кількох тижнів ми вдвох обмінювалися основною інформацією через Slack та Google Docs. (Вона поділяє мою огиду до безперервних листів.)

По-друге, за кілька днів до показу, ми провели 30-хвилинний пробний вебінар у Zoom. (Терк володіє широкими знаннями про вебінари Zoom.) Ми заздалегідь пропрацювали аудіо, відео та логістику спільного використання екрана, а не перед сотнями відвідувачів.

Розробіть план дій у надзвичайних ситуаціях для важливих зустрічей

Краще мати і не потребувати, ніж мати і не мати.

— ФРАНЦ КАФКА

Скажіть, що ви збираєтеся використовувати Zoom для співбесіди про роботу вашої мрії. Можливо, ви пропонуєте потенційним клієнтам продукти та послуги вашої компанії. З поважної причини ви не очікуєте жодних технічних проблем. Зрештою, з вашого досвіду, Meetings & Chat були надзвичайно надійними для такого популярного інструменту.

Але ви б поставили своє життя на те, що ваш дзвінок пройде без пригод?

Точніше, що станеться, якщо ви втратите живлення? Що робити, якщо масштабування недоступне або затримка виклику на диво велика? Як щодо того, якщо учасник ключового виклику не може зрозуміти Zoom або її комп’ютер виходить з ладу? Що ти робиш? Думай швидко. Годинник цокає.

Після сотень дзвінків у Zoom я ще не відчув жодного з цих катастрофічних сценаріїв. Однак якщо вони коли-небудь виникнуть, мій кров’яний тиск не подвоїться, тому що я вже озброєний відповідним запасом. Задовго до того, як я почав використовувати Meetings & Chat всерйоз, я покладався на безкоштовний конференц-дзвінок, (очевидно) безкоштовну послугу, яка дозволяє своїм користувачам проводити окремі групові аудіодзвінки, записувати їх, зберігати та поширювати за бажанням. (До речі, подібних інструментів існує безліч.)

Не помиляйтеся: сьогодні я віддаю перевагу за умовчанням проводити всі мої аудіо- та відеодзвінки через зустрічі та чат, а не лише тому, що я досліджую Zoom. Однак це абсолютно безглуздо — не мати під рукою резервного засобу зв’язку на випадок, якщо щось почне погано. Я завжди зберігаю під рукою свої облікові дані для послуги Безкоштовний конференц-дзвінок, про всяк випадок.

Очікуйте певний опір збільшенню у зрілих фірм

Якщо я й навчився чомусь за роки роботи з корпоративними технологіями, так це тому, що люди зазвичай ненавидять зміни.

Скажіть, що ви працюєте у великій, успішній і консервативній фармацевтичній компанії. Назвіть це ліки Хогарта. Його 40 000 співробітників використовували Webex як основний інструмент для відеоконференцій протягом десяти років або більше. Негайно змусити всіх їх використовувати Zoom, оскільки Хогарт придбав ліцензію Enterprise, імовірно, потріскає деякі пір’я. Ймовірно, що Роджер, Сід, принаймні кілька інших негідників знайдуть незначну різницю між Webex і Zoom і піднімуть це галас. Організаційна політика у найкращому вигляді.

Чи повинен Хогарт утриматися від Zoom, тому що кілька скрипучих колес випустили деякий шум? Звичайно, ні, але його керівництву варто очікувати хоча б невеликого невдоволення співробітників.

Уникайте втоми від масштабування

Zoom спростив і покращив процес проведення відеоконференцій. У поєднанні з інноваційними технологіями, надійними функціями та високою якістю дзвінків у вас може виникнути спокуса використовувати відео для кожної зустрічі та розмови зі своїми клієнтами, колегами, друзями та членами сім’ї.

Не треба.

Доктор Джеремі Бейленсон — автор бестселерів, експерт з віртуальної реальності, директор-засновник Лабораторії віртуальної взаємодії людей Стенфордського університету та в цілому розумний чувак. Його обширні дослідження показують, що відмова від відеоконференцій призводить до того, що він називає невербальним перевантаженням . (Прочитайте його проникливу доповідь Wall Street Journal .)

Час від часу відключення веб-камери дає вашому мозку таку необхідну передишку.