10 способів підвищити конфіденційність і безпеку за допомогою G Suite

Чим більше ви використовуєте програми G Suite , тим більше інформації про вас зберігається в Інтернеті. Ви можете швидко отримати велику частину свого професійного та особистого життя, що зберігається в хмарі, тому варто вжити всіх необхідних заходів, щоб зберегти ці дані в безпеці та контролювати, хто і коли може їх бачити.

У цьому списку ви досліджуєте десять способів підвищення безпеки та конфіденційності вашого облікового запису Google і ваших програм G Suite. Так, для реалізації цих заходів потрібно трохи часу, але час, який ви витратите, стане чудовою інвестицією.

Переконайтеся, що ваша мережа Wi-Fi надійно заблокована

Перший крок у забезпеченні безпеки G Suite насправді не має прямого відношення до G Suite. Натомість цей крок пов’язаний із захистом мережі, яку ви використовуєте для доступу до Інтернету (і, отже, G Suite): вашої мережі Wi-Fi. Якщо ви отримуєте доступ до своїх матеріалів G Suite лише через велику корпоративну мережу, то, звичайно, ви можете з задоволенням пропустити цей розділ, оскільки ботаніки в ІТ знають його. Однак якщо ви, як і більшість людей, виконуєте певну (або багато) роботу G Suite вдома, вам потрібно вжити заходів, щоб закрити люки Wi-Fi.

Захищена мережа Wi-Fi необхідна через практику, яка називається охоронним керуванням , коли хакер із темної сторони сили їздить по різних районах за допомогою портативного комп’ютера чи іншого пристрою, налаштованого для пошуку доступних бездротових мереж. Якщо зловмисник знаходить незахищену мережу, він використовує її для безкоштовного доступу до Інтернету (таку людину називають « піггібекером» ) або для того, щоб завдати шкоди спільним мережевим ресурсам. Це може означати доступ до програм G Suite, які запущені на мережевому комп’ютері.

Проблема в тому, що бездротові мережі за своєю природою вразливі, оскільки бездротове з’єднання, яке дає вам доступ до програм G Suite з кухні або вітальні, також може дозволити зловмиснику з-за меж вашого дому отримати доступ до мережі. На щастя, ви можете захистити свою бездротову мережу від цих загроз за допомогою кількох налаштувань і прийомів, як зазначено в наступному списку.

Більшість із наведеного нижче вимагає доступу до сторінок адміністрування або налаштування вашого маршрутизатора Wi-Fi. Перегляньте документацію до маршрутизатора, щоб дізнатися, як виконувати ці завдання.

• Змініть пароль адміністратора маршрутизатора. На сьогоднішній день найважливішим завданням налаштування для будь-якого нового маршрутизатора Wi-Fi є зміна пароля за замовчуванням (і імені користувача, якщо він потрібен вашому маршрутизатору). Зауважте, що тут я говорю про пароль адміністратора, який ви використовуєте для входу на сторінки налаштування маршрутизатора. Цей пароль не має нічого спільного з паролем, який ви використовуєте для входу до свого постачальника послуг Інтернету (ISP) або до вашої бездротової мережі. Зміна пароля адміністратора за замовчуванням має вирішальне значення, оскільки зловмиснику, що знаходиться поблизу, досить легко отримати доступ до сторінки входу вашого маршрутизатора, а також оскільки всі нові маршрутизатори використовують загальні (і, отже, добре відомі) паролі за замовчуванням (наприклад, «пароль») та імена користувачів ( наприклад «адміністратор»).
• Змініть пароль мережі Wi-Fi. Переконайтеся, що ваша мережа Wi-Fi захищена надійним паролем, який важко вгадати, щоб уникнути несанкціонованого доступу.
• Покращте шифрування вашого Wi-Fi-роутера. Щоб гарантувати, що жоден з прилеглих злодійців не зможе перехопити ваші мережеві дані (за допомогою інструменту, який називається сніфером пакетів ), вам потрібно зашифрувати вашу бездротову мережу. Деякі старі маршрутизатори або не мають увімкненого шифрування, або використовують застаріле ( читай: незахищене) шифрування під назвою Wired Equivalent Privacy (WEP). Поточний золотий стандарт шифрування — Wi-Fi Protected Access II (WPA2), тому переконайтеся, що ваш маршрутизатор використовує цей тип безпеки.
• Перевірте назву своєї мережі, щоб ідентифікувати інформацію. Переконайтеся, що назва вашої мережі Wi-Fi — відома як ідентифікатор набору послуг (SSID) — не містить тексту, який ідентифікує вас (наприклад, мережа Джо Флаерті) або ваше місцезнаходження (123 Primrose Lane Wi-Fi).
• Оновіть прошивку маршрутизатора. Внутрішня програма, яка запускає маршрутизатор Wi-Fi, називається. Поважні виробники маршрутизаторів випускають регулярні оновлення мікропрограми, щоб не тільки виправити проблеми та надати нові функції, але й закрити діри в безпеці. Тому дуже важливо завжди оновлювати прошивку маршрутизатора.

Захистіть свій обліковий запис Google за допомогою надійного пароля

Ваш досвід роботи з Gmail, Календарем, Диском та всіма іншими додатками G Suite настільки безпечний, як і ваш обліковий запис Google. Тому важливо переконатися, що ваш обліковий запис заблоковано. На щастя, для цього потрібно лише дві речі: надати вашому обліковому запису надійний пароль (як я описую в цьому розділі) і ввімкнути функцію двоетапної перевірки Google (про яку ми розглянемо в наступному розділі).

Першою лінією захисту вашого облікового запису Google є надійний пароль. Після того, як ви зрозуміли куленепробивний пароль, виконайте такі дії, щоб змінити наявний пароль Google:

1. Доступ до налаштувань облікового запису Google. Будь-який із цих методів напевно підійде для вас:
   • Увійдіть у будь-який додаток G Suite, натисніть кнопку Обліковий запис Google у верхньому правому куті, а потім натисніть Керувати своїм обліковим записом Google.
   • Перейдіть безпосередньо на myaccount.google.com та увійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть Безпека.
3. У розділі Вхід до Google натисніть Пароль. Google, завжди обережний, просить вас увійти знову.
4. Введіть свій пароль і натисніть Далі. Google відображає сторінку пароля.
5. Введіть новий надійний пароль у текстовому полі Новий пароль. Перш ніж продовжити, переконайтеся, що індикатор надійності пароля відображається як сильний , як показано.

   
6. Повторно введіть той самий пароль у текстовому полі Підтвердити новий пароль.
7. Натисніть кнопку Змінити пароль. Google застосовує новий пароль до вашого облікового запису.

Увімкніть двоетапну перевірку Google

Сталевий пароль є необхідною функцією безпеки, але, на жаль, недостатньою. Зловмисники все ще можуть проникнути у ваш обліковий запис хитрістю чи грубою силою, тому вам потрібна друга лінія захисту. Цей рядок є функцією, яку Google називає двоетапною перевіркою (яка є більш зрозумілою назвою, ніж те, що решта Інтернету найчастіше використовує для тієї ж функції: двофакторна аутентифікація). У 2-ступінчастою означає частину , що отримати доступ до вашого облікового запису Google вимагає два окремих дії:

1. Увійдіть, використовуючи облікові дані облікового запису Google.
2. Підтвердьте, що ви маєте право на доступ до облікового запису, ввівши код підтвердження, який надсилає вам Google.

Ви можете налаштувати двоетапну перевірку, щоб отримати код за допомогою текстового повідомлення або автоматичного телефонного дзвінка.

Щоб увімкнути двоетапну перевірку та повідомити Google, як ви хочете отримувати свої коди підтвердження, виконайте наведені нижче дії.

1. Доступ до налаштувань облікового запису Google. Будь-який із цих методів добре працює:
   • Увійдіть у будь-який додаток G Suite, натисніть кнопку Обліковий запис Google у верхньому правому куті, а потім натисніть Керувати своїм обліковим записом Google.
   • Перейдіть безпосередньо на сторінку Мій обліковий запис Google і ввійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть вкладку Безпека.
3. У розділі Вхід до Google натисніть Двоетапна перевірка. Google показує огляд процесу двоетапної перевірки.
4. 4. Натисніть кнопку Почати. Google завбачливо просить вас увійти знову.
5. Введіть свій пароль і натисніть Далі. Google відображає сторінку «Налаштуємо телефон».

   
6. Введіть свій номер телефону.
7. Натисніть перемикач Текстове повідомлення. Якщо з якоїсь причини ви не хочете (або не можете) отримувати код підтвердження в текстовому вигляді, натисніть перемикач «Телефонний дзвінок».
8. Натисніть Далі. Google надсилає вам код підтвердження за допомогою текстового повідомлення (або телефонного дзвінка, якщо ви йшли цим шляхом).
9. Використовуйте текстове поле «Введіть код», щоб ввести отриманий код, а потім натисніть «Далі». Якщо отриманий код виглядає як G-123456, просто введіть цифри в текстове поле.
   Google запитує, чи хочете ви ввімкнути двоетапну перевірку.
10. Натисніть Увімкнути. Функція двоетапної перевірки тепер активна у вашому обліковому записі Google.

Налаштуйте свої методи підтвердження контактів

У індустрії безпеки є стара приказка: «Коли всі хочуть вас дістати, параноїк — це просто гарне мислення». Гаразд, не всі прагнуть вас дістати (якщо ви мені чогось не сказали), але є достатньо зловмисників і негідників, які хочуть вас здобути, що «параноїк» — це просто синонім до «мати спільне». сенс».

Таким чином, ваша наступна куленепробивна робота для вашого облікового запису Google — налаштувати деякі методи, щоб Google зв’язувався з вами, щоб переконатися, що він дійсно і справді намагається ввійти у ваш обліковий запис, або щоб сповістити вас, коли вважає, що це помітило підозріла активність у вашому обліковому записі. (Так, це параноїдальна частина.)

Виконайте ці дії, щоб налаштувати свій обліковий запис із номером телефону та електронною адресою, які Google може використовувати для підтвердження вас:

1. Доступ до налаштувань облікового запису Google. Який із наведених нижче методів використовувати, вирішувати вам:
   • Увійдіть у будь-який додаток G Suite, натисніть кнопку Обліковий запис Google у верхньому правому куті, а потім натисніть Керувати своїм обліковим записом Google.
   • Перейдіть безпосередньо на сторінку Мій обліковий запис Google і ввійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть Безпека.
3. У розділі під назвою Способи підтвердження того, що це ви, натисніть «Телефон для відновлення». Google невтомно просить вас увійти знову.
4. Введіть свій пароль і натисніть Далі. Google відображає сторінку телефону для відновлення.
5. Натисніть кнопку Додати телефон для відновлення. З'явиться діалогове вікно Додати номер телефону.
6. Введіть свій номер телефону та натисніть Далі. Google повідомляє вам, що надішле код підтвердження на ваш телефон.
7. Натисніть кнопку Отримати код. Google надсилає вам код підтвердження за допомогою текстового повідомлення.
8. Використовуйте текстове поле «Введіть код», щоб ввести отриманий код, а потім натисніть «Далі». Якщо отриманий код виглядає як G-987654, просто введіть цифри в текстове поле.
9. Натисніть кнопку Перевірити. Google додає номер телефону для відновлення до вашого облікового запису.
10. Натисніть Назад (стрілка, що вказує ліворуч), щоб повернутися на сторінку Безпека.
11. У розділі «Як ми можемо підтвердити, що це ви», натисніть «Електронна адреса для відновлення». Google знову просить вас увійти.
12. Введіть свій пароль і натисніть Далі. Google відображає сторінку електронної пошти для відновлення.
13. Натисніть «Редагувати» (значок «Олівець»).
14. Введіть адресу електронної пошти, яку ви хочете використовувати для підтвердження, а потім натисніть Готово. Обов’язково використовуйте іншу адресу, а не адресу G Suite (наприклад, особисту адресу електронної пошти).
    Google додає електронну адресу для відновлення до вашого облікового запису.

Приховати зображення в повідомленнях Gmail

Ви можете зробити свою електронну адресу G Suite більш конфіденційною та безпечною, запобігаючи зовнішнім зображенням, які були вставлені в деякі з повідомлень, які ви отримуєте. Зовнішнє зображення являє собою зображення файл , який розміщується на Інтернет - сервері комп'ютері замість того , щоб бути вбудовані в повідомленні електронної пошти. Спеціальний код у повідомленні повідомляє серверу відображати зображення, коли ви відкриваєте повідомлення. Зазвичай це небезпечно, але той самий код також може попередити відправника повідомлення про те, що ваша адреса електронної пошти працює. Якщо відправником є ​​спамер, це зазвичай призводить до того, що ви отримуєте ще більше небажаних листів. Ви можете запобігти цьому, відключивши зовнішні зображення.

Нижче наведено кроки, які потрібно виконати, щоб налаштувати Gmail не відображати зовнішні зображення в отриманих повідомленнях:

1. Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.
2. Для налаштування «Зображення» натисніть перемикач «Запитувати перед відображенням зовнішніх зображень», як показано. Щоб повернутися до постійного відображення зовнішніх зображень, замість цього натисніть перемикач Завжди відображати зовнішні зображення.

   
3. Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань. Gmail просить підтвердити.
4. Натисніть Продовжити.

Тепер, коли ви відображаєте повідомлення, яке містить зовнішні зображення, ви бачите сповіщення. У вас є три варіанти:

• Якщо повідомлення є явно (або навіть можливо) спамом, залиште зображення прихованими та подякуйте себе за активність щодо своєї безпеки.
• Якщо ви впевнені, що повідомлення безпечне, натисніть Показати зображення нижче, щоб показати зображення.
• Якщо ви знаєте відправника і повністю йому довіряєте, натисніть посилання Завжди показувати зображення з адреси , де Адреса — це адреса особи або організації, які надіслали повідомлення. Це повідомляє Gmail завжди відображати зображення в повідомленнях, надісланих з цієї адреси.

Блокування відправників у Gmail

Якщо ви випробували будь-яку з функцій спільної роботи G Suite, про які я постійно розповідаю в частині 3, сподіваюся, ви виявили, що ваші однолітки та колеги є привітною та підтримкою. Можливо, ви вже завели чимало нових друзів. Однак у будь-якій групі людей, незалежно від того, наскільки приємною та корисною ця група може бути в цілому, завжди є одне або два поганих насіння. Це може бути Нудний Білл, який ні про що не говорить, або Нестерпна Сью, яка хвалиться навіть найдрібнішим досягненням. Або це може бути щось серйозніше, наприклад, хтось, хто надсилає вам нечітко (або навіть відверто) моторошні чи загрозливі повідомлення.

Якою б не була причина, життя надто коротке, щоб боротися з такими неприємностями, тому ви повинні виконати ці дії в Gmail, щоб заблокувати цю людину від надсилання вам більше повідомлень:

1. У Gmail відобразіть повідомлення від особи, яку хочете заблокувати.
2. Натисніть «Більше» (три вертикальні точки праворуч від значка «Відповісти»).
3. Натисніть Заблокувати «Ім’я», де Ім’я – це ім’я соціального пария, якого ви хочете уникати. Gmail попросить підтвердити блокування.
   g-suite-block-command
   Використовуйте команду Блокувати, щоб запобігти надсиланню вам повідомлень, які не відповідають вимогам.
4. Натисніть Заблокувати. Gmail додає адресу особи до списку заблокованих відправників. Майбутні повідомлення від цієї особи автоматично потраплятимуть до мітки спаму Gmail.

Якщо ви передумали (або людина обіцяє виправити свій шлях), ви можете розблокувати людину, клацнувши меню «Налаштування», вибравши команду «Налаштування», вибравши вкладку «Фільтри та заблоковані адреси», а потім натиснувши посилання «Розблокувати» поруч із відправника, якого ви хочете повернути до своїх хороших книг. Коли Gmail запитає, чи ви впевнені в цьому, натисніть Розблокувати.

Виберіть, хто може бачити вашу особисту інформацію

Ваш обліковий запис Google містить досить багато конфіденційних даних, зокрема особистих даних, таких як дата народження та стать. Зазвичай об’єднання конфіденційних даних з Інтернетом – це справжнісінький кошмар конфіденційності, але, на щастя, Google має пристойний набір інструментів, які дозволяють вибирати, чим ділитися і з ким.

З метою конфіденційності Google ділить ваш світ на три категорії спільного доступу:

• Тільки ви: дані можете бачити лише ви.
• Ваша організація . Дані можете переглядати лише ви та кожна особа у вашій організації G Suite.
• Будь-хто: дані можуть побачити всі, хто хоче подивитися.

Google застосовує налаштування конфіденційності за умовчанням для таких даних, як ваша дата народження (Тільки ви), зображення профілю (Ваша організація) та ваше ім’я (Будь-хто). Виконайте наведені нижче дії, щоб налаштувати ці та інші налаштування конфіденційності.

1. Доступ до налаштувань облікового запису Google. Виберіть свою отруту:
   • Увійдіть у будь-який додаток G Suite, натисніть кнопку Обліковий запис Google у верхньому правому куті, а потім натисніть Керувати своїм обліковим записом Google.
   • Перейдіть безпосередньо на сторінку Мій обліковий запис Google і ввійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть Особиста інформація.
3. У розділі Виберіть, що бачать інші, натисніть Перейти до Про мене. Google відкриває сторінку «Про мене».

   
4. Клацніть елемент у вашій особистій інформації.
5. Натисніть, хто може бачити інформацію: тільки ви, ваша організація або будь-хто. Зауважте, що ці параметри доступні не для всієї вашої особистої інформації.
6. Натисніть Назад (стрілка, що вказує ліворуч).
7. Повторіть кроки 4–6 для решти вашої особистої інформації.

Керуйте своєю діяльністю

Google відстежує різні дії, коли ви перебуваєте в Інтернеті, зокрема, де ви ходите в Інтернеті, які програми G Suite ви використовуєте, де ви перебуваєте в реальному світі, коли ви онлайн, і що ви дивитеся на YouTube. Google каже, що це для «кращої персоналізації в Google», що б це насправді не означало.

Якщо ви не влаштовуєте Google відстежувати деякі або всі ці дії, ви можете використовувати елементи керування діяльністю свого облікового запису, щоб вирішити, що Google зберігає про вас. Ось що потрібно зробити:

1. Доступ до налаштувань облікового запису Google. Виберіть варіант, який здається привабливим на даний момент:
   • Увійдіть у будь-який додаток G Suite, натисніть кнопку Обліковий запис Google у верхньому правому куті, а потім натисніть Керувати своїм обліковим записом Google.
   • Перейдіть безпосередньо на сторінку Мій обліковий запис Google і ввійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть Дані та персоналізація. У розділі "Керування діяльністю" показано підсумок того, що Google відстежує про вас.

   
3. Якщо ви не хочете, щоб Google відстежував ваші махінації в Інтернеті та додатках G Suite, клацніть «Активність в Інтернеті та додатках», а потім клацніть, щоб перемкнути перемикач «Історія в Інтернеті та додатках» у положення «Вимкнено». Google запитує, чи впевнені ви в цьому.
4. Натисніть кнопку Пауза. Google запитує, чи ви дійсно впевнені в цьому.
5. Скажіть «Гррр» і натисніть «Пауза».
6. Натисніть Назад (стрілка, що вказує ліворуч).
7. Повторіть кроки 3–6 для Історії місцезнаходжень та Історії YouTube.

Керуйте своїми пристроями

Навіть якщо ваш обліковий запис Google заблоковано за надійним паролем, нечесний користувач все одно може отримати доступ до облікового запису. Найпоширеніший спосіб отримати доступ – це якщо ви використовуєте ті самі облікові дані для входу на іншому веб-сайті, і цей сайт зламано, а дані для входу його користувачів викрадають. Потім ці дані зазвичай продаються або публікуються в Інтернеті, і незабаром якийсь незнайомець входить у ваш раніше захищений обліковий запис Google.

Якщо ви хочете перевірити, чи не зламано ваші облікові дані для входу в Google, перейдіть на сторінку « Чи був я підданий»? сайту, а потім введіть адресу електронної пошти для входу в Google. (Pwned — це вимовляється як «власний» — хакерська мова за те, що був переможений або контрольований кимось іншим.)

Ви, звичайно, не хочете, щоб неавторизовані зловмисники отримували доступ до вашого облікового запису, тому вам слід зробити три речі:

• Використовуйте унікальний пароль для свого облікового запису Google.
• Активуйте двоетапну перевірку, як я описав раніше в цьому розділі.
• Періодично перевіряйте свій обліковий запис, щоб перевірити, чи не ввійшов у нього незнайомий пристрій.

Для останнього з цих елементів, ось кроки, які потрібно виконати, щоб знайти нерозпізнані пристрої, які ввійшли у ваш обліковий запис Google:

1. Доступ до налаштувань облікового запису Google. Ви можете зробити це будь-яким способом:
   • Увійдіть у будь-який додаток G Suite, натисніть кнопку Обліковий запис Google у верхньому правому куті, а потім натисніть Керувати своїм обліковим записом Google.
     або
   • Перейдіть безпосередньо на сторінку Мій обліковий запис Google і ввійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть Безпека.
3. У розділі Ваші пристрої натисніть Керувати пристроями. Google пропонує сторінку, де ви ввійшли, приклад якої показано.

   
4. Якщо ви не впізнаєте пристрій, клацніть його значок «Більше» (три вертикальні точки), а потім клацніть «Не впізнаєте цей пристрій?» команда. Google відкриває діалогове вікно «Захистимо ваш обліковий запис», яке розумно вказує вам змінити пароль.
5. Натисніть Змінити пароль, а потім дотримуйтесь інструкцій, щоб налаштувати свій обліковий запис за допомогою нового пароля.

Керуйте сторонніми програмами

Досить часто надають програмам і службам, які не належать Google, доступ до програм G Suite, таких як Документи, Таблиці та Диск. Цей доступ часто буває зручним, але якщо ви припините використовувати певну програму третьої сторони або передумаєте пропонувати такий доступ, вам слід скасувати доступ програми до вашого облікового запису Google з метою безпеки. Ось як:

1. Доступ до налаштувань облікового запису Google. Скористайтеся одним із цих методів:
   • Увійдіть у будь-який додаток G Suite, натисніть кнопку Обліковий запис Google у верхньому правому куті, а потім натисніть Керувати своїм обліковим записом Google.
     або
   • Перейдіть безпосередньо на сторінку Мій обліковий запис Google і ввійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть вкладку Безпека.
3. У розділі Сторонні програми з доступом до облікового запису натисніть Керувати доступом третіх сторін. Google пропонує додатки з доступом до сторінки вашого облікового запису.
4. У розділі Сторонні програми з доступом до облікового запису виберіть програму, яка має доступ, який потрібно скасувати. Google відображає доступ, який ви надали програмі.

   
5. Натисніть Видалити доступ. Google запитує, чи впевнені ви в цьому.
6. Натисніть кнопку OK . Google скасовує доступ програми до вашого облікового запису.