10 порад щодо роботи з дому з додатками G Suite

У цій статті я ознайомлю вас із десятьма порадами та прийомами G Suite, які допоможуть людям, які працюють вдома, ефективно працювати з дому.

Коли я писав це навесні та влітку 2020 року, увесь світ практично зупинився, щоб зупинити — або принаймні сповільнити — поширення нового коронавірусу, який з’явився наприкінці 2019 року. ми, які звикли проводити свої робочі дні в гамірних офісах, розташованих у далеких хмарочосах, тепер змушені залишатися вдома, на карантині від наших колег і начальників.

Бути вдома означає дивитися Netflix цілий день, чи не так? Жирний шанс! Ні, наша робота все ще кричала, щоб її завершити, а ці колеги та начальники все ще вимагали нашої уваги. Ті самі керівники, які відмовилися від будь-яких закликів дозволити співробітникам працювати з дому в «До часу», наполягали на тому, що тепер усі є працівниками, які працюють з дому.

Але працювати вдома не так просто, як здається. Багато відволікаючих факторів, роботу більше не заповнюють поїздки в офіс і назад, і просто важче виконувати завдання, коли люди, на яких ви покладаєтеся або з якими співпрацюєте, сидять у своїх будинках. На щастя, G Suite підтримує вас.

Встановіть свій робочий час

Однією з найбільших проблем з роботою вдома є те, що робоча частина вашого дня не має встановленого початку і кінця. Принаймні, коли ви працюєте в офісі, ранкова поїздка на роботу є переходом у ваш робочий день, а поїздка додому є сигналом вашому розуму та тілу, що робоча частина дня виконана. (Так, я знаю, що наші сучасні робочі дні справді цілодобово, 7 днів на тиждень, але потіште мене тут.) Удома, де ваша «поїздка на роботу» — це в кращому випадку прогулянка коридором або сходами, ви не отримати те саме відчуття поділу між роботою та іншим життям.

Що ще гірше, у ваших колег і керівників також немає обмежень між роботою та життям, тому вони в кінцевому підсумку надсилають вам запити на зустрічі та чати, які відбуваються майже в будь-який час дня чи ночі. Це божевілля!

Ви можете дати відсіч і внести трохи розсудливості у своє життя вдома, встановивши робочий час , тобто дні тижня, в які ви працюєте, і час у ті дні, які ви виділили для роботи. Будь-який любитель без особистого життя, який намагається запросити вас на зустріч у якийсь божевільний час вранці чи ввечері, отримує сповіщення, що подія відбувається поза робочим часом, як показано.

Календар дає людям знати, коли вони намагаються запросити вас на подію, яка відбувається в неробочий час.

Ви встановлюєте свій робочий час за допомогою програми Календар:

Перейдіть до calendar.google.com .

Виберіть «Меню налаштувань»→ «Налаштування» на панелі меню.

На новій сторінці, що з’явиться, виберіть Робочі години в навігаційному меню ліворуч.

Установіть прапорець Увімкнути робочі години.

Скасуйте виділення піктограм для кожного дня тижня, коли ви не працюєте.

Використовуючи елементи керування для першого дня робочого тижня, встановіть час початку та закінчення робочого дня.

Виберіть «Копіювати час для всіх», щоб використовувати однакові години в усі інші робочі дні. Якщо ви працюєте в різні години щодня, пропустіть крок 7 і встановіть час початку та закінчення для кожного робочого дня.

Визначте свій робочий день, вказавши робочі години.

Щоб члени вашої команди отримували сповіщення, коли вони намагаються залучити вас до події, яка не працює у вашому робочому часі, ви повинні поділитися своїм календарем з командою.

Покажіть свою доступність

Встановлення стандартного робочого часу, як я описав у попередньому розділі, є чудовим початком для встановлення кордонів між роботою та домашнім життям. Однак іноді вам доводиться виходити з домашнього офісу на кілька годин або навіть днів. У таких випадках вам потрібно повідомити людям, що ви недоступні. G Suite пропонує два способи:

• Налаштуйте автовідповідач у Gmail.
• Створіть «подія» поза офісом у Календарі.

Останній з них є особливим типом події, яка блокує певний відрізок часу на один або кілька днів. Коли хтось намагається запросити вас на зустріч чи іншу подію в ці години, Календар автоматично відхиляє запрошення.

Щоб запланувати подію «Не в офісі», Календар пропонує кілька способів розпочати роботу:

• Для одноденної події «Не в офісі» перейдіть до дати, перейдіть у режим перегляду «День», а потім клацніть всередині області часового поясу. Або перейдіть до перегляду місяця, перейдіть до місяця події, а потім клацніть дату події.
• Для багатоденної події «Не в офісі» перейдіть до дат, перейдіть у режим перегляду «Тиждень», а потім клацніть і перетягніть область часового поясу для кожного дня події. Або перейдіть до перегляду місяця, а потім клацніть і перетягніть кожен день події.

Календар створює нову подію, і ви виконуєте наведені нижче дії, щоб завершити подію «Не в офісі».

Виберіть вкладку Поза офісом. Календар перемикається на показаний інтерфейс.

Використовуйте вкладку «Немає офісу», щоб налаштувати подію «Немає на місці» в Календарі.

Якщо час початку та/або закінчення роботи «Не в офісі» неправильний, клацайте кожен раз, а потім або змініть його на правильний час, або виберіть потрібний час зі списку.

Якщо ви не хочете, щоб Календар відхиляв запрошення за вас, зніміть прапорець Автоматично відхиляти нові та існуючі зустрічі.

Якщо ви висміяли крок 3 (це добре!), скористайтеся текстовим полем Повідомлення, щоб указати повідомлення, яке Календар надсилає організаторам зустрічі.

Виберіть Зберегти. Якщо ви залишили прапорець Автоматично відхиляти нові та існуючі зустрічі, Календар попросить вас підтвердити, що ви хочете, щоб програма відхиляла зустрічі від вашого імені.

Виберіть Зберегти та відхилити. Календар додає подію «Немає офісу» до області «Події».

Скажіть чату, щоб він трохи заспокоївся

Однією з унікальних проблем роботи вдома є те, що вам часто доводиться виконувати інші завдання вдома в робочий час: спорожняти посудомийну машину, наповнювати посудомийну машину, завантажувати білизну, депілювати собаку і так далі.

Якщо ваші колеги балакучі, ви, напевно, не хочете, щоб пригорта сповіщень у чаті надходила, поки ви доглядаєте за садибою. Щоб вимкнути сповіщення чату на деякий час, виконайте такі дії:

Голова на chat.google.com до відкритого чату.

Виберіть меню сповіщень, яке з’явиться праворуч від логотипу чату. Чат відображає список сповіщень про відключення звуку, як показано.

Використовуйте список «Вимкнути сповіщення», щоб указати, як довго ви хочете ввімкнути режим «Не турбувати».

Виберіть кількість часу, протягом якого ви хочете мати блаженну тишу. Чат активує режим «Не турбувати» протягом часу, який ви вибрали, і змінює ваш статус з «Активний» на «Не турбувати» (логотип місяця), як показано.

Після вимкнення сповіщень Chat змінює ваш статус на «Не турбувати».

Продовжуйте спілкування віч-на-віч

Коли ви вдома і всі, з ким ви маєте справу щодня, десь «там», можна легко потрапити в пастку відповідей на запити, запитання та обговорення за допомогою текстових каналів зв’язку, таких як електронна пошта, обмін повідомленнями, і чат. Ці методи зручні та швидкі, але вони мають суттєвий недолік: коли ви поза полем зору, ви втратите розум. Тобто спілкування з колегами лише за допомогою письмового слова може швидко зіпсувати ваші стосунки та зробити все ваше спілкування дедалі більш знеособленим і офіційним.

Як ви не даєте таким чином зв’язкам на роботі піти на південь? Легко: підключайтеся через відео якомога частіше (або так часто, як вам зручно). Немає заміни бесіді віч-на-віч як способу залишатися в курсі, підтримувати дружні та сердечні стосунки, а також співпереживати (оскільки ви можете читати вирази обличчя та чути тон голосу).

На щастя, G Suite робить відеозустріч легким, завдяки легким налаштуванням відеозустрічей у Google Meet.

Знайте, які засоби комунікації використовувати

G Suite дає багато способів зв’язатися з колегами, але не кожен інструмент зв’язку підходить для кожного завдання. Зрештою, ви б не використовували молоток, щоб очистити апельсин. (Принаймні, я думаю, що ви б не зробили.)

Ось основні комунікаційні програми G Suite, а також кілька порад щодо того, коли доцільно використовувати кожен із них:

• Чат: корисно для коротких розмов, важливих за часом оновлень, термінових повідомлень та швидкого зворотного зв’язку.
• Відеодзвінок: корисно для розмов, які містять делікатні теми, конструктивну критику або будь-яку іншу тему, де важливий вираз обличчя.
• Групи: корисно для більшості щоденних комунікацій, сеансів запитань і відповідей, оновлення статусу тощо.
• Зустріч: корисно для тривалих обговорень, великих груп або спеціальних зустрічей для обговорення питань, надто складних для публікацій у групах.
• Gmail: корисно для триваліших, більш продуманих та менш чутливих до часу повідомлень і відповідей.

Додайте часові пояси у свій календар

Якщо у вас є колеги, клієнти або постачальники, які працюють в іншому часовому поясі, часто важливо знати правильний час у цьому поясі. Наприклад, вам, ймовірно, не пощастить подзвонити комусь на роботу о 9 ранку за вашим часом, якщо ця людина живе в часовому поясі, який відстає від вас на три години. Аналогічно, якщо ви знаєте, що колега по бізнесу йде з роботи о 17:00, а ця людина працює в часовому поясі, який на сім годин попереду вас, ви знаєте, що будь-які дзвінки, які ви здійснюєте цій людині, мають відбуватися до 10 ранку вашого часу.

Якщо вам потрібно бути впевненим у поточному часі в іншому часовому поясі, ви можете налаштувати відображення календаря, щоб показувати не тільки ваш поточний час, а й один або кілька світових годин , кожен з яких відображає поточний час в іншому часовому поясі. Щоб додати один або кілька світових годинників до Календаря, виконайте наведені нижче дії.

Примусьте ваш веб-переглядач відобразити calendar.google.com .

Виберіть «Меню налаштувань»→ «Налаштування».

У розділі Світовий час встановіть прапорець Показати світовий час.

Натисніть кнопку Додати часовий пояс. Календар додає список часових поясів.

Використовуйте список часових поясів, щоб вибрати часовий пояс, який потрібно відображати у світовому годиннику.

Щоб додати більше світових годин, повторіть кроки 4 і 5 за потреби. Календар автоматично зберігає ваші налаштування.

На наступному малюнку показано календар із кількома світовими годинниками в дорозі.

Календар, качаючи пару світових годинників.

Знати поточний час деінде чудово, але це не дуже допомагає, коли справа доходить до організації подій і зустрічей. На щастя, Календар може допомогти, відобразивши другий часовий пояс у режимах перегляду «День» та «Тиждень». Ось як це налаштувати:

Попросіть свій веб-переглядач перевести вас на calendar.google.com .

Виберіть «Меню налаштувань»→ «Налаштування».

У розділі Часовий пояс установіть прапорець Відображати вторинний часовий пояс.

Використовуйте текстове поле Мітка праворуч від списку Основний часовий пояс, щоб ввести коротку назву для вашого основного часового поясу. Під час цього перевірте, чи в списку Основний часовий пояс вибрано ваш часовий пояс.

Використовуйте список вторинного часового поясу, щоб вибрати інший часовий пояс, який потрібно відобразити.

Використовуйте текстове поле Мітка праворуч від списку Додатковий часовий пояс, щоб ввести коротку назву для другого часового поясу.

На наступному малюнку показано розділ «Часовий пояс» із вторинним часовим поясом, який налаштований і готовий до роботи.

Налаштування часового поясу календаря з доданим додатковим часовим поясом.

На наступному малюнку показано, як два часові пояси відображаються в календарі (у цьому випадку в перегляді тижня). Календар автоматично зберігає ваші налаштування.

Як два часові пояси відображаються в перегляді тижня.

Налаштуйте Календар для швидких зустрічей

Найбільша проблема з роботою вдома полягає не тільки в тому, що у вас є кілька головних уборів, які потрібно носити — крім робочої шапки, у вас також може бути капелюх для дружини, капелюх для батьків, капелюх кухаря, капелюх для винесення сміття та набагато більше, але вам також часто потрібно перемикатися з одного головного убору на інший протягом дня. Таке життя у великому місті, але ви можете дати собі трохи більше часу, щоб змінити капелюхи, налаштувавши Календар, щоб планувати трохи коротші зустрічі за замовчуванням. За допомогою налаштувань Speedy Meetings Календар автоматично планує зустрічі таким чином:

• Коли ви створюєте 30-хвилинну зустріч, Календар планує зустріч лише на 25 хвилин. Наприклад, якщо ви створюєте «30-хвилинну» зустріч, яка почнеться о 15:00, Календар планує закінчити зустріч о 15:25.
• Коли ви створюєте зустріч тривалістю більше 30 хвилин, Календар встановлює час завершення на 10 хвилин менше, ніж ви вибрали. (Наприклад, якщо ви виберете 60-хвилинну зустріч, Календар планує її лише на 50 хвилин.)

Я вас питаю: кому не подобаються коротші зустрічі? Якщо вам подобається все це, виконайте ці дії, щоб налаштувати Календар на автоматичне планування коротших зустрічей:

Перейдіть до веб-переглядача на calendar.google.com .

Виберіть «Меню налаштувань»→ «Налаштування».

У розділі Налаштування події встановіть прапорець Швидкі зустрічі. Календар автоматично зберігає нове налаштування.

Читання електронної пошти з іншого облікового запису

Коли ви працюєте вдома, можливо, вам доведеться відстежувати повідомлення електронної пошти з одного або кількох облікових записів, окрім облікового запису Gmail. Зазвичай моніторинг іншого облікового запису електронної пошти означає налаштування клієнта електронної пошти або доступ до веб-сайту, де налаштовано цей обліковий запис. Однак ви можете уникнути всіх цих клопотів, налаштувавши Gmail на перевірку повідомлень з цього облікового запису. Якщо Gmail знаходить якісь повідомлення на іншому сервері, він імпортує їх у папку "Вхідні" Gmail для неквапливого читання.

Щоб налаштувати Gmail на перевірку пошти з іншого облікового запису, ось короткий опис інформації, яку ви повинні мати під рукою:

• Адреса електронної пошти облікового запису.
• The username and password for the email account. (Note that in most cases the username is the account email address.)
• The address used by the email provider’s incoming mail server. This address often takes the form mail.provider.com or pop.provider.com, where provider is the name of the email provider. Gmail calls this address the POP server, where POP is short for Post Office Protocol.

A mail server is a computer that your ISP uses to store and send your email messages.

• Whether your email provider requires a secure connection to check for and retrieve mail. Secure connections are handled via a protocol called Secure Sockets Layer (SSL).
• Whether the email provider requires you to use a special port number for incoming mail. You can think of a port as a communications channel, and Gmail and your provider must be tuned to the same channel for things to work. If you don’t have any info on this, your provider probably uses the standard port number: 110 if you don’t use SSL; 995 if you do use SSL.

With all that info at your fingertips, follow these steps to add the other account to Gmail:

Head on over to mail.google.com.

Choose Settings→Settings. Gmail opens its settings.

Select the Accounts tab.

In the Check Email from Other Accounts section, select Add an Email Account. Gmail opens the Add an Email Account window.

Enter the account address in the Email Address text box and then click Next. Gmail asks you to enter the settings for the account. Note that Gmail makes a few guesses about the info, most of which should be accurate, or close to it.

In the Username text box, enter the account username (usually, the email address).

In the Password text box, enter the account password.

In the Pop Server text box, enter the address of the server that your provider uses for incoming mail.

In the Port list, select the port number your provider uses for incoming mail. Again, this is 110 if your provider doesn’t require SSL (see Step 11 in this list); if your provider does want you to use SSL, select 995 in the Port list.

If you want Gmail to leave a copy of any imported message on the original server, select the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box. If you still want to access the account’s messages using another email client, selecting the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box is a good idea. If you’ll access the messages only in Gmail, leave the check box deselected so that after Gmail retrieves your messages, it deletes the messages from the original server.

If your email provider requires that incoming mail connections be secure, select the Always Use a Secure Connection (SSL) When Retrieving Mail check box.

It’s a good idea to label the account’s messages in some way, so select the Label Incoming Messages check box. By default, Gmail labels the messages using the account’s email address. If you prefer to use a different label, use the drop-down list to select New Label, enter the label in the dialog box that appears, and then click OK.

If you want Gmail to bypass the Inbox and send the account’s incoming messages straight to the label you specified in Step 12 (or to the All Mail label, if you skipped Step 12), select the Archive Incoming Messages check box. The figure shows a filled-in version of the Add an Email Account window.

To import incoming messages from another account, fill in the settings in the Add an Email Account window.

Click the Add Account button. Gmail adds the account and then asks whether you also want to be able to send email from the account. Alas, this functionality isn’t available through G Suite work accounts.

Click the No radio button and then click Next. Gmail now regularly checks your account for messages.

Handle Microsoft Office documents

Because you’re a full-fledged G Suite user, there’s a good chance your organization has decided to go all in with Docs, Sheets, and Slides for productivity apps. That makes exchanging files with your colleagues easier, but when you’re working from home, you might have to deal with people who haven’t gone all-Google and still use Microsoft’s Office productivity stalwarts: Word, Excel, and PowerPoint. Fortunately, G Suite understands this and is happy to work with Office documents. Here are the three main techniques you need to know:

• Opening Office documents: G Suite gives you a few different ways to open Office documents in their corresponding Google apps:
  • In a Google app, choose File→Open from the menu bar, select the Office document, and then click Open. This opens a preview of the Office document, and you then select Open with Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).

From the preview of the Office document, select Open with Google App.

• • If you receive an Office document as an email attachment, select the attachment’s Edit with Google App icon (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).
• If the Office document is in Drive, select the document, click the More Options icon (the three vertical dots), choose Open With from the menu that appears, and then select the Google app that works with the file type.

Whichever method you use, the Office document appears in the Google app. To remind you that this is an Office file and not a native Google file, you see the Office document’s file extension beside the document name. For example, this figure shows a Word document open in Docs, so you see the .DOCX file extension.

Google displays the Office file extension beside the document name to remind you that you’re working with an Office document.

• Converting an Office document to Google format: If you only ever use Google apps but you have a bunch of Office documents lying around, you should convert those files to their Google-equivalent formats to make it easier to work with the files. To convert an Office document, first open it in the corresponding Google app: Docs for a Word document; Sheets for an Excel spreadsheet; or Slides for a PowerPoint presentation. Choose File–>Save As Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type) from the menu bar.
• Sharing a Google file as an Office file: If you’ve created a file using a Google app but you want to email that file to an Office user, you’re out of luck, right? Nope. You can actually attach the Google file as an Office file, which enables your recipient to view and work with the file — no problem. To share a file in this way, open the file in its native Google app, and then choose File–> Email as an Attachment from the menu bar. In the Email As Attachment dialog box, use the Attach As list to select the Office format (such as Microsoft Excel for a Sheets spreadsheet file). Fill in the To, Subject, and Message fields in the usual email way and then click Send.

Set up your video conference space

Conducting video meetings at the office is easy enough because you almost always have the right equipment, the right space, and the right environment. Holding video meetings at home, on the other hand, is quite a bit trickier. I close this chapter with a few tips borne out of hard-won experience with home-based video meetings.

First, here are some things to consider, equipment-wise:

• To minimize the disturbance for others in your household, consider wearing headphones or earbuds. This not only prevents meeting noises from leaking to other rooms in your house but also has the added benefits of giving you the best audio experience and preventing potential echoes.
• You’ll almost certainly be taking notes during the meeting, so to avoid subjecting your meeting buddies to the noise of your typing, be sure to mute your microphone when you’re not talking.
• What’s that? You often type while you talk? Wow, good on you! In that case, however, you should think about using an external microphone instead of your computer’s built-in mic, to minimize the typing noises.
• Okay, so now that you’re in the market for an external microphone, you should get a wireless mic or headset, right? Not so fast. Wireless mics are convenient and easier to manage in the heat of the call, but the sound quality is often not that great. For the best audio, go for a wired headset or mic.
• Make sure Meet is using the microphone and camera that you prefer.

Now get a load of these tips for setting up your home environment:

• The room you use should have good lighting — preferably, natural light from a nearby window.
• Don’t sit with the light behind you, which turns your head and upper body into a silhouette. Try to position yourself so that the light is in front of you.
• Don’t rely on your camera feed to judge your lighting and position. Cajole a colleague or friend into running a test call to see how things really look.
• Ideally, the wall or space behind you should be blank or, at least, nondistracting.
• Make sure that whatever section of the room people can see is neat and tidy. This is a business call, after all.
• Ideally, the space you use should have little to no ambient noise. Do not — I repeat — do not play music or talk radio during the meeting.
• If you can’t avoid noise, or if noise is always a potential danger (parents with children under 10 nod their heads knowingly), be sure to mute your microphone when you’re not speaking.

Finally, here are some ideas for eking out the best video performance:

• Connect your computer to your Internet router directly with an Ethernet cable, if possible.
• If you need to use Wi-Fi, try to sit as close as possible to the wireless access point.
• For the best Wi-Fi performance, use a 5 GHz network, if you have one.
• Politely ask the other members of your family to hold off on heavy-duty Internet activities (such as streaming video or online gaming) for the duration of the meeting. Be prepared to buy everyone pizza as compensation.