10 корисних налаштувань Gmail

Gmail, один із додатків G Suite , пропонує відносно простий інтерфейс на поверхні, але копіть трохи глибше, і ви побачите, що програма має глибшу сторону — сторінку налаштувань і, здавалося б, нескінченну кількість опцій, конфігурацій та налаштувань. Там багато речей.

Так, звичайно, багато налаштувань мають бути позначені лише для ботаників. Однак є справжня скарбниця доступних налаштувань, які дійсно корисні в реальному світі і можуть допомогти вам бути продуктивнішими, ефективнішими, здоровішими, багатшими та мудрішими. (Ну, можливо, не ті останні три; але ніколи не знаєш!)

Ознайомтеся з десятьма надзвичайно корисними та практичними налаштуваннями Gmail, пов’язаними з двома основними завданнями Gmail: надсиланням та читанням повідомлень. Приготуйтеся бути вражені!

5 чудових налаштувань надсилання

Надсилання електронної пошти виглядає так просто: ви натискаєте «Написати», вставляєте адресу або три, створюєте швидкий рядок теми, пишете саме повідомлення, а потім клацаєте «Надіслати». Що ще можна сказати про таку просту процедуру?

Ну, як виявилося, зовсім небагато. Насправді Gmail містить чимало налаштувань, які можуть зробити надсилання інформації ще кориснішим. У цьому розділі ви знайдете півдюжини (мінус один) параметрів і функцій, які ви захочете додати до свого набору інструментів для надсилання.

Надсилання повідомлення у вигляді простого тексту

Під час надсилання електронного листа ви можете використовувати один із двох режимів повідомлення:

• Розширений текст: цей режим дає змогу доповнювати текст повідомлення шрифтами, кольорами та стилями, наприклад жирним шрифтом та курсивом. Це формат Gmail за замовчуванням, і майже всі повідомлення сьогодні використовують цей формат.
• Звичайний текст: цей режим не пропонує жодного форматування для вашого тексту: без шрифтів, без розмірів шрифту, без курсиву.

Яка користь від цього режиму простого тексту? Сьогодні це рідко, але все ще є деякі дуже старі або дуже прості програми електронної пошти, які задихаються, коли стикаються з форматованим текстом. Якщо ви надсилаєте комусь розширене текстове повідомлення електронної пошти, і ця особа скаржиться, що ваш текст — це просто набір незрозумілих символів, вам потрібно повторно надіслати повідомлення, використовуючи режим простого тексту. Ось як це робиться:

Створіть, адресуйте та створіть свою електронну пошту.

Натисніть Більше параметрів. Додаткові параметри — це три вертикальні точки біля нижнього правого кута вікна нового повідомлення. (Це вказано на малюнку.)

У меню, що з’явиться, клацніть, щоб вибрати Режим звичайного тексту. Gmail додає галочку зліва від команди, як показано. Gmail також видаляє все форматування з тексту вашого повідомлення.

Коли ви вибираєте команду Режим звичайного тексту, Gmail видаляє все наявне форматування тексту та викидає його. Ви можете подумати, що вимкнення режиму звичайного тексту відновить попереднє форматування, але ні, цього не відбувається. Тому, якщо у вас є детально відформатовані повідомлення, подумайте двічі, перш ніж увімкнути команду «Режим звичайного тексту».

Натисніть Надіслати. Gmail надсилає ваше текстове повідомлення.

Щоб надіслати повідомлення без форматування тексту, виберіть параметр «Режим звичайного тексту».

Встановлення поведінки відповіді за замовчуванням

Як ви дізнаєтеся трохи пізніше в цьому розділі, коли ви відкриваєте повідомлення, Gmail пропонує кнопку «Відповісти», яку ви натискаєте, щоб надіслати відповідь особі, яка надіслала повідомлення. Якщо повідомлення було надіслано двом або більше особам, і ви хочете надіслати відповідь усім, вам потрібно натиснути кнопку «Більше», а потім — «Відповісти всім».

Багато людей вважають, що вони використовують «Відповісти все» частіше, ніж «Відповісти», тому додаткове натискання кнопки «Більше» заважає. На щастя, ви можете попросити Gmail змінити параметри й зробити кнопку «Відповісти всім» кнопкою за замовчуванням, а «Відповісти» – кнопкою, до якої ви отримуєте доступ, спочатку натиснувши «Більше». Ось як:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Для параметра «Поведінка відповіді за замовчуванням» натисніть перемикач «Відповісти всім», як показано. Щоб повернутися до відповіді за замовчуванням, клацніть перемикач «Відповісти».

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Натисніть перемикач «Відповісти всім», щоб зробити цю команду поведінкою відповіді Gmail за замовчуванням.

Відповідь та архівування одним махом

Архівування повідомлення — переміщення повідомлення до папки «Уся пошта» Gmail — це 2 кроки:

Натисніть Відповісти, щоб надіслати відповідь відправнику повідомлення.

Натисніть Архівувати, щоб перемістити отримане повідомлення до папки «Вся пошта».

Якщо ви знову й знову виконуєте ці два кроки, ви можете швидко змусити Gmail об’єднати їх в один крок:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Для параметра «Надіслати й архівувати» клацніть перемикач «Показати кнопку «Надіслати й архівувати» у відповіді. Щоб повернутися до поведінки за замовчуванням, замість цього натисніть кнопку «Надіслати й архівувати» у перемикачі «Відповісти».

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Тепер, коли ви клацнете «Відповісти» або «Відповісти всім», у вікні повідомлення, яке відобразиться, буде кнопка «Надіслати» (праворуч) і кнопка «Надіслати й архівувати» (зліва). Якщо натиснути «Надіслати й архівувати», Gmail надішле відповідь і автоматично перемістить вихідне повідомлення до папки «Уся пошта». Солодка в квадраті!

Натисніть кнопку Надіслати та заархівувати, щоб автоматично заархівувати вихідне повідомлення.

Встановлення стилю тексту за замовчуванням

Раніше в цій главі я розповідав про те, як можна відформатувати текст свого повідомлення за допомогою іншого шрифту, розміру тексту, кольору та інших атрибутів. Якщо ви виявите, що постійно вносили одні й ті самі коригування форматування тексту, ви можете заощадити свої пальці, встановивши ці налаштування в еквіваленті каменю Gmail. Gmail пропонує налаштування стилю тексту за замовчуванням, яке включає шрифт, розмір шрифту та колір тексту. Нижче наведено кроки, які потрібно виконати, щоб змінити це налаштування на щось, що відповідає вашому типографічному стилю:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Для налаштування стилю тексту за замовчуванням використовуйте елементи керування «Шрифт», «Розмір» і «Колір тексту», щоб відформатувати текст за бажанням. Під цими елементами керування текст " Так буде виглядати основний текст" показує результат вашої праці.
Якщо ви заплуталися, ви можете почати з нуля, натиснувши піктограму «Видалити форматування» (вказано на малюнку).

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Використовуйте елементи керування «Стиль тексту за замовчуванням», щоб налаштувати текст електронної пошти.

Заборона Gmail автоматично створювати контакти

Одне з налаштувань Gmail за замовчуванням полягає в тому, що коли ви надсилаєте нове повідомлення комусь, не ввімкненому у вашій програмі Контакти, або відповідаєте на нього, Gmail автоматично додає адресу електронної пошти цієї особи до розділу Інші контакти програми Контакти.

Навіщо Gmail це робити? Тому що наступного разу, коли ви почнете вводити адресу електронної пошти цієї особи в поле «Кому», «Копія» або «Прихована копія», Gmail відобразить адресу, щоб ви могли вибрати її, а не вводити повністю. Це називається автозаповненням адреси.

Це, безумовно, похвальна причина, але це означає, що ви отримаєте безліч потенційно непотрібних адрес у програмі Контакти. Звичайно, ці адреси приховані в розділі «Інші контакти», але якщо ви дійсно не хочете, щоб усі ці адреси накопичувалися, ви можете вимкнути автоматичне заповнення адрес, виконавши такі дії:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Прокрутіть униз до параметра «Створити контакти для автозаповнення», а потім натисніть перемикач «Я додам контакти сам», як показано.

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Натисніть перемикач Я додам контакти сам.

5 чудових налаштувань Read

Читання повідомлень у Gmail здається ще одним тривіальним завданням. Зрештою, щоб прочитати повідомлення, ви клацніть його, а потім перегляньте текст у вікні повідомлення або в області читання. Зроблено і зроблено, чи не так? Не так швидко. Gmail має безліч налаштувань, за допомогою яких можна налаштувати читання відповідно до свого стилю. Решта цієї глави проведе вас через п’ять найкорисніших.

Вимкнення перегляду бесіди

За замовчуванням Gmail організовує повідомлення за розмовами , які посилаються на оригінальне повідомлення та всі його відповіді, відповіді на відповіді тощо. Це розумне налаштування, оскільки воно дозволяє легко побачити тенденцію розмови та знайти конкретну відповідь. Розмови також забезпечують акуратність вашої папки "Вхідні", оскільки вся розмова міститься в одному "повідомленні" в папці "Вхідні".

Проте багатьом людям не подобається організовувати повідомлення за розмовами, оскільки всі повідомлення «приховані» в оригінальному повідомленні. Ці люди вважають за краще бачити всі свої повідомлення відкрито.

Якщо ви потрапили в цей табір, ви можете виконати такі дії, щоб вимкнути перегляд розмов Gmail за умовчанням:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Прокрутіть униз до параметра Перегляд розмови, а потім натисніть перемикач Вимкнути Перегляд розмов, як показано.

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Натисніть перемикач Вимкнути перегляд бесіди.

Додавання маркерів важливості

Gmail відстежує те, як ви використовуєте програму та повідомлення, які ви отримуєте, щоб визначити, які повідомлення важливі, а які ні. Якщо аналіз Gmail показує, що повідомлення важливе, Gmail автоматично додає мітку «Важливо» до повідомлення, що означає, що ви можете переглядати повідомлення поза шумом папки «Вхідні», вибравши мітку «Важливо» в головному меню.

Це дуже зручно, але в цьому супі є муха: єдиний спосіб дізнатися, чи Gmail оголосив повідомлення важливим, — це переглянути вміст мітки «Важливо». Тобто Gmail не вказує у папці "Вхідні", які повідомлення важливі, а які ні.

Якщо це здається вам просто неправильним, ось як це виправити:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Натисніть вкладку Вхідні.

Щоб налаштувати маркери важливості, натисніть перемикач «Показати маркери», як показано.

Якщо ви думаєте, що це жахливо, що Gmail аналізує ваші повідомлення на важливість, я вас чую. На щастя, ви можете вимкнути цю поведінку підгляду. На вкладці «Вхідні» виберіть перемикач «Не використовувати мої минулі дії для прогнозування важливих повідомлень», а потім натисніть «Зберегти зміни».

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки.

Натисніть перемикач Показати маркери.

Встановлення максимального розміру сторінки

На мітках Gmail може бути маса повідомлень. Gmail обробляє довгі списки повідомлень, розділяючи список на окремі сторінки з до 50 повідомлень (або бесід, якщо ви все ще використовуєте режим перегляду бесіди) на кожну сторінку. Залежно від того, як ви працюєте, 50 буде здаватися або смішно великим числом, або смішно малим числом.

У будь-якому випадку, число не закріплено, і ви можете виконати наведені нижче дії, щоб встановити інший максимальний розмір сторінки:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Щоб вибрати параметр «Максимальний розмір сторінки», скористайтеся спадним списком «Показати X розмов на сторінці», щоб вибрати, скільки повідомлень (або розмов) ви хочете отримати на сторінці, як показано.

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Використовуйте спадний список «Показати X розмов на сторінку», щоб вибрати максимальний розмір сторінки.

Управління сповіщеннями

За замовчуванням Gmail не відображає сповіщення на робочому столі вашого комп’ютера, коли надходить нове повідомлення. Імовірно, це також добре, тому що багато досліджень показали, що сповіщення про щойно отримане повідомлення (і супутній йому «ping») є великим відволікає і, отже, є основним вбивцем продуктивності.

Тим не менш, ви все одно захочете відволіктися і надати Gmail дозвіл відображати сповіщення на робочому столі. Також можна налаштувати Gmail на відображення сповіщень лише для повідомлень, позначених як Важливі, тому вважайте це компромісом, заслуговує на увагу.

Нижче наведено кроки, які потрібно виконати, щоб надати Gmail дозвіл відображати сповіщення на робочому столі та налаштувати ці сповіщення:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

У налаштуваннях сповіщень на робочому столі натисніть кнопку «Натисніть тут», щоб увімкнути сповіщення на робочому столі для пошти компанії (де « Компанія» — це назва вашої компанії). Ваш веб-переглядач запитає, чи хочете ви дозволити mail.google.com відображати сповіщення, як показано.

Ваш веб-переглядач хоче знати, чи дозволите ви Gmail показувати сповіщення.

Натисніть Дозволити.

Виберіть потрібний варіант сповіщень на робочому столі:

• Нові сповіщення пошти ввімкнено: натисніть цей перемикач, щоб побачити сповіщення на робочому столі для всіх вхідних повідомлень.
• Важливі сповіщення поштою увімкнено: натисніть цей перемикач (як показано), щоб побачити сповіщення на робочому столі лише про вхідні повідомлення, які Gmail позначає як важливі.

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Натисніть перемикач «Важливі сповіщення поштою», щоб побачити сповіщення на робочому столі лише про важливі повідомлення.

Вказує повідомлення, надіслані лише вам

Якщо ви отримуєте масу листів зі списків розсилки та подібних групових повідомлень, зручно розрізняти повідомлення, які ви отримуєте через список або групу, і повідомлення, адресовані безпосередньо вам. (Розрізнення повідомлень у такий спосіб має додаткову перевагу, оскільки покращує виявлення спаму, оскільки багато небажаних повідомлень надсилаються як масові розсилки.)

Для повідомлень, які ви отримуєте, тут можна розрізняти три рівні адресації:

• Повідомлення надсилаються на одну адресу, яка представляє список розсилки або групу
• Повідомлення надсилаються на кілька окремих адрес, у тому числі на вашу
• Повідомлення надсилаються тільки на вашу адресу

Це не повсюдно вірно, але з вашої точки зору, попередній список можна розглядати як показник зростання релевантності повідомлення. Тобто повідомлення, надіслані до списку розсилки або групи, швидше за все, не будуть настільки релевантними; повідомлення, які ви отримуєте, надіслані кільком людям, імовірно, будуть більш релевантними; а повідомлення, надіслані лише вам, імовірно, будуть найбільш релевантними.

У Gmail є функція, яка називається індикаторами особистого рівня, яка відображає цю ієрархію релевантності:

• Повідомлення, надіслані на одну адресу, яка представляє список розсилки або групу, не мають індикатора.
• Повідомлення, надіслані на кілька окремих адрес, у тому числі на вашу, отримують індикатор зі стрілкою (›).
• Повідомлення, надіслані лише на вашу адресу, отримують індикатор подвійної стрілки (»).

Якщо це звучить як розумна домовленість, виконайте такі дії, щоб почати використовувати індикатори особистого рівня:

Виберіть Налаштування→ Налаштування. Gmail відкриє сторінку налаштувань із відображеною вкладкою Загальні.

Прокрутіть униз до налаштування персональних індикаторів рівня та натисніть перемикач «Показати індикатори», як показано.

Натисніть кнопку Зберегти зміни внизу сторінки налаштувань.

Натисніть перемикач Показати індикатори.