Як спланувати майбутню зустріч Zoom

Як колись проникливо зауважив колишній президент Дуайт Д. Ейзенхауер: «Плани нічого не варті, але планування — це все». У контексті Zoom скликання спонтанної зустрічі має сенс за певних обставин, особливо коли текстове спілкування просто не працює. Проте, доведене до крайності, робоче життя будь-якої людини було б некерованим і навіть відверто хаотичним, якби вона не могла хоча б спробувати спланувати свої дні.

З цією метою Zoom дозволяє легко планувати майбутні зустрічі з іншими та відстежувати реєстрацію учасників. Більше того, плануючи зустрічі, ви відкриваєте додаткові функції, які можуть зробити ваші зустрічі більш цінними для всіх зацікавлених осіб.

Як запланувати зустріч у Zoom

Щоб запланувати зустріч з окремою особою або групою людей заздалегідь, виконайте такі дії:

Натисніть на піктограму Головна у верхній частині клієнта на робочому столі.

Натисніть синю кнопку Розклад. У масштабі відобразиться вікно розкладу наради.

Планування майбутньої зустрічі Zoom.

Налаштуйте налаштування зустрічі. Ви можете змінити його

• Тема та опис
• Дата
• Час початку та закінчення
• Ідентифікатор зустрічі
• Параметри аудіо та відео
• Інтеграція зі сторонніми інструментами календаря, такими як Microsoft Outlook і Google Calendar
• Розширені параметри, включно з тим, чи призначили ви альтернативні хости

  Вибір «Створити автоматично» для ідентифікатора зустрічі означає, що Zoom створить та розповсюдить унікальний одноразовий номер. Іншими словами, ви не будете використовувати свій PMI для цієї зустрічі.

Коли закінчите, натисніть синю кнопку Розклад. Тепер ви запланували зустріч. Zoom відображає повідомлення про підтвердження зустрічі з усією необхідною інформацією, як-от показана тут.

Перегляд запланованої зустрічі Zoom.

З підтвердження зустрічі ви можете виконати такі дії, натиснувши відповідні кнопки:

• Відкрити: відкриває календар у програмі календаря за замовчуванням на вашому комп’ютері.
• Закрити: закриває вікно.
• Копіювати запрошення: надсилає інформацію про зустріч у ваш буфер обміну. Звідси ви можете вставити його в електронний лист або куди завгодно.

Перегляньте заплановані зустрічі, натиснувши піктограму Зустрічі у верхній частині клієнта Zoom на робочому столі.

Хоча ви можете проводити лише одну зустріч на кожному пристрої, ви можете запланувати скільки завгодно наперед.

Zoom також дозволяє користувачам планувати зустрічі через веб-портал і через різні розширення браузера.

Як редагувати заплановану зустріч

Скажіть, що ви успішно запланували зустріч. Однак, подумавши, ви вирішуєте, що хочете внести кілька змін. Звичайно, ви можете втратити свою зустріч і завдати шкоди чужим календарям. Кращий спосіб, однак, включає редагування наявної зустрічі — те, що Zoom дозволяє легко зробити, виконавши такі дії:

На веб-порталі Zoom під заголовком «Особисті» натисніть «Зустрічі».

Натисніть назву зустрічі, яку потрібно відредагувати. Zoom надає основну інформацію про вашу заплановану зустріч.

Натисніть білу кнопку Редагувати цю зустріч у нижньому правому куті сторінки.

Зробіть будь-які зміни, які вам подобаються. Ви можете змінити наступне:

• Тема
• Дата, час початку та закінчення
• Ідентифікатор зустрічі
• Параметри аудіо та відео
• Розширені параметри, включаючи те, чи ви призначили будь-які альтернативні хости

Натисніть на синю кнопку Зберегти.

Збирайте відгуки учасників за допомогою опитувань

Брюс запланував майбутню зустріч з учасниками свого гурту E Street Band. Під час розмови він хоче отримати відгуки від усіх. Звичайно, учасники зможуть як долучитися, так і ввести текстові коментарі у вікні чату. Цей тип неструктурованих даних часто є цінним, але зіставлення їх зазвичай безладно та займає багато часу, особливо у великих групах. Структуровані дані набагато легше збирати й аналізувати. З цією метою у багатьох випадках кращим способом є проведення опитування, яке миттєво відображає результати.

Zoom резервує опитування для клієнтів із преміальними планами.

Увімкнення опитування на рівні облікового запису

Щоб увімкнути опитування для всіх членів організації, адміністратор або власник повинен виконати наведені нижче дії.

На веб-порталі Zoom під заголовком адміністратора натисніть Керування обліковим записом.

Натисніть Налаштування облікового запису.

Під розділом Опитування натисніть перемикач у правій частині сторінки. Він стає синім. У масштабі відкриється нове вікно з проханням підтвердити свій вибір.

Натисніть на синю кнопку «Увімкнути». Zoom підтверджує, що він оновив ваші налаштування.

Вам потрібно ввімкнути опитування лише один раз на рівні облікового запису.

Створення опитування для запланованої зустрічі

Після активації опитування ви можете створити одне або кілька опитувань для майбутньої зустрічі:

На веб-порталі Zoom під заголовком «Особисті» натисніть «Зустрічі».

У лівій частині сторінки в розділі «Майбутні зустрічі» натисніть на зустріч, для якої потрібно запланувати опитування.

Прокрутіть вниз донизу сторінки та натисніть білу кнопку Додати біля слів Ви ще не створили жодного опитування.

У вікні, що з’явиться, введіть назву свого запитання.

(Необов’язково) Установіть прапорець Анонімно, якщо ви хочете приховати відповіді учасників.

Введіть назву свого запитання.

Укажіть, чи є питання однократним чи з кількома варіантами, встановивши відповідний прапорець.

Введіть можливі відповіді в текстові поля.

(Необов’язково) Щоб продовжити додавати запитання, натисніть + Додати запитання та повторіть кроки з 4 по 8.

Після завершення налаштування опитування натисніть синю кнопку Зберегти.

Тепер ви можете переглянути опитування, як показано на цьому малюнку.

Збережено опитування для майбутньої зустрічі Zoom.

Зверніть увагу, що Zoom пов’язує опитування з PMI конкретних користувачів, що є незначним, але важливим моментом. Скажіть, що Хенку потрібно домовитися про зустріч з іншими агентами DEA у своєму офісі. Він зважує свої два варіанти:

• Використання свого PMI: якщо він піде цим шляхом, то зможе отримати доступ до всіх опитувань, які він створив під його PMI.
• Дозволяючи Zoom автоматично генерувати одноразовий ідентифікаційний номер зустрічі: якщо Хенк вибирає цю опцію, його опитування застосовуватиметься лише до цієї конкретної зустрічі. В результаті він не зможе їх переробити або передати на іншу зустріч.

У будь-якому випадку, в якийсь момент під час зустрічі господарі можуть почати свої опитування.

Робіть те, що вам подобається, але я б не дозволив можливості передачі опитувань визначати ваше рішення використовувати свій PMI чи ні.

Як обробити реєстрацію на зустріч

Хоча вимагати від учасників реєструватися для майбутніх зустрічей, хоча і необов’язково, дає ряд очевидних переваг, зокрема підрахунок кількості голів наперед. Крім того, компанія або ваш менеджер можуть вимагати відвідування певних зборів.

Вимагати, щоб інші реєструвалися на вашу зустріч

Брандт проводить важливу нараду для всього відділу і хоче переконатися, що всі співробітники присутні. Тому він вимагає реєстрації, виконавши такі кроки:

На веб-порталі Zoom під заголовком «Особисті» натисніть «Зустрічі».

Натисніть назву зустрічі, інформацію про реєстрацію якої ви хочете переглянути.

Натисніть білу кнопку Редагувати цю зустріч.

Прокрутіть униз до слова Реєстрація та встановіть прапорець Обов’язковий.

Натисніть на синю кнопку Зберегти. Zoom поверне вас на головну сторінку зустрічі.

(Необов’язково) Праворуч від посилання для реєстрації скопіюйте унікальну URL-адресу або натисніть «Копіювати запрошення», щоб переглянути докладнішу інформацію про зустріч.

Розповсюджуйте посилання або інформацію про зустріч усім учасникам наради, на ваш вибір.

Реєстрація на майбутню зустріч

Брандт керує штатом з десяти осіб. Він попросив цих людей зареєструватися на його щомісячну зустріч. Крім того, він поширив посилання серед учасників, можливо, навіть через Zoom Meetings & Chat. Коли інші натиснуть цю URL-адресу, вони побачать форму, подібну до відображеної тут:

Форма реєстрації на зустріч Zoom.

Перегляд даних реєстранта

Після того, як учасники заповнять та подають реєстраційну форму на зустріч, Zoom зберігає їхню інформацію. Ви можете отримати до нього доступ, виконавши наведені нижче дії.

На веб-порталі Zoom під заголовком «Особисті» натисніть «Зустрічі».

Натисніть назву зустрічі, інформацію про реєстрацію якої ви хочете переглянути.

Прокрутіть униз до вкладки Реєстрація та праворуч від Керування учасниками натисніть Перегляд.

У масштабі відобразиться вікно, подібне до показаного.

Перегляд учасників зустрічі.

Натисніть кнопку «Редагувати», щоб ще більше налаштувати параметри реєстрації.