Як поділитися вмістом з учасниками зустрічі Zoom

Інструменти спільного доступу до екрана та анотацій існують протягом десятиліть. Насправді, якби Zoom не включив ці цінні функції, багато людей по праву вважали б їх кричущими упущеннями, у тому числі й ви.

Зустрічі та чат – це більше, ніж завдання. Ви можете поділитися своїм екраном з іншими і навіть дозволити їм керувати мишею та клавіатурою вашого комп’ютера. Більше того, ви можете дозволити іншим позначати ваш екран — і навпаки.

Поділіться своїм екраном з іншими

Як організатор зустрічі, ви можете легко поділитися своїм екраном з учасниками, виконавши наведені нижче дії.

Під час зустрічі перетягніть мишу в нижню частину екрана. Масштаб відображає меню наради.

Натисніть на піктограму «Поділитися екраном». У Zoom відображаються всі поточні відкриті програми вашого комп’ютера, як ви можете побачити тут.

Вибір екрана для показу учасникам зустрічі.

Якщо ви використовуєте кілька моніторів і програм, очікуйте широкий вибір.

Клацніть на певному екрані, робочому столі або додатку, яким ви хочете поділитися з учасниками зустрічі. Ви також можете вибрати дошку Zoom або планшет або смартфон, якщо ви підключили їх до комп’ютера за допомогою кабелів.

(Необов’язково) Якщо ви хочете поділитися звуком комп’ютера та/або оптимізувати сеанс показу екрана для відтворення відео, установіть відповідні прапорці в нижньому лівому куті екрана.

Натисніть вкладку «Додатково» у верхній частині екрана, щоб зробити наступне:

• Поділіться частиною екрана
• Діліться лише музикою або звуком комп’ютера
• Контент із другої зовнішньої камери

Натисніть синю кнопку Поділитися в нижньому правому куті.

У нижній частині меню наради, як показано, у Zoom додається зелене сповіщення «Ви ділитеся екраном» та червоний індикатор «Зупинити обмін».

Меню масштабування, що вказує на активний спільний доступ до екрана.

Zoom також розміщує зелений корпус навколо певного екрана, яким ви ділитеся, як тонке нагадування.

Те, що інший учасник зустрічі може керувати вашим екраном, не означає, що ви перебуваєте у його милості. Тобто ви все ще можете рухати мишею, друкувати на клавіатурі та виконувати інші звичайні функції комп’ютера.

Зрозумійте, що саме ви ділитеся

Надійні параметри спільного доступу до екрана Zoom можуть збентежити новачків і навіть досвідчених користувачів. Щоб усунути цю плутанину, зверніться до першого малюнка в цій статті. Чому Zoom відображав усі ці екрани?

Щоб відповісти на це запитання, мені потрібно надати довідкову інформацію про те, як я працюю. Мій поточний комп’ютер включає MacBook Pro та зовнішній монітор ASUS. На той час, коли я показував свій екран, я запускав дев’ять різних програм на своєму комп’ютері. Тепер ви розумієте, чому Zoom запропонував мені так багато різних варіантів обміну. (Коли справа доходить до спільного використання екрана, Зустрічі та чат не мають дискримінації.) Для простоти я виділю лише чотири з них:

• Робочий стіл 1: якщо я виберу цю опцію (A), то я ділюся всіма програмами, запущеними на екрані мого MacBook Pro. Скажімо, я натиснув Command+Tab на своєму Mac, щоб перейти до іншої програми. (Користувачі ПК використовують Alt+Tab, щоб зробити те саме.) Оскільки я раніше вибрав Desktop 1, усі учасники продовжували бачити все на екрані мого Mac. Зверніть увагу, що Zoom розміщує велику білу «1» зліва на екрані, щоб нагадати мені, що я буду ділитися цим робочим столом.
• Робочий стіл 2: якщо я виберу цю опцію (B), я ділюся всіма програмами, які я закріпив на зовнішньому моніторі. Коли я натискаю перемикач на іншу програму, учасники продовжують бачити все, що я показую на цьому моніторі. Зауважте, що Zoom розміщує велику білу цифру 2 на лівій стороні мого зовнішнього монітора, щоб нагадати мені, що я буду ділитися цим робочим столом.
• Дошка Zoom: вибір цієї опції (C) означає, що я ділюся своєю дошкою Zoom лише з учасниками зустрічі
• Microsoft Word: вибір цього параметра означає, що я ділюся Microsoft Word (D) лише під час зустрічі. У результаті, коли я переходжу на веб-браузер або Spotify, Zoom автоматично призупиняє показ екрана для всіх учасників зустрічі, оскільки я фактично перемістив Word у фоновий режим. Тобто це вже не активна програма на моєму комп’ютері.

Немає нічого абсолютного щодо параметрів спільного доступу до екрана Zoom. Ваш конкретний вибір буде залежати від вашого обладнання та програм, які ви використовуєте. Простий приклад проілюструє мою думку.

Самір працює в Initech і використовує Microsoft Surface і не підключає до нього зовнішній монітор. Наразі він працює як з документом Microsoft Word, так і з електронною таблицею Excel. На цьому малюнку показано грубий макет екрана Самира.

Макет програм, що працюють на настільному комп'ютері співробітника.

Настав час щотижневої зустрічі Самира зі своїм босом Біллом. Самір ділиться з ним лише Microsoft Word. У цьому випадку термін « спільний доступ до екрана» є дещо неправильним. Іншими словами, Самір не показує весь екран свого комп’ютера. Скоріше, він ділиться лише однією конкретною програмою: Word.

Якби Самір хотів поділитися Excel з Біллом, йому довелося б завершити новий сеанс спільного доступу до екрана та почати новий. Звичайно, якби Самір поділився всім своїм робочим столом, то він міг би одночасно поділитися обома програмами з Біллом із самого початку.

Спільний доступ до робочого столу з учасниками зустрічі може сильно відрізнятися від спільного використання певної програми.

Під час надання спільного доступу до робочого столу за замовчуванням ви не можете надати доступ до програми Zoom. Ви можете змінити це налаштування, виконавши наведені нижче дії.

Запустіть настільний клієнт Zoom.

Натисніть на піктограму Налаштування у верхньому правому куті. У масштабі відображаються ваші налаштування.

Натисніть «Поділитися екраном» зліва.

Установіть прапорець Показувати вікна масштабування під час показу екрана.

Виконуйте різні завдання, відкриваючи доступ до екрана

Звичайно, ви можете зробити більше, ніж просто поділитися своїм екраном. Zoom дозволяє виконувати такі пов’язані функції під час наявного сеансу спільного доступу до екрана:

• Призупиніть сеанс показу екрана
• Зовсім припинити показ екрана
• Поділіться іншим екраном із користувачами

Щоб виконати ці параметри, виконайте будь-які з наведених нижче вказівок.

• Якщо ви хочете тимчасово припинити показ екрана, натисніть кнопку Призупинити спільний доступ. У масштабі відобразиться повідомлення: «Ваш показ екрана призупинено».
• Якщо ви хочете поділитися іншим екраном з учасниками зустрічі, натисніть кнопку «Новий доступ».
• Якщо ви хочете припинити ділитися своїм екраном, натисніть червону кнопку «Зупинити ділитися» під меню наради в центрі.

Ті, хто не дотримуються обережності під час показу своїх екранів, ризикують збентежити себе і навіть втратити роботу

Дозвольте учасникам зустрічі керувати вашим екраном

Пітер працює в ІТ і допомагає Бобу діагностувати проблему на комп’ютерах останнього. З багатьох причин Пітер може захотіти дистанційно керувати екраном Боба:

• Це просто більш ефективний спосіб роботи.
• Пітер не хоче гавкати на Боба. (Ця причина є моєю улюбленою причиною надання іншим можливість керувати моїм екраном.)
• Боб не хоче знати точні кроки, необхідні для її вирішення. Він просто хоче, щоб Пітер подбав про це замість нього.

Скажіть, що ви хочете, щоб учасник зустрічі керував вашим комп’ютером. Щоб дозволити будь-якому поточному учаснику зустрічі їздити (як кажуть діти), виконайте такі дії:

Під час зустрічі в прямому ефірі перетягніть мишу або курсор у нижню частину Zoom. У масштабуванні відображається меню наради.

Натисніть на піктограму «Поділитися екраном».

Після того, як ви поділитеся своїм екраном, натисніть значок дистанційного керування.

(Необов’язково) Виберіть параметр Автоприймати всі запити.

Щоб дозволити певній особі керувати вашим комп’ютером, виконайте ті самі дії, але замість цього виберіть Надати керування мишею/клавіатурою: і клацніть ім’я учасника, якому ви хочете надати контроль над своїм комп’ютером.

Повідомте інших учасників зустрічі, що вони можуть керувати вашим екраном, якщо запитають доступ.

Скажіть, що ви не хочете автоматично приймати всі запити. Коли ви побачите запит учасника взяти на себе контроль, натисніть синю кнопку «Схвалити», щоб надати їй контроль над вашим екраном.

Запит керування екраном хоста

Наведені нижче дії застосовуються до учасників зустрічі, які хочуть попросити керування екраном організатора:

Перемістіть курсор комп’ютера у верхню частину вікна клієнта настільного комп’ютера Zoom. Коли ви це зробите, у Zoom відкриється меню параметрів перегляду.

Клацніть меню Параметри перегляду та виберіть Запит на дистанційне керування у меню, що з’явиться. Масштаб вказує, що ви запитуєте контроль над екраном хоста.

Натисніть синю кнопку Запит.

Zoom відображає ваш запит на контроль на екрані хоста.

На цьому етапі хост має схвалити ваш запит.

Відновіть контроль над комп’ютером

Якщо ви є хостом і хочете відновити контроль над своїм комп’ютером, виконайте наведені нижче дії.

Повернутися до зустрічі Zoom. Іншими словами, керуйте мишею та вкладкою з будь-якої іншої програми чи екрана, яким ви ділилися.

Наведіть курсор миші на меню наради

Натисніть червону кнопку Зупинити поширення.

Як додати анотації до екрана

Zoom дозволяє учасникам зустрічі робити набагато більше, ніж просто ділитися своїми екранами один з одним. За допомогою кількох кліків ви можете коментувати чужі екрани. Роблячи це, ви можете надати конкретний зворотній зв’язок, зробити глибокі пропозиції або визначити проблему так, як слова часто не можуть вирішити.

Використання спеціальної дошки

Швидше за все, ви колись бачили фізичну дошку на роботі. Використовуючи маркери, люди в кімнаті можуть намалювати будь-яку кількість діаграм на дошках для сухого стирання. Вони можуть документувати бізнес-процеси, оновлювати організаційні діаграми, макетувати логотипи, писати код або майже що-небудь ще.

Чому Zoom має бути іншим?

Після цього Zoom відобразить свою дошку на наступному малюнку.

Збільшити дошку з меню анотацій.

У наступній таблиці відображено пункти меню дошки та описано, що вони роблять.

Параметри анотації масштабу

Скажімо, ви втратили доступ до меню інструмента анотації Zoom. Просто натисніть кнопку Анотувати в меню наради. Zoom знову виводить свої інструменти анотацій на передній план.

Інструменти для анотацій Zoom доступні лише під час сеансів показу екрана.

Після того, як ви запустите спільну дошку, інші можуть захотіти додати до неї власні нотатки. Якщо ви є учасником та хочете додати нотатки до спільної дошки, виконайте такі дії:

З клієнта настільного комп’ютера перемістіть курсор комп’ютера у верхню частину вікна клієнта настільного комп’ютера Zoom.

У меню «Параметри перегляду», що з’явиться, виберіть «Анотувати».

Тепер ви можете додавати будь-які анотації до дошки, які хочете.

Зауважте, що всі учасники зустрічі можуть коментувати одночасно.

Анотація екрана

Zoom не змушує організаторів зустрічі та учасників використовувати спеціальну дошку для створення анотацій. Кожен учасник зустрічі може розмітити звичайний екран і програму, яка на ньому запущена. Можливості тут безмежні, але ось один поширений приклад.

Джено розробляє нову версію веб-сайту для свого клієнта Джеррі. Джено запрошує Джеррі на відеозустріч у Zoom і дотримується цих інструкцій:

Поділіться своїм екраном з іншими.

Натисніть кнопку Анотувати в меню наради.

Звідси можна точно визначити елементи дизайну та зміни набагато більш конкретним способом, ніж дозволять лише слова. Повертаючись до попереднього прикладу, Джеррі тепер може показати Джено, куди саме він хоче перемістити зображення або логотип у заголовку.

Викликати інші варіанти зустрічі

Організатори можуть використовувати кілька інших опцій, щоб контролювати свої зустрічі.

Щоб викликати ці параметри, виконайте наведені нижче дії.

Запустіть настільний клієнт Zoom.

Почніть зустріч і ввімкніть своє відео.

Натисніть значок Учасники в чорному меню наради внизу екрана. У масштабі праворуч відображається новий екран.

У нижньому правому куті натисніть кнопку Більше.

У наведеній нижче таблиці представлені варіанти, що зрозумілі самі за себе.

Додаткові параметри наради для організаторів