Створення звіту за допомогою Crystal Reports 10

Коли ви запускаєте Crystal Reports 10, зазвичай потрібно зробити одну з трьох речей: створити звіт, змінити звіт або запустити звіт щодо даних у вашій базі даних. Звіти беруть дані з бази даних, обробляють їх, форматують, а потім виводять на принтер, на екран комп’ютера або на веб-сайт.

Crystal Reports постачається зі зразком бази даних, який можна використовувати для практики. Це база даних Microsoft Access для вигаданої компанії Xtreme Mountain Bikes Inc.

Xtreme.mdb база даних містить кілька таблиць бази даних , які є репрезентативними таблиць реальний виробник велосипедів може підтримувати. Таблиці заповнені зразками даних, якими можна маніпулювати та відображати їх за допомогою Crystal Reports. Ви можете використовувати ці зразки даних як основу для першого звіту.

Щоб створити звіт, потрібно знати кілька речей:

• Які таблиці в базі даних містять потрібні дані

• Які елементи даних ви хочете в цих таблицях

• Які маніпуляції з даними необхідно виконати, щоб отримати потрібну інформацію

• Як ви хочете, щоб ваш звіт був відформатований

• Чи отримують користувачі вашого звіту з чорно-білого принтера, кольорового принтера, екрана локального комп’ютера чи веб-сайту

Для цілей цього вступу (і поки що) уявіть, що ви вже знаєте всі ці речі.

Запуск Crystal Reports 10

Можливо, ви вибрали Crystal Reports, оскільки у вас є база даних, яка містить важливу для вас інформацію. Цілком ймовірно, що дані в цій базі даних змінюються з часом, і ви хочете бути в змозі відстежувати її поточний статус. Ви можете отримати потрібну інформацію, роблячи запити SQL, але це було б дуже схоже на роботу. Набагато краще створити звіт за допомогою Crystal Reports, а потім запускати звіт щоразу, коли потрібно отримувати останній статус інформації, що цікавить. Звіт потрібно створити лише один раз, але ви можете запускати його багато разів, отримуючи останні результати при кожному наступному запуску. Вам не потрібно вивчати SQL або будь-який інший метод вилучення даних з баз даних. Звіти, створені за допомогою Crystal Reports, легко створювати, легко читати та розуміти. Що може бути краще?

Першим кроком до створення звіту є запуск Crystal Reports із меню «Пуск» Windows. Коли ви це зробите, з’явиться головне вікно Crystal Reports з діалоговим вікном, яке вітає вас у Crystal Reports.

Вам пропонується вибрати один із трьох варіантів. Ви можете створити документ Crystal Reports за допомогою майстра звітів або починаючи з порожнього звіту. Крім того, ви можете відкрити вже існуючий звіт, щоб змінити його або запустити.

Хоча майстер звітів може заощадити час і працю, він обмежує форму звіту. Отже, у цьому розділі ви перейдете до суті справи й покажемо, як створити звіт своїм способом, починаючи з порожнього звіту замість використання майстра звітів.

Використання параметра Порожній звіт

Щоб створити звіт з нуля, починаючи з варіанта порожнього звіту, виконайте такі дії:

1. Запустіть Crystal Reports.

З’явиться діалогове вікно Ласкаво просимо до Crystal Reports.

2. Виберіть параметр Як чистий звіт, а потім натисніть кнопку OK.

З’явиться діалогове вікно Database Expert, яке показує місця, де можна знайти джерело ваших даних.

3. На панелі «Доступні джерела даних» клацніть знак «плюс» зліва від папки «Створити нове підключення», щоб розгорнути її.

Це папка, яку ви вибираєте, коли створюєте звіт з нуля. Коли ви підключилися до бази даних, Crystal Reports запам’ятовує, де вона знаходиться.

4. Двічі клацніть тип бази даних, який відповідає вашому джерелу даних.

Crystal Reports розпізнає різноманітні типи баз даних. Ви повинні вибрати правильний. Якщо ви не знаєте, який тип правильний, запитайте когось, знайомого з джерелом даних. Щоб наслідувати приклад, двічі клацніть Access/Excel (DAO). З’явиться діалогове вікно Access/Excel (DAO), яке запитує, як підключитися до джерела даних.

5. Натисніть кнопку з крапками (…) праворуч від поля Ім’я бази даних.

З’являться файли Access і Excel у вашій системі. У цьому прикладі використовується файл бази даних Access з назвою xtreme. Це може бути не так просто, як здається — файл був розташований за адресою D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Можливо, вам доведеться переглянути цей файл у вашій системі.

6. Натисніть кнопку Готово.

Знову з’явиться Database Expert із під’єднаною базою даних xtreme.

7. Розгорніть вузол Таблиці, а потім двічі клацніть таблицю, на якій потрібно створити звіт.

Дерево на панелі «Доступні джерела даних» складається з ряду вузлів, деякі з яких розгалужуються від інших. Кожне джерело даних має чотири з цих вузлів, що відходять від нього: Add Command, Tables, Views і Stored Procedures.

8. Щоб наслідувати приклад, розгорніть вузол Таблиці, а потім двічі клацніть продукт.

При цьому таблиця Products копіюється з панелі «Доступні джерела даних» на панель «Вибрані таблиці».

9. Натисніть кнопку OK, щоб закрити Database Expert.

Порожній звіт заповнює вікно.

На вкладці Дизайн (ліворуч) показано п’ять розділів звіту:

• Заголовок звіту: з’являється лише у верхній частині звіту і є першим, що бачить глядач.

• Заголовок сторінки: відображається під заголовком звіту та вгорі всіх інших сторінок у звіті.

• Деталі: фактичний зміст звіту.

• Розділ нижнього колонтитула звіту: з’являється після останньої детальної інформації у звіті.

• Нижній колонтитул сторінки: з’являється внизу кожної сторінки звіту.