Редагування документів за допомогою IBM Workplace Services Express

Зазвичай ви можете редагувати власні документи в IBM Workplace Services Express (WSE), і, залежно від налаштувань доступу до бібліотеки документів, ви також можете редагувати документи товаришів по команді. Однак іноді ви взагалі не можете редагувати документи, навіть ті, які ви створили самостійно.

Ви можете легко визначити, чи можете ви редагувати документ, оскільки, відкриваючи його, ви або бачите кнопку «Редагувати», чи ні.

Нижче наведено кілька причин, через які вам можуть заборонити редагувати документ:

• Бібліотека документів не може бути налаштована для редагування будь-яких документів через природу самої бібліотеки.

• Документ заблоковано — або хтось із вашої команди редагує його, або хтось заблокував його вручну, щоб запобігти подальшим змінам.

Припускаючи, що ви можете редагувати певний документ — оскільки у вас є правильний доступ і документ не заблоковано — у наступних розділах описано кілька додаткових речей, які ви можете робити з документом на додаток до редагування його фактичного вмісту.

Редагування властивостей документа

Найважливішою частиною документа, безумовно, є його зміст. Але, що стосується WSE, у документі є щось більше.

Ви можете редагувати властивості документа — поля, які WSE відстежує щодо кожного документа — наприклад, назву документа, опис тощо. Цей вміст про документ іноді називають метаданими. Властивості документа можуть бути дуже важливими для того, щоб інші члени команди могли знайти документ, особливо коли вони шукають його. Чим більше інформації ви включите в поля властивостей, тим більша ймовірність того, що інші користувачі зможуть отримати доступ до вмісту документа та використовувати його.

Щоб відредагувати властивості документа, незалежно від того, чи він був створений за допомогою Office чи редактора WSE, виконайте такі дії:

1. Знайдіть і відкрийте документ, який потрібно змінити, і натисніть кнопку Редагувати.

З’явиться форма «Редагувати документ».

2. Використовуйте форму «Редагувати документ», щоб змінити назву, опис або бажану мову документа.

3. Коли ви закінчите, натисніть кнопку «Опублікувати», «Подати на затвердження» або «Зберегти як приватну чернетку».

Документ збережено та закрито.

Заміна документа

Іноді вам може знадобитися замінити документ, замок, приклад і ствол. Ви робите це нечасто, але іноді у вас є файл на локальному жорсткому диску, який потрібно завантажити замість документа, який уже є в бібліотеці. Зайве говорити, що існуючий документ замінено — назавжди — тому будьте обережні. Ви не можете замінити документ, який було збережено як чернетку, що очікує на розгляд.

Виконайте ці дії, щоб замінити наявний документ у бібліотеці документів документом із вашого комп’ютера:

1. Знайдіть і відкрийте документ, який потрібно замінити.

2. Натисніть кнопку Замінити.

З’явиться форма Замінити документ.

3. Натисніть кнопку Огляд і виберіть файл на жорсткому диску, який потрібно завантажити як заміну.

4. Натисніть кнопку «Опублікувати», «Подати на затвердження» або «Зберегти як приватну чернетку».

Новий документ з’являється в бібліотеці документів, а старий зникає.

Переміщення або копіювання документа

Хоча кроки для копіювання та переміщення документа майже однакові, результати, звичайно, різні. Коли ви копіюєте документ, ви отримуєте дві ідентичні версії документа в двох різних папках. Коли ви переміщуєте документ, документ виймається з вихідної папки та зберігається у вказаній вами папці.

Щоб скопіювати або перемістити документ у бібліотеці документів, виконайте наведені нижче дії.

1. Знайдіть і відкрийте документ.

2. Виберіть Більше дій –> Копіювати або Більше дій –> Перемістити.

З’явиться форма Копіювати в папку (або Перемістити до папки).

3. Виберіть папку призначення, куди потрібно помістити скопійований або переміщений документ.

4. Натисніть OK.

Документ скопійовано або переміщено на нове місце.