Збирайте інформацію за допомогою програми G Suites Forms

Ви використовуєте додаток Forms G Suite , як випливає з його назви, для створення форм, які збирають інформацію від людей. Це може бути форма, яка дозволяє людям зареєструватися на подію, замовити продукт чи послугу, залишити відгук про щось, пройти опитування або перевірити свої знання за допомогою вікторини. Незалежно від вмісту форми програма Forms автоматично збирає відповіді, щоб ви могли пізніше їх проаналізувати.

Один із найпростіших, але найкорисніших способів співпраці з іншими – це запитати у них інформацію. Наприклад, ви можете попросити своїх клієнтів залишити відгук про продукт чи послугу, або ви можете попросити колег подати відгук про організовану вами подію. Хочете знати, що люди думають про ту чи іншу тему? Надішліть їм опитування. Хочете виміряти, скільки людей знають про предмет? Дайте їм вікторину.

«Звучить чудово», — я чую, як ви думаєте, але це також звучить як тонна роботи. Це, безумовно, було б, якби вам довелося створювати необхідні форми в поті власного чола. На щастя, ви можете створювати форми без поту за допомогою Google Forms. Незалежно від того, чи змінюєте ви існуючий шаблон чи створюєте форму з нуля, Forms полегшує публікацію професійних форм зворотного зв’язку, реєстраційних форм, оцінок, опитувань, вікторин та багато іншого.

Веб-сайт Google Forms

Якщо ви готові, скористайтеся одним із наведених нижче прийомів, щоб побачити домашню сторінку Форм:

• Переконайте свій веб-браузер перейти до Google Forms .
• Якщо ви користуєтеся програмою G Suite, яка має значок Google Apps (наприклад, Gmail або Календар), натисніть Google Apps, а потім – Форми.

Домашня сторінка Форми

Коли ви вперше потрапите до Форм, ви побачите домашню сторінку, схожу на сторінку, показану тут.

Домашня сторінка є відправною точкою для Форми.

Швидко пройдіться по екрану, щоб знати, що тут до чого (малюнок вказує на функції в списку нижче):

• Головне меню: натисніть цей значок, щоб відкрити головне меню, яке надає вам доступ до інших програм G Suite (наприклад, Документів і Таблиць), Налаштувань і Диска. Щоб закрити меню, клацніть будь-яке порожнє місце за межами меню.
• Пошук: у формі пошуку потрібного елемента.
• Програми Google: відображати значки для всіх програм Google.
• Обліковий запис Google: Отримайте доступ до свого облікового запису Google.
• Почати нову форму: відобразіть кілька шаблонів, які можна використовувати для створення нової форми. Шаблон являє собою документ , який поставляється з заданим текстом, форматування, і (іноді) зображень , щоб отримати тебе в початок хороше.
• Галерея шаблонів : натисніть тут, щоб переглянути повний список шаблонів форм.
• Останні форми: це три форми, над якими ви працювали останнім часом.
• Відкрити засіб вибору файлів: натисніть цей значок, щоб відкрити файл із Диска або завантажити файл зі свого комп’ютера.

Створіть нову форму

Як тільки ви перейдете на домашню сторінку Forms, вам захочеться створити нову форму. Ви можете попросити Forms створити новий документ двома способами:

• Щоб відкрити порожню форму (тобто форму без попередньо визначеного тексту або форматування), натисніть Пусто.
• Щоб відкрити форму, яка має готовий до редагування текст і форматування, виберіть одну з плиток шаблонів, показаних у розділі «Почати нову форму», або натисніть кнопку «Галерея шаблонів», а потім виберіть шаблон із довгого списку можливостей, які Forms дисплеї.

Екран без назви форми

Коли ви створюєте форму з нуля, ви потрапляєте на екран «Форма без назви», показаний на наступному малюнку, який включає такі функції:

• Область документа: де ви додаєте, редагуєте та форматуєте текст документа.
• Домашня сторінка Форм: повертає вас на домашню сторінку Форм.
• Назва форми: назва, яку ви дали формі. Коли ви створюєте нову форму, в області з’явиться « Форма без назви» .
• Налаштувати тему: дає змогу змінити загальний вигляд форми.
• Надіслати: форму буде відправлено , коли ви закінчите.
• Більше: Відображає меню команд.
• Обліковий запис Google: надає вам доступ до вашого облікового запису Google.
• Панель інструментів: забезпечує швидкий доступ до деяких корисних функцій форми.

Нова форма та особливості, які її оточують.

Виготовити форму

Оскільки ваша нова форма очікує вашого введення, ось загальні кроки, які потрібно виконати, щоб створити робочу форму:

Введіть назву форми.

Введіть опис форми.

Замініть текст запитання без назви на запитання, яке ви хочете поставити.

Використовуйте список Тип запитання (див. попередній малюнок), щоб вибрати формат запитання.
Усього існує десять форматів запитань, включаючи множинний вибір (респонденти вибирають одну з групи можливих відповідей), прапорці (вмикання та вимкнення відповідей), спадне меню (вибір відповіді зі списку), коротка відповідь та абзац. (довша відповідь).

Елементи керування відповідями, які ви бачите, залежать від формату запитання. (Наприклад, Multiple Choice використовує перемикач.)

Якщо ви хочете повторно використовувати запитання, які ви додали до попередньої форми, не вводьте їх з нуля. Замість цього натисніть Імпортувати запитання, виберіть форму, яка містить запитання, а потім натисніть Вибрати.

Введіть текст для першого варіанту відповіді, якщо цього вимагає формат запитання.

Додайте більше варіантів, якщо потрібно для запитання.

Натисніть піктограму Додати запитання.

Для довших форм або форм, які охоплюють кілька предметів, часто допомагає розбити форму на кілька розділів. Щоб додати розділ до форми, натисніть піктограму Додати розділ.

Повторіть кроки 3–6 для нового запитання.

Повторюйте кроки 7 і 8, доки ваша форма не буде заповнена.

Запустіть пробний запуск нової форми, натиснувши значок «Більше» та вибравши у меню, що з’явиться, пункт «Попередній перегляд».

Скласти вікторину

Якщо ви хочете, щоб ваша форма була вікториною, вам потрібно внести кілька змін:

• Натисніть значок «Більше», а потім виберіть «Налаштування» у меню, що з’явиться, щоб відкрити діалогове вікно «Налаштування». Виберіть вкладку «Тези», а потім натисніть перемикач «Зробити це вікториною». За замовчуванням Forms показує користувачеві його оцінку відразу після того, як він подає тест. Якщо ви віддаєте перевагу спочатку переглянути вікторину, натисніть опцію Пізніше, після перевірки вручну. Натисніть Зберегти, щоб перетворити форму на вікторину.

Якщо ви починаєте тест з нуля, найпростіший спосіб — вибрати пустий шаблон вікторини в галереї шаблонів.

• Тепер для кожного запитання ви бачите посилання «Ключ відповіді». Клацніть «Ключ відповіді», встановіть кількість балів, які потрібно призначити питанню, виберіть, який варіант (або варіанти) є правильною відповіддю, а потім натисніть «Готово».

Як додати співавторів форми

Навіщо створювати форму самостійно, якщо ви можете підбадьорити інших людей у ​​вашій організації (і з неї) долучитися та допомогти? Я не можу придумати причини! Щоб залучити одного або кількох співавторів, клацніть значок «Більше», а потім виберіть «Додати співавторів» у меню, що з’явиться. У діалоговому вікні "Параметри спільного доступу", яке з'явиться, у вас є два способи спонукати людей працювати над вашою формою:

• Поділитися посиланням: у розділі « Хто має доступ» натисніть «Змінити», щоб відкрити діалогове вікно «Спільний доступ до посилання», виберіть, з ким ви хочете надати спільний доступ до форми, а потім натисніть «Зберегти». Скопіюйте адресу, яка з’являється у полі «Посилання для спільного доступу», а потім вставте адресу в електронний лист, текст, веб-сторінку чи будь-де.
• Запросити людей електронною поштою. Використовуйте текстове поле «Запросити людей», щоб ввести імена або електронні адреси людей, яких ви хочете запросити до співпраці. Якщо ви хочете включити власне повідомлення до електронної пошти, натисніть Додати повідомлення, а потім введіть своє повідомлення в текстове поле. Натисніть Надіслати, щоб запустити запрошення.

Надішліть свою форму

Коли ваша форма (або тест) буде заповнена і ви успішно її переглянули, настав час зробити форму доступною для респондентів. У вас є три способи зробити форму доступною: електронна пошта, посилання та веб-сторінка.

Насправді, є четвертий спосіб поділитися своєю формою: через соціальні мережі. Як зазначено на наступному малюнку (див. наступний розділ), ви можете натиснути піктограму Facebook або Twitter, щоб поділитися посиланням на вашу форму на цих сайтах.

Надсилання форми електронною поштою

Якщо ви хочете, щоб форму заповнювали лише люди з вашої організації, надішліть форму електронною поштою, виконавши такі дії:

Натисніть Надіслати.

У розділі Надіслати через натисніть піктограму Електронна пошта.

У діалоговому вікні Надіслати форму скористайтеся інтерфейсом електронної пошти, щоб поділитися своєю формою електронною поштою.

Використовуйте поле Кому, щоб вибрати кожну особу у вашій організації, яку потрібно заповнити.

За потреби відредагуйте рядок Тема.

Відредагуйте поле Повідомлення, якщо хочете.

Натисніть Надіслати. Forms надсилає електронний лист, який містить кнопку «Заповнити форму», яку користувачі натискають, щоб перейти до форми.

Надсилання посилання на форму

Якщо ви хочете поділитися своєю формою не лише за допомогою електронної пошти, а й за допомогою тексту, чату чи будь-якого іншого текстового засобу, вам потрібно отримати посилання на форму та надіслати посилання своїм знайомим. Ось як це робиться:

Натисніть Надіслати.

У розділі Надіслати через натисніть піктограму Посилання. У діалоговому вікні Надіслати форму відображається посилання на форму.

Адреси форм, як правило, досить довгі. Якщо ви хочете надіслати коротшу версію адреси, установіть прапорець Скоротити URL.

Натисніть Копіювати. Forms копіює адресу форми в буфер обміну вашого комп’ютера.

Вставте посилання в будь-який носій, який ви хочете використовувати, щоб поділитися формою.

Натисніть Закрити (X).

Вбудовування форми у веб-сторінку

Якщо ви хочете зробити вашу форму доступною для всіх, хто має доступ до певної веб-сторінки, і ви знаєте, як (або знаєте когось, хто знає як) додати HTML на сторінку, виконайте такі дії, щоб вставити HTML-код форми на сторінку:

Натисніть Надіслати.

У розділі Надіслати через натисніть значок Вставити HTML. У діалоговому вікні Надіслати форму відображається HTML-код форми.

Використовуйте текстове поле Ширина та Висота, щоб указати розміри рамки, яка містить форму.

Натисніть кнопку Копіювати. Forms копіює форму HTML у буфер обміну вашого комп’ютера.

Вставте HTML у код своєї веб-сторінки.

Натисніть Закрити (X).

Перевірка відповідей у ​​формі

Коли респонденти заповнюють вашу форму та натискають «Надіслати», надіслані форми почнуть відображатися на вкладці «Відповіді». Тут ви бачите підсумок відповідей, результати запитань і відповіді користувача за користувачем. Ви також отримуєте значок Створити електронну таблицю, щоб завантажити відповіді у файл Таблиці для аналізу даних. Солодкий!