Запуск звіту в ACT! 2005 рік

Наступні кроки застосовуються до всіх ACT! звіти. Діалогове вікно однакове для всіх звітів. Однак, залежно від звіту, який ви створюєте, деякі з параметрів можуть бути недоступними і, таким чином, відображатися сірим кольором.

Щоб запустити ACT! звіту, просто виконайте такі дії:

1. Виконайте пошук або відобразіть запис або записи контактів, які потрібно включити у звіт.

Всі дороги в ACT! провести — або принаймні пройти повз — пошук. Перш ніж створювати звіт, вирішіть, дані якого контакту чи групи ви хочете включити у свій звіт. Наприклад, ви можете запустити підсумковий звіт історії для одного контакту або звіт про контакти для всіх контактів у штаті чи регіоні. Ви можете включити дані з поточного запису контакту чи групи, поточного пошуку контакту чи групи або з усіх контактів чи груп.

2. Відсортуйте контакти перед запуском звіту, якщо ви хочете, щоб контакти у звіті відображалися в певному порядку.

Ви хочете, щоб контакти відображалися в алфавітному порядку за назвою компанії чи прізвищем? Якщо у вас є багато контактів з прізвищем Сміт, ви хочете відсортувати їх за компанією чи штатом? Ви повинні прийняти ці рішення, перш ніж запускати ACT! звіт.

Сортуйте свої контакти одним із двох способів: відсортуйте за трьома критеріями, вибравши Редагувати –> Сортувати, або відсортуйте свій контакт за критерієм, клацнувши відповідний заголовок контакту в списку контактів.

3. Виберіть меню Звіти, а потім виберіть назву звіту, який потрібно запустити. (Щоб запустити звіт, який не відображається в меню, виберіть Звіти –> Інші звіти про контакти та виберіть відповідний звіт.)

Відкриється діалогове вікно Визначення фільтрів. Вкладка «Загальні» ідентична для будь-якого ACT! створені вами звіти.

4. У спадному списку Надіслати вихідні дані звіту до виберіть вихід для звіту:

• Попередній перегляд: виберіть опцію Попередній перегляд, якщо ви взагалі сумніваєтеся щодо своїх можливостей звітування. На екрані з’явиться попередній перегляд звіту. Після попереднього перегляду звіту роздрукуйте його або запустіть знову, якщо він виглядає не так, як ви планували.

• Rich-Text File: Зберігає звіт як файл RTF, який можна відкрити в Word.

• HTML-файл: зберігає звіт у вигляді HTML-файлу. Виберіть цей параметр, якщо ви хочете використовувати звіт на своєму веб-сайті.

• PDF-файл: зберігає звіт у форматі PDF-файлу, який можна прочитати в Adobe Reader.

• Текстовий файл: зберігає звіт у вигляді TXT-файлу, який можна прочитати за допомогою широкого спектру програмного забезпечення, включаючи Excel.

• Принтер: якщо ви повністю впевнені, що ваш звіт буде надруковано правильно з першого разу, спробуйте! Цей параметр надсилає звіт безпосередньо на ваш принтер за замовчуванням.

• Електронна пошта: надсилає збережений звіт у вигляді вкладення до повідомлення електронної пошти. Вкладений файл має розширення .rpt і його можуть прочитати лише одержувачі, які мають ACT! встановлені на їхніх комп’ютерах.

5. У області Створити звіт для вкажіть контакти, які потрібно включити у звіт.

Вибір зрозумілий сам собою. Ви збираєтеся запустити звіт для поточного контакту, поточного пошуку або всіх контактів.

Якщо ви відсортували контакти, виберіть перемикач «Поточний пошук», навіть якщо ви хочете включити всі контакти до бази даних. Якщо ви не виберете цей параметр, контакти у звіті не відображатимуться в указаному вами порядку сортування.

6. Установіть прапорець Виключити «Мій запис», щоб виключити інформацію зі звіту.

Цей параметр доступний не для всіх звітів.

7. У області Використовувати дані, якими керує, виберіть Менеджер записів для контактів, які ви включите у свій звіт.

• Усі користувачі: Включає записи про контакти, якими керують усі користувачі бази даних.

• Вибрані користувачі: Включає записи про контакти, якими керують вибрані користувачі бази даних. Якщо ви єдиний користувач бази даних, у списку відображатиметься лише ваше ім’я.

8. На вкладках «Дії», «Примітка» та/або «Історія» виберіть відповідні параметри.

• На вкладці «Дії» виберіть тип діяльності та відповідний діапазон дат для включення у звіт.

• На вкладці «Примітка та історія» виберіть тип історії та відповідний діапазон дат, які ви включите у свій звіт.

• У області Використовувати дані, якими керує, виберіть користувачів, чию інформацію потрібно включити у звіт.

9. Перейдіть на вкладку Можливості, якщо у вас є звіт про продажі.

• У області «Можливості продажу» виберіть, чи хочете ви включити до звіту «Можливості збуту», «Закриті/Виграні продажі» та/або «Втрачені продажі».

• У спадному меню «У межах діапазону дат» вкажіть діапазон дат «Можливості продажу», які потрібно включити у звіт.

• У області Використовувати дані, якими керує, виберіть, щоб включити інформацію від Усіх користувачів або Вибраних користувачів вашої бази даних.

10. Натисніть OK.

ДІЙ! запускає звіт. Якщо ви не задоволені результатами, запустіть той самий звіт вдруге, використовуючи інші критерії, або спробуйте запустити інший звіт.