Додавання нових контактів у Act! 2005 рік

На самому простому рівні головна мета ACT! служити місцем для зберігання всіх контактів, з якими ви щодня взаємодієте. Ви можете додавати та редагувати всі свої контакти у вікні «Інформація про контакт», оскільки воно містить всю інформацію, що відноситься до одного конкретного запису, і дозволяє вам бачити всі поля ваших контактів.

Ймовірно, у вас є багато контактів, які ви жадаєте ввести у свою базу даних, тож заходьте прямо й виконайте такі дії:

Якщо ви ще не перебуваєте у вікні контактної інформації, перейдіть туди, натиснувши піктограму Контакти на ACT! Навігаційна панель.

У вікні «Інформація про контакт» виберіть один із трьох способів додати новий контакт до бази даних:

• Виберіть Контакт → Новий контакт.

• Натисніть значок «Новий контакт» на панелі інструментів.

• Натисніть клавішу Insert на клавіатурі.

Запуск будь-якої з попередніх команд призводить до порожнього запису контакту. Тепер ви готові ввести інформацію про новий контакт.

Почніть вводити інформацію, клацнувши в полі Компанія та ввівши назву компанії контакту.

ДІЙ! не робить різниці між реальними контактами та пустими контактами. Невведення інформації або повторне натискання клавіші Insert призводить до численних порожніх записів про контакти, які не приносять користі і служать лише для засмічення бази даних. Отже, хоча ви можете залишити будь-який з ACT! поля порожні, вам потрібно щось ввести, тому почніть з назви компанії.

Ви завжди можете повернутися до запису пізніше і додати, змінити або видалити будь-яку інформацію в будь-якому полі.

Клацніть у наступному полі, куди потрібно ввести інформацію та почати вводити.

Ви також можете використовувати клавішу Tab, щоб перейти до наступного поля. Якщо ви занадто часто випадково натискаєте клавішу Tab, ви можете виявити, що ви розширили одне надто багато полів і опинилися в неправильному полі. Але не хвилюйтеся: натисніть і утримуйте клавішу Shift, а потім натисніть Tab, щоб перемістити курсор у зворотному напрямку.

Продовжуйте заповнювати поля.

ДІЙ! поставляється з приблизно 50 попередньо запрограмованими полями, які відображають потреби більшості користувачів. Багато полів є досить зрозумілими (і відображають тип інформації, яку ви, ймовірно, очікуєте знайти в будь-якій адресній книзі): ім’я контактної особи, назва компанії, телефон, місто, штат та поштовий індекс. Вони зручно розташовані у верхній половині вікна контактної інформації. Деякі поля є трохи менш очевидними:

• Адреса: Якщо ви припустите, що три поля ACT! передбачає, що адреса призначена для зберігання трьох альтернативних адрес, ви помиляєтеся! Друге та третє поля адреси призначені для дійсно довгих адрес. Це поле є хорошим місцем для включення назви будівлі, якщо воно є невід’ємною частиною адреси.

• Етикетки в стилі 5160, які широко використовуються для масових розсилок, зазвичай друкують чотири рядки інформації: компанію, контактну адресу, адресу та місто/штат/поштовий індекс (усі в четвертому рядку). Якщо вам потрібно використовувати друге і третє поля адреси, вам знадобляться мітки більшого розміру.

• Ідентифікатор/Статус: поле ІД/Статус, по суті, є полем категорії, і воно подає кожен із ваших контактів у категорії. Використовуючи поле ID/Status, вам не потрібно вручну налаштовувати різноманітні бази даних: одну для ваших друзів, одну для ваших клієнтів, одну для ваших постачальників тощо. Поле ID/Status містить кілька десятків найбільш часто використовуваних категорій, включаючи друзів, клієнтів, постачальників і конкурентів, що полегшує пошук кожної з цих категорій.

• Привітання: це поле відноситься до імені, яке йде після слова Шановний у листі, яке використовується у ваших шаблонах листів. За замовчуванням ACT!, будучи дружнім типом, використовує ім’я. Не соромтеся змінити привітання на більш офіційне.

• Якщо ви віддаєте перевагу використовувати більш офіційне привітання як налаштування за замовчуванням, виберіть «Інструменти» → «Параметри» та натисніть кнопку «Параметри привітання», зручно розташовану на вкладці «Загальні».

• Послано: це поле є одним із найбільш часто ігнорованих у базі даних. Інформація, введена в це поле, використовується у звіті Джерело перенаправлень; неможливість введення інформації Referred By робить звіт марним. Так у чому головне? Припустимо, ви платите за рекламу в двох газетах — чи було б приємно знати, яка з них приваблює найбільше потенційних клієнтів? Якщо ви відвідуєте виставки або вкладаєте багато часу та зусиль у свій веб-сайт, чи не хотіли б ви знати, чи привели ваші зусилля до будь-якого нового бізнесу? І якщо наявний клієнт надсилає вам багато нових потенційних клієнтів, чи не було б приємно вшанувати його смачною шинкою на Різдво, а не звичайним фруктовим тортом?

• Користувач: зверніть увагу, що кілька полів користувача знаходяться в нижній половині вікна контактної інформації. Ці поля містять інформацію, характерну для вашого бізнесу.

• Залиште ці конкретні поля порожніми, доки не перейменуєте їх. Якщо ви цього не зробите, ви можете отримати різні типи даних, введені в одне поле.

  Ви завжди можете повернутися назад і додати, змінити або видалити дані поля в будь-який час!

Не лякайтеся, коли ДІЙТЕ! автоматично форматує деякі дані поля, коли ви вводите інформацію.

Додайте свої дані якомога однорідніше.

Якщо необхідно, додайте кілька записів до поля.

Як правило, найкращою практикою є обмеження лише одним елементом у полі. Однак час від часу ви зустрічаєте ситуацію, коли контакт поділяється на дві категорії. Наприклад, ДжоАнн Чамар може бути і другом, і клієнтом. У цій ситуації ви можете використовувати розкривний список, щоб ввести більше одного елемента в поле.

Щоб вибрати кілька критеріїв для включення в одне поле, виконайте такі дії:

• а. Помістіть курсор у поле.

• б. Відзначте потрібний вибір.

• c. Клацніть потрібні записи у діалоговому вікні «Редагувати значення списку».

• d. Клацніть будь-де за межами діалогового вікна, щоб закрити його.

  Різні записи відображаються в полі, розділені комою.

Коли ви заповнюєте інформацію для кожного нового контакту, не забувайте натискати різні вкладки внизу свого макета.

На цих вкладках ви знайдете додаткові поля. Вкладка «Домашня адреса» — це місце, де ви записуєте особисту інформацію про контакт. Можливо, у вас є кілька інших вкладок, які ви також можете вибрати.

Різні макети відображають різні вкладки. Якщо ви зміните свій поточний макет, ви, ймовірно, переглянете інший набір вкладок.

Якщо ви забудете натиснути ці вкладки в нижній частині вікна контактної інформації, ви можете просто пропустити деякі поля, які потрібно заповнити для заповнення важливої ​​інформації. Тому не забудьте натиснути ці вкладки!

Збережіть нову контактну інформацію.

Теоретично, вам не потрібно зберігати нову контактну інформацію; воно збережено, якщо ви виконаєте будь-яке з наступного:

• Виконайте будь-які інші ДІЇ! команду, яка включає в себе будь-що: від додавання нотатки або можливості продажу до планування зустрічі.

• Перейдіть до іншого запису в базі даних.

• Натисніть кнопку «Зберегти» (позначена невеликим значком дискети на панелі інструментів).

• Натисніть Ctrl+S.