Padomi sadarbībai koplietojamu izklājlapu izstrādē, kuras jūs, iespējams, nezināt

Vai jūs bieži strādājat ar izklājlapām, kuras kopīgojat ar citiem? Tālāk sniegtie padomi palīdzēs uzlabot komandas darba efektivitāti, izmantojot izklājlapas programmā Excel vai Google izklājlapas .

Kā strādāt ar Excel un Google izklājlapu izklājlapām, tiek kopīgots

• Mainiet un atjauniniet dokumentu atslēgas
• Ievadiet pareizos avota datus
• Izmantojiet izklājlapu vadīklas
• Izmantojiet tabulas un diagrammas
• Iezīmējiet svarīgas vērtības ar krāsu un formatējumu

Mainiet un atjauniniet dokumentu atslēgas

Sadarbojoties, veidojot izklājlapu, ir svarīgi sekot līdzi visām izmaiņām, jo, ja neesat uzmanīgs, varat pārrakstīt kāda cita darbu.

Mēģiniet pievienot komentārus vai piezīmes, lai reģistrētu izmaiņas, piemēram, vienuma atjaunināšanas iemeslu, redaktora nosaukumu, darba stilu utt. To var viegli izdarīt, izmantojot koplietotās darbgrāmatas funkciju Izcelt izmaiņas. Lai iespējotu šo funkciju, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Dodieties uz Fails > Opcijas > Ātrās piekļuves rīkjosla . Operētājsistēmā macOS atveriet  Excel > Preferences… > Lente un rīkjosla > Ātrās piekļuves rīkjosla .
2. Nolaižamajā izvēlnē atlasiet Visas komandas .
3. Atlasiet Izcelt izmaiņas un izvēlieties, vai vēlaties pievienot ātrās piekļuves rīkjoslu virs vai zem lentes. Noklikšķiniet uz Labi .
4. Pēc tam ātrās piekļuves rīkjoslā pieskarieties nolaižamajam filtram > Rādīt komandu apzīmējumus . Varat pielāgot, kā izklājlapā vēlaties izcelt izmaiņas, noklikšķinot uz vajadzīgās opcijas nolaižamajā izvēlnē.

Varat arī koplietotās izklājlapas sadaļas vai cilnes ar krāsu kodiem, lai varētu viegli skatīt izmaiņas vienā mirklī.

Ievadiet pareizos avota datus

Ievadot neapstrādātus datus izklājlapā, ir viegli pieļaut kļūdas. Problēma ir tāda, ka, ja jūs to nedarīsit pareizi, rezultāti var būt šķībi un novirzīt jūs nepareizā virzienā.

Par laimi, ir daži padomi, kas palīdzēs pārliecināties, vai Excel failā ievadāt pareizos avota vai sākotnējos datus.

• Jūsu datiem ir jābūt skaidriem un precīziem. Centieties izvairīties no nevajadzīgiem saīsinājumiem un pārliecinieties, vai skaitļu vai datuma formatējums ir skaidrs un konsekvents visā izklājlapā.
• Katras kolonnas/rindas augšdaļā noteikti iekļaujiet nosaukumu, lai palīdzētu citiem lietotājiem labāk interpretēt tabulu.
• Izmantojiet atbilstošo saistīto formulu.

Izmantojiet izklājlapu vadīklas

Izmantojot izklājlapu vadīklas, varat samazināt kļūdu iespējamību, ievadot datus. Šeit ir daži rīki, kurus varat izmantot:

Datu validācija : izmantojot datu validācijas rīku, varat savākt ievadi no vairākiem lietotājiem pareizajā formātā. Tas arī nodrošina vienveidību datu ievadē un novērš nejaušas lietotāju kļūdas. Ja ievadāt datus, kas pieder zināmai vērtību kopai, piemēram, Jā, Nē vai Nevar noteikt, varat izveidot nolaižamo sarakstu ar šīm opcijām, lai citi lietotāji varētu izvēlēties no pieejamo opciju saraksta.

Lapas skats : vēl viena noderīga funkcija, kas ļauj izklājlapu lietotājiem izveidot pielāgotus skatus savām darbgrāmatām un iestatīt savus informācijas skatīšanas filtrus, neietekmējot citu tajās veiktās izmaiņas.

Izmantojiet tabulas un diagrammas

Faktiski izklājlapas sākumā bieži pārņem skatītājus, it īpaši, ja viņi nav pieraduši apstrādāt lielu datu apjomu. Tāpēc datu vizualizēšanai jāizmanto tabulas, diagrammas vai diagrammas.

Lai gan tabulas palīdz sakārtot un klasificēt informāciju, diagrammu vai diagrammu izmantošana palīdzēs to parādīt vizuāli. Pateicoties tiem, būs vieglāk norādīt tendences vai salīdzināt atšķirības starp datu mainīgo grupām laika gaitā. Izmantojot to, varat identificēt svarīgas datu vērtību attiecības un tendences.

Iezīmējiet svarīgas vērtības ar krāsu un formatējumu

Krāsojot tekstu un nosaukumus, varat sakārtot datus lasāmākā veidā.

Izmantojot šo metodi, varat koncentrēties uz konkrētiem datu aspektiem, nenomācot pārāk daudz informācijas. Varat arī izmantot tādus rīkus kā nosacījumformatēšana , kas ļauj izcelt noteiktas šūnas, pamatojoties uz kritērijiem, piemēram, diapazonu.

Iepriekš ir sniegti padomi par sadarbību un datu apstrādi Excel izklājlapās vai Google izklājlapās . Cerams, ka raksts jums ir noderīgs.