Word fjölvi handan Macro upptökutækisins: Office 2016, 365 / 2019 Macros einkatími og gagnleg dæmi

Gildissvið: Word 365, 2019, 2016; Windows og MAC OS X stýrikerfi.

Hér er spurning frá lesanda:

Ég er kennari nota venjulega Word 2019 til að skrifa skjölin mín. Ég þarf oft að breyta letri og stærð skjalagreina minna. Er einhver leið til að gera vinnu mína sjálfvirkan með fjölvi, svo ég geti breytt málsgrein skjalsins með einum smelli? Ég er viss um að þetta mun spara mér nokkrar klukkustundir á viku, sem ég mun gjarna fjárfesta í öðrum verkefnum.

Takk fyrir spurninguna þína. Helsti kosturinn við fjölva er að þeir gera þér kleift að gera sjálfvirk verkefni þín í Microsoft Office forritum. Fjölvi er annað hvort hægt að taka upp eða handkóða með Visual Basic for Applications (VBA). Word sendir Macro upptökutæki sem gerir þér kleift að þróa sjálfvirkni forskriftir án kóðun. Ef þú ert að byrja með sjálfvirkni gæti þetta verið nógu góð lausn. Sem sagt, með smá VBA þekkingu geturðu skrifað skilvirkar og öflugar fjölva.

Virkja þróunarflipann í Word

Ef þú sérð ekki Developer flipann í Microsoft Word borðinu þínu þarftu að setja upp Macro þróunarumhverfið þitt.

• Opnaðu nýtt Word skjal. Ef þú vilt vinna í núverandi skrá skaltu ganga úr skugga um að þú hafir afrit til öryggisafrits áður en þú gerir breytingar.
• Nú skaltu halda áfram og gera þróunarvalmyndina sýnilega á borði .

Upptaka Word Macro – hagnýtt dæmi

• Nú skaltu smella á hönnuðaflipann sem nýlega var bætt við .
• Farðu í kóðahnappahópinn .

• Smelltu á Record Macro hnappinn til að kalla upp Macro recorder aðgerðina.

• Skilgreindu þýðingarmikið nafn fyrir fjölvi. Athugið: Þar sem nafnið sem þú gefur upp verður notað í sjálfvirka VBA kóðanum, Gakktu úr skugga um að engin bil séu í Macro nafninu.

•  Athugið: Þó að það sé hægt að úthluta fjölvi á hnappa, til einföldunar munum við keyra fjölvi handvirkt í gegnum View flipann eða Developer flipa.

• Framkvæmdu röð skrefa sem þú vilt taka upp. Í þessu tilviki muntu skrá eftirfarandi skref:
  • Veldu tiltekna málsgrein í skjalinu þínu.
  • Farðu í Home flipann.
  • Stilltu leturgerðina á Times New Roman.
  • Stilltu leturstærð á 16.
  • Miðaðu textann þinn með því að ýta á Ctrl +E.
• Þegar því er lokið, farðu aftur í Developer flipann og ýttu á Hætta upptöku .
• Nú skulum við kíkja á sjálfvirkan VBA kóðann. Smelltu á Macros og auðkenndu síðan AutoFormat Macro og ýttu á Edit .

• Lokaðu VBA ritlinum.

Vistaðu vinnu þína í Word Macro sniðmáti

• Smelltu á File og síðan á Vista sem .
• Í Vista sem glugganum hægra megin skaltu ákvarða vistunarstaðinn þinn og gefa þýðingarmikið nafn á vinnubókina þína.

• Veldu Word Macro Enabled Document sem skjaltegund. Athugið: Word skjalið þitt verður vistað með .docm viðskeytinu.
• Ýttu á Vista hnappinn.

Keyrir makróið þitt

• Opnaðu Word skjalið þitt.
• Veldu málsgreinina sem þú vilt forsníða sjálfkrafa. Bara sem dæmi, hér er málsgreinin sem ég valdi:

• Farðu í flipann Skoða .
• Smelltu á Macros hnappinn.
• Veldu AutoFormat Macro
• Smelltu á Run – þetta mun beita fjölvi á valda málsgrein.
• Voi'la, góður árangur!

Úthlutar fjölvi á hnappa eða flýtilykla

Athugið: Þetta er valfrjálst skref sem ætti að reyna eftir að þú hefur fylgst með Macro upptöku kennslunni hér að ofan.

Allt í lagi, hingað til höfum við fengið grunnatriðin okkar í Macro að virka. Nú er kominn tími til að bæta aðeins Macro nothæfi okkar í Word doc. Leyfðu mér að sýna þér hvernig þú getur tengt fjölvi við skjótan aðgangshnapp, svo þú getir ræst það auðveldara.

• Hægri smelltu á borðið og veldu Customize the Quick Access Toolbar.
• Orðavalmyndin mun koma upp.
• Í valmyndinni Velja skipanir úr, veldu Fjölvi.
• Auðkenndu fjölvi og ýttu á Bæta við>> hnappinn til að bæta flýtileið við fjölva á flýtiaðgangstækjastikuna .

• Smelltu á Breyta… hnappinn til að skilgreina viðeigandi tákn fyrir fjölva.
• Tilgreindu skjáheiti fyrir hnappinn þinn.
• Smelltu á OK .
• Nú geturðu ræst fjölvi frá Quick Access Toolbar, rétt fyrir ofan borðann.

Athugið: Þú getur tengt Word Macro ekki aðeins við skyndiaðgangshnappa heldur einnig við stjórnhnappa sem eru felldir inn í skjalið þitt og sérstakar sérsniðnar flýtilykla.

Að búa til Word fjölva með VBA

Með einfaldri Visual Basic for Applications kóðunarfærni getum við breytt fjölvi og skrifað forrit til að gera sjálfvirkan ýmis konar verk með VBA.

Til hliðar Athugið: FYI - sum Microsoft Office forritanna, eins og Powerpoint og Outlook, eru ekki með innbyggða fjölviupptökutæki. Því er skylt að skrifa VBA til að skrifa Powerpoint fjölva og gera Outlook sjálfvirkt.

• Til að breyta fjölvi, smelltu á  Developer  flipann og veldu Fjölvi í kóðavalkostinum.
• Smelltu á fjölvi og veldu  Breyta .
• Ritstjóri Visual Basic fyrir forrit opnast.
• Gerum ráð fyrir að við viljum handvirkt breyta Macro sem við höfum skráð í fyrra skrefi, þannig að Word stilli ekki aðeins stærð, leturgerð og röðun málsgreinarinnar, heldur einnig litinn.
• Stilling á lit hluta er náð með því að nota eftirfarandi VBA skipun:

[kóði] Val.leturlitur [/kóði]

• Í okkar tilviki viljum við stilla það á tilviljunarkennd blátt, svo við munum bæta eftirfarandi broti við Upptöku fjölvi okkar:

[kóði] Selection.Font.Color = 16737792[/kóði]

• Svona ætti VBA kóðinn þinn að líta út:

• Í VBA Editor ýttu á File og síðan Vista .
• Aftur í skjalið þitt, keyrðu Macro á málsgrein og fylgdu leturlitabreytingunni.

• Voi'la!

Gagnlegt Word Macro dæmi sem þú getur skrifað

Síðan þeir birtu þessa kennslu, báðu margir lesendur um ítarlegri dæmi um Word fjölvi. Þessi listi nær yfir algengustu verkefnin sem þú getur sjálfvirkt með Visual Basic í Word. Hérna förum við:

Búðu til og vistaðu nýtt skjal

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Athugið: Þegar þú býrð til ný skjöl geturðu tilgreint sniðmátið (.dotm/.dotx skrár) sem þú vilt nota. Sniðmát eru venjulega geymd á: C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Opnaðu Word skjal með VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Lokun á einu/öllum opnum skjölum

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Að vista Word sem PDF

Hér er hvernig á að gera sjálfvirka vistun Word skjala sem PDF skrár auðveldlega.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Setja inn haus og fót

Þessi kóði setur haus og fót á fyrstu síðu Word skjalsins.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Viðbótarhugmyndir um Word Macro

Hér eru nokkrar fleiri hugmyndir sem við munum birta í komandi framtíð.

1. Finndu og skiptu út (keyra aðferð)
2. Setja inn málsgrein (fyrir og eftir val)
3. Prentun skjala forritað
4. Vinna með töflur

Þetta lýkur kennslunni okkar í dag. Eins og þú sást nýlega er mikið að gera með Word macro upptökutækinu og VBA fjölvi í Word. Ef þú ert að leita að sértækari aðstoð sem fer út fyrir umfang þessarar kennslu, vinsamlegast hafðu samband við okkur í gegnum snertingareyðublaðið okkar .