Ingyenes kisvállalkozási számlasablon Excelhez automatizált forgalmiadó-számítással

A legbiztonságosabb „automatizált forgalmiadó-számítású” számla Excelben az, amelyik automatizálja a számolást, de láthatóvá teszi az adószabályokat. Az Excel megbízhatóan ki tudja számítani a tételösszegeket, az adóalapot, az adót és a számla végösszegét, de önmagában nem tudja eldönteni, hogy mely termékek adókötelesek, vagy melyik kulcs vonatkozik egy ügyfélre. Ezek a bemeneti adatok a tranzakciótól és az alkalmazandó állami és helyi szabályoktól függenek.

Egy kisvállalkozás számára, amely egy vagy néhány ismerős joghatósági területen értékesít, egy egyszerű Excel munkafüzet gyakorlati ingyenes számlázási rendszer lehet. Egy olyan vállalkozás esetében, amely sok államban értékesít, mentesítési igazolásokat kezel, sok helyszínre szállít, vagy termékspecifikus adókötelezettséggel néz szembe, a táblázatkezelő biztonságos karbantartása egyre nehezebbé válik. A legjobb beállítás kevésbé függ a számlák mennyiségétől, mint inkább az adószabályok bonyolultságától.

Ez a sablon a Microsoft Excel jelenlegi funkcióit használja, mint például a táblázatokat, a strukturált hivatkozásokat, az adatellenőrzést, a képleteket, a nyomtatást és a PDF-exportot. Az alábbi adózási példák szándékosan általánosak. Mielőtt megadna egy kulcsot, ellenőrizze azt az értékesítésére vonatkozó adóhatóságnál.

Gyors választás: melyik forgalmiadó-beállítás illik a vállalkozásához?

Ha bizonytalan, kezdje egy ellenőrzött kulccsal számlánként, plusz egy „Adóköteles?” mezővel minden tételsoron. Ez érthetővé teszi a munkafüzetet, és elkerüli az adó vakon alkalmazását a mentesített vagy nem adóköteles tételekre.

Miért ne rögzítsen egy adókulcsot minden számlában

A forgalmi adó nem egyetlen országos amerikai kulcs. Az állami és helyi szabályok befolyásolhatják mind a kulcsot, mind azt, hogy mi adóköteles. Például Kalifornia jelenlegi adókulcs-oldala városi és megyei szinten sorolja fel a kulcsokat, és megjegyzi, hogy a helyi kerületi adók emelhetik a teljes kulcsot az állami alapkulcs fölé. A Kaliforniai Adó- és Illetékigazgatási Hivatal (CDTFA) hatálybalépési dátumokat is közzétesz, mivel a helyi kulcsok idővel változnak. Lásd: Kaliforniai városi és megyei forgalmi és használati adókulcs-információk.

Az adókötelezettség is eltérő lehet. New York Állami Adó- és Pénzügyi Hivatala kimondja, hogy a tárgyi személyes vagyon általában adóköteles, hacsak nem mentesített, míg sok szolgáltatás általában mentesített, hacsak nem kifejezetten adóköteles. Lásd: New York hivatalos útmutatója az adóköteles termékekről és szolgáltatásokról.

Ezek a példák nem szabályok minden államra. Azt demonstrálják, hogy egy táblázatnak miért kell explicit módon megjelenítenie az adókulcsot és az adóalapot, ahelyett, hogy egy átláthatatlan képletben elrejtené őket.

Javasolt munkafüzet-szerkezet

A teljes rendszert tarthatja két munkalapon:

Nagyon kicsi működés esetén egy munkalap is elég. Egy külön Beállítások lap akkor válik hasznossá, amikor ugyanazokat az adójoghatóságokat, fizetési feltételeket vagy üzleti információkat ismételten újrahasznosítja.

Másolható számlamezők

A Számla lap tetején tüntesse fel azokat az információkat, amelyekre az ügyfélnek szüksége van a tranzakció azonosításához:

• Vállalkozás neve és elérhetőségei
• Számlaszám
• Számla dátuma
• Fizetési határidő vagy fizetési feltételek
• Számlázási cím (Bill To) ügyfélinformációk
• Szállítási cím (Ship To) vagy szolgáltatás helyszíne, ha releváns az adómegállapítás szempontjából
• Adójoghatóság vagy kulcsforrás megjegyzés, ha hasznos a nyilvántartásaihoz

Alatta hozzon létre egy Excel Táblázatot a tételsorokhoz az alábbi oszlopokkal:

Jelölje ki a tartományt, és használja a Kezdőlap → Formázás táblázatként lehetőséget. A Microsoft dokumentációja szerint az Excel táblázatok csoportosítják a kapcsolódó adatokat, és automatikusan bővülnek, amikor sorokat adnak hozzá. Lásd: Microsoft „Táblázatok létrehozása és formázása” útmutatója.

Nevezze el a táblázatot InvoiceLines-nak. A Microsoft strukturált hivatkozási dokumentációja elmagyarázza, hogy a képletek használhatják a táblázat- és oszlopneveket, és igazodnak, amikor a táblázat sorait hozzáadják vagy törlik.

Képletek az egyszerű, egykulcsos sablonhoz

1. Számítsa ki minden tétel összegét

Az Összeg oszlopban:

=ROUND([@Qty]*[@[Unit Price]],2)

A ROUND függvény egy értéket egy megadott számú tizedesjegyre kerekít. A Microsoft a szintaxist ROUND(number, num_digits) formában dokumentálja. Lásd: Microsoft ROUND függvény referenciája.

2. Számítsa ki minden tétel adóalapját

Az Adóalap oszlopban:

=IF([@[Taxable?]]="Yes",[@Amount],0)

Ez ellenőrizhetővé teszi az adóalapot. Ha egy tétel nem adóköteles az Ön ellenőrzött szabálya szerint, akkor nullát ad hozzá az adóalaphoz, miközben továbbra is része a számla bruttó összegének.

3. Számítsa ki a számla bruttó összegét

=SUM(InvoiceLines[Amount])

4. Számítsa ki az adóalapot

=SUM(InvoiceLines[Taxable Amount])

5. Adjon meg egy ellenőrzött adókulcsot

Helyezze a kulcsot egy jól címkézett bemeneti cellába, például H4. Formázza a cellát Százalékként. Ha az ellenőrzött kulcs 8,25%, akkor 8,25%-ot írjon be, ne 8,25-öt.

A 8,25%-os szám itt csak példa. Nem ajánlott kulcs.

6. Számítsa ki a forgalmi adót

Ha az adóalap a H16 cellában, a kulcs pedig a H4 cellában van:

=ROUND(H16*$H$4,2)

A dollárjelek abszolút hivatkozást hoznak létre, így a képlet másoláskor is ugyanarra a kulcscellára mutat.

7. Számítsa ki a számla végösszegét

=ROUND(H15+H17,2)

ahol a H15 a bruttó összeg, a H17 pedig a forgalmi adó.

Ez a legegyszerűbb megbízható tervezés egy számlához, amely egy ellenőrzött adókulcsot használ. Ha a joghatósága konkrét kerekítési módszert, adóalapot vagy kedvezmények, szállítási díjak és egyéb költségek kezelését írja elő, akkor kövesse azt a szabályt, ahelyett, hogy feltételezné, hogy egy általános táblázatkezelő képlet szabályozza a jogi eredményt.

Használjon Igen/Nem legördülő menüt az „Adóköteles?” mezőhöz

A kézi gépelés inkonzisztens bejegyzéseket vonz, mint például Y, YES, Tax és taxable. Az Excel Adatellenőrzés funkciója korlátozhatja a cellát egy rövid listára.

Jelölje ki az „Adóköteles?” oszlopot, válassza az Adatok → Adatellenőrzés lehetőséget, válassza a List (Lista) opciót, és használja:

Yes,No

A Microsoft Adatellenőrzési dokumentációja megerősíti, hogy egy Lista szabály korlátozhatja a bejegyzéseket egy legördülő értékkészletre.

Ez egy kis változtatás, de sokkal kevésbé törékennyé teszi az automatizált képletet.

Mi a helyzet a szállítással, kézbesítéssel, kedvezményekkel és szolgáltatási díjakkal?

Ne feltételezze, hogy ezek mindig adókötelesek vagy mindig mentesítettek. Kezelésük függhet a joghatóságtól és az alaptól tranzakciótól. Például New York külön útmutatót tesz közzé a szállítási és kézbesítési díjakról, és elmagyarázza, hogy a számlán szereplő díjak adókötelesek lehetnek, ha egy adóköteles termékhez vagy szolgáltatáshoz kapcsolódnak. Más államok eltérő szabályokat alkalmazhatnak.

Egy általános célú Excel sablon esetében a legtisztább megközelítés, ha a szállítási vagy egyéb díjakat rendes számlatételsorként adja meg, és az Adóköteles? mezőt az adott tranzakcióra vonatkozó szabály szerint állítja be. Ha az állama eltérő számítási sorrendet követel meg, akkor testre szabja a munkafüzetet ennek megfelelően.

Lásd New York hivatalos szállítási és kézbesítési forgalmiadó-közleményét egy példaértékű okként arra, hogy ezeknek a díjaknak joghatóságspecifikus kezelésre van szükségük.

2. opció: használjon kulcs legördülő menüt néhány visszatérő joghatósághoz

Ha rendszeresen számláz ügyfeleket ugyanabban a három-négy helyen, a kulcs minden alkalommal történő kézi újragépelése elkerülhető hibákat okoz. A Beállítások lapon hozzon létre egy kis táblázatot:

Hozzon létre egy Adatellenőrzés legördülő menüt a Számla lapon a Joghatóság mezőhöz. Ezután használhat egy keresőképletet a mentett kulcs lekéréséhez, vagy egyszerűen kiválaszthatja és bemásolhatja az ellenőrzött értéket az adókulcs mezőbe.

Kompromisszum: ez gyorsabb, mint egy kulcs begépelése minden számlán, de a munkafüzet most olyan adóadatokat tartalmaz, amelyek elavulhatnak. Például Kalifornia hivatalos kulcsoldala hatálybalépési dátumok és közelgő változások szerint teszi közzé a kulcsokat. Egy helyileg karbantartott keresőtábla csak annyira pontos, mint az utolsó frissítése.

Használja ezt a tervezést, amikor: ismételten értékesít egy kis, stabil joghatósági halmazban, és valaki felelős a kulcstábla felülvizsgálatáért.

Ne használja, amikor: országosan szállít, és azt várja el az Exceletől, hogy egy ügyfél címe alapján következtessen minden jelenlegi helyi kulcsra egy karbantartott adatforrás nélkül.

3. opció: tételenkénti adókulcsok

Egy rugalmasabb munkafüzet tartalmazhat egy Adókulcs oszlopot minden sorhoz, és kiszámíthatja:

=ROUND([@[Taxable Amount]]*[@[Tax Rate]],2)

Ezután összegezze az Adóösszeg oszlopot.

Ez csak akkor hasznos, ha a tételsoroknak valóban eltérő adókezelésre vagy kulcsokra van szükségük az értékesítésére vonatkozó szabályok szerint. Ez növeli a hibás bemeneti adatok számát is.

Előny: maximális táblázatkezelői rugalmasság.

Hátrány: a számla nehezebben ellenőrizhetővé válik, és a felhasználók véletlenül eltérő kulcsokat választhatnak olyan sorokon, amelyeknek egy joghatósági kulcsot kellene megosztaniuk.

A legtöbb kisvállalkozás számára, amely egy ügyfélnek állít ki hagyományos számlát egy célállomásra, egy ellenőrzött számlaszintű kulcs plusz tételenkénti adókötelezettségi jelölők könnyebben ellenőrizhetők.

Mikor válik az Excel a rossz adóeszközzé

Az Excel kiválóan automatizálja a képleteket. Kevésbé alkalmas az adókötelezettségek folyamatos meghatározására változó joghatóságok és ügyfélszempontok között.

Fontolja meg az adószámítás áthelyezését a számviteli, számlázási, kereskedelmi vagy dedikált adórendszerébe, ha az alábbiak közül több igaz:

• Sok államba vagy helyi joghatósági területre értékesít.
• A kulcsok gyakran változnak az ügyfél szállítási címe alapján.
• A katalógusa vegyíti az adóköteles, mentesített és különösen adóztatott kategóriákat.
• Ügyféli mentesítési igazolásokat kezel.
• Piactéri és közvetlen értékesítései eltérő munkafolyamatokat követnek.
• Több mint egy alkalmazott frissíti az adószabályokat.
• Jelentős időt tölt azzal, hogy ellenőrzi, a munkafüzet kulcstáblája naprakész-e.
• Automatizált bevallásra, adójelentésre vagy számlapéldákon túli auditálási ösvényre van szüksége.

Nincs varázslatos számlaszám, amelynél egy CRM vagy adómotor kötelezővé válik. A komplexitás a jobb jelzés.

Tartsa hasznos adózási nyilvántartásokat a számlával együtt

A nyilvántartási követelmények eltérőek, de a számlának lehetővé kell tennie, hogy rekonstruálja, hogyan számították ki az adót. Egy hivatalos példaként New York arra utasítja a forgalmiadó-fizetőket, hogy tartsanak nyilvántartást, beleértve a beszedett adó összegét, az egyes eladások összegét, a számlák vagy nyugták másolatait, azt a joghatóságot, ahol az eladások vagy kézbesítések történtek, valamint a mentesített tranzakciókhoz tartozó mentesítési igazolásokat. Lásd: New York útmutatója termékek vagy szolgáltatások értékesítéséhez.

Egy Excel munkafolyamat esetén a hasznos belső mezők tartalmazhatják:

• Adójoghatóság
• Használt adókulcs
• A kulcs ellenőrzésének dátuma
• Adóalap
• Forgalmi adó összege
• Mentesítési hivatkozás, ha alkalmazandó

Nem feltétlenül kell minden belső mezőt kinyomtatnia az ügyfélnek szánt számlán. Tartsanak elég információt a nyilvántartásaiban ahhoz, hogy később megmagyarázza a számítást.

Tegye a számlát nyomtathatóvá és PDF-baráttá

Amikor a képletek működnek, határozza meg az ügyfélnek szánt területet nyomtatási tartományként. A Microsoft Nyomtatási terület dokumentációja elmagyarázza, hogy az Excel képes egy kijelölt tartomány mentésére a nyomtatáshoz az egész munkalap helyett.

Mielőtt elküld egy számlát, használja a Fájl → Nyomtatás lehetőséget, és vizsgálja meg a Nyomtatási előnézetet. A Microsoft javasolja a munkalap előnézetét, hogy felfedezhesse az oldalorientáció, a margók, a méretezés és az oldaltörés problémáit a nyomtatás előtt. Lásd: Microsoft munkalapnyomtatási útmutatója.

Tartsa meg a szerkeszthető .xlsx fájlt munkarekordként, és küldjön egy PDF-et, amikor stabil ügyfélnek szánt elrendezést szeretne. A Microsoft dokumentálja az Excel fájlok PDF-ként mentését a Fájl → Mentés másként vagy a Másolat mentése lehetőséggel és a PDF választásával. Lásd: Microsoft Office PDF-export utasításai.

Példa számlaszámítás

Tegyük fel, hogy egy számla a következő kitalált tételeket tartalmazza:

*A szállítás adókötelezettsége csak szemléltető jellegű. Ellenőrizze a tényleges szabályt a tranzakciójához.

A bruttó összeg $445.00 lenne, az adóalap pedig $220.00. Ha a tranzakció ellenőrzött kulcsa kizárólag ebben a példában 8,00% lenne, a képlet a következőt eredményezné:

Forgalmi adó = ROUND($220.00 * 8.00%, 2) = $17.60
Számla végösszeg = $445.00 + $17.60 = $462.60

A fontos tervezési jellemző, hogy a táblázat megmutatja, miért $17.60 az adó: csak $220.00 került az adóalapba. Ha egy tétel adókötelezettsége megváltozik, a számítás automatikusan frissül a magképlet megváltoztatása nélkül.

Végső ellenőrzőlista a sablon újrahasználata előtt

• Minden tételsor helyesen számítja ki az Összeget?
• Az „Adóköteles?” oszlop konzisztens Igen/Nem értékeket használ?
• Külön áll az adóalap a teljes bruttó összegtől?
• Ellenőrizték-e az adókulcsot a tranzakció tényleges joghatóságára és dátumára?
• Ellenőrizték-e a termék/szolgáltatás adókötelezettségi szabályait, ahol szükséges?
• A szállítást, kézbesítést, kedvezményeket, díjakat és mentességeket az alkalmazandó szabály szerint kezelik-e, nem feltételezés alapján?
• A Forgalmi adó képlet a joghatósága által előírt módon kerekít?
• Képes-e megmagyarázni a számítást a mentett számlából később?
• A Nyomtatási előnézet mutatja-e a teljes számlát rejtett sorok vagy levágott végösszegek nélkül?
• Megőrizte-e a szerkeszthető Excel fájlt és az ügyfélnek szánt PDF-et?

Összegzés

Egy ingyenes Excel számlasablon hatékonyan automatizálhatja a forgalmiadó-számítást, ha a vállalkozás adóhelyzete kezelhető. A legtöbb kis helyi vállalkozás számára a legjobb egyensúly egy tételsor-táblázat, egy Igen/Nem „Adóköteles?” mező, egy jól címkézett ellenőrzött adókulcs-bemenet, valamint képletek az adóalapra, a forgalmi adóra és a végösszegre.

Ne keverje össze a képletautomatizálást az adószabály-automatizálással. A kulcs, az adókötelezettség, a forrásszabály, a mentességek és a kerekítési követelmények az alkalmazandó adóhatóságtól származnak, nem az Exceletől. Ha ezeknek a szabályoknak a karbantartása válik a számlázás nehéz részévé, akkor az a pont, amikor fontolóra kell venni egy olyan rendszert, amelyet kifejezetten a forgalmiadó-logika kezelésére terveztek, ahelyett, hogy további komplexitást adna a táblázatkezelőhöz.