Egyszerű leltárlap sablon Excelben kiskereskedelmi üzletek számára: Mezők, képletek és leltározási munkafolyamat

Egy kiskereskedelmi leltárlapnak nem kell bonyolultnak lennie ahhoz, hogy hasznos legyen. Egy kis üzlet, pop-up bolt, raktár vagy részleg leltározásához egy jól strukturált Excel munkalap következetes helyet biztosít a munkatársaknak arra, hogy rögzítsék, mit mutat a rendszer a készletben, mit számoltak meg fizikailag, és hol kell kivizsgálni az eltéréseket.

A cél nem az, hogy az Excelet teljes értékű készletkezelési platformmá alakítsuk. A cél egy megbízható leltározási dokumentum létrehozása, amely valós üzleti körülmények között könnyen használható, utólag könnyen ellenőrizhető, és elég egyszerű ahhoz, hogy a személyzet ne kerülje ki a használatát. Egy jó eredménynek gyorsan választ kell adnia négy kérdésre: Melyik terméket számolták meg? Hol számolták meg? Mennyi volt a várt mennyiség a talált mennyiséggel szemben? Milyen intézkedés szükséges az eltérések esetén?

Mit kell tartalmaznia egy egyszerű kiskereskedelmi leltárlapnak?

A legtöbb üzleti leltározáshoz kezdjen egy sorral SKU- és helyszínkombinációnként. Ha ugyanazt az SKU-t az eladótéren és a hátsó raktárban is tárolják, használjon külön sorokat, hacsak a folyamat szándékosan nem egyesíti ezeket a helyszíneket. Ez megkönnyíti az eltérések nyomon követését.

Javasolt munkalap-struktúra

Tartsa a munkafüzetet elég kicsinek ahhoz, hogy a személyzet megértse anélkül, hogy tucatnyi fülön kellene képzést kapnia. Egy gyakorlati elrendezés:

• Leltárlap: a fizikai számlálás során használt munkalista.
• Utasítások: rövid magyarázat a záró időpontról, a számlálási szabályokról, a jóváhagyó személyről és az újra-számlálás kezeléséről.
• Listák: opcionális vezérelt értékek a Kategória, Helyszín, Egység és Leltározási státusz legördülő menükhöz.

Ha a leltározás nagy volumenű, ossza el a munkát fizikai zónák szerint, ahelyett, hogy sok összefüggéstelen táblázatverziót hozna létre. Egy vezérelt munkafüzet általában könnyebben egyeztethető, mint több másolat különböző képletekkel vagy oszloprendekkel.

Hogyan állítsa be az Excel lapot

1. Alakítsa át a leltározási tartományt Excel-táblázattá

Adja meg a fejléceket és a mintasorokat, jelölje ki a tartományt, és használja a Kezdőlap > Formázás táblázatként vagy Beszúrás > Táblázat lehetőséget. A Microsoft dokumentációja szerint az Excel-táblázatok csoportosítják és elemzik az adatokat, viszik a fejléceket az adatokkal, és támogatják a beépített szűrést. Egy leltárlap esetén ez megkönnyíti a kategória, helyszín vagy eltéréssel rendelkező termékek szerinti szűrést. Lásd a Microsoft Táblázatok létrehozása és formázása útmutatóját.

Nevezze el a táblázatot valami egyértelműen, például InventoryCount. Kerülje az olyan találó neveket, amelyeket csak a munkafüzet készítője ért.

2. Használjon egyszerű képleteket az eltéréshez

Ha a táblázat fejlécei Várt mennyiség és Megszámlált mennyiség, a Különbség oszlop használhat strukturált hivatkozási képletet, például:

=[@[Megszámlált mennyiség]]-[@[Várt mennyiség]]

Ezzel a konvencióval a negatív eredmény azt jelenti, hogy kevesebb egységet találtak, mint amennyit vártak, a nulla azt jelenti, hogy a számlálás egyezett, és a pozitív eredmény azt jelenti, hogy több egységet találtak.

Ha tartalmaz Egységköltséget, egy opcionális Eltérés érték képlet:

=[@Különbség]*[@[Egységköltség]]

Tartsa ezeket a képleteket láthatóan a munkafüzetet karbantartó személy számára. Ha egy eredmény hibásnak tűnik, az ellenőrnek képesnek kell lennie a képlet ellenőrzésére, ahelyett, hogy a táblázatot fekete dobozként kezelné.

3. Korlátozza a mennyiség-beviteli cellákat

A fizikai termékszámláláshoz, amelynek egész számoknak kell lenniük, használjon Excel-adatellenőrzést a Megszámlált mennyiség oszlopon. A Microsoft jelenlegi utasításai lehetővé teszik a cellák korlátozását egész számokra, tizedesjegyekre, listákra, dátumokra, időkre, szöveghosszra vagy egyéni szabályokra. Menjen az Adatok > Adatellenőrzés menüpontra, és válassza ki a számláláshoz megfelelő szabályt. Lásd: Adatellenőrzés alkalmazása cellákra.

Ne használjon egész számra vonatkozó szabályt, ha az üzlet legitimately törtrészes mennyiségeket számol, például súly vagy hossz szerint értékesített árukat. Az ellenőrzési szabálynak tükröznie kell azt az egységet, amelyet ténylegesen irányít.

4. Emelje ki a kivételeket, ne minden sort

A feltételes formázás akkor a leghasznosabb, ha egy problémára irányítja a figyelmet. Például alkalmazzon szabályt a Különbség oszlopra, hogy a nem nulla értékek vizuálisan elkülönüljenek. A Microsoft megjegyzi, hogy a feltételes formázás kiértékelheti a cellaértékeket vagy képleteket, és alkalmazható tartományokra és Excel-táblázatokra. Lásd: Feltételes formázás használata az információk kiemelésére Excelben.

Kerülje a szivárványos státuszszíneket. Ha minden feltételt kiemelnek, a személyzet elveszíti a fontos vizuális jelzést: mely sorok igényelnek kivizsgálást vagy újra-számlálást.

5. Tartsa a fejléceket láthatóan hosszú számlálások során

Ha a lista több száz sorból áll, fagyassza le a fejléc területét. Az Excelben a Nézet > Ablaktáblák rögzítése funkció láthatóan tartja a kijelölt sorokat vagy oszlopokat görgetés közben. A Microsoft elmagyarázza, hogy az Ablaktáblák rögzítése zárolja a kijelölt cella feletti sorokat és a bal oldali oszlopokat. Lásd: Ablaktáblák rögzítése a sorok és oszlopok zárolásához.

Egy egyszerű leltárlap esetén a fejlécsor rögzítése általában elég. Csak akkor rögzítsen további oszlopokat, ha az SKU-nak vagy a Helyszínnek láthatónak kell maradnia, miközben a jobbra eső mezőket vizsgálja.

Gyors leltározási nap ellenőrzőlista

• Válasszon ki egy leltározási záró időpontot, és győződjön meg róla, hogy mindenki tudja, folytathatók-e az eladások, bevételek, átadások és visszaküldések a számlálás alatt.
• Exportálja vagy másolja a várt mennyiségeket ezen a záró időpontban; ne frissítse őket félúton, hacsak az eljárási szabályzat kifejezetten nem követeli meg.
• Erősítse meg, hogy minden sor rendelkezik SKU-val, leírással és helyszínnel, mielőtt a személyzet elkezdi.
• Osszon ki fizikai zónákat, hogy két ember ne számlálja meg tudtán kívül ugyanazt a készletet.
• Adja meg a fizikai számlálásokat a Megszámlált mennyiségben, ne a Várt mennyiségben.
• Vizsgálja felül minden nem nulla Különbséget.
• Számlálja újra az anyagi vagy szokatlan eltéréseket, mielőtt módosítaná a készletrendszert.
• Rögzítsen rövid okot a Megjegyzésekben, ha az ok ismert.
• Mentsen el egy érintetlen másolatot a kitöltött leltárletről, mielőtt utólagos korrekciókat végezne.

Hogyan kezelje az újra-számlálásokat?

Ne egyszerűen írja felül az első számlálást, ha az üzletnek audit nyomon követésre van szüksége. Adjon hozzá opcionális oszlopokat, mint például 1. számlálás, 2. számlálás és Végső számlálás, vagy őrizze meg az első számlálást egy külön, zárolt másolatban, mielőtt megadja az ellenőrzött eredményt.

Hasznos szabály, hogy az újra-számlálást kockázat alapján végezze el, nem csak attól függően, hogy az eltérés nagy-e egységekben. Tíz hiányzó olcsó kiegészítő és egy hiányzó nagy értékű termék nagyon különböző figyelmet igényelhet. Ha nyomon követi az Egységköltséget, az Eltérés értéke segíthet a felülvizsgálat prioritásainak meghatározásában, de nem helyettesítheti az operatív ítélőképességet.

Hogyan tegye gyakorlatiassá a lapot papíralapú számláláshoz?

Egyes üzletek a folyosókon papírt, az egyeztetéshez pedig Excelet részesítenek előnyben. Ha ez a folyamat, tervezze meg a lapot a nyomtatáshoz a számlálási nap előtt. Használjon tájolt elrendezést, ha sok oszlopa van, távolítsa el azokat a mezőket, amelyekre a számlálóknak nincs szükségük, és előnézetben ellenőrizze a kimenetet, hogy a mennyiségek és az SKU-címkék olvashatók maradjanak.

Az Excel ki tud nyomtatni egy kijelölt munkalap-területet, és az asztali Excel megismétlhet meghatározott sorokat minden nyomtatott oldal tetején. A Microsoft dokumentálja a Oldalelrendezés > Nyomtatási címek lehetőséget a fejlécsorok megismétléséhez. Lásd: Meghatározott sorok vagy oszlopok megismétlése minden nyomtatott oldalon és Munkalap vagy munkafüzet nyomtatása.

Ha a számlálók kézzel fogják írni a mennyiségeket, hagyjon elég sor magasságot és egy jól határolt Megszámlált mennyiség oszlopot. Egy nyomtatvány, amely a képernyőn elegánsnak tűnik, de nem hagy helyet a személyzetnek az írásra, nem jó leltárlap.

Gyakori hibák, amelyek megbízhatatlanná teszik a leltárlapokat

Több helyszín összekeverése egy sorban

Ha egy termék polcon, végpolcon, visszaküldési kosárban és raktári állványon is létezik, egyetlen egyesített sor elrejtheti, hol történt az eltérés. Használjon külön helyszín-sorokat, ha a helyszínszintű irányítás fontos.

A várt mennyiségek megváltoztatása a számlálás alatt

Ha a Várt mennyiség folyamatosan változik, miközben az emberek számlálnak, a Különbség oszlop nem képvisel többé egyértelmű időpontot. Határozza meg a záró időpontot vagy a mozgási eljárást a számlálás kezdete előtt.

Hogy a személyzet felülírja a képleteket

A Különbségnek és az Eltérés értékének általában számítottnak kell lennie, nem kézzel bevittnek. Fontolja meg a képletoszlopok védelmét a munkafüzet tesztelése után, miközben a számlálási beviteli és megjegyzés cellákat szerkeszthetően hagyja.

Leírások használata SKU-k helyett elsődleges kulcsként

A leírások duplikálhatók vagy módosíthatók. Tartsa az SKU-t vagy egy másik stabil termékazonosítót kulcsmezőként, és használja a leírást, hogy az emberek felismerjék a terméket.

Nulla vagy üres számlálások figyelmen kívül hagyása

Egy üres cella jelentheti azt, hogy „nem számlálták meg”, míg a nulla jelentheti azt, hogy „megszámlálták, és semmit nem találtak”. Ezek különböző operatív állapotok. Döntse el, melyik konvenciót fogja használni a csapata, és dokumentálja az Utasítások lapon.

Mikor elég az Excel, és mikor kell másik rendszert használni?

Az Excel itt a legjobban vezérelt számlálási és egyeztetési eszközként működik. Rossz helyettesítővé válik, ha valós idejű tranzakció-irányításra, automatikus feltöltésre, sorozatszám-alapú készletre, komplex jogosultságokra vagy több helyszín egyidejű készletmozgásainak rögzítésére van szükség.

Egyszerű minőségellenőrzés a sablon újrafelhasználása előtt

Mielőtt a munkafüzetet elmenti szabványos kiskereskedelmi leltárlapként, tesztelje le egy kis valós világbeli mintával. Használjon tíz-húsz SKU-t különböző kategóriákból és helyszínekről. Adjon meg egy egyező számlálást, egy hiányt, egy többletet, egy nulla számlálást és egy újra-számlálást. Ezután ellenőrizze, hogy:

• a szűrők a várakozásoknak megfelelően működnek;
• a mennyiség-ellenőrzés elfogadja a jogosult beviteli értékeket, és elutasítja az érvényteleneket;
• a Különbség minden teszt esetnél helyesen számol;
• a feltételes formázás felhívja a figyelmet a kivételekre;
• a nyomtatott fejlécek helyesen ismétlődnek, ha papíralapú számlálást használ;
• senkinek nem kell képletcellákat szerkesztenie a számlálás befejezéséhez;
• a lapot megérti egy olyan számláló, aki nem építette.

Ha ezek az ellenőrzések sikeresek, a sablon ellátja fő feladatát: következetessé teszi a fizikai számlálást, és megkönnyíti a kivételek kivizsgálását. Csak akkor adjon hozzá funkciókat, ha azok egy specifikus, visszatérő problémát oldanak meg. Egy egyszerű, vezérelt és helyesen használt kiskereskedelmi leltárlap általában értékesebb, mint egy bonyolult munkafüzet, amelyet a személyzet nem tud megbízhatóan követni.

Hivatalos Excel hivatkozások

• Microsoft Support: Táblázatok létrehozása és formázása
• Microsoft Support: Adatellenőrzés alkalmazása cellákra
• Microsoft Support: Feltételes formázás használata az információk kiemelésére
• Microsoft Support: Ablaktáblák rögzítése a sorok és oszlopok zárolásához
• Microsoft Support: Sorok vagy oszlopok megismétlése minden nyomtatott oldalon