Savjeti za učinkovito upravljanje i organiziranje računalnih datoteka

Kako su datoteke raspoređene na vašem računalu izuzetno je važno jer ova radnja pridonosi glatkom i stabilnom radu sustava. Ovaj članak će vam predložiti neke jednostavne, ali učinkovite načine za upravljanje datotekama na vašem računalu !

Savjeti za učinkovito upravljanje i organiziranje računalnih datoteka

• Izbriši smeće
• Grupirajte datoteke u mape
• Stvorite dosljednu konvenciju imenovanja
• Brzo pristupajte mapama i datotekama
• Koristite pružatelje usluga pohrane u oblaku
• Izbrišite duplicirane datoteke i koristite tipkovničke prečace
• Koristite aplikaciju za bilježenje
• Spremite stare datoteke samo ako su vam stvarno potrebne

Izbriši smeće

Ako na računalu ima nepotrebnih podataka, pronađite ih i izbrišite što je prije moguće. Ovo je dobro rješenje za čišćenje pogona i "dobrodošlicu" novim korisnim podacima. Možete pogledati Vodič korak po korak za čišćenje sustava Windows 10 na najbolji način . Ako slučajno izbrišete neke podatke, uvijek ih možete vratiti iz koša za smeće.

Grupirajte datoteke u mape

Imenici su "jezgra" dobre organizacije sustava. Omogućuju grupiranje datoteka u logičke zbirke. Prema zadanim postavkama Windows ima dostupne biblioteke kao što su Dokumenti i Slike . U File Exploreru kliknite desnom tipkom miša i odaberite Novo > Mapa za početak stvaranja.

Svoje mape možete strukturirati na papiru prije nego što počnete organizirati. Na primjer, možete odvojiti mapu Slike po događajima, ljudima, lokacijama... ili dokumente odvojiti u dokumente za posao i život. Također možete stvarati mape unutar mapa. Međutim, ne pokušavajte ići preduboko jer ćete morati stalno klikati kroz mape da pronađete informacije koje želite.

Stvorite dosljednu konvenciju imenovanja

Najbolje je imati dosljednu konvenciju imenovanja za mape i datoteke. Ova bi konvencija trebala biti sažeta i razjašnjavati što je unutra bez potrebe za otvaranjem. Ne zaboravite File Explorer vam može pokazati puno sjajnih metapodataka. Na vrpci idite na Pogled > Dodaj stupce . Ovdje možete dodati stupce kao što su Datum izmjene , Vrsta i  Autori . To znači da ne morate uključiti tu informaciju u naziv datoteke.

Neki savjeti za konvenciju imena koje vrijedi isprobati:

• Kada koristite redne brojeve na početku imena, koristite 0 za pomoć u klasifikaciji (npr. 001, 002).
• Provjerite jesu li izgovor i gramatika točni kako bi se ispravno pojavljivali u svakom pretraživanju.
• Nemojte koristiti kratice jer je lako zaboraviti njihovo značenje nakon nekog vremena neuporabe redovito.

Brzo pristupajte mapama i datotekama

Sjajno je organizirati datoteke u sustav mapa, ali ne morate se kretati kroz ovu strukturu svaki put kada želite nešto pronaći. Windows ima moćnu značajku pretraživanja. Samo otvorite izbornik Start , počnete tipkati i on će skenirati sve na vašem računalu.

Možete prikvačiti često korištene mape na izbornik Start . Da biste to učinili, kliknite desnom tipkom miša i odaberite Prikvači na početak . Alternativno, povucite mapu na programsku traku da je prikvačite ovdje. Zatim desnom tipkom miša kliknite ikonu File Explorer , ona će se pojaviti u odjeljku Prikvačeno .

Konačno, možete prilagoditi File Explorer za bolji pregled podataka. Prebacite se na karticu Pogled na vrpci . Ovdje možete odabrati različite metode sortiranja, aktivirati ploču s detaljima , promijeniti izgled izgleda i još mnogo toga. Također možete promijeniti opcije po mapi. Na primjer, raspored velikih ikona za mape s fotografijama, format popisa za dokumente...

Koristite pružatelje usluga pohrane u oblaku

Ako redovito surađujete s drugima putem datoteka ili se krećete između uređaja poput prijenosnih i stolnih računala, slanje datoteka naprijed-natrag može biti prava glavobolja. Kao rezultat toga, imat ćete mnogo datoteka na različitim mjestima. Da biste riješili ovaj problem, upotrijebite besplatnog pružatelja usluge pohrane u oblaku kao što je OneDrive, Google Drive. Te se usluge često integriraju izravno u File Explorer tako da možete upravljati svim svojim datotekama na jednom mjestu i sinkronizirati ih na svim uređajima.

Izbrišite duplicirane datoteke i koristite tipkovničke prečace

Posjedovanje više kopija iste datoteke ne samo da gubi prostor, već i sprječava izmjene među njima. To rezultira time da imate mnogo različitih verzija istog dokumenta. Zato biste trebali koristiti program za skeniranje dupliciranih datoteka kao što je dupeGuru kako biste ih odmah uklonili.

Duplikati datoteka često se pojavljuju kada se spremaju na različita mjesta. Ne radi to. Umjesto toga koristite tipkovničke prečace. U toj mapi desnom tipkom miša kliknite i odaberite Novo > Prečac , zatim slijedite upute.

Koristite aplikaciju za bilježenje

Korištenje besplatnih aplikacija za bilježenje kao što su OneNote, Evernote... pomoći će vam da zadržite važne informacije na poslu ili u svakodnevnom životu umjesto da gubite novac kupujući samoljepljive bilješke koje možete upotrijebiti samo jednom i zatim baciti. Većina aplikacija za bilježenje omogućuje vam spremanje datoteka lokalno ili online, što ih čini jednostavnim za korištenje u organizacijama ili pojedincima.

Spremite stare datoteke samo ako su vam stvarno potrebne

Neki ljudi vole stvoriti mapu "Arhiva" na svom računalu kako bi tamo stavili stare datoteke. No, ova akcija ponekad "skriva prašinu ispod tepiha". Obično se arhivska mapa koristi za pohranjivanje datoteka kojima se više ne pristupa često, ali ih je potrebno zadržati. Općenito, odvojen je od glavnog pogona i možete koristiti i jeftinija rješenja za pohranu.

Da biste pronašli povijest datoteke, desnom tipkom miša kliknite na nju i odaberite Svojstva . Ovdje možete vidjeti kada je datoteka stvorena - Stvorena , uređena - Izmijenjena i pristupljena - Pristupljena .

Skupljanje datoteka u grupe prema datumu izmjene je jednostavno. U File Exploreru kliknite okvir za pretraživanje u gornjem desnom kutu, a zatim upotrijebite padajući izbornik Datum izmjene na vrpci. Ovaj parametar možete povezati s drugim nizom za pretraživanje. Na primjer, pronađite Doc datoteke koje su zadnje uređivane 2019.

Općenito, spremanje starih datoteka nema nikakav učinak na sustav. Ne biste to trebali činiti samo ako na glavnom disku ponestaje prostora za pohranu.

Iznad je nekoliko savjeta koji će vam pomoći da organizirate i učinkovito upravljate datotekama na računalu. Ako znate bilo koji drugi način, nemojte se ustručavati podijeliti s EU.LuckyTemplates!