Savjeti za suradnju na dijeljenim proračunskim tablicama koje možda ne znate

Radite li često na proračunskim tablicama koje dijelite s drugima? Tada će vam savjeti u nastavku pomoći da poboljšate učinkovitost timskog rada na proračunskim tablicama u Excelu ili Google tablicama .

Podijeljen je način rada na Excel i Google tablicama

• Promijenite i ažurirajte ključeve dokumenta
• Unesite točne izvorne podatke
• Koristite kontrole proračunske tablice
• Koristite tablice i grafikone
• Istaknite važne vrijednosti bojom i oblikovanjem

Promijenite i ažurirajte ključeve dokumenta

Kada surađujete na proračunskoj tablici, važno je pratiti sve promjene jer možete prebrisati tuđi rad ako niste pažljivi.

Pokušajte dodati komentare ili bilješke kako biste zabilježili promjene kao što su razlog ažuriranja stavke, ime urednika, stil rada itd. To možete jednostavno učiniti pomoću značajke Istakni promjene u dijeljenoj radnoj knjizi. Da biste omogućili ovu značajku, slijedite korake u nastavku:

1. Idite na Datoteka > Opcije > Alatna traka za brzi pristup . Na macOS-u idite na  Excel > Preferences… > Ribbon & Toolbar > Quick Access Toolbar .
2. S padajućih opcija odaberite Sve naredbe .
3. Odaberite Istakni promjene i odaberite želite li ili ne dodati alatnu traku za brzi pristup iznad ili ispod vrpce. Kliknite OK .
4. Zatim dodirnite padajući filtar na alatnoj traci za brzi pristup > Prikaži oznake naredbi . Možete prilagoditi način na koji želite istaknuti promjene u proračunskoj tablici klikom na željenu opciju u padajućem izborniku.

Odjeljke ili kartice u dijeljenoj proračunskoj tablici također možete kodirati bojama tako da možete lako vidjeti promjene na prvi pogled.

Unesite točne izvorne podatke

Lako je pogriješiti prilikom unosa neobrađenih podataka u proračunsku tablicu. Problem je u tome što ako to ne učinite ispravno, rezultati mogu biti iskrivljeni i odvesti vas u krivom smjeru.

Srećom, postoji nekoliko savjeta koji će vam pomoći da provjerite unosite li ispravan izvor ili izvorne podatke u svoju Excel datoteku.

• Vaši podaci moraju biti jasni i točni. Pokušajte izbjeći nepotrebne kratice i pobrinite se da je oblikovanje brojeva ili datuma jasno i dosljedno u cijeloj proračunskoj tablici.
• Obavezno uključite naslov na vrhu svakog stupca/retka kako biste pomogli drugim korisnicima da bolje protumače tablicu.
• Koristite odgovarajuću srodnu formulu.

Koristite kontrole proračunske tablice

Korištenjem kontrola proračunske tablice možete smanjiti vjerojatnost pogrešaka prilikom unosa podataka. Evo nekih alata koje možete koristiti:

Provjera valjanosti podataka : korištenje alata za provjeru valjanosti podataka omogućuje vam prikupljanje unosa od više korisnika u pravom formatu. Također osigurava uniformnost u unosu podataka i sprječava slučajne pogreške korisnika. Ako unosite podatke koji pripadaju poznatom skupu vrijednosti kao što su Da, Ne ili Nije moguće odrediti, možete stvoriti padajući popis s tim opcijama kako biste drugim korisnicima omogućili odabir s popisa dostupnih opcija.

Sheet view : Još jedna korisna značajka, omogućuje korisnicima proračunskih tablica stvaranje prilagođenih prikaza za svoje radne knjige i postavljanje vlastitih filtara za pregled informacija bez utjecaja promjena koje su drugi napravili na radnom listu.

Koristite tablice i grafikone

Zapravo, proračunske tablice gledatelje često isprva preplave, osobito ako nisu navikli rukovati velikom količinom podataka. Zato biste trebali koristiti tablice, grafikone ili grafikone za vizualizaciju podataka.

Dok tablice pomažu organizirati i kategorizirati informacije, korištenje dijagrama ili grafikona pomoći će vam da ih vizualno predstavite. Zahvaljujući njima bit će lakše ukazati na trendove ili usporediti razlike između skupina podatkovnih varijabli tijekom vremena. Na taj način možete identificirati važne odnose i trendove u vrijednostima podataka.

Istaknite važne vrijednosti bojom i oblikovanjem

Bojanjem teksta i naslova podatke možete organizirati na čitljiviji način.

Koristeći ovu metodu, možete se usredotočiti na određene aspekte podataka, a da vas ne preplavi previše informacija. Također možete koristiti alate kao što je uvjetno oblikovanje , koji vam omogućuje da označite određene ćelije na temelju kriterija, kao što je raspon.

Gore su navedeni savjeti za suradnju i obradu podataka u Excel proračunskim tablicama ili Google tablicama . Nadamo se da vam je članak koristan.