Zoomin parhaat suojauskäytännöt

Zoom tarjoaa joukon vankkoja ominaisuuksia kokouksiin. (Lyhyt versio: Zoomin ansiosta isännät ja osallistujat voivat suorittaa monia hyödyllisiä tehtäviä.) Voi ja pitäisi välillä kuitenkin olla kuilu. Yksinkertaisesti sanottuna se, että Zoomin avulla voit ottaa ominaisuuden käyttöön tai poistaa sen käytöstä, ei tarkoita, että sinun pitäisi tehdä se.

©fizkes/Shutterstock.com

Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit minimoida sen mahdollisuuden, että joku zoompommitsee kokouksesi. Yleisesti ottaen noudata täällä annettuja neuvoja suojellaksesi Zoom-viestintäsi yksityisyyttä ja turvallisuutta mahdollisimman paljon.

Tiedemiehet olivat niin huolissaan siitä, pystyivätkö he vai eivät, he eivät pysähtyneet ajattelemaan, pitäisikö heidän tehdä.

— Jeff Goldblum tohtori Ian Malcolmina, JURASSIC PARK

Pidä PMI-tietosi yksityisenä

Et antaisi vieraalle avainta kotiisi. Samat periaatteet koskevat henkilökohtaista kokoustunnustasi (PMI). Sen antaminen puolisolle tai äidille on hyvänlaatuista. Sen jakaminen sosiaalisessa mediassa on resepti katastrofiin.

Käytä odotushuoneita

Kyllä, Zoom antaa käyttäjien, joilla on riittävät käyttöoikeudet, poistaa käytöstä odotushuoneet kokouksissaan – ja mahdollisesti myös muilta organisaation työntekijöiltä. En kuitenkaan suosittele sitä, varsinkin pysyvästi. Käy tämä Zoom ohjekeskuksen artikkeli on ohjeet siitä, miten tehokkaasti tehdä kokousten vähemmän turvallinen.

Estä poistettuja kokouksen osallistujia liittymästä uudelleen

John käyttäytyy kuin putsa yrityksen Zoom-kokouksen aikana, jota muut osallistujat eivät ole menettäneet. Olet varoittanut häntä muutaman kerran tyrmäämään sen, mutta hän on korjaamaton. Isäntänä saat hänet lopulta kokouksesta. Kaikki taputtavat.

Oletusarvoisesti Zoom estää Johnia hyppäämästä takaisin, vaikka hän olisi säilyttänyt isännän PMI:n tai kokouksen tunnuksen ja salasanan.

Voit myös muuttaa tätä asetusta virallisesta Zoom-roolistasi riippuen. Silti jättäisin sen sellaisenaan. Lisäksi jos olet Zoom-tilin omistaja tai järjestelmänvalvoja, saatat haluta lukita tämän asetuksen, jotta muut kuin järjestelmänvalvojat eivät voi muuttaa sitä itse.

Noudata näitä ohjeita:

Napsauta Zoom-verkkoportaalin Admin-otsikon alta Tilinhallinta.

Napsauta Tilin asetukset.

Napsauta Kokouksessa (Perus).

Poista se käytöstä liu'uttamalla Salli poistettujen osallistujien liittyä uudelleen -vaihtopainiketta vasemmalle.

Napsauta vaihtopainikkeen oikealla puolella olevaa harmaata lukkokuvaketta. Zoom näyttää viestin, jossa sinua pyydetään vahvistamaan päätöksesi.

Napsauta sinistä lukituspainiketta. Zoom vahvistaa, että se on päivittänyt asetukset onnistuneesti.

Rajoita, ketkä voivat hallita kokouksen päänäyttöä

Meetings & Chat tarjoaa joukon tehokkaita näytön jakamisominaisuuksia. Jos haluat muuttaa näitä vaihtoehtoja hieman taaksepäin, voit varmasti tehdä sen. Sano esimerkiksi, että haluat estää osallistujia jakamasta näyttöjään. Seuraa vain näitä ohjeita:

Käynnistä Zoom-työpöytäohjelma.

Aloita kokouksesi.

Siirrä hiiren osoitin näytön alareunaan, jotta Zoom näyttää valikon.

Napsauta Jaa näyttö -kohdan vieressä olevaa ylänuolipäätä (^).

Valitse ponnahdusvalikosta Jakamisen lisäasetukset.

Valitse Kuka voi jakaa? -kohdan alta Vain isäntä -valintaruutu.

Sulje näyttö ja palaa kokoukseen napsauttamalla punaista ympyrää näytön vasemmassa yläkulmassa.

Käytä aivojasi

Tekniikan historia opettaa opiskelijoilleen monia tärkeitä opetuksia. Ehkä luettelon kärjessä on se, että älykkäätkään evästeet eivät pysty ennustamaan kaikkia mahdollisia ongelmia, joita ohjelmistotuote, ominaisuus tai versio voi aiheuttaa. Ensinnäkin tahattomien seurausten laki elää ja voi hyvin.

Toiseksi ja yhtä tärkeä, huonot näyttelijät ovat fiksu joukko. Ne käyttävät poikkeuksetta kehittyneitä taktiikoita kiertääkseen kaikkein harkituimmillaankin tietoturva- ja yksityisyydensuojasäädökset. Tällä tavalla Zoomin on täytynyt kohdata joitain samoista haasteista, jotka ovat vaivanneet Facebookia, Twitteriä, Googlea, Amazonia ja muita seurannaisyrityksiä. Kaikki tämä tarkoittaa, että johtajat ja ohjelmistosuunnittelijat voivat tehdä vain niin paljon lieventääkseen ongelmia, joita esiintyy aina massiivisessa käytössä.

Ainakin otat aina mukaasi yhden tehokkaimmista aseistasi taistellaksesi osallistujien pahuutta ja väärinkäytöksiä vastaan. Puhun elimestä, joka sijaitsee korviesi välissä. Mieti tarkkaan ja kriittisesti mitä teet Zoomissa ja kenen kanssa. Ole aina skeptinen.

Osoita tervettä skeptisyyttä

Sano, että poikasi on toisen vuoden opiskelija pienessä koillisessa yliopistossa eri osassa maata. Sinä ja puolisosi odotat innolla viikoittaista Zoom-puheluasi hänen kanssaan joka sunnuntai-iltapäivä klo 16. Jaoit PMI-tietosi hänen kanssaan vuosi sitten etkä ajatellut sitä.

Lauantaina saat sähköpostin tuntemattomalta lähettäjältä, joka väittää olevansa poikasi. Silti jokin tilanteessa vain hieroo sinua väärään suuntaan. Tämä henkilö pyytää sinua toimittamaan PMI-tietosi, koska hän menetti sen.

Mitä sinä teet?

Ehkä täällä ei todellakaan tapahdu mitään ikävää. Ehkä ei. Tässä tapauksessa soittaisin pojallesi tai lähetän hänelle tekstiviestin, jossa selitän tilanteen. Hänen vastauksensa perusteella seuraavan vaiheesi pitäisi olla selvä: Anna PMI tai ilmoita sähköposti tietojenkalasteluhyökkäykseksi, jota se näyttää olevan.

Tietojenkalastelu on ehkä huonojen toimijoiden tehokkain tapa saada arkaluontoisia tietoja kohteiltaan. He pystyvät usein hankkimaan muiden henkilötietoja ja muita tärkeitä tietoja esiintymällä vilpillisesti ystävinä ja rakkaimpina.

Erehdy aina turvallisuuden puolelle. Jos tämä tarkoittaa, että osallistujilta tulee hieman aikaavievämpää liittyä Zoom-kokouksiin, olkoon niin. Lainatakseni kuuluisaa venäläistä sananlaskua "Luota, mutta varmista".

Pidä yksityisyys mielessä Zoom-kokousten aikana

Aivojen säännöllinen käyttö ei vain vaikeuta hakkereiden aiheuttamaa tuhoa; se voi suojata sinua laittamasta jalkaasi suuhusi muiden edessä. Muista, että kokouksen isännät voivat helposti luoda chat-lokeja muutamien vastuuvapauslausekkeiden mukaisesti. Heidän on vain noudatettava muutamia yksinkertaisia ​​vaiheita:

Käynnistä Zoom-työpöytäohjelma.

Aloita kokouksesi.

Avaa Zoomin kokouksen valikko viemällä hiiren osoitin näytön alareunan päälle.

Napsauta Chat-kuvaketta.

Napsauta oikeassa alakulmassa olevaa ellipsikuvaketta.

Napsauta kehotteessa Tallenna chat.

Esimerkiksi Michael Bluth isännöi tapaamista veljiensä Gobin ja Busterin kanssa. Kokouksen aikana Michael voi milloin tahansa tuottaa chat-lokitiedoston, koska:

• Hän on kokouksen isäntä.
• Michael on antanut osallistujille mahdollisuuden keskustella.

Noin viiden minuutin kuluttua kokouksesta Michael tekee juuri tämän. Zoom tallentaa velvollisuudentuntoisesti yksinkertaisen tekstitiedoston tietokoneen oletussijaintiin. Tämä tiedosto sisältää seuraavat tiedot kokouksesta:

• Kaikkien osallistujien julkiset chat-viestit.
• Kaikki yksityiset chat-viestit, jotka Michael vaihtoi Gobin ja Busterin kanssa
• Kaikki yksityiset chat-viestit, joita Gob ja Buster vaihtoivat Michaelin kanssa.

Michaelin lokitiedosto näyttää suunnilleen seuraavalta.

Zoomaa lokitiedosto chat-toiminnasta kokouksen aikana.

Huomaa, että Zoom jättää pois näistä lokitiedostoista kaikki yksityiset viestit, jotka osallistujat vaihtoivat keskenään kokouksen aikana ja jotka poistivat Michaelin. Toisin sanoen Michael ei tiedä, että Gob lähetti Busterille viestin, jossa hän kutsui häntä kanaksi ja että Buster oli samaa mieltä veljensä kanssa.

Pidä tätä taustaa vasten mielessä seuraavat yksityisyyteen liittyvät tosiasiat, kun käytät Meetings & Chatia:

• Ellei isäntä aktiivisesti paina Tallenna-painiketta kokouksen aikana, Zoom ei tallenna video-, ääni- tai keskustelusisältöä. Eli Zoom oletusarvoisesti ei tallenna mitään.
• Kun isäntä aloittaa tallennuksen, Zoom tarjoaa sekä video- että ääni-ilmoituksia kaikille kokouksen osallistujille. Jos nauhoitettuun kokoukseen osallistuminen tekee sinusta epämukavaa, voit aina kertoa isännöitsijälle niin paljon. Voit myös poistua kokouksesta.
• Ajattele jokaista Zoom-kokousta lähes yksityisenä foorumina. Jos haluat lyödä pomoasi ja/tai pilkata kollegoitasi kesken kokouksen, ryhdy siihen. Zoom ei voi estää sinua käyttämästä huonoa harkintaa. Mikään työkalu ei voi. Muista vain, että kokouksen osallistujat huomaavat todennäköisesti sopimattomia toimia. Kun he tekevät niin, valmistaudu kärsimään seurauksista. Tällä tavalla Zoom on aivan kuten Slack, Microsoft Teams, sähköposti ja mikä tahansa muu nykyaikainen viestintätyökalu.

Olitpa isäntä tai et, mieti tarkkaan, mitä paljastat sekä julkisesti että yksityisesti. Ei ole takeita siitä, että nämä Zoom-kokousten viestit pysyvät lopulta yksityisinä. Sano, että keskustelet yksityisesti kollegoiden, kumppaneiden, asiakkaiden tai muiden kokouksen osallistujien kanssa. Joku voisi helposti ottaa kuvakaappauksia näistä yksityisviesteistä kolmannen osapuolen työkalulla ja julkaista ne kokouksen jälkeen tai jopa sen aikana.