Uusien yhteystietojen lisääminen lakiin! 2005

Yksinkertaisimmalla tasolla ACT:n päätarkoitus! on paikka, johon voit tallentaa kaikki kontaktit, joiden kanssa olet päivittäin vuorovaikutuksessa. Voit lisätä ja muokata kaikkia yhteystietoja Yhteystiedot-ikkunasta, koska se sisältää kaikki tiettyyn tietueeseen liittyvät tiedot ja antaa sinun nähdä kaikki yhteystietokentät.

Sinulla on luultavasti paljon yhteystietoja, joita haluat lisätä tietokantaasi, joten hyppää sisään ja seuraa näitä ohjeita:

Jos et ole vielä Yhteystiedot-ikkunassa, siirry sinne napsauttamalla Yhteystiedot-kuvaketta ACT! Navigointipalkki.

Valitse Yhteystiedot-ikkunassa yksi kolmesta tavasta lisätä uusi yhteystieto tietokantaan:

• Valitse Yhteystiedot → Uusi yhteystieto.

• Napsauta työkalupalkin Uusi yhteystieto -kuvaketta.

• Paina näppäimistön Insert-näppäintä.

Minkä tahansa edeltävän komennon käynnistäminen johtaa tyhjään yhteystietotietueeseen. Olet nyt valmis syöttämään uuden yhteyshenkilön tiedot.

Aloita tietojen syöttäminen napsauttamalla Yritys-kenttää ja kirjoittamalla yhteyshenkilön yrityksen nimi.

TOIMIA! ei tee eroa todellisten yhteystietojen ja tyhjien yhteystietojen välillä. Tietojen syöttämättä jättäminen tai Insert-näppäimen toistuva painaminen johtaa lukuisiin tyhjiin yhteystietotietueisiin, joista ei ole hyötyä ja jotka vain tukkivat tietokannan. Joten vaikka voit vapaasti jättää minkä tahansa ACT:n! Jos kentät ovat tyhjiä, sinun on syötettävä jotain, joten aloita yrityksen nimellä.

Voit aina palata tietueeseen myöhemmin ja lisätä, muuttaa tai poistaa mitä tahansa tietoja missä tahansa kentässä.

Napsauta seuraavaa kenttää, johon haluat syöttää tiedot, ja ala kirjoittaa.

Voit myös siirtyä seuraavaan kenttään Tab-näppäimellä. Jos painat vahingossa sarkainnäppäintä kerran liian usein, saatat huomata, että olet lisännyt yhtä monta kenttää ja päädyit väärään kenttään. Mutta älä huoli: Pidä Shift-näppäintä painettuna ja paina sitten sarkainta siirtääksesi kohdistinta päinvastaiseen suuntaan.

Jatka kenttien täyttämistä.

TOIMIA! mukana tulee noin 50 esiohjelmoitua kenttää, jotka vastaavat useimpien käyttäjien tarpeita. Monet kentistä ovat melko itsestään selviä (ja heijastavat tietoja, joita todennäköisesti odotat löytäväsi mistä tahansa osoitekirjasta): yhteyshenkilön nimi, yrityksen nimi, puhelinnumero, kaupunki, osavaltio ja postinumero. Nämä sijaitsevat kätevästi Yhteystiedot-ikkunan yläosassa. Jotkut kentistä ovat hieman vähemmän ilmeisiä:

• Osoite: Jos oletetaan, että kolme kenttää ACT! säädetään osoite on tarkoitettu tallentamaan kolme vaihtoehtoista osoitetta, olet väärässä! Toinen ja kolmas osoitekenttä on tarkoitettu todella pitkille osoitteille. Tämä kenttä on hyvä paikka lisätä rakennuksen nimi, jos se on kiinteä osa osoitetta.

• 5160-tyyliset tarrat, joita käytetään yleisesti joukkopostituksissa, tulostavat yleensä neljä riviä tietoja: yritys, yhteyshenkilö, katuosoite ja kaupunki/osavaltio/postinumero (kaikki neljännellä rivillä). Jos haluat käyttää toista ja kolmatta osoitekenttää, tarvitset suurempia tarroja.

• ID/Tila: Tunnus/Tila-kenttä on pohjimmiltaan luokkakenttä, ja se tallentaa kaikki yhteystietosi luokkiin. Käyttämällä Tunnus/Tila-kenttää sinun ei tarvitse määrittää manuaalisesti useita tietokantoja: yhtä ystävillesi, yhtä asiakkaillesi, yhtä toimittajillesi ja niin edelleen. Tunnus/Tila-kentässä on esiasetettu pari tusinaa yleisimmin käytettyä luokkaa, mukaan lukien ystävät, asiakkaat, myyjät ja kilpailijat, mikä tekee jokaisen näistä luokista nopean etsimisen helpoksi.

• Tervehdys: Tämä kenttä viittaa nimeen, joka tulee sanan Dear jälkeen kirjeessä, jota käytetään kirjemalleissasi. Oletuksena ACT!, joka on ystävällinen tyyppi, käyttää etunimeä. Voit vapaasti vaihtaa tervehdyksen muodollisempaan.

• Jos haluat käyttää muodollisempaa tervehdystä oletusasetuksena, valitse Työkalut → Asetukset ja napsauta Yleiset-välilehdellä olevaa Tervehdysasetukset-painiketta.

• Viittaus: Tämä kenttä on yksi tietokannan yleisimmin huomiotta jätetyistä kentistä. Tähän kenttään syötettyjä tietoja käytetään Viittausten lähde -raportissa; viittaustietojen syöttämättä jättäminen tekee raportista hyödyttömän. Joten mikä on iso juttu? Oletetaan, että maksat mainonnasta kahdessa sanomalehdessä – eikö olisi mukavaa tietää, kumpi houkutteli eniten mahdollisuuksia? Jos osallistut messuille tai käytät paljon aikaa ja vaivaa Web-sivustoosi, etkö haluaisi tietää, ovatko ponnistelusi johtaneet uuteen liiketoimintaan? Ja jos olemassa oleva asiakas lähettää sinulle paljon uusia liidejä, eikö olisi mukavaa kunnioittaa häntä mukavalla kinkulla jouluna tavanomaisen hedelmäkakun sijaan?

• Käyttäjä: Huomaa, että Yhteystiedot-ikkunan alaosassa on useita käyttäjäkenttiä. Nämä kentät sisältävät yritystäsi koskevia tietoja.

• Jätä nämä kentät tyhjiksi, kunnes nimeät ne uudelleen. Jos et, saatat päätyä siihen, että yhteen kenttään syötetään erilaisia ​​tietoja.

  Voit aina palata ja lisätä, muuttaa tai poistaa kenttätietoja milloin tahansa!

Älä huolestu, kun ACT! muotoilee automaattisesti osan kenttätiedoistasi, kun syötät tietoja.

Lisää tietosi mahdollisimman yhtenäisesti.

Lisää kenttään tarvittaessa useita merkintöjä.

Yleensä paras käytäntö on rajoittaa itsesi yhteen kohteeseen per kenttää. Ajoittain kuitenkin kohtaat tilanteen, jossa kontakti jakautuu kahteen kategoriaan. Esimerkiksi JoAnne Chamar voi olla sekä ystävä että asiakas. Tässä tilanteessa voit käyttää avattavaa luetteloa syöttääksesi kenttään useamman kuin yhden kohteen.

Voit valita useita ehtoja sisällytettäväksi yhteen kenttään seuraavasti:

• a. Aseta kohdistin kenttään.

• b. Tarkista haluamasi valinnat.

• c. Napsauta haluamasi merkinnät Muokkaa luetteloarvoja -valintaikkunassa.

• d. Napsauta mitä tahansa valintaikkunan ulkopuolella sulkeaksesi sen.

  Eri merkinnät näkyvät kentässä pilkulla erotettuina.

Kun täytät jokaisen uuden yhteystiedon tiedot, älä unohda napsauttaa erilaisia ​​välilehtiä asettelun alareunassa.

Näillä välilehdillä on lisäkenttiä. Kotiosoite-välilehti on paikka, jossa tallennat yhteyshenkilön henkilökohtaisia ​​tietoja. Sinulla voi olla myös muutamia muita välilehtiä, joista voit valita.

Erilaiset asettelut näyttävät erilaisia ​​välilehtiä. Jos muutat nykyistä asetteluasi, tarkastelet todennäköisesti eri välilehtiä.

Jos unohdat napsauttaa Yhteystiedot-ikkunan alaosassa olevia välilehtiä, saatat jättää huomiotta jotkin kentät, jotka sinun on täytettävä tärkeiden tietojen täyttämiseen. Muista siis klikata niitä välilehtiä!

Tallenna uudet yhteystiedot.

Teoriassa sinun ei tarvitse tallentaa uusia yhteystietoja; se tallennetaan, jos teet jonkin seuraavista:

• Suorita mikä tahansa muu TO! -komento, joka sisältää kaiken huomautuksen tai myyntimahdollisuuden lisäämisestä tapaamisen ajoittamiseen.

• Siirry tietokannan toiseen tietueeseen.

• Napsauta Tallenna-painiketta (jota edustaa pieni levykekuvake työkalupalkissa).

• Paina Ctrl+S.