Sisällön jakaminen Zoom-kokouksen osallistujien kanssa

Näytönjako- ja merkintätyökalut ovat olleet käytössä vuosikymmeniä. Itse asiassa, jos Zoom ei olisi sisällyttänyt näitä arvokkaita ominaisuuksia, monet ihmiset pitävät niitä oikeutetusti räikeinä puutteina, myös sinun.

Meetings & Chat on enemmän kuin tehtävä. Voit jakaa näyttösi muiden kanssa ja jopa antaa heidän ohjata tietokoneesi hiirtä ja näppäimistöä. Lisäksi voit antaa muiden merkitä näyttösi - ja päinvastoin.

Jaa näyttösi muiden kanssa

Kokouksen isäntänä voit helposti jakaa näyttösi osallistujien kanssa seuraavasti:

Vedä hiiri kokouksen aikana näytön alareunaan. Zoom näyttää kokouksen sisäisen valikon.

Napsauta Screen Share -kuvaketta. Zoom näyttää kaikki tietokoneesi tällä hetkellä avoinna olevat ohjelmat, kuten näet tästä.

Kokouksen osallistujien kanssa jaettavan näytön valitseminen.

Jos käytät useita näyttöjä ja ohjelmia, voit odottaa laajan valikoiman valintoja.

Napsauta tiettyä näyttöä, työpöytää tai sovellusta, jonka haluat jakaa kokouksen osallistujien kanssa. Voit myös valita Zoomin taulun tai tabletin tai älypuhelimen, jos olet liittänyt ne tietokoneeseen kaapeleiden avulla.

(Valinnainen) Jos haluat jakaa tietokoneesi äänen ja/tai optimoida näytön jakamisistunnon videoiden toistamista varten, valitse vastaavat valintaruudut näytön vasemmasta alakulmasta.

Napsauta Lisäasetukset-välilehteä näytön yläreunassa tehdäksesi seuraavat toimet:

• Jaa osa näytöstäsi
• Jaa musiikkia tai vain tietokoneen ääntä
• Sisältö toisesta ulkoisesta kamerasta

Napsauta sinistä Jaa-painiketta oikeassa alakulmassa.

Zoomaus lisää sekä vihreän Olet näytön jakamista koskevan ilmoituksen että punaisen Stop Share -ilmaisimen kokouksen valikon alaosaan, kuten kuvassa.

Zoomausvalikko, joka ilmaisee aktiivisen näytön jakamisen.

Zoom asettaa myös vihreän kotelon tietyn jakamasi näytön ympärille hienovaraiseksi muistutukseksi.

Se, että toinen kokouksen osallistuja voi hallita näyttöäsi, ei tarkoita, että olet hänen armoilla. Eli voit silti liikuttaa hiirtä, kirjoittaa näppäimistöä ja suorittaa muita tavallisia tietokoneen toimintoja.

Ymmärrä tarkalleen, mitä jaat

Zoomin vahvat näytönjakovaihtoehdot voivat hämmentää aloittelijat ja jopa kokeneet käyttäjät. Voit poistaa tämän sekaannuksen katsomalla tämän artikkelin ensimmäistä kuvaa. Miksi Zoom näytti kaikki nuo näytöt?

Vastatakseni tähän kysymykseen minun on annettava taustatietoja työstäni. Nykyiseen tietokoneasetuksiini kuuluu MacBook Pro ja ulkoinen ASUS-näyttö. Kun jaoin näytön, minulla oli käynnissä yhdeksän erilaista ohjelmaa tietokoneellani. Yhdessä ymmärrätte nyt, miksi Zoom tarjosi minulle niin monia erilaisia ​​jakamisvaihtoehtoja. (Kun on kyse näytön jakamisesta, Meetings & Chat ei ole syrjivä.) Yksinkertaisuuden vuoksi korostan niistä vain neljä:

• Työpöytä 1: Jos valitsen tämän vaihtoehdon (A), jaan kaikki MacBook Pron näytöllä käynnissä olevat ohjelmat. Sano, että painan Macissani Command+Tab vaihtaakseni toiseen ohjelmaan. (PC-käyttäjät käyttävät Alt+Tab tehdäkseen saman.) Koska valitsin aiemmin Desktop 1:n, kaikki osallistujat näkivät edelleen kaiken Macin näytöllä. Huomaa, että Zoom asettaa suuren valkoisen "1" näytöni vasempaan reunaan muistuttamaan minua, että jakaisin tämän työpöydän.
• Työpöytä 2: Jos valitsen tämän vaihtoehdon (B), jaan kaikki ohjelmat, jotka olen kiinnittänyt ulkoiseen näyttööni. Kun painan vaihtopainiketta toiseen ohjelmaan, osallistujat näkevät edelleen kaiken, mitä näytän kyseisellä näytöllä. Huomaa, että Zoom asettaa suuren valkoisen 2:n ulkoisen näytöni vasemmalle puolelle muistuttamaan minua, että jakaisin tämän työpöydän.
• Zoomin valkotaulu: Tämän vaihtoehdon valitseminen (C) tarkoittaa, että jaan Zoom-tauluni vain kokouksen osallistujien kanssa
• Microsoft Word: Tämän vaihtoehdon valitseminen tarkoittaa, että jaan Microsoft Wordin (D) vain kokoukseni aikana. Tämän seurauksena, kun vaihdan verkkoselaimeen tai Spotifyyn, Zoom keskeyttää automaattisesti näytön jakamisen kaikille kokouksen osallistujille, koska olen siirtänyt Wordin tehokkaasti taustalle. Eli se ei ole enää aktiivinen ohjelma tietokoneellani.

Zoomin näytön jakamisasetuksissa ei ole mitään ehdotonta. Valintasi riippuvat laitteistostasi ja käyttämistäsi sovelluksista. Yksinkertainen esimerkki valaisee pointtiani.

Samir työskentelee Initechillä ja käyttää Microsoft Surfacea eikä liitä siihen ulkoista näyttöä. Hän nuudeltelee tällä hetkellä sekä Microsoft Word -asiakirjaa että Excel-laskentataulukkoa. Tämä kuva näyttää karkean mallin Samirin näytöstä.

Malli työntekijän pöytätietokoneella käynnissä olevista ohjelmista.

On Samirin viikoittaisen tapaamisen aika pomonsa Billin kanssa. Samir jakaa hänen kanssaan vain Microsoft Wordin. Erityisesti tässä tapauksessa termi näytön jakaminen on hieman harhaanjohtava nimitys. Toisin sanoen Samir ei jaa tietokoneensa koko näyttöä. Pikemminkin hän jakaa vain yhden erityisen ohjelman: Wordin.

Jos Samir haluaisi jakaa Excelin Billin kanssa, hänen olisi lopetettava uusi näytönjakoistunto ja aloitettava uusi. Tietenkin, jos Samir jakaisi koko työpöytänsä, hän olisi voinut jakaa molemmat ohjelmat samanaikaisesti Billin kanssa alusta alkaen.

Työpöydän jakaminen kokouksen osallistujien kanssa voi olla hyvin erilaista kuin tietyn ohjelman jakaminen.

Kun jaat työpöydän, et oletusarvoisesti voi jakaa itse Zoom-sovellusta. Voit muuttaa tätä asetusta seuraavasti:

Käynnistä Zoom-työpöytäohjelma.

Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-kuvaketta. Zoom näyttää asetuksesi.

Napsauta vasemmalla puolella Share Screen.

Valitse Näytä zoomausikkunat näytön jakamisen aikana -valintaruutu.

Suorita erilaisia ​​tehtäviä jakaessasi näyttöäsi

Tietysti saatat haluta tehdä muutakin kuin vain jakaa näyttösi. Zoomin avulla voit suorittaa seuraavat asiaan liittyvät toiminnot olemassa olevan näytön jakamisistunnon aikana:

• Keskeytä näytön jakaminen
• Lopeta näytön jakaminen kokonaan
• Jaa toinen näyttösi käyttäjien kanssa

Suorita nämä asetukset noudattamalla haluamaasi seuraavista ohjeista:

• Jos haluat väliaikaisesti lopettaa näytön jakamisen, napsauta Keskeytä jakaminen -painiketta. Zoom näyttää viestin, jossa lukee "Näytön jakaminen on keskeytetty".
• Jos haluat jakaa eri näytön kokouksen osallistujien kanssa, napsauta Uusi jako -painiketta.
• Kun haluat lopettaa näytön jakamisen, napsauta punaista Lopeta jakaminen -painiketta kokouksen sisäisen valikon alla keskellä.

Ne, jotka eivät ole varovaisia ​​jakaessaan näyttöään, ovat vaarassa nolata itsensä ja jopa menettää työpaikkansa

Anna kokouksen osallistujien hallita näyttöäsi

Peter työskentelee IT-alalla ja auttaa Bobia diagnosoimaan ongelman tämän tietokoneissa. Peter saattaa haluta ohjata Bobin näyttöä etänä monista syistä:

• Se on vain tehokkaampi tapa toimia.
• Peter ei halua pitää Bobin haukkukäskyjä. (Tämä syy on henkilökohtainen suosikkini antaa muille mahdollisuus hallita näyttöäni.)
• Bob ei välitä tietää tarkat vaiheet sen ratkaisemiseksi. Hän haluaa vain Peterin huolehtivan siitä hänen puolestaan.

Sano, että haluat kokouksen osallistujan ohjaavan tietokonettasi. Anna kenen tahansa kokouksen nykyisen osallistujan ajaa (kuten lapset sanovat) seuraavasti:

Vedä reaaliaikaisen kokouksen aikana hiirtä tai osoitinta Zoomin alaosaan. Zoom näyttää kokouksen sisäisen valikon.

Napsauta Share Screen -kuvaketta.

Kun olet jakanut näytön, napsauta kaukosäädinkuvaketta.

(Valinnainen) Valitse Hyväksy kaikki pyynnöt automaattisesti -vaihtoehto.

Jos haluat antaa tietyn henkilön hallita tietokonettasi, noudata samoja vaiheita, mutta valitse sen sijaan Anna hiiren/näppäimistön hallinta: ja napsauta sen osallistujan nimeä, jolle haluat antaa tietokoneesi hallinnan.

Kerro muille kokouksen osallistujille, että he voivat hallita näyttöäsi, jos he pyytävät käyttöoikeutta.

Sano, että et halua hyväksyä kaikkia pyyntöjä automaattisesti. Kun näet osallistujan pyynnön ottaa haltuunsa, napsauta sinistä Hyväksy-painiketta antaaksesi hänelle näytön hallinnan.

Pyydä isännän näytön hallintaa

Seuraavat vaiheet koskevat kokouksen osallistujia, jotka haluavat pyytää isännän näytön hallintaa:

Siirrä tietokoneesi osoitin Zoom-työpöytäasiakasikkunan yläosaan. Kun teet niin, Zoom näyttää View Options -valikon.

Napsauta Näytä asetukset -valikkoa ja valitse näkyviin tulevasta valikosta Pyydä kaukosäädintä. Zoomaus ilmaisee, että pyydät isännän näytön hallintaa.

Napsauta sinistä Pyydä-painiketta.

Zoom näyttää pyyntösi ottaa haltuunsa isännän näytöllä.

Tässä vaiheessa isännän on hyväksyttävä pyyntösi.

Ota tietokoneesi hallinta takaisin

Jos olet isäntä ja haluat jatkaa tietokoneesi hallintaa, toimi seuraavasti:

Palaa Zoom-kokoukseen. Toisin sanoen ohjaa hiirtä ja välilehteä mistä tahansa muusta ohjelmasta tai näytöstä, jonka jaat.

Vie hiiri kokouksen valikon päälle

Napsauta punaista Lopeta jakaminen -painiketta.

Kuinka merkitä näyttöön

Zoomin avulla kokouksen osallistujat voivat tehdä paljon enemmän kuin vain jakaa näyttönsä toistensa kanssa. Muutamalla napsautuksella voit merkitä muiden näyttöihin. Näin tehdessäsi voit antaa erityistä palautetta, tehdä oivaltavia ehdotuksia tai paikantaa ongelman tavalla, jota pelkät sanat eivät usein onnistu.

Erillisen valkotaulun käyttäminen

Todennäköistä on, että olet nähnyt fyysisen taulun jossain vaiheessa työssäsi. Huoneessa olevat ihmiset voivat piirtää kuivalle pyyhkimistaululle minkä tahansa määrän kaavioita käyttämällä merkkejä. He voivat dokumentoida liiketoimintaprosesseja, suunnitella uudelleen organisaatiokaavioita, jäljitellä logoja, kirjoittaa koodia tai melkein mitä tahansa muuta.

Miksi Zoomin pitäisi olla erilainen?

Kun olet tehnyt sen, Zoom näyttää taulunsa seuraavassa kuvassa.

Zoomaa valkotaulu, jossa on huomautusvalikko.

Seuraavassa taulukossa näkyvät taulun valikkokohdat ja kuvataan niiden toiminta.

Zoomausmerkintäasetukset

Oletetaan, että et enää tiedä Zoomin merkintätyökaluvalikkoa. Napsauta vain Merkinnät-painiketta kokouksen valikosta. Zoom tuo merkintätyökalunsa jälleen etupuolelle.

Zoomin merkintätyökalut ovat käytettävissä vain näytön jakamisistuntojen aikana.

Kun olet käynnistänyt yhteisen taulun, muut saattavat haluta lisätä siihen omia muistiinpanojaan. Jos olet osallistuja ja haluat lisätä muistiinpanoja yhteisölliseen tauluun, toimi seuraavasti:

Siirrä tietokoneesi osoitin työpöytäohjelmassa Zoom-työpöytäasiakasikkunan yläosaan.

Valitse näkyviin tulevasta Näytä asetukset -valikosta Merkitse.

Voit nyt lisätä haluamasi merkinnät taululle.

Huomaa, että kaikki kokouksen osallistujat voivat tehdä huomautuksia samanaikaisesti.

Näytön huomautusten tekeminen

Zoom ei pakota kokouksen isäntiä ja osallistujia käyttämään erityistä taulua huomautusten tekemiseen. Jokainen kokouksen osallistuja voi merkitä tavallisen näytön ja siinä käynnissä olevan ohjelman. Mahdollisuudet ovat rajattomat, mutta tässä on yksi yleinen esimerkki.

Geno kehittää uutta versiota verkkosivustosta asiakkaalleen Jerrylle. Geno kutsuu Jerryn Zoom-videokokoukseen ja seuraa näitä ohjeita:

Jaa näyttösi muiden kanssa.

Napsauta kokouksen valikosta Merkitse-painiketta.

Tästä lähtien voit määrittää suunnitteluelementit ja muutokset paljon tarkemmalla tavalla kuin pelkät sanat mahdollistaisivat. Palatakseni edelliseen esimerkkiin, Jerry voi nyt näyttää Genolle tarkalleen, minne hän haluaa siirtää kuvan tai logon otsikossa.

Muiden kokousvaihtoehtojen kutsuminen

Isännät voivat ohjata kokouksiaan muutamalla muulla tavalla.

Voit käyttää näitä vaihtoehtoja noudattamalla näitä ohjeita:

Käynnistä Zoom-työpöytäohjelma.

Aloita kokous ja ota video käyttöön.

Napsauta Osallistujat-kuvaketta näytön alareunassa olevasta mustasta kokouksen valikosta. Zoom näyttää uuden näytön oikealla puolella.

Napsauta oikeassa alakulmassa Lisää-painiketta.

Zoom esittelee itsestään selittävät vaihtoehdot seuraavassa taulukossa.

Muita kokousvaihtoehtoja isännille