Raportin suorittaminen ACT:ssa! 2005

Seuraavat vaiheet koskevat kaikkia ACT! raportteja. Valintaikkuna on sama kaikille raporteille. Ajettavasta raportista riippuen jotkin vaihtoehdot eivät kuitenkaan välttämättä ole käytettävissä ja siksi ne voivat näkyä harmaina.

ACT:n suorittamiseen! raportti, seuraa näitä ohjeita:

1. Suorita haku tai näytä yhteystietotietue tai tietueet, jotka haluat sisällyttää raporttiin.

Kaikki tiet ACT:ssa! johtaa - tai ainakin ohittaa - hakua. Päätä ennen raportin luomista, minkä yhteyshenkilön tai ryhmän tiedot haluat sisällyttää raporttiin. Voit esimerkiksi suorittaa Historian yhteenvetoraportin yhdelle yhteyshenkilölle tai Yhteystietoraportin kaikille yhteyshenkilöille tietyssä osavaltiossa tai alueella. Voit sisällyttää tietoja nykyisestä yhteystieto- tai ryhmätietueesta, nykyisestä yhteystiedosta tai ryhmähausta tai kaikista yhteystiedoista tai ryhmistä.

2. Lajittele yhteystiedot ennen raportin suorittamista, jos haluat raportin yhteystietojen näkyvän tietyssä järjestyksessä.

Haluatko, että yhteystiedot näkyvät aakkosjärjestyksessä yrityksen nimen tai sukunimen mukaan? Jos sinulla on useita kontakteja sukunimellä Smith, haluatko lajitella ne yrityksen tai osavaltion mukaan? Sinun on tehtävä nämä päätökset ennen ACT:n suorittamista! raportti.

Lajittele yhteystietosi kahdella tavalla: Lajittele enintään kolmen ehdon mukaan valitsemalla Muokkaa –> Lajittele tai lajittele yhteystietosi ehdon mukaan napsauttamalla asianmukaista yhteystietootsikkoa yhteystietoluettelossa.

3. Valitse Raportit-valikko ja valitse sitten suoritettavan raportin nimi. (Jos haluat suorittaa raportin, joka ei näy valikossa, valitse Raportit –> Muut yhteystietoraportit ja valitse sopiva raportti.)

Määritä suodattimet -valintaikkuna avautuu. Yleiset-välilehti on identtinen kaikille ACT! luomiasi raportteja.

4. Valitse avattavasta Lähetä raportin tuloste -luettelosta raportin tulos:

• Esikatselu: Valitse Esikatselu-vaihtoehto, jos olet ollenkaan epävarma raportointimahdollisuuksistasi. Raportin esikatselu tulee näkyviin näytölle. Kun olet esikatsellut raporttia, tulosta se tai suorita se uudelleen, jos se ei näytä täsmälleen siltä, ​​miltä aiot sen näyttävän.

• Rich-Text File: Tallentaa raportin RTF-tiedostona, jonka voit avata Wordissa.

• HTML-tiedosto: Tallentaa raportin HTML-tiedostona. Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää raporttia Web-sivustossasi.

• PDF-tiedosto: Tallentaa raportin PDF-tiedostona, joka on luettavissa Adobe Readerissa.

• Tekstitiedosto: Tallentaa raportin TXT-tiedostona, jota voit lukea useilla eri ohjelmistoilla, kuten Excelillä.

• Tulostin: Jos olet täysin varma, että raporttisi tulostuu oikein ensimmäisellä kerralla, tee se! Tämä vaihtoehto lähettää raportin suoraan oletustulostimellesi.

• Sähköposti: Lähettää tallennetun raportin sähköpostiviestin liitteenä. Liitteessä on .rpt-tunniste ja vain vastaanottajat, joilla on ACT! asennettuna heidän tietokoneisiinsa.

5. Määritä raporttiin sisällytettävät yhteystiedot Luo raportti -alueella.

Valinnat ovat itsestään selviä. Aiot joko suorittaa raportin nykyiselle yhteyshenkilölle, nykyiselle haulle tai kaikille yhteystiedoille.

Jos olet lajitellut yhteystiedot, valitse Nykyinen haku -valintanappi, vaikka haluaisit sisällyttää kaikki yhteystiedot tietokantaan. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, raportin yhteystiedot eivät näy määrittämässäsi lajittelujärjestyksessä.

6. Valitse Exclude 'My Record' -valintaruutu, jos haluat jättää tiedot pois raportissa olevista tietueistasi.

Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä kaikissa raporteissa.

7. Valitse Käytä hallinnoimia tietoja -alueelta niiden yhteystietojen tietuehallinta, jotka haluat sisällyttää raporttiin.

• Kaikki käyttäjät: Sisältää kaikkien tietokannan käyttäjien hallinnoimat yhteystiedot.

• Valitut käyttäjät: Sisältää tietokannan valittujen käyttäjien hallinnoimat yhteystiedot. Jos olet tietokannan ainoa käyttäjä, vain nimesi näkyy luettelossa.

8. Tee tarvittavat valinnat Toiminnot-, Huomautus- ja/tai Historia-välilehdillä.

• Valitse Aktiviteetit-välilehdellä toimintojen tyyppi ja toimintojen vastaava ajanjakso, joka sisällytetään raporttiin.

• Valitse Muistiinpano ja historia -välilehdellä historian tyyppi ja vastaava ajanjakso, jonka sisällytät raporttiin.

• Valitse Käytä hallinnoimia tietoja -alueelta käyttäjät, joiden tiedot haluat sisällyttää raporttiin.

9. Napsauta Mahdollisuus-välilehteä, jos käytät myyntiraporttia.

• Valitse Myyntimahdollisuudet-alueelta, haluatko sisällyttää raporttiin myyntimahdollisuudet, Suljetut/voitetut myynnit ja/tai Myyntimenetykset.

• Määritä Ajanjakson sisällä -pudotusvalikossa raporttiin sisällytettävien myyntimahdollisuuksien ajanjakso.

• Valitse Käytä hallinnoimia tietoja -alueella, haluatko sisällyttää tietokannan kaikista käyttäjistä tai valituista käyttäjistä tiedot.

10. Napsauta OK.

TOIMIA! suorittaa raportin. Jos et ole tyytyväinen tuloksiin, suorita sama raportti toisen kerran eri kriteereillä tai yritä suorittaa eri raportti.