Miksi luoda ryhmä Google-ryhmien avulla?

Koska käytössäsi on niin monia muita G Suite ‑yhteistyötyökaluja, miksi vaivautua Google-ryhmiin? Yksinkertainen vastaus on, että kun luot ryhmän ja lisäät siihen liitetyt työntekijät, yhteistyöstä tulee yhtäkkiä paljon helpompaa.

Miksi? Koska nyt voit käsitellä ryhmää yhtenä kokonaisuutena, mikä tarkoittaa, että voit kommunikoida kaikkien ryhmän jäsenten kanssa vain kommunikoimalla itse ryhmän kanssa. Tässä on joitain esimerkkejä:

• Voit lähettää sähköpostia kaikille ryhmän jäsenille lähettämällä sähköpostin ryhmän sähköpostialiakseen.
• Voit kutsua kaikki ryhmän jäsenet kalenteritapahtumaan lisäämällä ryhmän tapahtuman vierasluetteloon.
• Voit pyytää kaikkia ryhmän jäseniä yhteistyöhön tiedoston parissa jakamalla tiedoston ryhmän kanssa.
• Voit kutsua koko ryhmän chat-huoneeseen tekemällä ryhmästä huoneen jäsenen.
• Voit käyttää ryhmän online-foorumia ryhmäkeskusteluun.

Toki mikään näistä esimerkeistä ei ole iso juttu, jos puhut vain 2 tai 3 työntekijästä. Mutta jos ryhmässä on 20 tai 30 työntekijää tai 200 tai 300, pelkän ryhmän käsitteleminen kaikkien näiden henkilöiden sijaan säästää aikaa.

Ryhmien kotisivu

Kiinnostaako ryhmät? Utelias? Haluatko vain päästä sen yli? Olipa mielentilasi mikä tahansa, voit käyttää jompaakumpaa seuraavista tekniikoista päästäksesi Ryhmien kotisivulle:

• Vihje suosikkiselaimellesi ja pyydä sitä sitten lataamaan Google-ryhmät .
• Napsauta G Suite ‑sovelluksessa, jossa on Google Apps -kuvake (kuten Kalenteri tai Docs), Google Apps ja sitten Ryhmät.

Eetteristä muodostuva Ryhmien kotisivu näyttää tässä esitetyltä sivulta.

Ryhmien kotisivu.

Tutkitaan näyttöä, jotta tiedät mitä:

• Päävalikko: Sisältää muutamia yleisesti käytettyjä Groups-komentoja.
• Päävalikon kuvake: Napsauta tätä kuvaketta vaihtaaksesi ryhmän päävalikkoon.
• Hakuvalikko: Valitse, mitä haluat etsiä.
• Haku: Etsi ryhmä, jota haluat tarkastella tai johon haluat liittyä.
• Google-tili: pääset käyttämään Google-tiliäsi.

Ryhmän roolit

Kun työskentelet ryhmien kanssa, varsinkin jos luot omia ryhmiä, törmäät jatkuvasti ajatukseen siitä, kuka tekee mitäkin ryhmässä ja mitkä oikeudet kullakin näillä rooleilla on. Jokaisessa ryhmässä on otettava huomioon neljä roolia:

• Ryhmän omistajat: Ryhmän omistaja on ryhmän luonut henkilö. Tämä henkilö voi kuitenkin myös määrittää omistajaroolin muille ihmisille. Omistajan roolilla on seuraavat oletusoikeudet:
  • Kaikki jäsenten käyttöoikeudet (katso "Ryhmän jäsenet" alla).
  • Lähetä alkuperäiset viestit ja vastaukset ryhmänä (eli käyttämällä ryhmän sähköpostiosoitetta).
  • Lisää tai poista ryhmän jäseniä, ylläpitäjiä ja omistajia.
  • Keskitä ryhmän sisältöä.
  • Muuta jäsenrooleja (esimerkiksi ylennä johtaja omistajaksi).
  • Muuta ryhmän asetuksia.
  • Poista ryhmä.
  • Vie ryhmäjäsenyydet ja viestit.
• Ryhmävastaavat: Esimiehen roolilla on seuraavat oletusoikeudet:
  • Kaikki jäsenten käyttöoikeudet (katso "Ryhmän jäsenet" alla).
  • Lähetä alkuperäiset viestit ja vastaukset ryhmänä (eli käyttämällä ryhmän sähköpostiosoitetta).
  • Lisää tai poista ryhmän jäseniä ja ylläpitäjiä (mutta ei omistajia).
  • Keskitä ryhmän sisältöä.
  • Muuta jäsenen rooleja (esimerkiksi ylennä jäsen johtajaksi; johtajat eivät voi ylentää ketään omistajaksi).
  • Muuta ryhmän asetuksia.
  • Vie ryhmäjäsenyydet ja viestit.
• Ryhmän jäsenet: Kaikilla ryhmän jäsenillä on oletuksena jäsenrooli, mikä tarkoittaa, että heillä on seuraavat käyttöoikeudet:
  • Katso ryhmän viestejä.
  • Lähetä viestejä ryhmään.
  • Lähetä yksityisiä vastauksia viestin kirjoittajalle.
  • Valvo postauksen metatietoja (kuten aiheiden määrittäminen).
  • Lähetä tiedostoja ryhmään.
  • Katso ryhmän jäsenluettelo.
• Koko organisaatio: Kaikilla G Suite ‑organisaatiossasi, myös ihmisillä, jotka eivät ole ryhmän jäseniä, on oletuksena seuraavat käyttöoikeudet:
  • Katso ryhmän viestejä.
  • Lähetä viestejä ryhmään.
  • Ota yhteyttä ryhmän omistajiin.
  • Katso ryhmän jäsenluettelo.

Jos olet ryhmän omistaja tai ylläpitäjä, voit tehdä muutoksia mihin tahansa näistä käyttöoikeuksista seuraavasti:

Valitse ryhmä, jonka kanssa haluat työskennellä. Ryhmät avaa ryhmän ja näyttää viimeisimmät keskustelut.

Napsauta vasemmalla olevassa päävalikossa Ryhmäasetukset-välilehteä.

Napsauta aktivoidaksesi Lisäasetukset-kytkimen.

Napsauta jokaiselle seuraavista käyttöoikeusasetuksista roolia, jonka haluat määrittää: Ryhmän omistajat, Ryhmäjohtajat, Ryhmän jäsenet tai Koko organisaatio:

• Kuka voi katsella keskusteluja?
• Kuka voi lähettää?
• Kuka voi tarkastella jäseniä?
• Kuka voi ottaa yhteyttä ryhmän omistajiin?
• Kuka voi nähdä jäsenten sähköpostiosoitteet?
• Kuka voi muokata omia viestejään?
• Kuka voi vastata yksityisesti kirjoittajille?
• Kuka voi liittää tiedostoja?
• Kuka voi valvoa sisältöä?
• Kuka voi valvoa metatietoja?
• Kuka voi lähettää ryhmän jäseneksi?
• Kuka voi hallinnoida jäseniä?
• Kuka voi säätää rooleja?

  Käytä Ryhmäasetukset-välilehteä määrittääksesi roolit kullekin luvalla.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta. Ryhmät soveltavat uusia rooleja jokaiseen muokkaamaasi käyttöoikeuksiin.