Kuinka suunnitella tuleva Zoom-kokous

Kuten entinen presidentti Dwight D. Eisenhower kerran viisaasti totesi: "Suunnitelmat ovat arvottomia, mutta suunnittelu on kaikki kaikessa." Zoomin yhteydessä spontaanin kokouksen kutsuminen on järkevää tietyissä olosuhteissa, varsinkin kun tekstipohjainen viestintä ei vain toimi. Äärimmäisyyksiin otettuna jokaisen henkilön työelämä olisi kuitenkin hallitsematonta ja jopa suorastaan ​​kaoottista, jos hän ei voisi edes yrittää suunnitella päiviään.

Tätä varten Zoom helpottaa tulevien tapaamisten ajoittamista muiden kanssa ja osallistujien ilmoittautumisen seurantaa. Lisäksi järjestämällä kokouksia saat käyttöösi lisäominaisuuksia, jotka voivat tehdä kokouksistasi arvokkaampia kaikille osapuolille.

Zoom-kokouksen ajoittaminen

Voit ajoittaa tapaamisen henkilön tai ihmisryhmän kanssa etukäteen seuraavasti:

Napsauta työpöytäohjelman yläosassa olevaa Koti-kuvaketta.

Napsauta sinistä Aikataulu-painiketta. Zoom näyttää Aikatauluta kokous -ikkunan.

Sovitaan tuleva Zoom-kokous.

Mukauta kokouksen asetuksia. Voit muuttaa sen

• Aihe ja kuvaus
• Päivämäärä
• Aloitus- ja lopetusaika
• Kokouksen tunnus
• Ääni- ja videovaihtoehdot
• Integrointi kolmannen osapuolen kalenterityökaluihin, kuten Microsoft Outlook ja Google Calendar
• Lisäasetukset, mukaan lukien se, oletko määrittänyt vaihtoehtoisia isäntiä

  Kun valitset Kokoustunnukseksi Luo automaattisesti, Zoom tuottaa ja jakaa yksilöllisen, kertakäyttöisen numeron. Toisin sanoen et käytä PMI:täsi tässä kokouksessa.

Kun olet valmis, napsauta sinistä Aikataulu-painiketta. Olet nyt sovittanut tapaamisesi. Zoom näyttää kokouksen vahvistusviestin, jossa on kaikki olennaiset tiedot, kuten tässä näkyvä.

Tarkastelee ajoitettua Zoom-kokousta.

Kokousvahvistuksesta voit suorittaa seuraavat toiminnot napsauttamalla aiheeseen liittyviä painikkeita:

• Avaa: Avaa kalenterin tietokoneesi oletuskalenteriohjelmassa.
• Sulje: Sulkee ikkunan.
• Kopioi kutsu: lähettää kokouksen tiedot leikepöydällesi. Täältä voit liittää sen sähköpostiin tai minne haluat.

Tarkastele ajoitettuja kokouksiasi napsauttamalla Zoom-työpöytäohjelman yläosassa olevaa Kokoukset-kuvaketta.

Vaikka voit isännöidä vain yhden kokouksen kerrallaan laitetta kohden, voit ajoittaa niin monta kuin haluat etukäteen.

Zoomin avulla käyttäjät voivat myös ajoittaa tapaamisia verkkoportaalin ja eri selainlaajennusten kautta.

Kuinka muokata ajoitettua kokousta

Sano, että olet ajoittanut tapaamisesi onnistuneesti. Ajatteltuasi kuitenkin päätät, että haluat tehdä muutamia muutoksia. Toki voit jättää kokouksesi roskiin ja aiheuttaa tuhoa muiden kalentereiden kanssa. Parempi tapa on kuitenkin muokata olemassa olevaa kokousta – mitä Zoomin avulla voit tehdä helposti seuraamalla näitä vaiheita:

Napsauta Zoom-verkkoportaalin Henkilökohtainen-otsikon alla Kokoukset.

Napsauta sen kokouksen nimeä, jota haluat muokata. Zoom näyttää perustiedot ajoitetusta kokouksestasi.

Napsauta valkoista Muokkaa tätä kokousta -painiketta sivun oikeassa alakulmassa.

Tee haluamasi muutokset. Voit muuttaa seuraavia:

• Aihe
• Päivämäärä ja alkamis- ja lopetusaika
• Kokouksen tunnus
• Ääni- ja videovaihtoehdot
• Lisäasetukset, mukaan lukien se, oletko määrittänyt vaihtoehtoisia isäntiä

Napsauta sinistä Tallenna-painiketta.

Kerää osallistujien palaute kyselyjen avulla

Bruce on varannut tulevan tapaamisen E Street Band -yhtyeensä jäsenten kanssa. Puhelun aikana hän haluaa pyytää kaikilta palautetta. Toki osallistujat voivat sekä soittaa että kirjoittaa tekstipohjaisia ​​kommentteja chat-ikkunaan. Tämän tyyppinen jäsentämätön data on usein arvokasta, mutta sen kokoaminen on tyypillisesti sotkuista ja aikaa vievää, etenkin suurempien ryhmien kanssa. Strukturoitua dataa on paljon helpompi kerätä ja analysoida. Tätä varten Parempi tapa monissa tapauksissa on suorittaa kysely, joka näyttää tulokset välittömästi.

Zoom varaa kyselyt premium-pakettien asiakkaille.

Otetaan äänestys käyttöön tilitasolla

Ottaakseen äänestyksen käyttöön kaikille organisaation jäsenille järjestelmänvalvojan tai omistajan on noudatettava näitä ohjeita:

Napsauta Zoom-verkkoportaalin Admin-otsikon alta Tilinhallinta.

Napsauta Tilin asetukset.

Napsauta Pollaus-osion alla sivun oikealla puolella olevaa vaihtopainiketta. Se muuttuu siniseksi. Zoom näyttää uuden ikkunan, jossa sinua pyydetään vahvistamaan valintasi.

Napsauta sinistä Käynnistä-painiketta. Zoom vahvistaa, että se on päivittänyt asetuksesi.

Äänestykset on otettava käyttöön vain kerran tilitasolla.

Luodaan kyselyä suunniteltua kokousta varten

Kun olet aktivoinut kyselyt, voit luoda yhden tai useamman kyselyn tulevaa kokousta varten:

Napsauta Zoom-verkkoportaalin Henkilökohtainen-otsikon alla Kokoukset.

Napsauta sivun vasemmalla puolella Tulevat kokoukset -kohdassa kokousta, jolle haluat ajoittaa kyselyn.

Vieritä sivun alareunaan ja napsauta valkoista Lisää-painiketta sanojen vieressä Et ole vielä luonut kyselyä.

Kirjoita kysymyksesi otsikko näkyviin tulevaan ikkunaan.

(Valinnainen) Valitse Anonyymi, jos haluat piilottaa osallistujien vastaukset.

Kirjoita kysymyksesi nimi.

Ilmoita, onko kysymys yksi- vai monivalintainen valitsemalla vastaava valintaruutu.

Kirjoita mahdolliset vastaukset tekstiruutuihin.

(Valinnainen) Jatka kysymysten lisäämistä napsauttamalla + Lisää kysymys ja toista vaiheet 4–8.

Kun olet määrittänyt kyselyn, napsauta sinistä Tallenna-painiketta.

Voit nyt tarkastella kyselyä, kuten tämä kuva näyttää.

Äänestys tallennettu tulevaa Zoom-kokousta varten.

Huomaa, että Zoom sitoo kyselyt tiettyjen käyttäjien PMI:ihin, mikä on pieni mutta tärkeä seikka. Sano, että Hankin on järjestettävä tapaaminen muiden DEA-agenttien kanssa toimistossaan. Hän punnitsee kahta vaihtoehtoaan:

• PMI:n käyttäminen: Jos hän kulkee tätä reittiä, hän pääsee kaikkiin kyselyihin, jotka hän on luonut PMI:llään.
• Salli Zoomin luoda automaattisesti kertakäyttöisen kokouksen tunnusnumeron: Jos Hank valitsee tämän vaihtoehdon, hänen kyselynsä koskee vain kyseistä kokousta. Tämän seurauksena hän ei pystyisi kierrättämään niitä tai siirtämään niitä toiseen kokoukseen.

Joka tapauksessa isännät voivat jossain vaiheessa kokouksen käynnistää kyselynsä.

Tee mitä haluat, mutta en antaisi kyselyjen siirrettävyyden ohjata päätöstäsi käyttää PMI:täsi vai ei.

Kuinka käsitellä kokousten ilmoittautumista

Vaikka osallistujien ilmoittautuminen tuleviin kokouksiin on valinnainen, se tarjoaa useita ilmeisiä etuja, mukaan lukien johtajien lukumäärän laskeminen etukäteen. Tämän lisäksi yritys tai esimiehesi voi velvoittaa osallistumaan tiettyihin kokouksiin.

Vaadit muita rekisteröitymään kokoukseesi

Brandt pitää tärkeän osastokohtaisen kokouksen ja haluaa varmistaa, että kaikki työntekijät osallistuvat. Sellaisenaan hän vaatii rekisteröitymisen seuraavasti:

Napsauta Zoom-verkkoportaalin Henkilökohtainen-otsikon alla Kokoukset.

Napsauta sen kokouksen nimeä, jonka ilmoittautumistietoja haluat tarkastella.

Napsauta valkoista Muokkaa tätä kokousta -painiketta.

Vieritä alas sanan Rekisteröinti kohdalle ja valitse Pakollinen-valintaruutu.

Napsauta sinistä Tallenna-painiketta. Zoom palauttaa sinut kokouksen pääsivulle.

(Valinnainen) Kopioi rekisteröintilinkin oikealla puolella oleva yksilöllinen URL-osoite tai napsauta Kopioi kutsu nähdäksesi tarkemmat tiedot kokouksesta.

Jaa linkki tai kokouksen tiedot kaikille kokouksen osallistujille haluamallasi tavalla.

Ilmoittautuminen tulevaan tapaamiseen

Brandtilla on kymmenen työntekijää. Hän on vaatinut näitä ihmisiä rekisteröitymään kuukausittaiseen kokoukseensa. Lisäksi hän on jakanut linkin osallistujille, ehkä jopa Zoom Meetings & Chat -palvelun kautta. Kun muut napsauttavat tätä URL-osoitetta, he näkevät tässä näkyvän kaltaisen lomakkeen:

Zoom-kokouksen ilmoittautumislomake.

Rekisteröityneiden tietojen tarkastelu

Kun osallistujat ovat täyttäneet ja lähettäneet kokouksen ilmoittautumislomakkeen, Zoom tallentaa heidän tietonsa. Pääset siihen seuraamalla näitä ohjeita:

Napsauta Zoom-verkkoportaalin Henkilökohtainen-otsikon alla Kokoukset.

Napsauta sen kokouksen nimeä, jonka ilmoittautumistietoja haluat tarkastella.

Vieritä alas Rekisteröinti-välilehteen ja napsauta Hallinnoi osallistujia -kohdan oikealla puolella Näytä.

Zoom näyttää näytetyn kaltaisen ikkunan.

Kokoukseen ilmoittautuneiden katselu.

Napsauta Muokkaa-painiketta muokataksesi rekisteröintiasetuksiasi entistä enemmän.