Asiakirjojen muokkaaminen IBM Workplace Services Expressillä

Yleensä voit muokata omia asiakirjojasi IBM Workplace Services Expressissä (WSE), ja dokumenttikirjaston käyttöasetuksista riippuen saatat pystyä muokkaamaan myös työtovereiden asiakirjoja. Joskus asiakirjoja ei kuitenkaan voi muokata ollenkaan, et edes itse luomiasi asiakirjoja.

Voit helposti selvittää, voitko muokata dokumenttia, koska kun avaat sen, näet joko Muokkaa-painikkeen tai et.

Tässä on joitain syitä, joita saatat estää muokkaamasta asiakirjaa:

• Asiakirjakirjastoa ei ehkä ole määritetty sallimaan sinun muokata mitään asiakirjoja itse kirjaston luonteen vuoksi.

• Asiakirja on lukittu – joko joku muu tiimisi jäsen muokkaa sitä tai joku lukitsi sen manuaalisesti estääkseen muut muutokset.

Olettaen, että voit muokata tiettyä asiakirjaa – koska sinulla on oikeat käyttöoikeudet ja asiakirjaa ei ole lukittu – seuraavat osiot kattavat muutamia lisätoimintoja, joita voit tehdä asiakirjalla sen todellisen sisällön muokkaamisen lisäksi.

Asiakirjan ominaisuuksien muokkaaminen

Dokumentin tärkein osa on tietysti sen sisältö. Mutta asiakirjassa on muutakin, mitä tulee WSE:hen.

Voit muokata asiakirjan ominaisuuksia – kenttiä, joita WSE seuraa jokaisesta asiakirjasta – kuten asiakirjan nimeä, kuvausta ja niin edelleen. Tämä sisältö noin asiakirjaa kutsutaan toisinaan metatietoja. Asiakirjan ominaisuudet voivat olla erittäin tärkeitä sen varmistamiseksi, että muut tiimin jäsenet löytävät asiakirjan, varsinkin kun he etsivät sitä. Mitä enemmän tietoja sisällytät ominaisuuskenttiin, sitä todennäköisemmin muut käyttäjät pääsevät käsiksi asiakirjan sisältöön.

Voit muokata asiakirjan ominaisuuksia, olipa se luotu Officella tai WSE-editorilla, seuraavasti:

1. Etsi ja avaa dokumentti, jota haluat muuttaa, ja napsauta Muokkaa-painiketta.

Muokkaa asiakirjaa -lomake tulee näkyviin.

2. Käytä Muokkaa asiakirjaa -lomaketta muuttaaksesi asiakirjan otsikkoa, kuvausta tai haluamaasi kieltä.

3. Kun olet valmis, napsauta Julkaise-, Lähetä hyväksyttäväksi- tai Tallenna yksityisenä luonnoksena -painiketta tarpeen mukaan.

Asiakirja tallennetaan ja suljetaan.

Asiakirjan vaihtaminen

Joskus saatat joutua vaihtamaan asiakirjan, lukon, varaston ja piipun. Tätä et tee usein, mutta joskus paikallisella kiintolevylläsi on tiedosto, joka sinun on ladattava kirjastossa jo olevan asiakirjan tilalle. Sanomattakin on selvää, että olemassa oleva asiakirja on hyvin korvattu - pysyvästi - joten toimi varoen. Et voi korvata asiakirjaa, joka on tallennettu odottavaksi luonnokseksi.

Korvaa dokumenttikirjastossa oleva asiakirja tietokoneeltasi olevalla asiakirjalla seuraavasti:

1. Etsi ja avaa asiakirja, jonka haluat korvata.

2. Napsauta Korvaa-painiketta.

Korvaa asiakirja -lomake tulee näkyviin.

3. Napsauta Selaa-painiketta ja valitse kiintolevyltäsi tiedosto, jonka haluat ladata korvaavaksi.

4. Napsauta tarvittaessa Julkaise-, Lähetä hyväksyttäväksi- tai Tallenna yksityisenä luonnoksena -painiketta.

Uusi asiakirja ilmestyy dokumenttikirjastoon ja vanha katoaa.

Asiakirjan siirtäminen tai kopioiminen

Vaikka asiakirjan kopioinnin ja siirron vaiheet ovat lähes samat, tulokset ovat tietysti erilaisia. Kun kopioit asiakirjan, päädyt siihen, että asiakirjasta on kaksi identtistä versiota kahdessa eri kansiossa. Kun siirrät asiakirjan, asiakirja poistetaan alkuperäisestä kansiosta ja tallennetaan määrittämääsi kansioon.

Käytä näitä ohjeita kopioidaksesi tai siirtääksesi asiakirjan dokumenttikirjastossa:

1. Paikanna ja avaa asiakirja.

2. Valitse Lisää toimintoja –> Kopioi tai Lisää toimintoja –> Siirrä.

Kopioi kansioon (tai Siirrä kansioon) -lomake tulee näkyviin.

3. Valitse kohdekansio, johon haluat sijoittaa kopioidun tai siirretyn asiakirjan.

4. Napsauta OK.

Asiakirja kopioidaan tai siirretään uuteen paikkaan.