9 mahtavaa zoomausvinkkiä

Tämä luettelo tarjoaa nopeita neuvoja Zoomin käytön aloittamiseen , sen etujen maksimoimiseen ja sen kanssa kohtaamiesi ongelmien minimoimiseen. Ei, seuraavilla sivuilla ei ole kattavaa luetteloa siitä, mitä tehdä ja mitä ei saa tehdä, mutta olen tiivistänyt ehdotukseni välipalaluetteloksi.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Kokeile ennen ostamista

Melkein jokainen suosittu ohjelmistotoimittaja on omaksunut freemium-liiketoimintamallin tavalla tai toisella. Zoom ei ole poikkeus tästä säännöstä. Näin ollen kuka tahansa voi aloittaa Meetings & Chatin ja monien sen ominaisuuksien käytön muutamassa minuutissa ja maksutta. Työntekijät voivat avata lisäherkkuja, kun heidän työnantajansa päivittävät suunnitelmiaan hyödyllisillä lisäosilla.

Harkitse Grohl Recordsia, fiktiivistä yritystä, joka on uusi Meetings & Chatissa. Ymmärrän Grohlin perustelut renkaiden potkimiseen, varsinkin pienessä mittakaavassa. Esimerkiksi Grohl ostaa muutaman lisenssin myyntiosastonsa työntekijöille. Jostain syystä myyntiedustajat ja asiakkaat kamppailevat Meetings & Chat -palvelun kanssa. (Muista, että mikään teknologia ei saavuta 100-prosenttista onnistumisprosenttia.) Muutaman kuukauden kuluttua Grohl voi etsiä toista videoneuvottelutyökalua minimaalisilla kustannuksilla ja häiriöillä.

Harkitse yrityksesi nykyisen zoomaussuunnitelman päivittämistä

Zoomin peruskokous- ja chat-suunnitelma tarjoaa vankkoja ominaisuuksia ja runsaasti rajoituksia puhelun pituudelle, kokouksen osallistujien määrälle ja muille. Monet yksityishenkilöt ja yritykset pitävät tätä suunnitelmaa riittävänä suhteellisen rajallisiin tarpeisiinsa. En moiti heitä, jos he päättävät hyödyntää yrityksen maksutonta Meetings & Chat -tarjousta varsinkin vaikeina taloudellisina aikoina.

Kahdesta syystä useimmille yrityksille tulee kohta, kun päivittäminen on järkevää. Zoomin lisäominaisuudet usein enemmän kuin oikeuttavat nimelliskustannukset. Perussuunnitelman yritykset eivät voi käyttää rooleja, käyttäjäryhmiä ja pikaviestiryhmiä. Heillä ei myöskään ole kykyä tallentaa kokouksia pilveen, vastaanottaa kokousten transkriptioita ja tiukentaa turvallisuutta. Vaikka monet puutarhan Zoomin käyttäjät eivät ehkä täysin ymmärrä näiden ominaisuuksien merkitystä, IT-henkilöt varmasti ymmärtävät.

Jos tämä argumentti ei horjuta sinua, niin ehkä tämä. Päivittämällä lakkaat olemasta Zoom-käyttäjä ja sinusta tulee Zoom-asiakas. Luota minuun: ero on enemmän kuin semantiikka.

Vertailun vuoksi, jos pidät itseäsi Facebook-asiakkaana, olet valitettavasti erehtynyt - ellet maksa sosiaaliselle verkostolle mainostamisesta siinä. Google Hangouts, Facebookin uudet Messenger Rooms ja muut ilmaiset videoneuvotteluvaihtoehdot voivat vaikuttaa seksikkäiltä. Muista kuitenkin, että jos et maksa mitään yrityksen tuotteesta, niin sen tuote olet sinä. Olet vain keino saavuttaa päämäärä.

Ota turvallisuus vakavasti

Myönnän ensimmäisenä, että monet Zoomin turvallisuuteen ja yksityisyyteen liittyvistä ominaisuuksista lisäävät kitkaa. Tämä tarkoittaa, että ne yhdessä vaikeuttavat kirjautumista, viestintää ja yhteistyötä. Esimerkiksi 2FA:n käyttöönotto vie aikaa, samoin kuin kuusinumeroisen vahvistuskoodin etsiminen ja syöttäminen, kun kirjaudut sisään Zoom-verkkoportaaliin. Sama koskee kokousten odotushuoneiden mahdollistamista ja kokoussalasanojen vaatimista.

Zoom ei pakota käyttäjiään ja asiakkaitaan ottamaan käyttöön monia näistä ominaisuuksista, mukaan lukien kolme edellistä. Riippuen roolistasi organisaatiossa, joku yläpuolellasi saattaa olla jo asettanut kyseiset vaihtoehdot maailmanlaajuisesti, mikä tekee lopulta valinnan aktivoida ne.

Messinkivet: Sinun ja kollegojesi olisi viisasta erehtyä varovaisuuteen. Yrityksesi ja henkilökohtainen viestintäsi ovat aivan liian tärkeitä tehdäksesi mitään muuta. Valitettavasti aivan liian monet ihmiset ovat historiallisesti toimineet ikään kuin hakkerit eivät koskaan välittäisi heistä, vaan löytävät heidän arkaluontoiset viestinsä ja valokuvansa 4chanista tai Dark Webistä.

Oho.

Parafraasin Cheriä: "Jos he voisivat kääntää aikaa taaksepäin..."

Pidä Zoom päivitettynä

1990-luvun puolivälissä ohjelmistotoimittajat julkaisivat yleensä uusia versioita ja päivityksiä noin kerran vuodessa etanapostin välityksellä. Asennus sisälsi levykkeiden tai CD-levyjen asettamisen tietokoneeseen. Manuaalinen prosessi voi kestää tunnin tai enemmän.

Nykyään se on paljon erilainen tarina. Ohjelmistotoimittajat julkaisevat rutiininomaisesti uusia versioita, päivityksiä ja korjauksia salamannopeasti. (Tämä suuntaus on tehnyt For LuckyTemplates -kirjojen kirjoittamisesta haastavaa, mutta se on keskustelu eri päivälle.)

Bottom line: Zoomin käyttäjien ja asiakkaiden on pysyttävä ajan tasalla ohjelmistopäivityksistä. Ohita laitteidesi punaiset merkit omalla vaarallasi.

Luo henkilökohtainen Zoom-tili

Chuck on osakas HHM:ssä, arvostetussa lakitoimistossa Albuquerquessa, New Mexicossa. HHM on ostanut Zoom-lisenssin, ja Chuck käyttää Zoomia usein pitääkseen videoneuvotteluja asiakkaiden kanssa, kun hänen on työskenneltävä kotoa käsin.

Voisiko Chuck käyttää HHM:n Zoom-tiliä selvästi ei-HHM-asioihin, kuten videokeskusteluihin ex-vaimonsa Rebeccan ja veljensä Jimmyn kanssa? Toki, ja hän saattaa jopa päästä eroon siitä. Silti hänen kannattaisi luoda erillinen Zoom-tili henkilökohtaiseen käyttöönsä.

Zoomin järjestelmänvalvojat ja omistajat voivat helposti suorittaa erilaisia ​​jäsenten käyttöraportteja. Historiallisesti monet yritykset ovat irtisanoneet työntekijöitään, koska he ovat käyttäneet yrityksen omaisuutta ja palveluita omiin henkilökohtaisiin tarkoituksiinsa. En ole työlakimies, mutta tuskin löydät sympaattista tuomaria, jos käytät Zoomin palveluita tällä tavalla.

Mittaa kahdesti ja leikkaa kerran

Sano, että olet käyttämässä Zoom-toimintoa, jota et tunne. Ehkä se on suuri ryhmäkokous tai ensimmäinen Zoom-webinaarisi. Molemmissa tapauksissa koekäyttö on sinun etusi mukaista.

Esimerkkinä: Huhtikuussa 2020 pidin webinaarin alma mater Carnegie Mellon -yliopistolle etätyöstä. Se sujui mutkattomasti muutamasta syystä.

Ensin, kun suostuin järjestämään webinaarin, otin yhteyttä webinaarin edustajaan Melissa Turkiin. Muutaman viikon aikana vaihdoimme perustietoja Slackin ja Google Docsin kautta. (Hän jakaa vastenmielisyyteni lakkaamattomia sähköpostisäikeitä kohtaan.)

Toinen ja tärkein täällä, muutama päivä ennen esitysaikaa, pidimme 30 minuutin kokeiluwebinaarin Zoomissa. (Turkin tietämys Zoom-webinareista on laaja.) Selvitimme äänen, videon ja näytön jakamisen logistiikan ja mutkit etukäteen, ei satojen osallistujien edessä.

Laadi valmiussuunnitelma tärkeitä kokouksia varten

Parempi olla, eikä tarvitse, kuin tarvitsee, eikä tarvitse.

- FRANZ KAFKA

Sano, että aiot käyttää Zoomia unelmatyösi haastatteluun. Ehkä esität tulevaisuudennäkymiä oman yrityksesi tuotteista ja palveluista. Hyvästä syystä et odota teknisiä ongelmia. Loppujen lopuksi, kokemuksesi mukaan Meetings & Chat on ollut erittäin luotettava näin suositulle työkalulle.

Voisitko kuitenkin lyödä vetoa elämästäsi, että puhelusi tapahtuu ilman tapauksia?

Tarkemmin sanottuna, mitä tapahtuu, jos menetät virran? Entä jos Zoom ei ole käytettävissä tai puheluviive on yllättävän korkea? Entä jos keskeinen puhelun osallistuja ei ymmärrä Zoomia tai hänen tietokoneensa kaatuu? Mitä sinä teet? Ajattele nopeasti. Kello tikittää.

Satojen Zoom-puheluiden jälkeen en ole vielä kokenut yhtäkään näistä katastrofaalisista skenaarioista. Jos niitä kuitenkin joskus ilmenee, verenpaineeni ei kaksinkertaistu, koska olen jo varustautunut sopivalla varmuuskopiolla. Kauan ennen kuin aloin käyttää Meetings & Chatia tosissaan, luotin Free Conference Calliin, (ilmeisesti) maksuttomaan palveluun, jonka avulla käyttäjät voivat pitää yksittäisiä ryhmääänipuheluita, äänittää niitä sekä tallentaa ja jakaa niitä mielensä mukaan. (Muuten, vastaavia työkaluja on paljon.)

Älä tee virhettä: Nykyään oletusvalintani on pitää kaikki ääni- ja videopuheluni Meetings & Chat -palvelun kautta, en vain siksi, että tutkin zoomia. On kuitenkin suorastaan ​​typerää, ettei varaviestintätyökalua ole valmiina siltä varalta, että asiat menevät rikki. Pidän aina ilmaisen konferenssipuhelun valtakirjani aina saatavilla.

Odota jonkin verran zoomausvastusta kypsissä yrityksissä

Jos olen oppinut vuosien aikana yhden asian yritysteknologian parissa, se on, että ihmiset tyypillisesti vihaavat muutosta.

Sano, että työskentelet suuressa, menestyvässä ja konservatiivisessa lääkeyhtiössä. Kutsu sitä Hogarth Drugsiksi. Sen 40 000 työntekijää ovat käyttäneet Webexiä ensisijaisena videoneuvottelutyökalunaan yli vuosikymmenen ajan. Heti kaikkien pakottaminen käyttämään Zoomia, koska Hogarth osti Enterprise-lisenssin, saattaa rypistää joitain höyheniä. Todennäköistä on, että Roger, Syd, ja ainakin muutama muu kurvikki huomaa pienen eron Webexin ja Zoomin välillä ja nostaa siitä meteliä. Organisaatiopolitiikkaa parhaimmillaan.

Pitäisikö Hogarthin pidättäytyä Zoomista, koska muutamat vinkuvat pyörät ovat pitäneet ääntä? Ei tietenkään, mutta sen johdon pitäisi odottaa ainakin pientä tyytymättömyyttä työntekijöiden suhteen.

Vältä zoomausväsymystä

Zoom on yksinkertaistanut ja parantanut videoneuvottelujen pitämistä. Yhdessä sen innovatiivisen tekniikan, kestävien ominaisuuksien ja erinomaisen puhelunlaadun kanssa saatat joutua käyttämään videota jokaiseen tapaamiseen ja keskusteluun asiakkaiden, työtovereiden, ystävien ja perheenjäsenten kanssa.

Älä.

Tri Jeremy Bailenson on myydyin kirjailija, virtuaalitodellisuuden asiantuntija, Stanfordin yliopiston Virtual Human Interaction Labin perustajajohtaja ja kaiken kaikkiaan älykäs jätkä. Hänen laajan tutkimuksensa viittaa siihen, että videoneuvottelujen laiminlyönti johtaa hänen kutsumaansa sanattomaan ylikuormitukseen . (Lue hänen oivaltava Wall Street Journal -julkaisunsa .)

Toisinaan verkkokameran irrottaminen antaa aivoille kaivattua hengähdystaukoa.