10 vinkkiä kotona työskentelyyn G Suite ‑sovellusten avulla

Tässä artikkelissa käyn läpi kymmenen G Suite ‑vinkkiä ja -tekniikkaa, jotka voivat auttaa etätyöskentelyä tehokkaasti kotoa käsin.

Kun kirjoitin tätä keväällä ja kesällä 2020, koko maailma oli käytännössä pysähtymässä pysäyttääkseen - tai ainakin hidastaakseen - uuden koronaviruksen leviämistä, joka ilmaantui vuoden 2019 lopulla. Kirjaimellisesti yhdessä yössä me, jotka olimme tottuneet viettämään työpäivämme vilkkaassa kaukaisissa pilvenpiirtäjissä sijaitsevissa toimistoissa, jouduimme nyt jäämään kotiin karanteeniin kollegoiden ja pomojemme luota.

Kotona oleminen tarkoittaa Netflixin katsomista koko päivän, eikö niin? Ei juuri mahdollisuuksia! Ei, työmme huusi edelleen saada valmiiksi, ja nuo kollegat ja pomot vaativat edelleen huomiotamme. Samat johtajat, jotka hylkäsivät kaikki vaatimukset, jotka koskivat työntekijöiden työskentelyä kotoa -ajalla, väittivät, että nyt kaikki ovat kotona työskenteleviä työntekijöitä.

Ah, mutta kotona työskentely ei ole niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. Häiritseviä tekijöitä on runsaasti, työmatkat toimistoon ja sieltä pois eivät enää rasita, ja asioiden hoitaminen on vaikeampaa, kun ihmiset, joihin luotat tai joiden kanssa teet yhteistyötä, ovat makaamassa omissa kodeissaan. Onneksi G Suite tukee sinua täällä.

Aseta työaikasi

Yksi kotoa työskentelyn suurimmista ongelmista on se, että työpäiväsi osalla ei ole määrättyä alkua ja loppua. Ainakin toimistotyössä aamumatka toimii siirtymänä työpäivään ja kotimatka on signaali mielelle ja keholle, että työpäivä on tehty. (Kyllä, tiedän, että nykyaikaiset työpäivämme ovat todella 24/7, mutta huumoria minua täällä.) Kotona, jossa "työmatka" on parhaimmillaan kävelyä käytävällä tai portaita ylös, ei saada saman eron tunteen työelämäsi ja muun elämäsi välillä.

Vielä pahempaa on, että kollegoillasi ja esimiehilläsi on myös sama puute työelämän rajoista, joten he päätyvät lähettämään sinulle kokous- ja keskustelupyyntöjä, joita tapahtuu melkein mihin aikaan tahansa päivästä tai yöstä. Se on hulluutta!

Voit vastustaa ja lisätä vähän järkeä kotityöelämääsi asettamalla työaikasi , jotka ovat työpäivät ja kellonajat, jotka olet varannut työhön. Jokainen henkilökohtaista elämää vailla oleva henkilö, joka yrittää kutsua sinut tapaamiseen johonkin mielettömään aikaan aamulla tai illalla, saa ilmoituksen, että tapahtuma tapahtuu työaikasi ulkopuolella, kuten kuvassa.

Kalenteri kertoo ihmisille, kun he yrittävät kutsua sinut tapahtumaan, joka tapahtuu työaikasi ulkopuolella.

Voit määrittää työaikasi Kalenteri-sovelluksella:

Siirry osoitteeseen calendar.google.com .

Valitse valikkoriviltä Asetukset-valikko → Asetukset.

Valitse näkyviin tulevalla uudella sivulla vasemmalla olevasta navigointivalikosta Työajat.

Valitse Ota käyttöön työajat -valintaruutu.

Poista jokaisen sellaisen viikonpäivän kuvakkeen valinta, jona et työskentele.

Aseta työpäiväsi alkamis- ja päättymisajat työviikon ensimmäisen päivän säätimillä.

Valitse Kopioi aika kaikille, jos haluat käyttää samoja tunteja muina työpäivinäsi. Jos työskentelet eri kellonaikoina joka päivä, ohita vaihe 7 ja aseta kunkin työpäivän alkamis- ja päättymisajat.

Määritä työpäiväsi määrittelemällä työaikasi.

Jotta tiimisi jäsenet saavat ilmoituksen, kun he yrittävät saada sinut tapahtumaan, joka on työaikasi ulkopuolella, sinun on jaettava kalenterisi tiimin kanssa.

Näytä saatavuus

Normaalin työajan asettaminen, kuten kuvailin edellisessä osiossa, on loistava aloitus työelämän ja kotielämän välisen rajan asettamiseen. Joskus sinun on kuitenkin astuttava kotitoimistosta muutamaksi tunniksi tai jopa muutamaksi päiväksi. Tällaisissa tapauksissa sinun on kerrottava muille, että et ole tavoitettavissa. G Suite tarjoaa kaksi tapaa, joita voit käyttää:

• Ota lomavastaaja käyttöön Gmailissa.
• Luo Poissaolo-tapahtuma Kalenterissa.

Jälkimmäinen näistä on erityinen tapahtuma, joka estää tietyn ajan yhden tai useamman päivän aikana. Kun joku yrittää kutsua sinua kokoukseen tai toiseen tapahtumaan näinä aikoina, Kalenteri hylkää kutsun automaattisesti.

Poissaolo-tapahtuman ajoittamiseksi Kalenteri tarjoaa pari tapaa aloittaa:

• Jos haluat yhden päivän poissaolotapahtuman, siirry päivämäärään, vaihda päivänäkymään ja napsauta sitten aikavyöhykealueen sisällä. Vaihtoehtoisesti voit vaihtaa kuukausinäkymään, navigoida tapahtuman kuukauteen ja napsauttaa sitten tapahtuman päivämäärää.
• Jos kyseessä on monipäiväinen Out of Office -tapahtuma, siirry päivämääriin, vaihda viikkonäkymään ja napsauta ja vedä sitten tapahtuman jokaisen päivän aikavyöhykealueen poikki. Vaihtoehtoisesti voit vaihtaa kuukausinäkymään ja sitten napsauttaa ja vetää jokaisen tapahtumapäivän poikki.

Kalenteri luo uuden tapahtuman ja suoritat Poissa-tapahtuman loppuun noudattamalla näitä ohjeita:

Valitse Poissa-välilehti. Kalenteri vaihtaa näkyvään käyttöliittymään.

Käytä Poissa-välilehteä määrittääksesi Poissaolo-tapahtuman kalenteriin.

Jos Poissaoloajan alkamis- ja/tai lopetusajat ovat virheellisiä, napsauta joka kerta ja muokkaa sitä sitten oikeaksi tai valitse haluamasi aika luettelosta.

Jos et halua, että Kalenteri hylkää kutsut puolestasi, poista valinta Hylkää uudet ja olemassa olevat kokoukset automaattisesti -valintaruudusta.

Jos pilkkasit vaihetta 3 (hyvä sinulle!), käytä Viesti-tekstiruutua määrittääksesi viestin, jonka Kalenteri lähettää takaisin kokouksen järjestäjille.

Valitse Tallenna. Jos jätit Hylkää uudet ja olemassa olevat kokoukset automaattisesti -valintaruudun valituksi, Kalenteri pyytää sinua vahvistamaan, että haluat sovelluksen hylkäävän kokoukset puolestasi.

Valitse Tallenna ja hylkää. Kalenteri lisää Poissaolo-tapahtuman Tapahtumat-alueelle.

Pyydä chattia rentoutumaan hetkeksi

Yksi kotoa työskentelyn ainutlaatuisista haasteista on se, että työaikana joutuu usein tekemään muita tehtäviä ympäri taloa: Tyhjennä astianpesukone, täytä astianpesukone, laita pyykkikuorma, vahaa koira ja niin edelleen.

Jos työkaverisi ovat juttelevaa porukkaa, et luultavasti halua, että chat-ilmoituksia tulee kurkkuun, kun hoidat kotitilaa. Voit hiljentää chat-ilmoitukset hetkeksi seuraavasti:

Pään yli chat.google.com että Avoin keskustelu.

Valitse Ilmoitukset-valikko, joka näkyy Chat-logon oikealla puolella. Chat näyttää Mykistä ilmoitukset -luettelon kuvan mukaisesti.

Mykistä ilmoitukset -luettelosta voit määrittää, kuinka kauan haluat ottaa Älä häiritse -tilan käyttöön.

Valitse aika, jonka haluat onnellisen hiljaisuuden. Chat aktivoi Älä häiritse -tilan valitsemasi ajaksi ja muuttaa tilasi aktiivisesta Älä häiritse -tilaan (kuun logo), kuten kuvassa.

Kun olet mykisttänyt ilmoitukset, Chat muuttaa tilaksesi Älä häiritse.

Jatka kasvokkain tapahtuvaa viestintää

Kun olet kotona ja jokainen, jonka kanssa olet tekemisissä joka päivä, on jossain "ulkona", voi olla helppo joutua ansaan vastata pyyntöihin, kysymyksiin ja keskusteluihin käyttämällä tekstipohjaisia ​​viestintäkanavia, kuten sähköpostia, viestiä, ja jutella. Nämä menetelmät ovat käteviä ja nopeita, mutta niillä on merkittävä haittapuoli: Kun olet poissa näkyvistä, olet poissa mielestä. Toisin sanoen kommunikointi työtovereiden kanssa vain kirjoitetun sanan kautta voi nopeasti murentaa suhteesi ja saada kaikki viestintäsi tuntumaan yhä persoonattomalta ja muodollisemmalta.

Miten estät työsuhteesi menevän etelään tällä tavalla? Helppo: Yhdistä videolla niin usein kuin voit (tai niin usein kuin haluat). Mikään ei korvaa kasvokkaista keskustelua tapana pysyä ajan tasalla, pitää suhteet ystävällisinä ja sydämellisinä ja vastata empaattisesti (koska voit lukea kasvojen ilmeitä ja kuulla äänen sävyn).

Onneksi G Suite tekee videotapaamisesta helppoa Google Meetin helppojen videokokousasetusten ansiosta.

Tiedä mitä viestintävälineitä tulee käyttää

G Suite tarjoaa monia tapoja tavoittaa työtovereitasi, mutta kaikki viestintätyökalut eivät sovellu kaikkiin tehtäviin. Loppujen lopuksi et käyttäisi vasaraa appelsiinin kuorimiseen. (Ainakin luulen, että et tekisi.)

Tässä ovat tärkeimmät G Suite -viestintäsovellukset sekä joitain ehdotuksia siitä, milloin niitä kannattaa käyttää:

• Chat: Hyödyllinen lyhyisiin keskusteluihin, aikariippuvaisiin päivityksiin, kiireellisiin viesteihin ja nopeaan palautteeseen.
• Videopuhelu: Hyödyllinen keskusteluissa, jotka sisältävät arkaluontoisia aiheita, rakentavaa kritiikkiä tai muita asioita, joissa ilmeet ovat tärkeitä.
• Ryhmät: Hyödyllinen useimmissa päivittäisessä viestinnässä, kysymys-vastausistunnoissa, tilapäivityksissä ja niin edelleen.
• Tapaa: Hyödyllinen pitkissä keskusteluissa, suuremmissa ryhmissä tai tilapäisissä kokouksissa, joissa keskustellaan ryhmien viesteille liian monimutkaisista asioista.
• Gmail: Hyödyllinen pidempiin, harkitumpiin ja vähemmän aikaa vieviin viesteihin ja vastauksiin.

Lisää aikavyöhykkeitä kalenteriisi

Jos sinulla on työtovereita, asiakkaita tai toimittajia, jotka työskentelevät eri aikavyöhykkeellä, on usein tärkeää tietää oikea aika kyseisellä vyöhykkeellä. Esimerkiksi sinulla ei todennäköisesti ole paljon onnea soittaa jollekulle töihin kello 9 aikaansi, jos kyseinen henkilö asuu aikavyöhykkeellä, joka on kolme tuntia sinua jäljessä. Vastaavasti, jos tiedät, että liiketoveri lähtee töistä klo 17.00 ja kyseinen henkilö työskentelee aikavyöhykkeellä, joka on seitsemän tuntia sinua edellä, tiedät, että kaikki kyseiselle henkilölle soittamasi puhelut tulee tapahtua ennen kello 10.00 sinun aikaasi.

Jos haluat olla varma kellonajasta toisella aikavyöhykkeellä, voit mukauttaa Kalenterin näyttöä näyttämään nykyisen aikasi lisäksi myös yhden tai useamman maailmankellon , joista jokainen näyttää kellonajan toisella aikavyöhykkeellä. Lisää yksi tai useampi maailmankello kalenteriin seuraavasti:

Ohjaa selaimesi näyttämään calendar.google.com .

Valitse Asetukset-valikko → Asetukset.

Valitse Maailmankello-osiossa Näytä maailmankello -valintaruutu.

Napsauta Lisää aikavyöhyke -painiketta. Kalenteri lisää aikavyöhykeluettelon.

Käytä Aikavyöhyke-luetteloa valitaksesi aikavyöhykkeen, jonka haluat näyttää maailmankellossasi.

Lisää maailmankelloja toistamalla vaiheet 4 ja 5 tarpeen mukaan. Kalenteri tallentaa asetuksesi automaattisesti.

Seuraavassa kuvassa on kalenteri, jossa on pari maailmankelloa liikkeellä.

Kalenteri, keinuttaa paria maailmankelloa.

Nykyisen ajan tunteminen muualla on hienoa, mutta siitä ei ole suurta apua tapahtumien ja kokousten järjestämisessä. Onneksi Kalenteri voi auttaa näyttämällä toisen aikavyöhykkeen päivä- ja viikkonäkymässä. Näin määrität tämän:

Pyydä verkkoselaimesi viemään sinut osoitteeseen calendar.google.com .

Valitse Asetukset-valikko → Asetukset.

Valitse Aikavyöhyke-osiossa Näytä toissijainen aikavyöhyke -valintaruutu.

Käytä Ensisijainen aikavyöhyke -luettelon oikealla puolella olevaa Label-tekstiruutua kirjoittaaksesi lyhyt nimi pääaikavyöhykkeellesi. Samalla kun olet siinä, tarkista, että Ensisijainen aikavyöhyke -luettelo on asetettu aikavyöhykkeellesi.

Valitse Toissijainen aikavyöhyke -luettelosta toinen aikavyöhyke, jonka haluat näyttää.

Käytä Toissijainen aikavyöhyke -luettelon oikealla puolella olevaa Label-tekstiruutua kirjoittaaksesi lyhyt nimi toiselle aikavyöhykkeelle.

Seuraavassa kuvassa näkyy Aikavyöhyke-osio, jossa toissijainen aikavyöhyke on valmiina käyttöön.

Kalenterin aikavyöhykeasetukset, joihin on lisätty toissijainen aikavyöhyke.

Seuraava kuva näyttää, kuinka nämä kaksi aikavyöhykettä näkyvät kalenterissa (tässä tapauksessa Viikkonäkymässä). Kalenteri tallentaa asetuksesi automaattisesti.

Kuinka kaksi aikavyöhykettä näkyvät viikkonäkymässä.

Määritä kalenteri nopeita kokouksia varten

Kotona työskentelyn suurin ongelma ei ole vain se, että sinulla on käytössäsi useita hattuja – työhatun lisäksi sinulla voi olla myös puolisohattu, vanhemman hattu, kokkihattu, roskien viemishattu ja monia muita - mutta usein sinun on myös vaihdettava hatusta toiseen koko päivän ajan. Tällaista on elämä suurkaupungissa, mutta voit antaa itsellesi hieman enemmän aikaa hatun vaihtamiseen määrittämällä Kalenterin ajoittamaan oletuksena hieman lyhyempiä kokouksia. Speedy Meetings -asetusten avulla kalenteri ajoittaa kokoukset automaattisesti seuraavasti:

• Kun luot 30 minuutin kokouksen, Kalenteri ajoittaa kokouksen vain 25 minuutiksi. Jos esimerkiksi luot "30 minuutin" kokouksen alkamaan klo 15.00, Kalenteri ajoittaa kokouksen päättymään klo 15.25.
• Kun luot yli 30 minuuttia kestävän kokouksen, Kalenteri asettaa päättymisajan 10 minuuttia lyhyemmäksi kuin valitsit. (Jos esimerkiksi valitset 60 minuutin kokouksen, Kalenteri ajoittaa sen vain 50 minuutiksi.)

Kysyn sinulta: Kukapa ei pidä lyhyemmistä kokouksista? Jos pidät kaikesta tästä äänestä, määritä kalenteri ajoittamaan automaattisesti lyhyempiä kokouksia noudattamalla näitä ohjeita:

Avaa verkkoselain osoitteessa calendar.google.com .

Valitse Asetukset-valikko → Asetukset.

Valitse Tapahtumaasetukset-osiossa Speedy Meetings -valintaruutu. Kalenteri tallentaa uuden asetuksen automaattisesti.

Lue sähköpostit toiselta tililtä

Kun työskentelet kotoa, saatat joutua valvomaan sähköpostiviestejä yhdeltä tai useammalta tililtä Gmail-tilisi lisäksi. Normaalisti toisen sähköpostitilin valvonta tarkoittaa sähköpostiohjelman määrittämistä tai pääsyä verkkosivustolle, jossa kyseinen tili on määritetty. Voit kuitenkin välttää kaiken vaivan määrittämällä Gmailin tarkistamaan viestejä kyseiseltä tililtä. Jos Gmail löytää viestejä toiselta palvelimelta, se tuo ne kätevästi Gmail-postilaatikkoosi, jotta voit lukea ne rauhassa.

Voit määrittää Gmailin tarkistamaan sähköpostit toiselta tililtä seuraavasti:

• Tilin sähköpostiosoite.
• Sähköpostitilin käyttäjätunnus ja salasana. (Huomaa, että useimmissa tapauksissa käyttäjätunnus on tilin sähköpostiosoite.)
• Sähköpostipalveluntarjoajan saapuvan postin palvelimen käyttämä osoite. Tämä osoite on usein muotoposti. tarjoaja .com tai pop. provider .com, jossa palveluntarjoaja on sähköpostipalveluntarjoajan nimi. Gmail kutsuu tätä osoitetta POP-palvelimeksi, jossa POP on lyhenne sanoista Post Office Protocol.

Sähköpostipalvelin on tietokone, joka ISP tallentavat ja lähettää sähköpostiviestejä.

• Tarvitseeko sähköpostipalveluntarjoajasi suojatun yhteyden sähköpostin tarkistamiseen ja hakemiseen. Suojatut yhteydet hoidetaan protokollalla nimeltä Secure Sockets Layer (SSL).
• Vaatiiko sähköpostin palveluntarjoaja sinua käyttämään erityistä porttinumeroa saapuvalle postille. Voit ajatella porttia viestintäkanavana, ja Gmailin ja palveluntarjoajan on oltava viritetty samalle kanavalle, jotta asiat toimivat. Jos sinulla ei ole tästä tietoa, palveluntarjoajasi käyttää luultavasti vakioporttinumeroa: 110, jos et käytä SSL:ää; 995, jos käytät SSL:ää.

Kun kaikki tiedot ovat käden ulottuvilla, voit lisätä toisen tilin Gmailiin seuraavasti:

Siirry osoitteeseen mail.google.com .

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa asetukset.

Valitse Tilit-välilehti.

Valitse Tarkista sähköpostit muista tileistä -osiossa Lisää sähköpostitili. Gmail avaa Lisää sähköpostitili -ikkunan.

Kirjoita tilin osoite Sähköpostiosoite-tekstiruutuun ja napsauta sitten Seuraava. Gmail pyytää sinua antamaan tilin asetukset. Huomaa, että Gmail tekee joitain arvauksia tiedoista, joista useimpien pitäisi olla tarkkoja tai lähellä niitä.

Kirjoita Käyttäjätunnus-tekstikenttään tilin käyttäjänimi (yleensä sähköpostiosoite).

Kirjoita Salasana-tekstiruutuun tilin salasana.

Kirjoita Pop Server -tekstiruutuun sen palvelimen osoite, jota palveluntarjoajasi käyttää saapuvassa postissa.

Valitse Portti-luettelosta portin numero, jota palveluntarjoajasi käyttää saapuvassa postissa. Tämä on jälleen 110, jos palveluntarjoajasi ei vaadi SSL:ää (katso tämän luettelon vaihe 11); jos palveluntarjoajasi haluaa sinun käyttävän SSL:ää, valitse porttiluettelosta 995.

Jos haluat Gmailin jättävän kopion kaikista tuoduista viesteistä alkuperäiselle palvelimelle, valitse Jätä kopio haetusta viestistä palvelimelle -valintaruutu. Jos haluat silti käyttää tilin viestejä toisella sähköpostiohjelmalla, on hyvä valita Jätä kopio haetuista viesteistä palvelimelle -valintaruutu. Jos käytät viestejä vain Gmailissa, jätä valintaruutu pois päältä. Kun Gmail on noutanut viestisi, se poistaa viestit alkuperäiseltä palvelimelta.

Jos sähköpostipalveluntarjoajasi edellyttää, että saapuvan postin yhteydet ovat suojattuja, valitse Käytä aina suojattua yhteyttä (SSL) noudettaessa postia -valintaruutu.

On hyvä idea merkitä tilin viestit jollakin tavalla, joten valitse Merkitse saapuvat viestit -valintaruutu. Oletuksena Gmail merkitsee viestit käyttämällä tilin sähköpostiosoitetta. Jos haluat käyttää toista tarraa, valitse avattavasta luettelosta Uusi tarra, kirjoita tarra näkyviin tulevaan valintaikkunaan ja napsauta sitten OK.

Jos haluat Gmailin ohittavan Saapuneet-kansion ja lähettävän tilin saapuvat viestit suoraan vaiheessa 12 määrittämääsi tunnisteeseen (tai Kaikki viestit -tunnisteeseen, jos ohitit vaiheen 12), valitse Arkistoi saapuvat viestit -valintaruutu. Kuvassa on täytetty versio Lisää sähköpostitili -ikkunasta.

Tuodaksesi saapuvat viestit toiselta tililtä, ​​täytä asetukset Lisää sähköpostitili -ikkunassa.

Click the Add Account button. Gmail adds the account and then asks whether you also want to be able to send email from the account. Alas, this functionality isn’t available through G Suite work accounts.

Click the No radio button and then click Next. Gmail now regularly checks your account for messages.

Handle Microsoft Office documents

Because you’re a full-fledged G Suite user, there’s a good chance your organization has decided to go all in with Docs, Sheets, and Slides for productivity apps. That makes exchanging files with your colleagues easier, but when you’re working from home, you might have to deal with people who haven’t gone all-Google and still use Microsoft’s Office productivity stalwarts: Word, Excel, and PowerPoint. Fortunately, G Suite understands this and is happy to work with Office documents. Here are the three main techniques you need to know:

• Opening Office documents: G Suite gives you a few different ways to open Office documents in their corresponding Google apps:
  • In a Google app, choose File→Open from the menu bar, select the Office document, and then click Open. This opens a preview of the Office document, and you then select Open with Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).

From the preview of the Office document, select Open with Google App.

• • If you receive an Office document as an email attachment, select the attachment’s Edit with Google App icon (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).
• If the Office document is in Drive, select the document, click the More Options icon (the three vertical dots), choose Open With from the menu that appears, and then select the Google app that works with the file type.

Whichever method you use, the Office document appears in the Google app. To remind you that this is an Office file and not a native Google file, you see the Office document’s file extension beside the document name. For example, this figure shows a Word document open in Docs, so you see the .DOCX file extension.

Google displays the Office file extension beside the document name to remind you that you’re working with an Office document.

• Converting an Office document to Google format: If you only ever use Google apps but you have a bunch of Office documents lying around, you should convert those files to their Google-equivalent formats to make it easier to work with the files. To convert an Office document, first open it in the corresponding Google app: Docs for a Word document; Sheets for an Excel spreadsheet; or Slides for a PowerPoint presentation. Choose File–>Save As Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type) from the menu bar.
• Sharing a Google file as an Office file: If you’ve created a file using a Google app but you want to email that file to an Office user, you’re out of luck, right? Nope. You can actually attach the Google file as an Office file, which enables your recipient to view and work with the file — no problem. To share a file in this way, open the file in its native Google app, and then choose File–> Email as an Attachment from the menu bar. In the Email As Attachment dialog box, use the Attach As list to select the Office format (such as Microsoft Excel for a Sheets spreadsheet file). Fill in the To, Subject, and Message fields in the usual email way and then click Send.

Set up your video conference space

Conducting video meetings at the office is easy enough because you almost always have the right equipment, the right space, and the right environment. Holding video meetings at home, on the other hand, is quite a bit trickier. I close this chapter with a few tips borne out of hard-won experience with home-based video meetings.

First, here are some things to consider, equipment-wise:

• To minimize the disturbance for others in your household, consider wearing headphones or earbuds. This not only prevents meeting noises from leaking to other rooms in your house but also has the added benefits of giving you the best audio experience and preventing potential echoes.
• You’ll almost certainly be taking notes during the meeting, so to avoid subjecting your meeting buddies to the noise of your typing, be sure to mute your microphone when you’re not talking.
• What’s that? You often type while you talk? Wow, good on you! In that case, however, you should think about using an external microphone instead of your computer’s built-in mic, to minimize the typing noises.
• Okay, so now that you’re in the market for an external microphone, you should get a wireless mic or headset, right? Not so fast. Wireless mics are convenient and easier to manage in the heat of the call, but the sound quality is often not that great. For the best audio, go for a wired headset or mic.
• Make sure Meet is using the microphone and camera that you prefer.

Now get a load of these tips for setting up your home environment:

• The room you use should have good lighting — preferably, natural light from a nearby window.
• Don’t sit with the light behind you, which turns your head and upper body into a silhouette. Try to position yourself so that the light is in front of you.
• Don’t rely on your camera feed to judge your lighting and position. Cajole a colleague or friend into running a test call to see how things really look.
• Ideally, the wall or space behind you should be blank or, at least, nondistracting.
• Make sure that whatever section of the room people can see is neat and tidy. This is a business call, after all.
• Ideally, the space you use should have little to no ambient noise. Do not — I repeat — do not play music or talk radio during the meeting.
• If you can’t avoid noise, or if noise is always a potential danger (parents with children under 10 nod their heads knowingly), be sure to mute your microphone when you’re not speaking.

Finally, here are some ideas for eking out the best video performance:

• Connect your computer to your Internet router directly with an Ethernet cable, if possible.
• If you need to use Wi-Fi, try to sit as close as possible to the wireless access point.
• For the best Wi-Fi performance, use a 5 GHz network, if you have one.
• Politely ask the other members of your family to hold off on heavy-duty Internet activities (such as streaming video or online gaming) for the duration of the meeting. Be prepared to buy everyone pizza as compensation.