10 hyödyllisiä Gmail-asetuksia

Gmail, yksi G Suite -sovelluksista, tarjoaa pinnalta suhteellisen yksinkertaisen käyttöliittymän, mutta kaivaa hieman syvemmälle, niin näet, että sovelluksella on syvempi puoli – Asetukset-sivu ja sen näennäisesti loputon valikoima vaihtoehtoja, määrityksiä ja mukautuksia. Siellä on paljon tavaraa.

Joo, toki, monet asetukset tulisi merkitä Vain nörteille. Saatavilla on kuitenkin todellinen aarreaitta asetuksia, jotka ovat todella hyödyllisiä todellisessa maailmassa ja voivat auttaa sinua olemaan tuottavampi, tehokkaampi, terveempi, vauraampi ja viisaampi. (No, ei ehkä noita kolmea viimeistä, mutta eihän sitä koskaan tiedä!)

Tutustu kymmeneen erittäin hyödylliseen ja käytännölliseen Gmail-asetukseen, jotka liittyvät Gmailin kahteen päätehtävään: viestien lähettämiseen ja viestien lukemiseen. Valmistaudu hämmästymään!

5 upeaa lähetysasetusta

Sähköpostin lähettäminen näyttää niin yksinkertaiselta: napsautat Kirjoita, lisäät osoitteen tai kolme, loihdit esiin näppärän aiherivin, kirjoitat itse viestin ja napsautat sitten Lähetä. Mitä muuta voisi sanoa näin yksinkertaisesta menettelystä?

No, aika vähän, kuten käy ilmi. Gmailissa on itse asiassa useita asetuksia, jotka voivat tehdä lähettämisestä entistä hyödyllisempää. Tässä osiossa käydään läpi puolen tusinaa (miinus yksi) asetusta ja ominaisuutta, jotka haluat lisätä lähetystyökalupakkiisi.

Viestin lähettäminen pelkkänä tekstinä

Voit käyttää toista kahdesta viestitilasta, kun lähetät sähköpostia:

• Rich text: Tämän tilan avulla voit pukea viestisi tekstin fonteilla, väreillä ja tyyleillä, kuten lihavoidulla ja kursivoitulla. Tämä on Gmailin oletusmuoto, ja lähes kaikki viestit nykyään käyttävät tätä muotoa.
• Pelkkä teksti: Tämä tila ei tarjoa tekstillesi muotoilua: ei fontteja, ei kirjasinkokoja, ei kursivoitua.

Mitä hyötyä tästä pelkkää tekstitilasta on? Se on nykyään harvinaista, mutta silti on olemassa joitakin hyvin vanhoja tai hyvin yksinkertaisia ​​sähköpostiohjelmia, jotka tukehtuvat, kun kohdataan RTF. Jos lähetät rich text -sähköpostin jollekin ja tämä henkilö valittaa, että tekstisi on vain käsittämättömiä symboleja, sinun on lähetettävä viestisi uudelleen pelkkä teksti -tilassa. Näin se tehdään:

Luo, osoita ja kirjoita sähköpostisi.

Napsauta Lisää vaihtoehtoja. Lisää vaihtoehtoja on kolme pystysuoraa pistettä Uusi viesti -ikkunan oikeassa alakulmassa. (Se on osoitettu kuvassa.)

Valitse näkyviin tulevasta valikosta Pelkkä teksti -tila. Gmail lisää valintamerkin komennon vasemmalle puolelle kuvan osoittamalla tavalla. Gmail poistaa myös kaikki muotoilut viestisi tekstistä.

Kun valitset Pelkkä teksti -komennon, Gmail poistaa kaikki olemassa olevat tekstin muotoilut ja heittää ne pois. Saatat ajatella, että pelkkä teksti -tilan poistaminen käytöstä palauttaisi aiemman muotoilusi, mutta ei, niin ei tapahdu. Siksi, jos sinulla on taidokkaasti muotoiltu viesti, harkitse kahdesti ennen kuin otat Pelkkä teksti -tilan käyttöön.

Napsauta Lähetä. Gmail lähettää tekstiviestisi.

Jos haluat lähettää viestin ilman tekstin muotoilua, valitse Pelkkä teksti -vaihtoehto.

Oletusvastauskäyttäytymisen asettaminen

Kuten opit hieman myöhemmin tässä luvussa, kun avaat viestin, Gmail tarjoaa Vastaa-painikkeen, jota napsauttamalla voit lähettää vastauksen viestin lähettäjälle. Jos viesti lähetettiin kahdelle tai useammalle henkilölle ja haluat lähettää vastauksesi kaikille, sinun on napsautettava Lisää-painiketta ja napsauta sitten Vastaa kaikille.

Monet ihmiset huomaavat, että he käyttävät Vastaa kaikki useammin kuin Vastaa, joten ylimääräinen Lisää-painikkeen napsautus tulee hieman vaivaa. Onneksi voit pyytää Gmailia vaihtamaan asioita ja tekemään Vastaa kaikille oletuspainikkeeksi ja tehdä Vastaa-painikkeesta, jota käytät napsauttamalla ensin Lisää. Näin:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Napsauta Oletusvastauskäyttäytyminen -asetusta Vastaa kaikille -valintanappia kuvan mukaisesti. Jos haluat palauttaa Vastaa-oletusasetuksen, napsauta sen sijaan Vastaa-valintanappia.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Napsauta Vastaa kaikille -valintanappia tehdäksesi tästä komennosta Gmailin oletusvastauskäyttäytymisen.

Vastaaminen ja arkistointi yhdellä iskulla

Viestin arkistointi – viestin siirtäminen Gmailin Kaikki viestit -kansioon on kaksivaiheinen:

Napsauta Vastaa lähettääksesi vastauksen viestin lähettäjälle.

Napsauta Arkistoi siirtääksesi vastaanotetun viestin Kaikki viestit -kansioon.

Jos huomaat suorittavasi nämä kaksi vaihetta yhä uudelleen ja uudelleen, voit saada Gmailin nopeasti yhdistämään ne yhdeksi vaiheeksi:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Napsauta Lähetä ja arkistoi -asetukseksi Näytä "Lähetä ja arkistoi" -painike Vastaa -valintanapissa. Voit palata oletustoimintoon napsauttamalla sen sijaan Vastaa-valintanapin Piilota "Lähetä ja arkistoi" -painiketta.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Nyt kun napsautat Vastaa tai Vastaa kaikille, tuloksena oleva viesti-ikkuna, joka näkyy, sisältää sekä Lähetä-painikkeen (oikealla) että Lähetä ja arkistoi -painikkeen (vasemmalla). Jos napsautat Lähetä ja arkistoi, Gmail lähettää vastauksen ja siirtää alkuperäisen viestin automaattisesti Kaikki viestit -kansioon. Makea neliö!

Napsauta Lähetä ja arkistoi -painiketta arkistoidaksesi alkuperäisen viestin automaattisesti.

Oletustekstin tyylin asettaminen

Aiemmin tässä luvussa puhun siitä, kuinka voit muotoilla viestin tekstiä eri fontilla, tekstin koolla, värillä ja muilla ominaisuuksilla. Jos huomaat, että teet jatkuvasti samoja tekstin muotoilun säätöjä, voit säästää sormiesi kulumiselta asettamalla nämä säädöt Gmailin kiveä vastaavaan muotoon. Gmail tarjoaa tekstin oletustyyliasetuksen, joka sisältää fontin, tyyppikoon ja tekstin värin. Noudata seuraavia ohjeita muuttaaksesi tämän asetuksen typografiseen tyyliisi sopivaksi:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Käytä tekstin oletustyyliasetuksissa Fontti-, Koko- ja Tekstin väri -säätimiä muotoillaksesi tekstin haluamallasi tavalla. Näillä säätimillä teksti Tältä leipätekstisi näyttää näyttää työsi tuloksen.
Jos teet sen sotkun, voit aloittaa alusta napsauttamalla Poista muotoilu -kuvaketta (osoitettu kuvassa).

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Käytä Oletustekstin tyyli -säätimiä sähköpostin tekstin mukauttamiseen.

Estää Gmailia luomasta yhteystietoja automaattisesti

Yksi Gmailin oletusasetuksista on, että kun lähetät uuden viestin tai vastaat viestiin jollekin henkilölle, joka ei ole Yhteystiedot-sovelluksessasi, Gmail lisää automaattisesti kyseisen henkilön sähköpostiosoitteen Yhteystiedot-sovelluksen Muut yhteystiedot -osioon.

Miksi Gmail tekisi tämän? Koska tällä tavalla seuraavan kerran kun alat kirjoittaa kyseisen henkilön sähköpostiosoitetta Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-kenttään, Gmail näyttää osoitteen, jotta voit valita sen kokonaan kirjoittamisen sijaan. Tätä kutsutaan osoitteen automaattiseksi täydennykseksi .

Se on varmasti kiitettävä syy, mutta se tarkoittaa, että Yhteystiedot-sovelluksessa on paljon mahdollisesti hyödyttömiä osoitteita. Toki nuo osoitteet ovat piilossa Muut yhteystiedot -osiossa, mutta jos et todellakaan halua, että kaikkia näitä osoitteita kertyy, voit poistaa osoitteiden automaattisen täydennyksen käytöstä seuraavasti:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Vieritä alas Luo yhteystiedot automaattista täydennystä varten -asetukseen ja napsauta sitten Lisään yhteystiedot itse -valintanappia kuvan mukaisesti.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Napsauta Lisään yhteystiedot itse -valintanappia.

5 upeaa lukuasetusta

Viestien lukeminen Gmailissa näyttää toiselta tältä puolelta triviaalilta tehtävältä. Loppujen lopuksi, jos haluat lukea viestin, napsautat sitä ja luet sitten tekstiä joko viestiikkunassa tai lukuruudussa. Tehty ja tehty, eikö niin? Ei niin nopeasti. Gmailissa on monia asetuksia, joiden avulla voit mukauttaa lukukokemusta tyyliisi sopivaksi. Tämän luvun loppuosassa käydään läpi viisi hyödyllisintä.

Keskustelunäkymän poistaminen käytöstä

Oletusarvoisesti Gmail järjestää viestit keskustelun mukaan , mikä viittaa alkuperäiseen viestiin ja kaikkiin sen vastauksiin, vastauksiin ja niin edelleen. Se on järkevä asetus, koska sen avulla on helppo nähdä keskustelun suuntaus ja löytää tietty vastaus. Keskustelut myös pitävät postilaatikkosi siistinä, koska koko keskustelu on yhden "viestin" sisällä postilaatikossa.

Silti monet ihmiset eivät pidä viestien järjestämisestä keskustelujen mukaan, koska kaikki viestit ovat "piilotettu" alkuperäisen viestin sisällä. Nämä ihmiset haluavat nähdä kaikki viestinsä julkisesti.

Jos kuulut tähän leiriin, voit poistaa Gmailin oletuskeskustelunäkymän käytöstä seuraavasti:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Vieritä alas Keskustelunäkymä-asetukseen ja napsauta sitten Keskustelunäkymä pois -valintanappia kuvan mukaisesti.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Napsauta Keskustelunäkymä pois -valintanappia.

Tärkeysmerkkien lisääminen

Gmail seuraa, miten käytät sovellusta ja saamiasi viestejä, jotta voidaan selvittää, mitkä viestit ovat tärkeitä ja mitkä eivät. Jos Gmailin analyysi kertoo, että viesti on tärkeä, Gmail lisää viestiin automaattisesti Tärkeä-tunnisteen, mikä tarkoittaa, että voit tarkastella viestiä postilaatikon melun ulkopuolella valitsemalla päävalikosta Tärkeä-tunnisteen.

Se on erittäin kätevää, mutta tässä keitossa on kärpänen: Ainoa tapa tietää, onko Gmail julistanut viestin tärkeäksi, on tarkastella Tärkeä-tunnisteen sisältöä. Toisin sanoen Gmail ei kerro postilaatikossa siitä, mitkä viestit ovat tärkeitä ja mitkä eivät.

Jos se tuntuu sinusta aivan väärin, voit korjata sen seuraavasti:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Napsauta Saapuneet-välilehteä.

Napsauta Tärkeysmerkit-asetuksille Näytä merkit -valintanappia kuvan osoittamalla tavalla.

Jos sinusta on pelottavaa, että Gmail analysoi viestisi tärkeyden suhteen, kuulen. Onneksi voit poistaa tämän nuuskimisen käytöstä. Napsauta Saapuneet-välilehdellä Älä käytä aiempia toimintojani tärkeiden viestien ennustamiseen -valintanappia ja napsauta sitten Tallenna muutokset.

Napsauta sivun alalaidassa olevaa Tallenna muutokset -painiketta.

Napsauta Näytä merkit -valintanappia.

Sivun enimmäiskoon asettaminen

Gmailin tarrat voivat päätyä siihen, että niissä on paljon viestejä. Gmail käsittelee pitkiä viestiluetteloita jakamalla luettelon eri sivuille, jolloin sivua kohden on enintään 50 viestiä (tai keskustelua, jos käytät edelleen keskustelunäkymää). Riippuen siitä, miten työskentelet, 50 näyttää joko naurettavan suurelta tai naurettavan pieneltä määrältä.

Joka tapauksessa numero ei ole kiveen hakattu, ja voit määrittää erilaisen sivun enimmäiskoon noudattamalla näitä ohjeita:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Valitse Sivun enimmäiskoko -asetukseksi avattavasta Näytä X keskustelua sivulla -luettelosta, kuinka monta viestiä (tai keskustelua) haluat sivua kohden, kuten kuvassa.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Valitse sivun enimmäiskoko avattavasta Näytä X keskustelua sivulla -luettelosta.

Ilmoitusten hallinta

Oletusarvoisesti Gmail ei näytä ilmoitusta tietokoneesi työpöydällä, kun uusi viesti saapuu. Se on luultavasti aivan yhtä hyvä, koska monet tutkimukset ovat osoittaneet, että ilmoitus äskettäin vastaanotetusta viestistä (ja sen mukana tulevasta "ping") on suuri. häiriötekijä ja siksi merkittävä tuottavuuden tappaja.

Voit kuitenkin ottaa häiriötekijän riskin ja antaa Gmailille luvan näyttää työpöytäilmoituksia. On myös mahdollista määrittää Gmail näyttämään ilmoitus vain viesteistä, jotka on merkitty Tärkeiksi, joten harkitse harkitsemisen arvoista kompromissia.

Voit antaa Gmailille luvan näyttää työpöytäilmoitukset ja määrittää nämä ilmoitukset seuraavasti:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Työpöytäilmoitukset asetus napsauttamalla napsauttamalla tätä käyttää työpöytäilmoituksia tuotteessa Company Posti (missä Yrityksen on nimi yrityksesi). Verkkoselaimesi kysyy, haluatko sallia mail.google.comin näyttää ilmoituksia kuvan mukaisesti.

Selaimesi haluaa tietää, sallitko Gmailin näyttää ilmoituksia.

Napsauta Salli.

Valitse haluamasi työpöydän ilmoitusvaihtoehto:

• Uuden sähköpostin ilmoitukset päällä: Napsauta tätä valintanappia nähdäksesi työpöytäilmoituksen kaikista saapuvista viesteistä.
• Tärkeät sähköposti-ilmoitukset päällä: Napsauta tätä valintanappia (kuten kuvassa), jos haluat nähdä työpöytäilmoituksen vain saapuvista viesteistä, jotka Gmail merkitsee tärkeiksi.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Napsauta Tärkeät sähköpostiilmoitukset -valintanappia nähdäksesi työpöydän ilmoitukset vain tärkeistä viesteistä.

Ilmoittaa vain sinulle lähetetyt viestit

Jos saat paljon postia postituslistoilta ja vastaavista ryhmäviesteistä, on kätevää erottaa luettelon tai ryhmän kautta saamasi viestit suoraan sinulle osoitetuista viesteistä. (Viestien eriyttämisellä tällä tavalla on lisäetuna roskapostin havaitseminen, koska monet roskapostiviestit lähetetään joukkopostituksissa.)

Vastaanotetuille viesteille on itse asiassa kolme osoitetasoa erotettavaksi tässä:

• Viestit, jotka on lähetetty yhteen osoitteeseen, joka edustaa postituslistaa tai ryhmää
• Useisiin yksittäisiin osoitteisiin lähetetyt viestit, mukaan lukien sinun
• Viestit lähetetään vain osoitteeseesi

Se ei ole yleisesti totta, mutta sinun näkökulmastasi katsottuna edellistä luetteloa voidaan pitää viestien merkityksen lisääntymisestä. Toisin sanoen postituslistalle tai ryhmälle lähetetyt viestit eivät todennäköisemmin ole kovinkaan relevantteja; vastaanottamasi viestit, jotka on lähetetty useille ihmisille, ovat todennäköisesti osuvampia; ja vain sinulle lähetetyt viestit ovat todennäköisesti oleellisimmat.

Gmailissa on ominaisuus nimeltä henkilökohtaisen tason indikaattorit, joka kuvastaa tätä osuvuushierarkiaa:

• Viestit, jotka on lähetetty yhteen osoitteeseen, joka edustaa postituslistaa tai ryhmää, eivät saa ilmaisinta.
• Viestit, jotka on lähetetty useisiin yksittäisiin osoitteisiin, myös sinun, saavat nuolen (›) -ilmaisimen.
• Vain osoitteeseesi lähetetyt viestit saavat kaksoisnuoli (») -ilmaisimen.

Jos tämä kuulostaa järkevältä järjestelyltä, aloita henkilökohtaisen tason ilmaisimien käyttö seuraavasti:

Valitse Asetukset → Asetukset. Gmail avaa Asetukset-sivun, jossa on Yleiset-välilehti.

Vieritä alas Personal Level Indicators -asetukseen ja napsauta Näytä ilmaisimet -valintanappia kuvan mukaisesti.

Napsauta Tallenna muutokset -painiketta Asetukset-sivun alaosassa.

Napsauta Näytä indikaattorit -valintanappia.