Συμβουλές για τη συνεργασία σε κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα που ίσως δεν γνωρίζετε

Εργάζεστε συχνά σε υπολογιστικά φύλλα που μοιράζεστε με άλλους; Στη συνέχεια, οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της ομαδικής εργασίας σε υπολογιστικά φύλλα στο Excel ή στα Φύλλα Google .

Ο τρόπος εργασίας σε υπολογιστικά φύλλα Excel και Φύλλα Google είναι κοινόχρηστος

• Αλλαγή και ενημέρωση κλειδιών εγγράφων
• Εισαγάγετε τα σωστά δεδομένα πηγής
• Χρησιμοποιήστε στοιχεία ελέγχου υπολογιστικών φύλλων
• Χρησιμοποιήστε πίνακες και γραφήματα
• Επισημάνετε σημαντικές τιμές με χρώμα και μορφοποίηση

Αλλαγή και ενημέρωση κλειδιών εγγράφων

Όταν συνεργάζεστε σε ένα υπολογιστικό φύλλο, η παρακολούθηση τυχόν αλλαγών είναι σημαντική, επειδή μπορείτε να αντικαταστήσετε την εργασία κάποιου άλλου αν δεν είστε προσεκτικοί.

Δοκιμάστε να προσθέσετε σχόλια ή σημειώσεις για να καταγράψετε αλλαγές, όπως ο λόγος για την ενημέρωση του στοιχείου, το όνομα του προγράμματος επεξεργασίας, το στυλ εργασίας κ.λπ. Μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Επισήμανση αλλαγών στο κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στο Αρχείο > Επιλογές > Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης . Στο macOS, μεταβείτε στο  Excel > Προτιμήσεις… > Κορδέλα και γραμμή εργαλείων > Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης .
2. Από τις αναπτυσσόμενες επιλογές, επιλέξτε Όλες οι εντολές .
3. Επιλέξτε Επισήμανση αλλαγών και επιλέξτε εάν θέλετε ή όχι να προσθέσετε τη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης πάνω ή κάτω από την κορδέλα. Κάντε κλικ στο ΟΚ .
4. Στη συνέχεια, πατήστε το αναπτυσσόμενο φίλτρο στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης > Εμφάνιση ετικετών εντολών . Μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να επισημάνετε τις αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο σας κάνοντας κλικ στην επιθυμητή επιλογή στο αναπτυσσόμενο μενού.

Μπορείτε επίσης να κωδικοποιήσετε ενότητες ή καρτέλες χρωματικού κώδικα σε ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο, ώστε να βλέπετε εύκολα τις αλλαγές με μια ματιά.

Εισαγάγετε τα σωστά δεδομένα πηγής

Είναι εύκολο να κάνετε λάθη όταν εισάγετε ανεπεξέργαστα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Το πρόβλημα εδώ είναι ότι αν δεν το κάνετε σωστά, τα αποτελέσματα μπορεί να παραμορφωθούν και να σας οδηγήσουν σε λάθος κατεύθυνση.

Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βεβαιωθείτε ότι εισάγετε τη σωστή πηγή ή πρωτότυπα δεδομένα στο αρχείο σας Excel.

• Τα δεδομένα σας πρέπει να είναι σαφή και ακριβή. Προσπαθήστε να αποφύγετε τις περιττές συντομογραφίες και βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίηση αριθμών ή ημερομηνίας είναι σαφής και συνεπής σε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο.
• Φροντίστε να συμπεριλάβετε έναν τίτλο στην κορυφή κάθε στήλης/γραμμής για να βοηθήσετε άλλους χρήστες να ερμηνεύσουν καλύτερα τον πίνακα.
• Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο σχετικό τύπο.

Χρησιμοποιήστε στοιχεία ελέγχου υπολογιστικών φύλλων

Χρησιμοποιώντας στοιχεία ελέγχου υπολογιστικών φύλλων, μπορείτε να μειώσετε την πιθανότητα σφαλμάτων κατά την εισαγωγή δεδομένων. Εδώ είναι μερικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

Επικύρωση δεδομένων : Η χρήση ενός εργαλείου επικύρωσης δεδομένων σάς επιτρέπει να συλλέγετε δεδομένα από πολλούς χρήστες στη σωστή μορφή. Εξασφαλίζει επίσης ομοιομορφία στην εισαγωγή δεδομένων και αποτρέπει τυχαία σφάλματα από τους χρήστες. Εάν εισάγετε δεδομένα που ανήκουν σε ένα γνωστό σύνολο τιμών, όπως Ναι, Όχι ή Δεν μπορεί να προσδιοριστεί, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα με αυτές τις επιλογές για να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες να επιλέξουν από τη λίστα των διαθέσιμων Επιλογών.

Προβολή φύλλου : Μια άλλη χρήσιμη δυνατότητα, επιτρέπει στους χρήστες υπολογιστικών φύλλων να δημιουργούν προσαρμοσμένες προβολές για τα βιβλία εργασίας τους και να ορίζουν τα δικά τους φίλτρα προβολής πληροφοριών χωρίς να επηρεάζονται από τις αλλαγές που έχουν κάνει άλλοι σε αυτά.

Χρησιμοποιήστε πίνακες και γραφήματα

Στην πραγματικότητα, τα υπολογιστικά φύλλα συχνά κατακλύζουν τους θεατές στην αρχή, ειδικά εάν δεν έχουν συνηθίσει να χειρίζονται μεγάλους όγκους δεδομένων. Γι' αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιείτε πίνακες, γραφήματα ή γραφήματα για την οπτικοποίηση δεδομένων.

Ενώ οι πίνακες βοηθούν στην οργάνωση και την κατηγοριοποίηση των πληροφοριών, η χρήση γραφημάτων ή γραφημάτων θα σας βοηθήσει να τις παρουσιάσετε οπτικά. Χάρη σε αυτά, θα είναι ευκολότερο να επισημανθούν οι τάσεις ή να συγκριθούν διαφορές μεταξύ ομάδων μεταβλητών δεδομένων με την πάροδο του χρόνου. Μέσω αυτού, μπορείτε να προσδιορίσετε σημαντικές σχέσεις και τάσεις στις τιμές δεδομένων.

Επισημάνετε σημαντικές τιμές με χρώμα και μορφοποίηση

Χρωματίζοντας κείμενο και τίτλους, μπορείτε να οργανώσετε τα δεδομένα με πιο ευανάγνωστο τρόπο.

Χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε να εστιάσετε σε συγκεκριμένες πτυχές των δεδομένων χωρίς να κατακλύζεστε από πάρα πολλές πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως η μορφοποίηση υπό όρους , η οποία σας επιτρέπει να επισημάνετε συγκεκριμένα κελιά με βάση κριτήρια, όπως το εύρος.

Παραπάνω υπάρχουν συμβουλές για τη συνεργασία και την επεξεργασία δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα Excel ή Φύλλα Google . Ελπίζω το άρθρο να είναι χρήσιμο για εσάς.