Πώς να χρησιμοποιήσετε τις Sticky Notes με το Outlook για να χειρίζεστε καλύτερα τα email

Εάν ο έλεγχος του email είναι μέρος της καθημερινής σας ρουτίνας, τότε μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε το Sticky Notes . Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Sticky Notes με το Outlook για καλύτερη διαχείριση των email.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Sticky Notes στο Outlook

Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτή είναι μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για πολλούς διαφορετικούς σκοπούς. Ωστόσο, για να μπορέσετε να γράψετε περιεχόμενο στα Sticky Notes, πρέπει πρώτα να το ρυθμίσετε λίγο.

Σημείωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο τις Sticky Notes με το Outlook σε Windows 10 και Windows 11 . Να ξεκινήσω:

1. Κατεβάστε την εφαρμογή Sticky Notes από το Microsoft Store.
2. Συνδεθείτε στην εφαρμογή Sticky Notes με τον λογαριασμό σας Microsoft.
3. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Outlook.
4. Επιλέξτε Σημειώσεις στο μενού στα αριστερά.
5. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα σημείωση για να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση.
6. Κάντε διπλό κλικ στην τρέχουσα σημείωση για να την επεξεργαστείτε.
7. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 κουκκίδες για να διαγράψετε ή να αλλάξετε το χρώμα μιας συγκεκριμένης σημείωσης.

Όλες οι σημειώσεις που δημιουργείτε εδώ θα συγχρονιστούν με την εφαρμογή Sticky Notes που έχει ληφθεί από το Microsoft Store. Επιπλέον, για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις σημειώσεις στην κινητή συσκευή σας (Android ή iPhone), πρέπει να κάνετε λήψη του Microsoft OneNote. Μετά τη ρύθμιση της εφαρμογής, οι σημειώσεις θα συγχρονιστούν αυτόματα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις Sticky Notes για πολλούς διαφορετικούς σκοπούς.

• Λήψη Sticky Notes για Windows | Android | iOS

Κρατήστε σημειώσεις για εξοικονόμηση χρόνου

Το πρώτο και απλούστερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε με αυτήν την εφαρμογή είναι να κρατάτε σημειώσεις για συσκέψεις, email, απαραίτητες πληροφορίες σε email και άλλα.

Επιπλέον, εάν λαμβάνετε συχνά μεγάλες απαντήσεις σε email και πρέπει να ελέγχετε τις επεξεργασμένες πληροφορίες ξανά και ξανά προτού υποβάλετε ένα έργο, το Sticky Notes μπορεί να σας εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο. Η προσθήκη αυτών των σχολίων ως λίστας στο Sticky Notes μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ολοκληρώσετε τα πράγματα.

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εφαρμογή λήψης σημειώσεων για να παρακολουθείτε τα σχόλια που λαμβάνετε για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας. Για παράδειγμα, χάρη στα Sticky Notes, δεν χρειάζεται να περάσετε από ολόκληρο το email για κάθε έργο που υποβάλατε για έλεγχο.

Συνοψίστε τα σχόλια που λαμβάνετε για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας με μερικές γραμμές βασικών πληροφοριών και, στη συνέχεια, προσθέστε τα στις Sticky Notes. Στο τέλος του μήνα, θα έχετε μια πλήρη λίστα με πράγματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν και να βελτιωθούν.

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε σημειώσεις για εβδομαδιαία αποσταλμένα email με πληροφορίες όπως το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη και τον σκοπό του email. Στη συνέχεια, πρέπει απλώς να διαγράψετε την ολοκληρωμένη εργασία. Αυτός είναι επίσης ένας τρόπος για να σας βοηθήσει να ελέγχετε αποτελεσματικά τα εισερχόμενά σας.

Προσθήκη υπενθύμισης

Χρησιμοποιήστε τις Sticky Notes για να προσθέσετε υπενθυμίσεις για το τι πρέπει να κάνετε σήμερα χωρίς να χρειάζεται να τις προσθέσετε στο πρόγραμμά σας. Μπορείτε επίσης να ορίσετε υπενθυμίσεις για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να στείλετε εκείνη την ημέρα, συνεντεύξεις ή συναντήσεις που πρέπει να παρακολουθήσετε.

Απαντήστε στα email πιο γρήγορα

Το Sticky Notes είναι το τέλειο μέρος για να προσθέσετε μεμονωμένες γραμμές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να απαντήσετε σε διαφορετικούς τύπους email. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το κείμενο στο αντίστοιχο πεδίο.

Αυτή η ενέργεια είναι εξαιρετικά χρήσιμη ειδικά όταν λαμβάνετε τακτικά τις ίδιες ερωτήσεις σε διαφορετικές φόρμες. Απλώς πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για αυτούς και, στη συνέχεια, να αλλάξετε τις λεπτομέρειες ανάλογα.

Δημιουργήστε πρότυπα για διάφορους σκοπούς

Εκτός από την απάντηση σε ερωτήσεις, πρέπει επίσης να γράψετε email. Η δημιουργία προτύπων για κοινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο. Απλώς πρέπει να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε από το Sticky Notes. Ακολουθούν ορισμένες εργασίες για τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προκατασκευασμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Γράψτε μια επιστολή συγγνώμης μέσω email.
• Ευχαριστώ αφεντικό και συναδέλφους.
• Αποδεχτείτε ένα νέο έργο.
• Πάρτε αναρρωτική άδεια.
• Ζητήστε παράταση.
• Παρακολούθηση email.
• Ζητήστε ενημερώσεις έργου από συναδέλφους.
• Αποθηκεύστε μια λίστα με επιλεγμένα email

Εάν είστε πωλητής, ψάχνετε για νέα δουλειά ή εργολάβο, η αποστολή email σε πολλούς πελάτες είναι σίγουρα κάτι που πρέπει να κάνετε καθημερινά. Μπορείτε να δοκιμάσετε και να αναλύσετε ποια email φέρνουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Τέλος, αναλύστε τις λεπτομέρειες μέσα σε αυτά.

Με βάση αυτό, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου στο Sticky Notes για το τι να συμπεριλάβετε στο email και τι να αποφύγετε. Μπορείτε να διασταυρώσετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συντάσσετε πριν το στείλετε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα. Για παράδειγμα:

• Η γραμμή θέματος απευθύνεται απευθείας στον παραλήπτη;
• Είπατε ένα γεια στον παραλήπτη;
• Ήταν κατάλληλο το άνοιγμα;
• Είναι ξεκάθαρη η πρόθεση στο email;
• Έχετε επισυνάψει όλα τα απαραίτητα έγγραφα;

Παραπάνω είναι ο τρόπος χρήσης και οι συμβουλές για τη χρήση των Sticky Notes στο Outlook . Ελπίζω το άρθρο να είναι χρήσιμο για εσάς.